販売管理とは？目的やフローとシステム導入のメリット
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販売管理とは
販売管理とは、販売業務に関係する一連の流れを管理することです。商品を販売するまでの、仕入、受注、在庫、出荷、納品、請求、代金回収といった一連の業務を管理します。
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・販売管理システム・ソフトの比較
販売管理と購買管理の違い
購買管理とは、企業が生産活動を行う際に、適正な品質の資材を必要な量だけ、最適なタイミングと価格で調達するためのプロセスを管理することです。
販売管理システムは小売業、通販、卸売業、製造業などの業種で導入されることが多く、購買管理システムは、製造業の直接材のほか、一般企業のオフィス用品や消耗品などの間接材の購買管理にも利用されています。
販売管理と購買管理の違いや、購買管理の業務フローについては次の記事で詳しく解説しています。
販売管理の目的
販売管理の目的は、次の3つです。
- 収益を確保するため
- トラブルを回避するため
- 顧客満足度向上のため
収益の確保
販売管理によって、売り上げた製品や仕入れにかかった費用を可視化し、収益を確保しやすくなります。また、仕入を適切に管理できれば、在庫を最小限に抑えられるため利益を最大化できるでしょう。このように、販売管理で各工程の連携を高めて利益を残せるようになります。
トラブルの回避
販売管理はトラブルの防止にも役立ちます。販売のプロセスを適切に管理できなければ、作業ミスやコミュニケーションミスによってリスクが発生しかねません。トラブルを予防するためには、販売管理システムによる情報共有や業務フローの統一が有効です。
顧客満足度の向上
販売管理は顧客満足度の向上に寄与します。販売管理システムを活用すれば、顧客ニーズの分析により顧客が求めていることを予測可能です。また、在庫状況や入荷時期をリアルタイムに把握できるため、顧客に最適な提案を行えます。
販売管理のフロー（流れ）
販売管理は、販売に関わる管理業務の総称です。具体的に管理すべき業務として、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理などがあります。これらの販売管理の流れとプロセスを解説します。
販売管理の業務フローについては、こちらの記事でも詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
今回紹介できなかった管理手法については次の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてください。
1. 受注管理
受注管理では「顧客が注文する見込みの段階」から「顧客が注文するまでの段階」を管理します。具体的な工程としては見積もり・受注契約の締結・受注業務の3段階です。
見積もりでは、商品の金額や数量、納品予定日を顧客に提示します。顧客が購入を希望した場合、受注契約の締結に移り契約書を発行。契約が締結されると、納品すべき商品の数量や納期を確認し受注業務に移ります。
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2. 出荷管理
出荷管理は、受注した商品の「出荷から納品までを管理」を指します。
出荷業務では、指示書を作成し在庫担当者へ出荷を指示することで発送を手配。つづく納品業務においては、注文どおりの商品と数量を納期までに届けて納品書を発行します。商品を出荷し注文どおりに納品できれば売上を確定できます。
3. 請求管理
請求管理は「代金の請求から回収まで」を管理します。
請求業務では、請求額の確定後、請求書を発行。請求の締め日がきたら、期間内の請求書をまとめて作成し送付します。回収業務では、期日までに指定した金額が入金されているかを確認。入金を確認したら取引内容の記録を行います。
4. 仕入管理
仕入管理は、「商品や材料の購入管理」を指します。具体的には、「見積もり・購買契約の締結・発注・入荷検収・支払い」の流れを管理します。
見積もりでは、仕入先に商品の価格と納期を提示してもらい、購買契約の締結では、条件調整後に契約書を交付。正式に発注してからは、入荷された商品を検品し問題がなければ指定の金額を支払います。
5. 在庫管理
在庫管理では、商品を過不足なく用意することが求められます。在庫管理は「受け払い・棚卸し・購買依頼」の3つで構成されます。
受け払いでは、在庫の受発注で商品の単価・数量・金額を記録。棚卸しは、在庫の記録と実数を一致させる業務です。誤差が生じたら原因を調査し対策を検討します。購買依頼は、各企業の方式にあわせて発注する業務です。
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・在庫管理とは
