【2024年】ワークフローシステム比較！比較表と選び方解説

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ワークフローシステムの概要

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入し、稟議を電子化するメリットには次のような点が挙げられます。

• 承認・決裁作業が効率化し、迅速な意思決定が可能になる
• 社外からアクセス可能なため、テレワークに対応できる
• 外出先からデジタル端末で承認・決裁が可能なため、担当者不在による作業停滞を解消できる
• ペーパーレス化によりコスト削減につながる
• 重要書類の盗難・紛失のリスクを低減できる
• 承認ルートの管理により内部統制強化につながる

【詳細記事】＞稟議の電子化で得られるメリットとは？

【詳細記事】＞内部統制をワークフローシステム導入で強化する方法

ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムには、大きく分けて次の3タイプがあります。

タイプ・おすすめ企業	特徴	サービス例
操作性が高いタイプ 従業員数が数十～数百程度の中小企業や、シンプルな決裁プロセスで手軽に使いたい企業におすすめ	・直感的な操作で申請や承認ができる ・Excelで作成した申請書をそのまま利用できる ・申請書テンプレートが豊富	・コラボフロー ・Create!Webフロー ・ジンジャーワークフロー ＞操作性が高いタイプのサービス紹介はこちら
複雑なフロー設定対応タイプ 従業員や部署が多く、決裁プロセスが複雑な中堅・大企業におすすめ	・カスタマイズ性が高い ・合議や多数決承認など複雑な承認フローを設定できる ・ビジネスチャットや電子契約システムなど連携できる外部サービスが多い	・楽々WorkflowII ・kickflow ・Gluegent Flow ＞複雑なフロー設定対応タイプのサービス紹介はこちら
複合システムタイプ 業務や人事関連を1つのツールで一括管理したい企業におすすめ	・グループウェアやERPなどがワークフロー機能を搭載している場合が多い ・カレンダーや掲示板、ファイル管理など多彩な機能を搭載	・NI Collabo 360 ・サイボウズ Office ・Garoon ＞複合システムタイプのサービス紹介はこちら

ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ワークフローシステムの選び方で迷わないよう、サービス選定を行う方法、比較ポイントをまとめました。次の方法を参考に、導入するワークフローシステムの候補を絞り込みましょう。

• 現状整理と導入目的の確認を行う
• 機能や性能を比較する
• 導入実績を比較する
• 提供形態を比較する
• 料金を比較する
• 試験導入で比較する

サービスを絞り込む際には、BOXILが作成した機能・料金比較表や各社サービス資料をぜひ活用してください。

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現状整理と導入目的の確認を行う

ワークフローシステムを導入する目的を明確にしましょう。業務効率化や内部統制の強化など、導入によって実現したいことを具体的にします。その際、導入効果を振り返るためにも数値を用いた改善目標を立てることがおすすめです。

また、現在社内でどのような申請・承認フローが存在するのか、洗い出しと整理を行います。申請書の種類や承認ルート、承認者などを把握しましょう。

さらに、従業員に現在のワークフロー運用で困っていることや課題感をヒアリングします。これにより、ワークフローシステムで解決すべき課題や業務フローの改善点を把握できます。

その後、上述のワークフローシステムのタイプをもとに、ある程度ツールを絞り込みます。そのうえで、次で紹介する機能や導入実績、提供形態、料金などで比較することをおすすめします。

機能や性能を比較する

ワークフローシステムには、さまざまな機能が搭載されています。次の機能や性能について、自社の要件と照らし合わせて必要かどうかを確認しましょう。

機能・性能	詳細	詳細記事リンク
外部システム連携	チャットツールや経費精算システム、電子契約システムなど、現在使用している外部システムと連携できるかを確認しましょう。なお、CSV読み込みやAPIなど、サービスによって連携の仕方は異なります。	＞外部システムと連携可能なおすすめワークフローシステム
英語・多言語対応	グローバル展開する企業や、外国人従業員が多い企業は英語や多言語に対応しているかを確認しましょう。	＞英語・多言語対応のおすすめワークフローシステム
スマートフォン対応	スマートフォンブラウザやアプリに対応していれば、リアルタイムの稟議対応が可能です。扱う稟議と外出者が多い場合は、スマートフォンに対応しているか確認しましょう。	＞スマートフォン対応のおすすめワークフローシステム
セキュリティ	機密情報や個人情報を扱うことが多いため、自社のセキュリティ要件を満たしているかをチェックしましょう。	＞セキュリティが充実したおすすめワークフローシステム

