電子印鑑とは？電子署名との違いや法的効力、無料で押印する方法

電子印鑑とは

電子印鑑とは、印影を画像化してデジタルデータにしたものです。単に印影を画像化したもの以外に、印影データに押印者や作成者、タイムスタンプなどの識別情報が組み込まれているものもあります。

電子印鑑は紙の書類における認印のような役割を果たします。紙の書類を回覧させなくても押印できるため、テレワークの普及に伴って注目を集めている技術で、PDF・Word・Excelなどの文書ファイルにパソコン上で押印が可能です。

電子署名との違い

また、印影をデジタル化した電子印鑑ではなく、電子契約で実印のような役割をもつ「電子署名」もあります。

電子契約システムの電子署名とは、公開鍵暗号基盤を使った電子契約の本人認証と真正性を証明する電子的な仕組みのことです。実質的にはシステム上での署名や押印の必要はありませんが、書面でのビジネス慣習に則り、電子サインや電子印鑑を記す機能も提供されています。

この電子契約システムの疑似的な押印をもって、法的効力の高い電子印鑑と認識している方も少なくないかもしれません。印影を画像化した電子印鑑や識別情報が付与された印影データと違い、電子署名は電子契約プラットフォームの電子メールや認証局が発行する電子証明書の仕組みにより、署名の信頼性を実現しています。印影の有無によって電子契約書の法的効力は変わりません。

企業が他社との契約に使いたいのであれば、電子印鑑ではなく電子契約サービスの利用がおすすめです。

電子印鑑と実印・認印の違い

実印とは、印鑑登録をして公的に認証された印鑑のことを指します。一方で認印とは、実印以外のハンコのことを指し、本人が認証して押印したと判別するための簡易的な役割をもつ印鑑のことです。

画像データによる電子印鑑は、前述のとおり認印のような役割をもつため、あくまで「本人が合意のもと作成されたと思われる」といった証明には利用できます。

また、実際の印鑑を認印として使用する場合と電子印鑑では、ワークフローに違いが生じます。実際の印鑑を用いる場合、紙書類の印刷やキャビネットへの保存などの作業が必要です。しかし、電子印鑑を使用すれば、すべてインターネット上のやり取りで済ませられ物理的な保存は必要なくなり、手間を削減できます。

電子印鑑の法的効力

電子署名法第3条

電子署名には、電子署名法の第3条によって、「契約書に本人による電子署名が行われているときは真正性を推定する」と規定され、法的効力が認められています。

印影をデジタルデータに付与するだけの電子印鑑と、一定の手続きやフローにより本人認証を行う電子署名では、電子署名の方が法的効力は高いです。

契約自体に関しては、契約は基本的に両者の合意によって成立するため、契約書に印鑑がなくても合意が認められれば契約は成立することが定められています。

私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
特段の定めがある場合を除き、契約にあたり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
引用： 法務省 押印についてのQ&A 契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。

ただし、印鑑は合意の有無があったのかの証拠能力をもっているため、日本の契約では多用されています。

民事訴訟法228条4項

民事訴訟法228条4項にて、印鑑があることで本人または代理人が合意をもって作成したとされているため

私文書は、本人［中略］の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
引用： 法務省 押印についてのQ&A 押印に関する民事訴訟法のルールは、どのようなものか。

電子印鑑がなくとも、電子署名や電子サインを用いた電子契約は成立します。もし気になる場合は電子印鑑の付与が可能な電子契約サービスを利用するといいでしょう。

次の記事では電子署名とは何かを、法的効力や電子サインとの違いとともに解説しています。こちらもあわせて参照ください。

電子印鑑のメリット

物理的な印鑑による本人確認作業を電子印鑑に置き換えることによって、書類の回覧にまつわるコストと時間を削減し、結果として業務効率の改善とコスト削減効果が期待できます。具体的には次の5つのようなメリットがあります。

テレワークが推進できる

手続きを物理的なハンコではなく電子印鑑で行えば、メールや社内システムで書類を回覧・押印できるので出社する必要はなくなり、テレワークが推進できます。

新型コロナウイルスの流行とともに注目されるようになった「ハンコ出社」が話題となりました。ハンコ出社問題とは、出勤せずリモートで仕事が可能なのに、書類にハンコを押すためだけに出社せざるを得ない状況のことです。

