クラウドメールとは
クラウドメールとは、Webブラウザやアプリからメールの送受信を行えるメールサービスのことです。
代表的な個人向けクラウドメールサービスにはGmailやiCloudメールがあり、法人向けサービスにはアンチウイルス機能やメール誤送信防止機能が付属しているものもあります。
従来の電子メールとの違いは、企業内でメールサーバーを保有する必要がなく、インターネット環境があれば場所を選ばず使えるに点です。
どのデバイスからでも送受信できることや、ソフトのインストールを不要とすることなどがクラウドメールの強みです。
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無料で使えるメールと法人向けサービスの違い
クラウドメールは無料で利用できるサービスも存在していますが、ビジネスシーンにおいては法人向けのサービスを利用するケースが多いです。
無料で利用できるメールサービスと有料の法人向けメールサービスとでは、どのような違いがあるのかを知っておきましょう。
セキュリティ
無料メールサービスでは、基本的なウイルスチェックやスパムフィルタリングなどの最低限のセキュリティ機能は提供されていますが、ビジネスに必要な高度なセキュリティ対策は限定的です。
一方、法人向けクラウドメールでは、メール誤送信防止機能や添付ファイルの自動暗号化、アクセス権限の詳細管理などにより、顧客情報や企業情報の漏えいを防ぎます。
さらに、フィッシングメール対策や標的型攻撃メール対策、なりすましメール検知など高度なセキュリティ機能が充実しており、機密情報を扱う業界や、個人情報を扱う部門では必須といえます。
ストレージ
無料メールサービスでは、ストレージ容量に制限があることが一般的です。たとえば、Gmailの場合は15GB、Yahoo!メールは2GBといった制限があります。添付ファイルの最大サイズにも上限が設けられています。
法人向けクラウドメールでは、基本的に大容量のストレージが提供されます。多くの場合、ユーザーごとに50GB～100GBという容量が割り当てられ、必要に応じて容量を追加できる柔軟性があります。
ビジネスでは大容量のファイル添付や長期的なメール保管が必要になるため、非常に重要なポイントです。
ドメイン
無料メールサービスでは、「@gmail.com」「@yahoo.co.jp」のようなサービス提供事業者のドメインを使用することになります。
ビジネスにおいて、このようなフリーメールアドレスを使用すると、取引先からの信頼性が低下することも考えられます。
法人向けクラウドメールでは、自社ドメインを使用したメールアドレスを作成できます。自社ドメインを使用することで、企業の信頼性の強化やブランドイメージの向上につなげられます。
ユーザー管理
無料メールサービスでは、個々のユーザーが個別にアカウントを管理する必要があり、組織としての一元管理が困難です。
法人向けクラウドメールでは、次のような管理機能が提供されています。
- 管理コンソールからの一元的なユーザー管理
- 部署やグループごとの権限設定
- メーリングリストの簡単作成と管理
- 退職者のアカウント削除や転送設定の一括管理
- パスワードポリシーの適用や二要素認証の強制
- メールログの管理や監査機能
これらの機能により、システム管理者の負担が大幅に軽減され、セキュリティリスクも低減できます。
外部ツール連携
無料メールサービスでは、外部ツールとの連携は限定的であり、ビジネスに必要な高度な連携機能は期待できません。
法人向けクラウドメールでは、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）のほか、グループウェアやビジネスチャットなど、ビジネスの効率化に役立つさまざまな外部ツールとの連携が可能です。
このような連携により、業務プロセスの効率化や情報の一元管理が実現できます。
クラウドメールのタイプ
クラウドメールには大きく分けて3つのタイプがあります。それぞれの特徴を理解して、自社に合うタイプを導入しましょう。
- セキュリティ対策を重点においたタイプ
- 問い合わせ管理の効率化に対応したタイプ
- メール以外の業務も行えるタイプ
セキュリティ対策を重点においたタイプ
セキュリティ対策を重視したタイプのクラウドメールサービスは、高度な脅威検知機能や誤送信防止の多層防御、監査機能などの機能が備わっています。