上記の他にも、マストで利用したい機能や興味のある機能を次の「ワークフローシステム機能一覧」をもとに洗い出しましょう。見出しをクリックすると一覧が表示されます。

導入実績を比較する

従業員規模の近い企業や、同じ業界の企業が導入しているサービスを選ぶのも一つの方法です。

稟議業務の課題は、従業員規模や業界によって共通することがあります。同様の課題を抱えている場合は、自社に当てはまる従業員規模や業界での導入実績が豊富なサービスがおすすめです。

規模	主な課題	詳細記事リンク
中小企業	・稟議の申請や承認の流れが不明確で時間がかかる ・承認者や決裁者が忙しい ・稟議書類の管理が煩雑でミスが発生しやすい	＞中小企業向けおすすめワークフローシステム
大企業	・承認ルートが複雑 ・ガバナンス強化が求められる	＞大企業向けおすすめワークフローシステム

業界	主な課題	関連記事リンク
製造	・労働環境の悪化による従業員の過度な業務負担 ・DXの顕著な遅れ ・紙ベースの稟議システムがもたらす非効率	＞製造業界向けおすすめワークフローシステム
建設	・人手不足による既存従業員の業務負担が増大 ・複雑な下請け構造による承認プロセスの煩雑化 ・現場と事務所間のコミュニケーションギャップ	＞建設業界向けおすすめワークフローシステム
医療	・慢性的な人手不足 ・DXやペーパーレス化の遅れ	＞医療業界向けおすすめワークフローシステム
介護	・ペーパーレス化に対応できていない ・DXの遅れが問題視されている	＞介護業界向けおすすめワークフローシステム
不動産	・紙でのやり取りが多い ・DXの必要性を感じていない社員が少なくない	＞不動産業界向けおすすめワークフローシステム
小売	・アナログなバックオフィス業務を問題視している ・人手不足のケアが必要	＞小売業界向けおすすめワークフローシステム
保険	・テレワークによる非効率な書類申請 ・ペーパーレス化の遅れ	＞保険業界向けおすすめワークフローシステム

BOXILでは、他にもワークフローシステムの導入事例をまとめています。抱えていた課題や導入したサービス、導入後の効果を紹介しています。詳しくは次の記事を参考にしてください。

【詳細記事】＞ワークフローシステムの導入事例｜抱えていた課題と導入後の効果まとめ

提供形態を比較する

ワークフローシステムには次の3つの提供形態があります。自社に適した形態で提供されているかを確認しましょう。

提供形態・おすすめ企業	特徴	詳細記事リンク
クラウド 導入コストやリソースを抑えたい企業におすすめ	・利用料金は月額従量課金 ・提供会社が随時アップデートするため開発や保守コスト不要 ・汎用的なシステムを低価格で利用できる	－
オンプレミス（パッケージ） 社内で運用リソースが確保できる企業や、セキュリティ面やカスタマイズ性を重視したい企業におすすめ	・利用料金は買い切りのライセンス購入 ・社内のサーバーにソフトをインストールして利用する ・データの流出や不正アクセスのリスクを抑えられる ・初期費用や運用、保守コストが大きい	＞オンプレミス（パッケージ）型のおすすめワークフローシステム
オープンソース ソースコードから開発できるIT人材がいる企業や、汎用的なシステムでは自社ニーズが満たせない企業におすすめ	・利用料金は無料 ・公開されているソースコードから開発が必要 ・柔軟性と無料であることが大きなメリット ・開発や運用コストがオンプレミス型よりも大きい	＞オープンソース型のおすすめワークフローシステム