テレワーク推進によりハンコ出社がなくなり、移動時間の削減と感染症や災害発生時の安全確保が可能になります。

押印の間違いや失敗が起こらない

押印の間違いや失敗が起こらないことも電子印鑑のメリットです。

紙の書類の場合、押印すべきでない書類に誤って押印してしまうと、修正に手間がかかってしまいます。また、押印の失敗により印影が不鮮明になったときに、書類の作り直しになるケースも考えられます。

電子印鑑であればログが残る形で押し間違いを訂正可能で、押印の失敗も起こりません。

書類の承認時間を短縮できる

電子印鑑であれば、押印が必要な書類の回覧に伴う時間も解消できます。たとえば、承認者が出張中や離れたオフィスにいる場合に決裁を待ったり、別のオフィスに書類を郵送したりするための時間が不要になります。

電子印鑑なら、メールやシステム経由で承認者に押印を依頼できるため、スピーディーな決裁業務が可能です。

たとえ書類に不備があった場合でも、すべてやり取りをパソコンやスマートフォンで完結できるため、承認までの時間を大きく削減できます。

印刷の手間やコストが不要になる

電子印鑑であれば、書類を印刷する必要がないので印刷の手間やコストがなくなり、印紙を貼り付ける必要もありません。

紙書類に押印して郵送する際にかかる切手代や封筒代などの郵送コストも削減できます。

一方で、紙の書類を印刷するためにはコピー代が必要であり、大量な場合は印刷すること自体に手間がかかります。印鑑を大量の書類に押印する手間も考慮すると、かなりの時間や手間が費やすことになるでしょう。

情報管理がしやすくなる

書類をデジタルデータとして管理することにより保管コストが削減され、検索機能でほしい書類に効率よくアクセスできるようになるため、情報管理がしやすくなります。

紙の書類の場合、まず必要なのが保管スペースです。文書の保管期間は任意ですが、経理関係は7年、会社法関係の書類は10年とに、法律によって長期間の保存が定められている書類もあるため注意が必要です。デジタルデータの保存については電子帳簿保存法に基づきます。

次の記事では、書類のファイリングや保管のコツを紹介しています。電子化できない書類の保管に役立ててください。

電子印鑑のデメリット

セキュリティ面

印影を画像化した電子印鑑は、デジタルデータのため複製や流用が簡単に行えてしまいます。よって、セキュリティは担保できません。

セキュリティを重視するのであれば、印影に識別情報が保存された電子署名を用いる方法がいいでしょう。電子署名は、認証局が第三者機関として電子証明書により本人性が担保された書類を発行するため、高いセキュリティをもっています。

さらに、タイムスタンプを組み合わせることで、文書がデータ化された日時で改ざんが行われていないことを証明でき、信頼性を強化できます。契約書のような重要書類には、本人の電子署名とタイムスタンプを併用することで、信頼性を担保でき安心してやり取りができるでしょう。

認知度の低さから利用できないケースもある

電子印鑑の認知度は低いため、相手企業が対応していないこともあります。徐々に普及していくと思われるものの、紙契約をしばらく併用する必要があるでしょう。

また、古くからの商習慣である押印は信頼性が高く、電子印鑑の利用を拒否されることもあるでしょう。

近年ではデジタル化が進んでいるものの、「書類をデータ化して電子印鑑を押印する」といったやり方は、取引先が了承しなければ対応できません。

無料で電子印鑑を利用する方法

WordやExcelで作成した書類やPDFなら、無料で電子印鑑を押印できます。電子印鑑は複数の方法で作成でき、作成したら完成したPNG形式の電子印鑑を書類に貼り付けるだけです。ただし、このような方法で作った書類は、印影を電子化しただけなので簡単にコピー、悪用できる点には注意してください。

Wordで電子印鑑を作成する方法

Word用の電子印鑑を作成する場合は、ツールバーの「挿入」から「図形」を選び印鑑の形（丸印・角印など）の図形を選択します。

図形の線の太さや色を好みの状態に変更して、中央にワードアートで文字を作成します。フォントや影などの設定はシンプルにしましょう。

図形とワードアートのバランスに注意しながら、合体させれば電子印鑑の印影が完成します。このままの状態ではバラバラになるので、図形を囲んでグループ化してコピーしてください。

