介護業界向けのグループウェアおすすめ比較！解決できる課題

介護業界向けグループウェアとは

グループウェアとは、組織内でのコミュニケーションや情報共有を円滑にするシステムです。グループウェアにはスケジュール管理やタスク共有、ファイル共有、掲示板のような機能があります。

介護業界向けグループウェアとは、介護施設や関連する組織が業務を効率的に遂行し、スタッフ間のコミュニケーションと連携を強化するためのソフトウェアです。

介護業界向けグループウェアの導入によって、スタッフ間の連携、安全対策の強化、業務効率化を促進できます。また、シフト調整の難しさや情報伝達の遅延、技術格差によるサービス品質の差なども解決できるでしょう。

介護業界向けグループウェアの機能

介護業界向けグループウェアの主な機能は次のとおりです。

• スケジュール管理
• コミュニケーション機能
• タスク管理
• ファイル共有
• ワークフロー
• 申し送り機能

スケジュール管理

介護業界では、複数のスタッフが協力して患者や利用者のケアを行います。グループウェアのスケジュール管理機能は、スタッフのシフト管理や予定を管理し、リアルタイムでスケジュールの変更や調整ができるようにします。

コミュニケーション機能

グループウェアのメッセージやチャット、コメント機能を備えたコミュニケーション機能は、スタッフ間の円滑な情報共有やコラボレーションを可能にします。シフト制勤務で働く人が多い介護業界の、スタッフ間のコミュニケーションやスムーズな情報伝達を実現できます。

タスク管理

グループウェアのタスク管理機能は、特定の患者や利用者に関するタスクを追跡し、担当者に割り当てるのに役立ちます。優先順位付けや期限の設定など、タスクの進捗を管理する機能を含んでいます。

ファイル共有

グループウェアのファイル共有機能を使えば、スマートフォンやタブレットからも介護記録やファイルの閲覧・編集が可能です。現場からさまざまな情報にアクセスでき、利用者の対応が終わったらすぐに伝達事項の記録も行えます。

医療記録や患者の情報などの重要なドキュメントを安全に管理するための、アクセス制限やデータの暗号化、監査機能などのセキュリティ機能も提供しています。

ワークフロー

グループウェアのワークフロー機能では、経費精算や稟議書などの申請から承認までの進捗状況を、オンラインで確認できます。

スマートフォンを使って、介護現場や出先からもスムーズに申請・承認できるので、スタッフと承認者の手間が減り、業務効率化につながります。

申し送り機能

介護業界向けグループウェアには、介護現場で必須の申し送り機能も搭載されています。「要確認」機能により、メンバーへの見逃しや作業漏れを防止できます。

介護業界における情報共有の課題

介護業界では、利用者のケアや医療連携、スタッフのシフト管理などを行う必要があり、それにあたって情報共有にまつわる課題が発生します。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

紙ベースの情報共有が多く、リアルタイムの共有が難しい

介護業界では、紙ベースでの申し送りが多く、利用者の状態やケア内容をリアルタイムに共有できない点がよく課題になります。また、スタッフの入力内容にばらつきがあるため、情報が正しく伝わらない場合もあるでしょう。

多職種やシフト制による連携が困難

介護業界では、さまざまな職種のスタッフが連携して利用者に対応するため、スムーズな情報共有が不十分になり、伝達漏れや誤りがしばしば発生します。また、スタッフがシフト制で入れ替わるため、全員へ同時に情報共有することが難しく、利用者とのトラブルに発展しかねません、

セキュリティとプライバシーのリスク

介護業界の医療情報や個人情報は、非常にプライバシーが重要なものであり、高いセキュリティが求められます。情報漏えいや不正アクセスが発生すると、介護事業者の信頼性が損なわれてしまいます。

介護業界の課題をグループウェアで解決できる理由

介護業界では、多職種や異なるシフト間の連携、リアルタイムの情報共有が求められるといった、情報共有に関する課題があります。介護業界向けグループウェアを導入すれば、それらの課題も解決できます。

さまざまなデバイスから閲覧や更新が可能

グループウェアを導入すると、スマートフォンやタブレットからも情報を閲覧・更新できるため、情報伝達の遅れやミスを解消できます。

チャットやファイル共有を使うと、さらに効率的にコミュニケーションできるでしょう。お知らせや掲示板機能なども課題を解決するのに役立ちます。

コミュニケーションがスムーズになる

グループウェアを導入すると、スタッフ間の情報共有やコミュニケーションがスムーズになるため、連携不足やミスコミュニケーションを解消できます。

チャットや掲示板機能なら、ファイル共有をはじめとした機能との組み合わせによって、報告書や手順書の共有がより簡単になります。

セキュリティ対策

介護業界向けグループウェアには、医療記録や患者の情報を安全に管理するためのセキュリティ対策が施されています。システムには、データの暗号化、アクセス制限、監査機能などが組み込まれています。