・在庫管理システムの比較
・在庫管理アプリの比較
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムとは、商品の仕入から現金化までをマネジメントするシステムです。具体的には販売計画、販売員雇用・仕入・受注・在庫・出荷・納品・請求・代金回収などを管理します。販売に関連した業務を一元管理できるため、コストや工数の削減に役立つシステムです。
販売管理システムを導入することで、次のようなメリットがあります。
- リアルタイムに状況を共有できる
- ミスを減らせる
- 管理コストを削減できる
- 情報を一元管理できる
リアルタイムに状況を共有できる
販売管理システムを導入することで、販売に関連する状況をリアルタイムに把握できます。不必要な在庫を抱えなくなるため保管にかかるコストを抑制可能。また、賞味期限切れや品質期限切れになりそうな商品を明らかにし、機会損失を防止します。
ミスを減らせる
販売管理システムであれば、二重計上や入力ミスを防止できリスクの低減に役立ちます。データの連携によって入力する回数が少なくなるため、ミスをする回数も抑制されます。
管理コストを削減できる
販売管理システムを使えば、データはクラウドに保存されるため、ペーパーレス化の促進、ひいては印刷代や保管コストを削減できます。また、必要なタイミングで情報にアクセスしやすくなる点もメリットといえるでしょう。
情報を一元管理できる
販売管理システムを使うことで、情報の一元管理が可能です。販売管理システムは、情報を1か所にまとめて管理するため、情報を探す時間がかかりません。また、販売データの集積によって売れ筋を把握でき、効率的な仕入が可能になります。
販売管理システムでできることは次の記事でより詳しく紹介しているので、ぜひチェックしてください。
販売管理業務のシステム化で解決できる課題
販売管理システムで解決できる課題は、大きく次の2点です。
- 管理プロセスの複雑化
- データが点在しており管理が困難
管理プロセスの複雑化
販売管理業務の複雑化してしまったプロセスを、販売管理システムにて改善できます。取引先や案件によって異なる帳票のフォーマットを統一したり、メールやFAXで受けていた書類を電子化したり、オンラインにて誰でもアクセスできるようにしたりする点が販売管理システムの強みです。
データが点在しており管理が困難
販売管理システムでは、多方面に散らばっているデータを一元管理できます。各部署やそれぞれのExcelに保存されているデータは検索が難しいうえ、全データを統合しての分析ができません。その点、販売管理システムならデータを統合管理し、予実や売上の進捗を把握できます。
販売管理システムの選び方
販売管理システムは次の3つに注目して選ぶようにしましょう。
- 業界に合ったシステムか
- クラウド型かオンプレミス型か
- サポートやセキュリティは十分か
業界に合ったシステムか
販売管理システムは、業界に合ったシステムを選びましょう。業界に合ったシステムには最適化された機能やフォーマットが存在するため、運用にかかる工数を抑えられます。
クラウド型かオンプレミス型か
会社の規模にあった販売管理システムを選ぶのも大切です。従業員が少なくテレワークにも対応したいのであれば、クラウド型販売管理システムがおすすめです。一方、従業員が多く特殊なシステムを必要とする場合、柔軟にカスタマイズ対応してくれるオンプレミス型システムベンダーを選ばなければなりません。
サポートやセキュリティは十分か
販売管理システムのサポートやセキュリティがしっかりしているかも必ず確認しておきましょう。システムをうまく活用できていない場合に、丁寧にサポートしてくれるベンダーであれば安心して運用できるでしょう。また、セキュリティ対策が十分なシステムであればリスクの軽減に役立ちます。
次の記事では、販売管理システムの口コミ数・満足度ランキングや無料トライアルの情報を掲載しています。ぜひ導入の際の参考にしてください。
販売管理システムで売上を最大化しよう
販売管理システムの利用を検討している方は、経営層や現場の方に販売管理の重要性を理解してもらい、販売管理にあたる体制を作りましょう。これらを怠ってしまうと、現場でシステムが使われなかったり、経営層がデータを活用できなかったりと無駄が生じてしまいます。
販売管理システムは、販売管理の知識が少ない方でも利用しやすいように工夫されています。うまく活用して顧客満足度の向上や売上向上を実現しましょう。
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・販売管理のフロー
・販売管理システム・ソフトの比較
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