Windowsに標準搭載されているペイントを起動して、印鑑のデータをペーストし、ビットマップ（背景部分が透明になるファイル形式）で保存すれば電子印鑑の完成です。

Excelで電子印鑑を作成する方法

Excelで電子印鑑を作成する場合の手順も基本的にWordと同様です。まずツールバーの「挿入」から「図形」を選択して印鑑のベースを作成します。

テキストボックスを追加して文字を入力します。

テキストを印鑑らしい色やフォントに変更して印影の作成が可能です。

コピーしてペイントを起動してデータをペースト、ビットマップとして保存して完成です。

Acrobat ReaderでPDFファイルに電子署名する

Acrobat ReaderでPDFファイルに電子印鑑を捺印できます。この場合には、次のように操作を行いましょう。

1. 電子印鑑の捺印が必要な文書を開く
2. 「ツール」→「スタンプ」→「電子印鑑」を選択し、任意のデザインを選択
3. 「ユーザー情報の設定」ダイアログボックスで、印鑑に入れる姓名の情報を入力
4. 「完了」ボタンを押す
5. 電子印鑑が表示されたら、任意の場所に貼り付ける

もし電子印鑑の情報をあとで編集したい場合には、「スタンプ」→「スタンプパレット」→「電子印鑑」を選択、編集したい電子印鑑を右クリックし、「ユーザー情報を編集」を選択します。「ユーザー情報の設定」で情報を編集し「完了」を押して終了です。

フリーソフトを利用する

電子印鑑は、フリーソフトを使用しての作成も可能です。ただしフリーソフトでは、WordやExcelなどで作成するときと同じように印影を作成するだけなので、認印としてしか利用できません。

電子印鑑作成ツールを利用して作成する場合、ツールごとに作成方法は異なります。ただし、多くのツールにおいて、形や字体を選択し、名字や社名の入力を行うといった操作で簡単に作成が可能です。実物の印鑑から印影を取り込みたい場合には、スキャナで読み込んだ印影やスマートフォンで撮影した印影の画像ファイルを取り込み、背景を透過画像に加工できるツールもあります。

紙に押した印影をスキャンする

紙に押印した実物の印鑑から、印影をスキャンして電子印鑑を作成する場合の方法は、次のとおりです。

1. 白い紙にハンコを押印して紙をスキャナで読み込む、もしくはスマートフォンで写真撮影してパソコンに画像データとして保存
2. Excelのツールバーから「挿入」→「画像」で印影の画像を読み込む
3. Excelのトリミング機能で余白を切り取り保存
4. 保存したデータを、「ペイント」を起動して背景を透過させて保存
5. WordやExcelなどの電子ファイルに画像を取り込む
6. 任意の場所へ移動しサイズを調整して完了

電子印鑑を使用する際の注意点

電子印鑑を使用する際には、次の点に注意が必要です。

• 電子印鑑は2種類を使い分ける
• セキュリティと安全性を理解する

電子印鑑は2種類を使い分ける

電子印鑑には2種類あるため、それぞれの特徴を理解して使い分けることが大切です。

電子印鑑には、「印影データのみの電子印鑑」と「印影に識別情報（持ち主・作成者・タイムスタンプ情報）を付与した電子印鑑」が存在します。

印影データのみの電子印鑑は、印影をスキャナやスマートフォンで取り込み画像化したものや、パソコンで入力した文字をデータ化しただけのものが多く、誰でも簡単に作成が可能です。そのため、複製や悪用されやすい点がデメリットです。印影データ飲みの電子印鑑は、稟議書のような社内文書で認印の役割として使用するとよいでしょう。

一方、印影に識別情報を付与した電子印鑑はいつ誰が押印したのかが記録され、なりすましを防止し安全性の確保が可能なため、契約書のような社外文書にも使用できます。

セキュリティと安全性を理解する

識別情報を付与していない印影データのみの印鑑は、印鑑の印影をスキャンして画像化すれば誰でも簡単に作成可能です。そのため、印影データのみの印鑑は、利用において大きなリスクがあります。

とくに、印影をスキャンして作成したものは、画像データから印影を複製し、印鑑を偽造されなりすましで押印されてしまうリスクがあります。実印のような重要な印鑑をスキャンするのは避けるべきでしょう。

一方で、識別情報には印影に加えてタイムスタンプ情報が組み込まれているため、誰がいつ押印したのかがわかり、不正利用を防止できるためセキュリティや安全面に優れています。そのため、ビジネスの利用においては専用の有料サービスを利用して、識別情報が付与された電子印鑑を作成するとよいでしょう。

