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在籍証明書とは?無料ワードテンプレート | 書き方・注意点・ポイント

最終更新日:
在職証明書は別名「就業証明書」「就労証明書」「雇用証明書」とも呼ばれています。その書き方や注意点、ポイントなどを紹介します。また、必要箇所を記入するだけですぐに使える無料のワードテンプレートをご用意しました。ぜひ活用してみてください。

在籍証明書で迷ったらコレを使おう!在籍証明書のテンプレート

在職証明書という言葉を聞いたことがあるかと思いますが、企業によって名称が
違います。在職証明書のことを就業証明書や就労証明書、雇用証明書という企業もありますが、内容は変わりありません。

要は、その人が在籍している、または在籍していたことを証明する書類になります。

本記事ではボクシルが作成した在籍証明書のテンプレート(ひな形)をご紹介します。ワードで簡単に使える、さまざまなデザインの在籍証明書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

また、「在籍証明書って何?」という方も安心して記入できるように、当記事の後半では案外知らない在籍証明書の書き方について紹介しています!

在籍証明書に関連して、雇用の際に重要な雇用保険については以下の記事もご覧ください。

在籍証明書以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。

【無料】ワードで使える在籍証明書テンプレート

ボクシルでは、ワードで必要な箇所を記入するだけで簡単に在籍証明書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に在籍証明書を発行してくださいね。

在籍証明書テンプレート【パターン1】

必要最低限の項目が揃った在籍証明書です。

在籍証明書テンプレート【パターン2】

こちらは、罫線があるのでそのまま印刷して手書きでも記入できるので汎用性が高いです。

在籍証明書テンプレート【パターン3】

横書きの在籍証明書です。

在籍証明書テンプレート【パターン4】

こちらも横書きの在籍証明書です。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

在籍証明書が必要なシーン

保育園や保育所、児童クラブへの申請時

仕事を持つ親が就学前の幼児を保育所や保育園に預ける時に申請をしますが、その際に必要なのが在籍証明書です。
仕事をしているという確認が取れた場合のみ保育園や保育所への入所ができますので、在籍証明書は必ず必要になります。

また、小学校へ就学してからも仕事で帰りが遅い親に変わって一定時間預かってくれる児童クラブへ申請する際も仕事をしているということが前提ですので在籍証明書が必要になります。

転職の際に必要になる場合がある

転職の際に採用試験に応募しますが、その時に在籍証明書を求められることがあります。
ただし、在籍証明書は在籍している人にしか出せないとなった場合は退職証明書を発行してもらいましょう。
退職証明書は法律で退職後2年間は企業側が発行する義務がありますし、退職証明書は在籍証明書と同などの効力がありますので、退職証明書でもかまいません。

外国人労働者がビザを申請・更新する時

外国人が日本で生活をする場合、色々な条件をクリアして生活しています。その中の一つが労働です。
日本で労働するためということで生活している人に関してはビザの申請や更新時には在籍証明書が必要になります。
ただし、これはビザが必要な人の場合ですので、定住者や永住者の場合は必要ありません。

在籍証明書に書くべき事項

在籍証明書はとてもシンプルな作りですので内容も簡潔です。
主に書かれている内容は

  • 在職者(もしくは退職者)の氏名や性別
  • 在職者の生年月日
  • 在職者の住所
  • 在職者を採用した年月日
  • 雇用した期間
  • 雇用した形態
  • 仕事内容や役職、職場での地位など
  • 就労形態
  • 勤務日数や就労時間帯
  • 勤務地
  • 給与支給の総額や月ごとの給与
  • 会社の捺印
  • その他必要事項(本人が希望した内容など)

という、13の事項が基準となっています。
ただし、注意が必要なのが、在職者の住所や生年月日、氏名です。
このデータは個人情報となりますので現在の住所などではなく在職していた時のデータを記載します。
現住所と在職していた時の住所が違うということも出てきますが、在職証明書は、在職していた時の情報ですので問題ありません。

ワードで在籍証明書が作成できる無料テンプレート!のまとめ

いかがでしたでしょうか。在籍証明書は思いのほか記入事項が、多いので記入漏れなどが内容に気をつけてくださいね。

以下の記事では在籍証明書に関連してバックオフィスについて紹介しています。


ボクシルでは在籍証明書作成に役立つバックオフィスのクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできますので気軽に覗いてみてくださいね。

またバックオフィスの選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

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