料金を比較する

クラウド型のワークフローシステムは、初期費用が無料であるケースが多く、ユーザー数によって月額料金が変動することが一般的です。一方で、買い切りのオンプレミス型（パッケージ型）はライセンスの購入費用が発生します。

ワークフローシステムの費用相場は次のとおりです。

提供形態	費用相場
クラウド	月額300円〜800円／ユーザー程度
オンプレミス（パッケージ）	600,000円〜2,500,000円程度

従業員数を確認して、ワークフローシステムの導入に割ける予算を確認しておきましょう。

【詳細記事】＞ワークフローシステムの費用相場と料金比較

試験導入で比較する

絞り込んだワークフローシステムをトライアル導入やデモ利用を行い、実際の使用感を確かめましょう。従業員からの評価もあわせて確認し、本導入するサービスを選定しましょう。

確認方法	内容
絞り込んだサービスを試験導入して使用感を確認する	資料請求したサービスのトライアルに申し込み、実際に社内で使ってみましょう。
従業員からの評価は高いか確認する	申請や承認が簡単にできたか、登録の際に必要な情報は何かをヒアリングしましょう。
本導入するサービスを決める	管理者側、従業員側の評価に問題がなければ導入手続きを進めましょう。

次の記事では、初期費用無料や、無料プラン・無料トライアルを実施しているサービスを紹介しています。

【詳細記事】＞無料で使えるおすすめワークフローシステム

ワークフローシステム比較【操作性が高いタイプ】

操作性が高いタイプは、直感的な操作で申請や承認ができることが特徴です。Excelで作成した申請書をアップロードして、見慣れたスタイルでそのまま利用できるサービスも多くあります。申請書のテンプレートも豊富です。

従業員数が数十～数百程度の中小企業や、シンプルな決裁プロセスで手軽に使いたい企業におすすめです。

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
• 承認経路はパーツを並べていくだけで完成

コラボフローを利用した人の口コミ

• 人事、総務関連の申請など、稟議決裁業務をリアルタイム管理
• 昇進や異動などの情報を承認ルートに自動で反映
• ノーコードでカスタマイズできる申請フォーム

• 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
• 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
• グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローを利用した人の口コミ

• ワークフロー、ドキュメント管理、スケジューラを一体化
• 組織階層や条件分岐に応じた柔軟な承認ルート設計が可能
• ドキュメント管理やスケジューラなどとシームレスに連携

• 有料利用ユーザー数300万以上^※
• 直感的に使いやすい画面設計
• スマートフォンからも申請・承認可能

※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」 」（2024年8月30日閲覧）

ジョブカンワークフローを利用した人の口コミ

• Excelフォームをそのまま利用可能
• パーツを組み合わせるだけの直感的な操作で設定可能
• 自動リマインドメールにより確認漏れを防止

• 現在使用中の申請書と同じフォーマットに変換可能
• 申請や承認状況をダッシュボードで可視化
• アラートや通知機能により、申請や承認のスピードアップ

Styleflowを利用した人の口コミ

• 簡単操作であらゆる文書を電子化
• 承認フローや閲覧権限を柔軟に設定
• 過去文書の添付や複写で入力の手間を省ける

承認TIMEを利用した人の口コミ

• ノーコードで簡単にワークフローを設計
• 申請フォームに印影を表示可能
• 紙の申請書からフォーマットを変えずにペーパーレス化を実現

HUEワークフローを利用した人の口コミ

• 使い慣れた書類デザインを電子化
• 検索や集計の機能も充実
• グループウェアと連携可能

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）を利用した人の口コミ

• 従来のExcel・Wordファイルをそのまま利用可能
• 取引先ともメールで申請・承認業務を行える
• 複数の決裁ルートも簡単に設定できる

ワークフローEXを利用した人の口コミ

• Google Workspaceと連携して利用できるワークフローシステム
• カスタマイズ可能な申請書テンプレートを多く搭載
• 英語や中国語の多言語対応、タイムゾーン設定も可能

