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2016-11-18
会員限定記事

Gmailフィルタ設定で自動メール振り分け方法を解説【社会人必見】

社会人になると、自身に関係ないメールや必要ない情報が記載されているメールが届くことが多いと思います。そんな不要な情報に埋もれて必要な情報を見逃してしまった…なんて経験はありませんか。Gmailのフォルタ設定で必要な情報だけ得られるようにしましょう。
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Gmailフィルタで作業効率向上!自動メール分類機能

Gmailフィルタとは、自分で選択した特定のアドレスやキーワードに、自動で既読やスターを付けるよう設定できる機能です。

いちいちメールを開いて確認しなくても、自分で詳細に条件設定した上で自動でメールが振り分けられるので、これで仕事の作業効率化が図れます!会社員の方以外にも、毎日たくさんメールが来る短期・派遣バイトをしてる方や就活生にもおすすめです!!

また、本記事の2ページ目に番外編でGoogle のサービスを使いこなす活用事例、裏ワザ集をまとめているので、そちらも是非ご覧ください。

①Gmailフィルタを個別(+複数)設定する方法

まず基本のフィルタを設定する方法です。最後に最新のフィルタを複数設定する方法も載せてあります。複数設定する方法だけ確認したい方は「STEP6:フィルタ複数設定」からご覧ください。

STEP1:設定画面を開く

まずGmailから設定画面を開いてください。

STEP2:フィルタ作成画面を出す

「フィルタとブロック中のアドレス」を選択し、②「新しいフィルタを作成」をクリックしてください。

STEP3:フィルタの条件を入力する

次に入力画面が出ますので、項目別に絞り込みたいメールのメールアドレスや件名などを入力してください。空欄があっても大丈夫です。入力後は「この検索条件でフィルタを作成」をクリックしてください。画像の下にそれぞれの条件の説明がありますので、参考にしてみてください。

(左下の青枠部分をクリックすると、入力した条件のメールを検索することができます。フィルタにはなりません。)

条件 入力内容
From 対象の送信元の名前またはメールアドレスを入力してください。
To 対象の送信先の名前またはメールアドレスを入力してください。
件名 対象の件名(部分一致で大丈夫です)を入力してください。
含む 対象に含みたいキーワード(メール本文も含む)を入力してください。
含まない 対象にならないキーワード(メール本文も含む)を入力してください。

STEP4:フィルタのアクションを設定

フィルタのアクションを選択し、設定してください。画像の下にそれぞれのアクションの説明がありますので、参考にしてみてください。

アクション 効果
受信トレイをスキップ(アーカイブする) 対象のメール全てをメールを受信トレイに入れず、自動でアーカイブに保存する。
既読にする 対象のメール全てを、手動でメールを開くことなく自動で既読にする。
スターを付ける 対象のメール全てに自動でスターを付ける。
ラベルを付ける 対象のメール全てに自動で選択したラベルを付ける。
転送する 対象のメール全てを、設定した転送先アドレスに自動で転送する。
削除する 対象のメール全てを自動で削除する。
迷惑メールにしない 対象のメール全てを迷惑メールから外す。
常に重要マークを付ける 対象のメール全てに自動で重要マークを付ける。
重要マークを付けない 対象のメール全てを自動で重要マークから外す。
適用するカテゴリ 対象のメール全てに自動で選択したカテゴリに分類する。

STEP5:フィルタ作成完了

フィルタがきちんと表示されているかを確認したら、作成完了です。

STEP6:フィルタ複数設定

フィルタを複数のメールアドレスを対象に設定したい場合は、メールアドレス横の「,」の横にそのまま入力すればできます。メールアドレス以外でも、スペースを挟めば簡単に同じ項目に複数の条件を設定することができます。特に間に「OR」などを入力する必要はありません。

②Gmailフィルタを編集する方法

作成したGmailフィルタの設定を変更したい場合はこちらを参照してください。

先ほど作成したフィルタの右にある「編集」をクリックしすると、編集画面が出るのでそこから条件やアクションの付け外しを行ってください。フィルタ設定画面が出せない方は「①Gmailフィルタを個別(+複数)に設定する方法」をクリックしてください。

③Gmailフィルタを書き出し・読み込みする方法

Gmailフィルタは誰かと共有することもできます。また一から設定する手間なしに、フィルタの書き出し・読み込みのみで簡単に共有可能です。

書き出し(エクスポート)する方法

①書き出ししたいフィルタをチェックして、②「エクスポート」をクリックし、③ファイルが確認できたらエクスポート完了です。

読み込み(インポート)する方法

「ファイルをインポート」をクリックし、②ファイルを選択し、③「ファイルを開く」をクリックしたら完了です。

Gmailフィルタ設定で自動でメール整理する方法のまとめ

今回はGmailフィルタの利用方法をまとめました。そんなに難しい作業は必要ないので、誰でも簡単に設定することができたと思います。これで大量の未読メールの煩わしさや、重要なメールを見逃してしまう焦りから解放されますね!

また、次のページでGmailを使いこなす活用事例、裏ワザ集をまとめてみたので、よろしければあわせてご覧ください。

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