宿泊旅費出張申請書兼精算書がExcelで作成できる無料テンプレート！書き方ポイントも

【無料】Excelで使える宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで簡単に宿泊旅費出張申請書兼精算書が作成できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
5色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインを選んで、同書類を作成してください。

また、初めての方でも安心して作成できるように、申請・精算時に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

経費精算業務をより効率化したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
⇒ 失敗しない！経費精算システム比較おすすめ17選 985人調査シェアランキング

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出張申請書の無料テンプレート | 書き方・必須項目・注意点

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宿泊旅費出張申請書兼精算書以外のテンプレートはこちらをご覧ください。

宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【タテ】グリーン

出張時の精算に使用する精算書のタテバージョンです。仮払いに対応しています。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【タテ】グレー
• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【タテ】ディープグリーン
• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【タテ】ブラック
• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【タテ】ブルー

宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【ヨコ】グレー

出張時の精算に使用する精算書のヨコバージョンです。仮払いに対応しています。用途に応じて使い分けてください。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【ヨコ】グリーン
• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【ヨコ】ブラック
• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【ヨコ】ディープグリーン
• 宿泊旅費出張申請書兼精算書テンプレート【ヨコ】ブルー
  ボクシルでは、他にも多様なテンプレートをご用意しています。
  他のテンプレートはこちらをご覧ください。

宿泊旅費出張申請書兼精算書の豆知識

事業を拡大するためには、出張は必要不可欠です。遠方まで出向き、直接顔を合わせてコミュニケーションをとることで、信頼関係を築けたり熱意が伝わりやすくなったりします。その出張の際の交通費や宿泊費を申請する宿泊旅費出張申請書兼精算書に記載すべき項目や支払対象となるものは、企業や事業主によって定められた規定によります。

ここでは、宿泊旅費出張申請書兼精算書の書き方と国内出張と海外出張の規定の違いについて解説していきます。

これに関連して旅費交通費についてはこちらの記事をご覧ください。

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国内出張と海外出張の旅費扱いになる規定の違い

国内出張と海外出張とでは旅費扱いになる規定が違ってくるため、確認が必要です。経理や会計から言われることもあるかもしれませんが、ここで再度確認しておきましょう。

国内出張

国内出張の場合、一般的に次のような規定が定められています。

• 第1条
  従業員が日本国内に出張する場合に手続きすることで旅費を定める。

• 第2条
  出張は社長や上司の命令のもと行われるものとする。役員の出張の際は社長の承認が必要となるが監査役が職責上で必要と判断すれば社長でなくても良い。

• 第3条
  出張は上司より命じられた勤務地を拠点にして片道100km、もしくは片道2時間以上かかる地域への移動が必要な場合とする。宿泊出張となる場合は取引先の都合や日帰りできない地域へ出張した場合とする。

• 第4条
  出張旅費は所定の経路により支給する。ただしやむを得ない状況が発生した場合はこの限りではない。

• 第5条
  出張時は電車や船、バスなどの公共交通機関を利用することを原則とする。タクシーはやむを得ない場合に限る。自動車の使用は会社所有か会社が借りた車を利用する。

• 第6条
  出張中は所定労働日に行い、所定労働時間勤務したとする。そのため、出張中は所定労働時間の勤務とし、残業代は発生しない。ただし、会社の規定があればこの限りではない。

このような条件を満たしている場合、宿泊旅費出張申請書兼精算書を提出することで出張に関する旅費を精算できます。

海外出張

海外出張と国内出張では、経費の種類や範囲が異なってきます。パスポートやビザの申請など海外出張ならではの費用が発生します。これらがどのような扱いになるかは各会社の規定により異なります。

また、ドルやユーロなど外貨で支払われたものは使用日時の為替レートに合わせて精算します。さらに、日本から海外までの渡航費や現地での費用については、日本の消費税は課税されません。

海外出張の費用精算をスムーズにするためにもこれらを考慮した規定を定める必要があります。

宿泊旅費出張申請書兼精算書に必要な項目と書き方

宿泊旅費出張申請書兼精算書は「宿泊出張旅費申請書」と「仮払出張旅費精算書」が一緒になった様式を使う企業が多いようです。

必要な項目を「宿泊出張旅費申請書」と「仮払出張旅費精算書」に分けて説明します。

宿泊出張旅費申請書

宿泊出張旅費申請書に必要な項目は主に次のとおりです。

• 申請書を提出した日付
• 申請者の所属部署
• あれば社員番号
• 申請者氏名と押印
• 出張日程
• 宿泊先
• 出張目的（取引先名など）
• 出張経路
• 利用する交通機関、仮払金の有無と金額
• 仮払の希望日
• 精算予定日

などが書かれているフォーマットが多いようです。

この宿泊旅費出張申請書の下に「仮払出張旅費精算書」があります。

仮払出張旅費精算書

仮払出張旅費精算書に必要な項目は主に次のとおりです。

• 利用交通機関
• 利用区間
• 利用した交通機関の区間運賃
• 宿泊費
• 日当
• 備考
• 精算額

宿泊出張旅費申請書と仮払出張旅費精算書を同じ1枚の紙にすることで見比べやすく処理が早くなるため、このような兼用用紙を使う企業が多いようです。

テンプレートを使って宿泊旅費出張申請書兼精算書をあらかじめ作成しておこう

宿泊旅費出張申請書兼精算書は、作成するにあたって入力項目は多いですが、書き方のポイントを押さえてスムーズに旅費精算を行いましょう。会社でフォーマットが用意されていない場合は、必要な項目がカバーされているテンプレートを利用すると便利です。

出張申請書を作成できるクラウドサービスについては次の記事も参考にしてみてください。

経費精算システム比較おすすめ18選 | タイプ図解や料金表と選び方

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ボクシルでは出張申請書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできます。ぜひご覧ください。

また、経費精算の選び方ガイドもご活用ください。

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