• 申請データを簡単入力
• 自由自在な承認ルート設定
• 申請・承認データが一目瞭然

ワークフローシステム比較【複雑なフロー設定対応タイプ】

複雑なフロー設定対応タイプは、カスタマイズ性が高く、合議や多数決承認など複雑な承認フローを設定できます。ビジネスチャットや電子契約システムなど連携できる外部サービスも多くある点も特徴です。

従業員や部署が多く、決裁プロセスが複雑な中堅・大企業におすすめです。

• パッケージ版とクラウド版を提供
• 申請文書ごとに承認経路を事前に複数設定可能
• Excelから画面作成

楽々WorkflowIIを利用した人の口コミ

• ノンプログラミングでワークフローを電子化
• 1万人以上の組織でも実績多数、大企業にフィット
• 豊富な標準機能・最短1か月で導入可能

SmartDB（スマートデービー）を利用した人の口コミ

• 300社を超える企業へのヒアリングをもとに作られたワークフローシステム
• 承認経路を順列・並列で設定することで決裁をスピーディーに
• 代理での申請や承認、API・CSVによる多彩な連携が可能

kickflow（キックフロー）を利用した人の口コミ

• 押印申請といった各種申請から、経費に関する申請まで一元管理
• 申請金額や入力内容、チームなどに応じ自動分岐できる承認経路
• 関連する申請を紐づけて、予算消化率の可視化も可能

バクラク申請を利用した人の口コミ

• 必須チェックや自動計算項目といった入力補助機能を搭載
• 決裁ルートをロール管理でき、組織変更を自動反映
• スマートフォンからの申請・承認に対応

POWER EGGを利用した人の口コミ

• ExcelやWord、PDF、紙などの既存帳票を再現利用できるフォームエディタ
• ドラッグ＆ドロップで申請フォーム作成や承認経路の設定、組織の構築が可能
• 自動計算や選択入力、記入事項の自動チェックで入力ミスを削減

ActionPassportを利用した人の口コミ

• 2,000人以上にも対応^※しており大企業でも安心
• プログラミングの知識不要で申請フォーム簡単作成
• スマートフォンから申請・承認が可能

※出典：アイアットOEC「ワークフローWaWaFlow｜格安で簡単操作のワークフロー」（2024年8月30日閲覧）

WaWaFlowを利用した人の口コミ

• 連携したグループウェアの組織階層を自動反映
• 100種類以上^※の申請書テンプレート
• ユーザー、組織、ロールで申請、承認の経路設計が可能

※出典：サイオステクノロジー「クラウドワークフローシステムで申請・承認業務効率化 | Gluegent Flow」（2024年8月30日閲覧）

Gluegent Flow（グルージェントフロー）を利用した人の口コミ

ワークフローシステム比較【複合システムタイプ】

複合システムタイプは、グループウェアやERPなどがワークフロー機能を搭載している場合が多いです。カレンダーや掲示板、ファイル管理など多彩な機能を搭載しています。

業務や人事関連を1つのツールで一括管理したい企業におすすめです。

• ノーコード&生成AIで必要な仕組みをスムーズに構築
• 繰り返し作業、複雑な処理の自動実行が可能
• カスタマイズ性が高く自社に合わせたワークフローを実現

• 承認経路・テンプレート作成が項目選択のみで完結
• 過去の稟議書も簡単に探し出せる検索機能
• スマートフォンからでも申請・決裁可能

• 中堅・大企業向けのグループウェア機能を網羅
• PC、モバイルから申請の処理状況を常に確認可能
• 経費処理・稟議書申請・内部統制など幅広く1つのシステムで可能

• 経路パーツを選択するだけで承認経路を設定できる
• ドラッグ＆ドロップで申請書を作成できる
• 機能を横断した検索や書類データの集計に対応できる

• 有休申請や年末調整など勤怠や給与に関連する申請承認に対応
• 給与計算、年末調整、税関連業務などをアウトソーシング可能
• リマインダー機能で必要なアクションをお知らせ