情報漏えいリスクを最小限に抑えたいセキュリティ意識の高い企業や、金融、医療、法律などの高いセキュリティ水準を求める企業におすすめです。
セキュリティ強化を目的とする場合、「CYBERMAIL Σ」や「WebARENA メールホスティング」などのセキュリティ特化型サービスが候補となります。
問い合わせ管理の効率化に対応したタイプ
問い合わせ管理に特化したクラウドメールサービスは、メールの共有機能や対応状況の可視化、マルチチャネル対応など、問い合わせ対応をスムーズにする機能が充実しています。
テンプレート機能や適切な担当者に自動的に振り分けられる機能などもあり、対応品質の均一化や業務効率の向上を図れるでしょう。カスタマーサポート部門や営業窓口、採用担当など、外部からの問い合わせを複数人で効率的に処理する必要がある部門に最適です。
問い合わせ管理の効率化を目的とする場合、「メールワイズ」や「Re:lation」などのメール共有システムが候補となります。
メール以外の業務も行えるタイプ
メール機能を含む業務もまとめてひとつのツールで行えるタイプのクラウドメールサービスは、メールのほかに包括的な業務アプリケーションによって、オンライン会議や文書共同編集など、チームでの協働作業を効率よく進められることが特徴です。
クラウドベースで業務全般を効率化したい企業や、リモートワーク環境の整備を進める企業に最適です。特に中小企業や新規事業部門など、ITインフラを一から構築する場合に効率的です。
初期投資を抑えながらも、拡張性の高い業務環境を短期間で整備できます。
総合的なクラウドサービスとしては、「Google Workspace」「Microsoft 365」が世界的に広く利用されています。
クラウドメールサービスの主な機能
クラウドメールサービスでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| メール送受信 | メールの送受信ができる機能 |
| メール保存 | サーバーにメールを保存し、複数のデバイスからアクセスする機能 |
| カレンダー連携 | 打ち合わせのような予定の日時をカレンダーに連携してスケジュール管理ができる機能 |
| ストレージ | メールに添付したファイルを保存する機能 |
| 検索 | キーワードを指定して目的のメールを見つけられる機能 |
| 署名 | 複数の署名を登録して入力の手間を省ける機能 |
| 転送 | 受信したメールを他のアカウントに転送する機能 |
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 対応状況管理 | メールのステータスや対応状況を可視化できる機能 |
| テンプレート | よく使う返信を登録し入力の手間を削減する機能 |
| 担当者振り分け | メールごとに対応の担当者を設定できる機能 |
| 送信キャンセル | 送信後でも、一定時間メール送信のキャンセルが可能な機能 |
| アーカイブ | 受信フォルダから他のフォルダへメールを移動して保存・確認できる機能 |
| 自動仕分け | 設定した条件に応じて仕分けができる機能 |
| ビデオ通話 | リンクを共有しビデオ通話が行える機能 |
| ウィルス駆除 | ウイルスメールを自動で振り分ける機能 |
| ビジネスチャット | ユーザー同士でチャットを使ってコミュニケーションが取れる機能 |
| 承認 | 送信前に内容のダブルチェックを行う機能 |
| LINE公式アカウント連携 | LINE公式アカウントに届いたメッセージに対応できる機能 |
| 電話履歴 | 電話の履歴や内容を記録し顧客情報と紐づけて管理できる機能 |
| 外部システムとの連携 | CTIやCRMなどの既存システムと連携して履歴を管理できる機能 |
メールの誤送信対策をしたい場合は送信キャンセル機能や承認機能、メール以外のチャネルからの問い合わせにも対応したい場合には、LINE公式アカウントや電話履歴機能のあるサービスがおすすめです。
クラウドメールサービスの選び方
クラウドメールサービスは、製品によって機能やセキュリティ対策、料金体系が大きく異なります。目的に合ったサービスを選ぶためには、いくつかの比較ポイントを押さえましょう。
導入目的を明確にしよう
クラウドメールを導入する際は、まず何を実現したいのかを明確にする必要があります。目的が定まっていないと、必要な機能が備わっていないサービスを選んでしまうかもしれません。