無料の電子印鑑作成ソフトおすすめ4選

電子印鑑の導入を検討しているものの、コストをかけたくない場合は、無料の電子印鑑作成ソフトを使用するのがよいでしょう。おすすめの電子印鑑作成ソフトの中から無料で使えるフリーソフトを4つ厳選して紹介します。

• よくある200名字印、ビジネス印20種類^※に対応
• 文書番号、日付、承認者名なども承認印オブジェクトに挿入できる
• OLE機能を活用した簡単な電子印鑑

電子三文判は200名字の印影と「済」「控」「重要」などの20種類のビジネス印に対応した電子印鑑フリーソフトです。WordのOLE機能をベースに制作されており、文書番号、日付、承認者名なども承認印オブジェクトに挿入できます。社名、個人名を伴わない事務手続きに関する押印作業ならばこの程度の機能があれば十分でしょう。

※出典：とろろこんぶシステム工房「フリーソフト　電子三文判」（2024年8月20日閲覧）

• 文字を入力するだけでレイアウトを自動調整できる
• 通知領域に常駐させられるためすぐ使える
• 押印日が自動で設定できる

クリックスタンパーは文字を入力するだけでレイアウトを調整し、最適な電子印鑑を作成してくれるソフトです。通知領域に常駐させられるので、いちいちシステムを開かなくても簡単に押印作業ができます。また、日付印の日付も自動で設定できる点が便利で、認印感覚で手軽に利用できるでしょう。ただし、Windows 7／8.0／10までしか動作環境が保証されていないので注意してください。

• Webサイト上から簡単に電子印鑑が作成できる
• 文字入力、印影画像のどちらからでも作成可能
• スマートフォンからでも電子印鑑が作成できる

印鑑透過は、Webサイト上で簡単に電子印鑑が作成できるオンラインサービスです。文字を入力してそれを印鑑化するパターン、印影画像を読み取ってそれを電子印鑑化するパターンのどちらからでも作成できます。Webサイト上で完結するのでソフトのインストールも必要なく、スマートフォンからでも無料で電子印鑑の作成が可能です。

• 5種類の形状からフォーマットを選択できる
• 職印として部署×名前を設定できる
• 日付設定機能がある

職印くんは「認印」「訂正印」「銀行印」「丸形印」「楕円形印」の5種類からフォーマットが選べる無料の電子印鑑作成サービスです。印影には日付と部署、氏名を入力できますが、それ以上の情報は付与できません。無料かつシンプルで使いやすいので社内の認印としては使用できますが、いわゆる三文判以上の効力を発揮するのは難しいでしょう。

有料の電子印鑑作成ソフトおすすめ4選

本格的に電子印鑑を導入したい、書類の真正性を高めたいといった場合は有料の電子印鑑作成ソフトを導入するとよいでしょう。多くの場合、無料のソフトよりも機能が拡張されているので、合うものを比較検討して見つけてください。

• WordやExcelファイルに簡単に押印できる
• ユーザー認証、改ざん防止機能などセキュリティが充実
• ユーザーの一括管理が可能

パソコン決裁7＋電子印鑑パックでは、専用の書類作成システムを使用しなくてもWord、Excelに簡単に押印できる電子印鑑が作成可能です。電子印鑑はユーザー認証、改ざん防止機能、押印履歴機能など、セキュリティ対策機能が充実しているので書類関連の不正も防止できます。また、ネットワーク上の共有フォルダで電子印鑑を一括で管理できるため、利用者はパスワードを入力すれば社外でも電子印鑑が使用できます。

• 認印、日付印の2つの電子印鑑を搭載
• 押印の際にパスワードを設定できる
• Word、Excelに押印できる

とろろこんぶ電子印鑑は、とろろこんぶシステム工房の「三文判」の機能が拡張された有料版の電子印鑑サービスです。名字の印影は200種類から2,700種類^※まで拡充しています。押印時にパスワード入力を必要にする設定変更ができたり、承認履歴をログファイルとして出力可能であったりと、セキュリティ機能がより充実しています。Word、Excelファイルにも簡単に押印できるため、書類手続きのオペレーションをほとんど変更せずに導入が可能なサービスです。