• 低価格・簡単！desknet's NEOのスモール版
• 4,000社導入^※のノウハウ！充実のサポート体制
• 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「クラウド型グループウェアならJ-MOTTO」（2024年8月30日閲覧）

• マスターデータベースや外部システム連携もワークフローに組み込める
• 申請用入力フォームや一覧表示をローコードで作成
• 一度作成したルートは別の帳票のルートとして利用可能

• 自社の業務に合わせて、独自のワークフローを作成可能
• 承認ルート・作業者をマウス操作でカンタンに設定
• 未処理タスク一覧で自身が対応中の業務を見逃さない

• プロジェクトベースで収支・工数管理
• タイムリーな経営管理
• 市販の財務会計システムと連携

• 電子稟議・ワークフローで無駄な間接業務を削減
• プロジェクト型ビジネスに特化
• プロジェクト収支を可視化

• 稟議申請から承認、会計処理までをクラウドで一元管理し効率化
• スマートフォンで請求書を撮影するだけで簡単に申請可能
• 内部統制機能により上場準備企業も安心

• 組織や権限によって情報の「見せる・見せない」を自動で制御
• 企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が可能
• わずか5分で登録、簡単に導入できる

GRIDYグループウェアを利用した人の口コミ

「BOXIL SaaS AWARD Winter 2024」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Winter 2024」は、2023年10月1日から2024年9月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約13,000件を審査対象としており、計294サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
コラボフロー	Gluegent Flow	SmartDB
rakumoワークフロー	バクラク申請	ジョブカンワークフロー

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
初期設定の容易さNo.1	バクラク申請
サポートの品質No.1	バクラク申請
営業担当の印象No.1	バクラク申請
サービスの安定性No.1	rakumoワークフロー
機能満足度No.1	コラボフロー
カスタマイズ性No.1	SmartDB
お役立ち度No.1	バクラク申請
使いやすさNo.1	SmartDB

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Winter 2024の詳細はこちら

ワークフローシステムの注意点

ワークフローシステムの導入を検討する際は次のポイントに注意しましょう。

• 業務内容の中で自動化するフローを決めておく
• 従業員に対して操作に関するトレーニングとサポートを行う

ワークフローシステム導入前に、各業務のルールを設定しておきましょう。

また新しいシステムの使い方や業務プロセスの変更に対するトレーニングを提供することで、システムのスムーズな導入が期待できます。トラブルが発生した際には、ベンダーと協力して迅速なサポート体制を整備しておくのも重要です。

ワークフローシステムの比較ならBOXIL

ワークフローシステムにはおおまかに次の3タイプがあります。

• 操作性が高いタイプ
• 複雑なフロー設定対応タイプ
• 複合システムタイプ

サービスを比較する際には、次の選び方に沿って精査していくとよいでしょう。

• 現状整理と導入目的の確認を行う
• 機能や性能を比較する
• 導入実績を比較する
• 提供形態を比較する
• 料金を比較する
• 試験導入で比較する

サービス比較を負担に感じているのであれば、BOXILでのサービス資料請求がおすすめです。BOXILならサービス提供会社が作成した紹介資料をまとめて入手できます。

1.マイページから各社の資料をまとめてチェック

BOXILであれば、マイページより請求した各社の資料を閲覧できます。請求した資料は会員登録済みの同僚や上長へURLにて共有可能です。

2.比較表で機能や料金からサービスを絞り込み

比較表にて、料金や機能軸にてサービスを見比べられます。サービスを追加・削除して選定に使ったり、共有して稟議に使ったりできます。

＼比較表とセットで使いたい！／

3.会員登録すれば無料選び方ガイドも閲覧可能

サービス提供企業が作成した資料のほかに、選び方ガイドやSaaS業界レポートも入手できるようになります。サービス資料とあわせて、ぜひ選定に役立ててください。

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