介護業界向けグループウェアの選び方

介護業界向けグループウェアを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• シフト管理機能があるか
• だれにでも使いやすい操作性
• スムーズな情報共有機能
• スマートフォン対応
• セキュリティ対策とサポート体制

シフト管理機能があるか

グループウェアに、シフト表の作成や管理、出勤簿、残業管理といった勤怠管理を効率化する機能があるかを確認しましょう。介護施設では、スタッフの配置やシフト変更が頻繁に発生するため、柔軟性のあるシフト管理機能が求められます。

だれにでも使いやすい操作性

介護業界では、ITリテラシーが低いスタッフも多く働いています。そのため、介護職のスタッフが、だれでも扱いやすい操作が簡単でわかりやすいグループウェアを選ぶことが重要です。直感的に操作できるシンプルな画面か、文字やアイコンの表示が大きく見やすいかなど、無料トライアルで確認するとよいでしょう。

スムーズな情報共有機能

グループウェアで、日報や週報などの業務報告を簡単に作成・共有できるか、ファイルや資料の共有、社内掲示板などを活用したスムーズな情報共有が可能かを確認しましょう。メッセージ、ファイル共有、タスク管理機能の詳細についても比較検討を行いましょう。

スマートフォン対応

介護現場では、スマートフォンやタブレットからも情報を閲覧・更新できるかは重要です。グループウェアの対応デバイスとOS、アプリ提供を確認しておきましょう。

セキュリティ対策とサポート体制

介護業界では、個人情報や機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全であることが重要です。グループウェアに、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が施されているか、万一のトラブルに備えたサポート体制が整っているかをしっかりと確認しましょう。

グループウェアのスムーズな導入と運用のためには充実したサポートも必要です。介護業界で導入実績の多いサービスを選ぶと安心でしょう。

介護業界向けグループウェアおすすめ比較

介護業界に導入されているグループウェアのおすすめを比較紹介します。導入するシステム選びの参考にしてください。

• LINEとつながるグループウェア
• iOS・Androidアプリ対応
• SOC2/SOC3、ISO/IEC 27001認証取得

LINE WORKSは、リアルタイムでの情報共有を実現できるグループウェアです。LINEと同じデザインのため、利用開始時の抵抗感が少なく、だれでもすぐに使い始められるのが特徴です。

チャットやアンケートといった機能が搭載されており、紙ベースでの情報共有から脱却しスムーズなコミュニケーションを実現可能。介護業界だけではなく、飲食業界や小売業界でも広く導入されており、即時性と利便性を求めるならおすすめのサービスです。

• 「誰でもかんたんに使える」にこだわって開発
• 医療・介護業界の豊富な導入実績
• iOS・Androidアプリ対応

サイボウズ Officeは、中小企業向けに「誰でもかんたんに使える」にこだわって開発されたグループウェアです。見るべき情報をダッシュボード1画面に集約できるため、ツールを切り替える手間が減らせます。

その他にも、スケジュール共有や掲示板、ワークフローといった機能が搭載されており、シフト管理と情報共有が一元化されます。

販売開始から20年以上が経過し、介護業界だけではなく、不動産業界や製造業界でも広く導入されており、職場の効率化を追求したいならおすすめのサービスです。

• 500万ユーザー以上^※1の導入実績
• 医療・福祉業界の豊富な導入実績
• iOS・Androidアプリ対応

desknet's NEOは、500万ユーザー以上の導入実績があるグループウェアです。全社カレンダーや掲示板、メール配信といった25以上^※2の機能が標準搭載されており、カスタムなしでも実用的なのが特徴。

介護業界だけではなく、不動産業界やサービス業界でも広く導入されており、全社員への情報伝達を確実にしたいならおすすめのサービスです。

※1 ※2 出典：ネオジャパン「desknet's NEOの特長 | グループウェア desknet's NEO」（2024年1月11日閲覧）

• 導入担当者の93％^※1が非IT部門
• 訪問介護記録アプリあり
• 200種類以上^※2の連携サービス

kintoneは、だれでも簡単に使えるグループウェアです。ドラッグ＆ドロップでシステムを構築できるため、担当者が非IT部門でも簡単に導入から運用までできます。訪問介護記録アプリや、入居者ケア管理パックがすぐに利用可能です。

また、データ管理やワークフローといった機能により、オリジナルの業務フローを作成し効率化可能。介護業界だけではなく、IT業界や金融業界でも導入されており、業務のデジタル化を進めたいならおすすめのサービスです。

※1 ※2 出典：サイボウズ「kintone（キントーン）- あなたの「その仕事に」」（2024年1月11日閲覧）

介護業界向けグループウェアで業務効率と情報共有を改善しよう

介護業界で、スケジュール調整や情報共有に悩んでいる場合は、グループウェアの導入がおすすめです。介護業界向けグループウェアを導入する際には、シフト管理や業務報告機能が搭載されているかを確認し、介護業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

介護業界向けグループウェアを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• シフト管理機能があるか
• だれにでも使いやすい操作性
• スムーズな情報共有機能
• スマートフォン対応
• セキュリティ対策とサポート体制

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