たとえば、社内外のやり取りを効率化したいのか、セキュリティ強化が目的なのかで選ぶべき製品は変わります。次の表を参考に、目的に合うサービスをピックアップしましょう。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| メール以外のアプリも利用したい | カレンダーやWeb会議ツールなど、あわせて使えるアプリの充実したクラウドメールサービスがおすすめ |
| メールの誤送信対策をしたい | 誤送信防止機能をはじめ、充実したセキュリティ機能を搭載しているクラウドメールサービスがおすすめ |
| メール以外の経路からの問い合わせにも対応できるようにしたい | 電話やSNSなどとの連携機能をもつクラウドメールサービスがおすすめ |
セキュリティ対策の範囲を確認しよう
メールは情報漏えいの原因になりやすいため、セキュリティ対策の充実度は特に重視すべきポイントです。クラウド上で運用する以上、データの保護が不十分だと大きなリスクを抱えてしまうでしょう。
具体的には、ウイルスチェックやスパムフィルタだけでなく、暗号化通信の有無や管理者によるアクセス制御、多要素認証の対応などを確認しましょう。
誤送信防止やログ管理などの機能をチェックしよう
誤送信対策やログの記録・管理は、企業の信頼性を保つうえで欠かせない機能です。メールは一度送信すると取り消しが難しく、人的ミスによる情報漏えいにつながる可能性があります。
送信前の確認画面表示や添付ファイルの自動暗号化、送信取り消し機能があるかを確認しましょう。また、送受信ログが残るかどうか、操作履歴が追えるかどうかも重要です。
社内システムとの連携可否も重要な比較ポイント
クラウドメールは単体で使うだけでなく、既存の業務システムと連携させることで効率をさらに高められます。たとえば顧客管理やグループウェアとの連携がスムーズであれば、業務全体の生産性向上が期待できます。
具体的には、利用中のCRMやスケジュール管理ツール、ファイル共有サービスとの連携可否を確認しましょう。API提供の有無や標準連携されている外部サービスの種類も選定材料です。
無料プランや安価なプランの条件を見極めよう
初期コストを抑えたい企業にとって、無料プランや低価格帯のプランは魅力的です。しかし、安価なプランには利用制限があるケースも多く、内容をよく確認しないと不便を感じるかもしれません。
ユーザー数やストレージ容量の上限、サポートの有無など、プランごとの制限を比較しましょう。必要最低限の機能で問題ないか、今後の拡張を見越して選ぶことが大切です。
クラウドメールサービスを導入する際のその他の注意点
クラウドメールサービスを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 対応している項目数 | 業務に支障が出ないよう、メールの保存期間、ストレージ・送受信メールの容量などが十分かどうか確認しておきましょう。 |
| サポート体制 | メール移行や導入後のサポートのほか、トラブル発生時にどのような対応が受けられるのか、対応方法や対応時間を確認しておきましょう。 |
| アプリ対応 | 外出先からもメールにアクセスする機会が多い場合には、スマートフォンアプリに対応しているサービスを選ぶとよいでしょう。 |
| 移行方法 | クラウドメールへの移行を検討している場合は、過去のメールデータを移行する方法についてもあらかじめ確認しておきましょう。 |
クラウドメールサービスの料金・価格相場
クラウドメールサービスの料金は、利用するユーザー数に応じて変動する場合がほとんどです。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。
初期費用料金は無料の場合もありますが、費用が発生する場合は5万円程度が相場です。月額料金は、1ユーザー当たり400円程度が相場です。ただし、最低アカウント数が決まっているケースや、誤送信防止のような一部機能の利用は追加料金になることがあります。
おすすめクラウドメールサービス比較17選
クラウドメールのおすすめサービスの機能や特徴を比較していきます。メールの誤送信対策機能をはじめ、メールの送受信でミスを防ぐさまざまな機能が備わっているので、必要な機能に注目して選んでください。
なお、メール誤送信対策についてはこちらの記事でも詳しく解説しているので、クラウドメールサービスと合わせて参考にしてみてください。
サイボウズ メールワイズ
- 業界問わず使える汎用的な機能を網羅
- きめ細かい顧客対応の機能
- 効率的なテンプレート機能
メールワイズ は、サイボウズ株式会社が提供するチームでのメール対応を一元管理して効率化するメール共有システムです。クラウド版とパッケージ版があり、導入社数は15,000社を超えています。
誤送信や二重送信を防ぎながら、顧客管理やメール一斉送信といった業務効率化の機能が充実しています。対応履歴を含んだ顧客情報が記載された「アドレス帳」、コメント機能、返答文テンプレートなどきめ細やかなメール対応を可能にする機能も揃っているのが特徴です。
Re:lation
- 複数チャネルを一画面に集約して複数ユーザーで共有
- メール・LINE・チャット・電話対応
- 対応状況が一目でわかる
Re:lation は、株式会社インゲージが提供するマルチチャネル・クラウド顧客対応ツールです。メールやLINE、チャット、電話など10種のコミュニケーションを一元管理して、チーム全体での共有や管理を実現します。「未対応」「対応中」「対応完了」といった対応状況が一目でわかるため、二重返信や対応漏れを防止できます。
キャリアメールでのスマートフォン送信や、予約送信機能・ダッシュボードの分析レポートのほか、メール承認機能・AIによるテンプレート推薦といった、独自の機能も魅力です。
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
- メールの対応状況を見える化し、返信漏れを防止
- セルフチェックや警告表示で誤送信防止
- 受信メールの内容から最適なテンプレートを自動抽出
楽楽自動応対 は、メールに加え、電話やLINE公式アカウント、チャットなどの問い合わせ対応を一元化できるメール共有システムです。メールごとにステータスや担当者を振り分けられ、誰がどこまで対応したのかをリアルタイムで把握できます。
問い合わせ内容や担当者別などの角度で蓄積データを集計でき、分析が可能です。また、受信メールの内容に応じテンプレート候補を自動でおすすめしてくれたり、承認フローを組み込みダブルチェックしたりできます。
CYBERMAIL Σ
- 日本企業特化型クラウドメールサービス
- 無料トライアルあり
- メールボックス最大100GB
CYBERMAIL Σ（サイバーメールシグマ） は、サイバーソリューションズが提供する日本企業に特化したクラウドメールサービスです。大企業や公共機関などの豊富な導入実績をもちます。
脅威防御・標的型攻撃対策やメール誤送信対策、個人情報漏えい対策、国内複数データセンター冗長稼働など、強固なセキュリティ対策とリスクマネジメントが施されています。メールボックス最大100GBの大容量も魅力です。
CloudMail
- 各種ブラウザの最新版に対応
- シンプルでわかりやすい送受信機能
- アドレス帳の管理も楽々
CloudMail（クラウドメール） は、各種ブラウザやデバイスに対応したシンプルでわかりやすいクラウドメールサービスです。
メールの送受信やアドレス帳の管理も簡単にできるため、従来使っていた電子メールと使い勝手が変わってほしくない企業におすすめです。
xgate4
- IMAP・POP、AOuth2にも対応
- 端末識別によるセキュリティ認証
- スレッド表示によるわかりやすい画面
xgate4（エックスゲートフォー） は、パソコン、スマートフォン、フィーチャーフォンまで対応するWebメールシステムです。
アンドゥ機能で誤操作を元に戻せるため、TOとCCに設定したメールアドレスを強制的にBCCに変更する機能で、操作エラー時の情報漏えいを防止しつつ一括送信ができます。
また、コンテキスト（文脈）から自動的に判断する「添付ファイル付け忘れ検出」の機能も備えています。
SYNCDOT WebMailer
- 添付ファイルをパスワード付きzip化
- メールから予定を簡単に登録
- メール閲覧履歴
SYNCDOT WebMailer（シンクドット ウェブメーラー） は、メールスプールを追加せずに導入できるクラウドメーラーです。
Webブラウザがあれば利用できるため、スマートデバイスや携帯電話からもメーラーを閲覧できます。メール件名や本文の日時からスケジュール情報を作成可能です。
複数宛先に送付する際も、開封チェックや返信済タグを設定し、ヒューマンエラーを抑止します。営業に役立つ、添付ファイルをタブレットで拡大表示する機能も備えています。
CLOMO SecuredMailer
- Kindle Fireシリーズでも利用可
- 添付ファイルをEvernoteに自動受渡
- メーラー起動ロックやリモートでの消去
CLOMO SecuredMailer は、機能性とセキュリティを両立するように設計されたモバイル用メーラーアプリです。Kindle Fireで利用できることも特徴のひとつです。
ブラウザ専用ではないのでオフラインでもメールの編集・閲覧機能を使用できます。端末紛失時にはリモートからメールを消去したり、メーラー自体が起動しないようにロックを掛けたりすることで、セキュリティを保ちます。
WebARENA メールホスティング
- 添付ファイル自動暗号化
- フェイルオーバ機能
- メールホスティングをVPSで提供
WebARENA メールホスティング は、NTTPCコミュニケーションズの運用するメールサーバーホスティングサービスです。
顧客ごとに VPS で運用されているため、他社のサーバー・インシデントは影響を及ぼしません。サーバーは多重化されており、インシデント発生時に自動的に代替システムへと切り替えます。
DNSを利用すればドメイン設定が自由に行えるため、Webサーバーを独自ドメインで運営できます。
@Securemail Plus
- 誤送信対策とアーカイブ機能追加可能
- クライアント端末にはデータを残さない
- 無料トライアルあり
@Securemail Plus Webmail は、 スパムメール を排除するSaaS型セキュリティソフトウェア「@Securemail」に、Webメール機能を加えたソリューションです。
通常のメールソフトと同じ使用感で、Webメールをビジネスに導入できます。スマートデバイスをクライアントにする場合、データはサーバーに保持し、ローカルにダウンロードしません。外出先や出張先でもセキュリティを保ちつつ、利用可能です。
ALL in Oneメール
- ゲートウェイ型で単体機能のみ導入可
- 一斉配信メールの宛先自動BCC化
- 毎月のシステム稼働率99.9％以上を保証
ALL in Oneメール は、 POP・IMAP ・Webメールに対するフィルタリング機能を備えた、クラウド型のメールソリューションです。
スマートフォン専用インターフェースが用意され、モバイル使用時にも視認性の確保が可能です。ゲートウェイ型のクラウドサービスとして、メール無害化、メール誤送信対策、メールアーカイブの各機能の必要なサービスだけを選択して利用できます。
Gmail
- カスタムメールアドレス対応
- Microsoft Outlookと同期
- 不正なソフトウェアの99.9%以上をブロック
Google Workspaceでは、ビジネス用 Gmail のクラウドメールサービスが提供されています。
会社名を使ったカスタムメールアドレスや、グループメーリングリストが利用できます。Google MeetやGoogle Chatを使って、さまざまな連携機能をGmailから直接実行可能です。
チャット、音声通話、ビデオ通話を行ったり、ファイルとタスクを共有してプロジェクトの情報を把握したりなどの使い方ができます。また、Microsoft Outlookとメール・予定・連絡先を同期可能です。
ビジネス用Gmailでは、24時間365日の99.9%の稼働率を保証しており、機械学習モデルにより、迷惑メール・フィッシングや不正なソフトウェアの99.9%以上をブロックします。自動バックアップと最先端のセキュリティ対策で、大切なビジネスデータの保護を実現します。
Yahoo!メール
- 無料でメールアドレスの変更が可能
- アプリで複数メールアドレスを一括管理
- 有料オプションでセキュリティ強化
Yahoo!メール は、Yahoo! JAPAN IDの登録で専用メールアドレスを作成できる、無料のクラウドメールサービスです。
Gmail・ドコモメール・auメール・SoftBankメールなどの複数のメールアドレスを、アプリでまとめて一括管理できます。受信した予約メールを自動でカレンダー登録できるため、予定を忘れることもありません。
迷惑メールフィルター、なりすまし拒否、海外からのアクセス制限といった基本セキュリティ機能を備えています。有料オプションの「ウイルスチェックサービス」や「セキュリティパック」を利用すれば、さらにセキュリティを強化できます。
Exchange Online
- Outlookと統合
- 稼働率99.9%保証
- 24時間対応のIT担当者電話サポート
Exchange Online は、Microsoftが提供するビジネスクラウドメールサービスです。
Outlookと統合されているため、ユーザーは使い慣れたインターフェースで操作でき、オフラインアクセスも可能です。マルウェアとスパムメールのフィルタリング機能、機密情報送信防止といった高度なセキュリティ機能を実装しています。
稼働率99.9%保証、24時間年中無休のIT担当者への電話サポートで安心して利用が可能です。
Exchange Onlineは、ユーザー単位で導入できるほか、フル機能のOfficeアプリが利用できる、Microsoft 365 Business Standardプランにも含まれています。
Active! mail
- 一般企業だけでなく多数の大学に導入実績あり
- 添付ファイルのプレビュー機能
- スマートフォン専用インターフェース
Active! mail は、株式会社クオリティアが提供する国内売上シェアNo.1のビジネスWebメールサービスです。
ドラッグ＆ドロップ、右クリックといったデスクトップアプリと変わらない操作性と高速なレスポンス、クライアントメーラーからスムーズに移行できるインターフェースが特徴です。
添付ファイルのプレビュー機能で、OfficeアプリやPDFなどの添付ファイルからテキストを抽出して確認できます。スマートフォンには専用インターフェースも用意されています。
Microsoft 365 with IIJ
- 強力な脅威フィルタリング
- 誤送信メール取り消し機能
- 添付ファイル自動暗号化機能
Microsoft 365 with IIJ は、株式会社インターネットイニシアティブが提供する、Microsoft 365に強固なメールセキュリティ機能をプラスするサービスです。
5層フィルタリング機能で、なりすましメール、迷惑メール、ランサムウェアといった脅威メールをメール受信時にブロックします。
誤送信を防ぐメール取り消し機能、情報漏えいを防ぐ添付ファイル自動暗号化機能も備えている点も特徴です。サンドボックス、メール監査、メールアーカイブなど、Microsoft 365と連携可能なオプション機能も用意されています。
Zoho Mail
- 月額120円～の低コスト
- モバイルアプリ
- 共有できるカレンダー
Zoho Mail は、月額120円～の低コストではじめられるビジネスメールホスティングサービスです。安全に暗号化されプライバシーが保証されたビジネスメールを手頃な料金で利用できます。
メモ、タスク、ブックマークの確認・管理・作成を受信トレイで行え、カレンダー機能と同期・共有が可能です。iOS、Android向けモバイルアプリも提供されています。
「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2025」の受賞サービス
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。
今回の「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2025」は、2024年7月1日から2025年6月30日までの1年間で新たに投稿された口コミを審査対象としており、計161サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。
Good Service 受賞サービス一覧 | |
|---|---|
| Microsoft Outlook | Gmail |
| Yahoo!メール | |
【Good Service】：「BOXIL」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。
口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧 | |
|---|---|
| サービスの安定性No.1 | Gmail |
| カスタマイズ性No.1 | Gmail |
| 使いやすさNo.1 | Gmail |
| 機能満足度No.1 | Gmail |
| お役立ち度No.1 | Yahoo!メール |
【口コミ項目別No.1】：「BOXIL」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。
＞＞BOXIL SaaS AWARD Autumn 2025の詳細はこちら
クラウドメールのメリット
クラウドメールサービスのメリットは次のとおりです。
- ストレージやユーザー数の拡張性に優れ、急激な人員の増加にも対応可能
- データはクラウド環境で保管されているため、外出先からでもサービス利用可能
- サーバーの設置やシステム環境の構築が不要であり、導入がスムーズ
- サーバーやシステム環境を構築しなくていい分導入費がかからず、高水準のコストパフォーマンス
大まかにこの4つに分けられます。それぞれのメリットを詳しく解説します。
ストレージやユーザー数の拡張性に優れている
クラウドメールサービスは、ベンダーが管理している大規模サーバーにデータが保存されているため、ストレージやユーザー数の拡張をしやすいことがメリットです。急激に利用人数が増えたとしても、ユーザー数を増やすだけで済むため、手間がかかりません。
外出先からでもマルチデバイスでアクセス可能
クラウドメールはインターネット環境さえあれば、場所を選ばずどのデバイスからでもアクセス可能なことがメリットです。従来の電子メールシステムでは、社内のネットワークからしかアクセスできないものもありました。
ブラウザにも対応していることで、スマートフォンから手軽にアクセスして送受信できるため、業務効率化につながります。
導入がスムーズにできる
サーバーを用意しないため、短い期間で導入できる点もクラウドメールサービスのメリットです。従来の社内メールシステムのように、システム構築は必要ありません。
ニーズに合わせて機能を選べるサービスもあるため、比較的高い拡張性を持ちつつ、スムーズに導入できるのは嬉しいポイントです。
高水準のコストパフォーマンス
法人向けクラウドメールサービスでは、基本的に メールセキュリティ に関する機能も備わっており、サーバーの導入・運用コストも減らせることから高いコストパフォーマンスを発揮します。
導入時の初期費用を抑えられるのもクラウドメールのメリットです。
クラウドメールのデメリット
クラウドメールはオンプレミスと比較すると、たしかに導入費は割安になります。無料で導入できるサービスまであるほどです。おそらくこの点が多くの方が「クラウドにはコストメリットがある」と考えている理由でしょう。
ユーザー数が多いと割高になる可能性も
クラウドメールに限らず、クラウドサービスは初期費用+月額利用料で構成された料金体系です。月額利用料は1ユーザーあたりにかかる金額のため、利用人数が増えるごとにコストは増大していきます。
オンプレミスでは数百万円かかる初期費用が無料～数万円に抑えられるものの、月額利用料が割高になる場合を計算してみましょう。
例）企業規模1,000人の場合
クラウドメールは一般的に1ユーザーあたりの月額が数百円程度、
おそらく100～500円程度が相場かと思います。では仮に間の300円を取って計算してみましょう。
さらにユーザー数に対しストレージが足りないので拡張したとすると、年間3,600,000円は確実に上回ります。思っていたよりもコストがかかりますね。しかし問題は「オンプレミスよりも安いか？」です。
**実は企業規模が大きくなればなるほど、オンプレミスのコストメリットは上がります。**たしかに導入費は数百万円になるものの、1,000人規模以上の環境で利用するのなら、クラウドよりもオンプレミスのほうが月間運用費は安く済みます。
ユーザー数が増えるほど課金されていくクラウドメール、ユーザー数が増えようと関係なく独自でカスタマイズできるのがオンプレミスです。導入規模によってはオンプレミスにコストメリットがあるのは明白です。
しかし、サーバーの管理コストや人件費を考えると安く済む場合もあるため、目に見えるコストだけではなく、トータルコストを算出したうえで導入を検討するのがいいでしょう。
問題が発生した際に利用できなくなる可能性
インターネットの問題やシステム障害が起こった際には、ツールを利用できなくなるのはクラウドサービス全般のデメリットです。問題が解決するまでは対応できないため、稼働率や安定性などを重視して選ぶといいでしょう。
個人向け（無料版）と法人向けとの違い
クラウドメールサービスには、個人向けに提供されている無料版と、有料の法人向けにわけられます。それぞれの主な違いは、次のとおりです。
- ストレージの容量
- メールアドレスのドメイン
- セキュリティ機能
ストレージの容量
個人向けと法人向けのクラウドメールでは、ストレージの容量が異なります。
個人向けでは、メールボックスの容量や送受信の最大メールサイズをある程度限定しているケースが多く、容量を追加するには追加料金が発生します。
一方で、法人向けのサービスには、大容量で使用できるものが多いです。法人利用の場合は、利用人数が多いだけでなく、添付ファイルのやり取りも頻繁に行います。
そのため、無料よりも有料の法人向けサービスを検討するほうがよいでしょう。容量がオーバーしてメールの送受信ができないといった状況になるのを避けられます。
メールアドレスのドメイン
個人向けと法人向けでは、メールアドレスに利用できるドメインも異なります。
個人向けのクラウドメールは独自ドメインが利用できません。たとえば、「○○@gmail.com」のように、無料で取得できるアドレスを使用します。しかし、このような無料のアカウントは誰でも取得できるため、メールが誰から届いたかを一目で判断できません。
そのため、フリーメールを利用すると、取引先からの印象低下につながる可能性があります。
しかし、法人向けのクラウドメールサービスでは、独自ドメインの利用が可能です。会社名と一致した独自ドメインのメールアドレスを取得できることがほとんどのため、信頼性を向上させられるでしょう。
セキュリティ機能
法人向けのクラウドメールは、個人向けと比べ、セキュリティ面も充実しています。
メールでは、個人情報や機密情報をやり取りすることもありますが、手作業で大量のメールを送信するといった場合には、ヒューマンエラーにより誤送信するリスクが伴います。そのため、どのようなセキュリティ機能があるか注意しておく必要があるでしょう。
個人向けのサービスでもセキュリティ対策は実施されています。ただし、法人向けのクラウドメールにはより安全にメールを利用できる機能が強化されています。たとえば、添付ファイルの暗号化や誤送信防止機能など情報漏えいを防止する機能があるほか、送信メールの保留やキャンセルといった機能により、ミスの防止が可能です。
ユーザーの管理
法人向けのクラウドメールでは、ユーザーの管理が可能な点も個人向けとの違いの1つです。
法人向けのクラウドメールサービスには、ユーザーの管理機能があり、メールアドレスやパスワードなどの情報を一元管理できます。また、管理画面からアカウントの追加や削除できるほか、メーリングリストの作成が可能です。メールの閲覧権限をユーザーごとに設定するといった対応もできます。
法人向けのサービスには、このような複数ユーザーの利用を前提とした機能が充実しているため、ビジネス利用に適しています。
目的やコストを考慮して最適なクラウドメールサービスの選択を
クラウドメールサービスは、場所の制限なしにメールを使えるほか、拡張性が高い、環境構築の必要がなく低コストで導入できるなどのメリットがあります。テレワークに対応したい方や環境構築・保守管理をせずにメールを利用したい方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。
- 導入目的を明確にしよう
- セキュリティ対策の範囲を確認しよう
- 誤送信防止やログ管理などの機能をチェックしよう
- 社内システムとの連携可否も重要な比較ポイント
- 無料プランや安価なプランの条件を見極めよう
クラウドメールサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。
また、クラウドとオンプレミスの融合 「ハイブリッドクラウド」を利用する手段もあります。簡単に説明するとクラウドとオンプレミスの複合型です。
クラウドメールで例えると、拡張性の高さや外出先からでも利用できるサービスの特徴をおさえつつ、メールアーカイブはメールサーバーを抱えて保管するといったところでしょう。通常ストレージの拡張はかなりのコストになるので、メールサーバーのみオンプレミスにすれば拡張コストをおさえられます。
しかしハイブリッドクラウドにはオンプレミスを運用でき、信頼のあるSEが当然必要です。技術力も求められるので魅力的なサービスではありますが、必ずしもメリットだけではない点を考慮しましょう。
「社内で利用しているメールを暗号化したい」
「メールから社内SNSに切り替えてセキュリティ対策をしたい」
と考えている方はこちらの記事も参考にしてください。
BOXILとは
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