※出典：とろろこんぶシステム工房「電子印鑑システム - とろろこんぶシステム工房」（2024年8月20日閲覧）

• 手作業でオリジナルの印影になるようにデザイン
• 実際の印章として物理的な印鑑にもできる
• 実物の印鑑デザインと同じ工程で制作

京都光林堂は印鑑作成を行っている会社で、電子印鑑作成サービスも行っています。実際に印鑑を作成している企業だからこそ、最大27種類^※のフォントをベースにデザインが作成できます。さらに、一つひとつのデザインに手作業で微調整を加えるので、オリジナリティの高い印影の電子印鑑を作成可能です。また、電子印鑑用にデザインした印章を実際に彫刻して、物理的な印鑑にしてもらうことも可能です。

※出典：京都光林堂「電子印鑑（印影画像データ・PC印鑑・デジタル印鑑）作成サービス」（2024年8月20日閲覧）

• 印章用フォントを利用した本格的な電子印鑑
• 好みの写真やイラストでオリジナルスタンプも
• ソフトを起動しなくても押印できる「印鑑パネル」を搭載

パパッと電子印鑑4PROは、パソコンソフト専門ショップの株式会社GINGが提供する電子印鑑作成ソフトです。「AR古印体B」や「AR教科書体M」など印章用フォントを利用した、本格的な電子印鑑を作成できます。認印や角印だけではなく、好みの写真やイラストで作成するイラスト印のように作成できる印鑑は多種多様。デスクトップ上に「印鑑パネル」を設置すればソフトを起動しなくても押印ができるので、普段から押印業務が多い場合には重宝するでしょう。

電子印鑑を利用できる電子契約サービス比較

他社との契約に使いたいのであれば、電子印鑑ではなく電子契約サービスがおすすめです。電子印鑑のような疑似的な印影を付けられるサービスもあるので、契約書のやりとりやフローも効率化したい場合は、電子契約サービスを利用してみましょう。

電子印鑑は必須でなく、印影の有無によって契約書の法的効力が変化することはありませんが、慣習的にそういう機能がほしい場合に有効なサービスを紹介します。

• GoogleやAppleなど普段から使っているツール上でDocusignを利用
• 数々の情報セキュリティ規格に対応済み
• 30日間のトライアル期間あり

Docusignは業界標準のセキュリティ実績をもつグローバルな電子契約サービスです。情報セキュリティの国際規格ISO 27001:2013をはじめとした、各種セキュリティやプライバシー保護に関する認証も取得しており、アメリカの連邦政府にもサービスを提供しています。文書に電子印鑑を追加するための、DocuSign Stamps（eHanko）機能が搭載されているので、署名代わりに電子印鑑を用いたい場合におすすめです。

• 官公庁・金融機関も利用する万全のセキュリティ
• 暗号化通信、保存ファイルの暗号化といった充実のセキュリティ
• API機能により他システムとの連携が可能

クラウドサインは、会社名や氏名を入力し、疑似的な電子印鑑で押印できる電子契約サービスです。ベンチャー企業から大企業まで導入を進められています。書類の真正性を担保できるのはもちろん、通信、保存ともに暗号化されているのでセキュリティ対策も充実しています。また、APIによってSalesforce、Slackといった外部サービスとの連携も可能です。

• 契約印タイプ、実印タイプの2つの電子印鑑を用意
• 手書きサインにも対応可能
• 政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接提携

電子印鑑GMOサインは、政府機関や大手企業とも取引実績があり、全世界で電子証明書を発行しているGMOグローバルサインと連携する電子契約サービスです。書面契約書の見た目を再現できる印影登録機能があり、ユーザーが作成して登録するもの、署名時にあわせて作成できるものから選べます。

• 初期費用0円、お試し無料プランあり
• ワークフローが可視化できる
• 有効期限管理・リマインド設定が可能

freeeサインは、初期費用0円で使用できる電子契約サービスです。無料お試しのFreeプランから、個別見積もりのPro Plusプランまで5段階のプランが設定されています。freeeサインを通じてワークフローを可視化することですべての契約の流れをコントロールでき、レビュー時の履歴も残せるので内部統制強化にも貢献します。また、契約書の一括管理が可能で有効期限管理・リマインド設定もあるので更新業務も効率化が可能です。

freeeサインでは、会社名や名前などを入力し、電子印鑑の押印をワンクリックで作成でき、押印箇所の設定まで可能です。

• GMOインターネットグループと共同開発
• ISO9001、ISO/IEC27001など各種認証を取得
• 電子×書面、電子証明×メール証明のハイブリッドで活用可能

WAN-Signは、GMOインターネットグループと共同開発した電子契約サービスです。電子契約と原本契約を一元で管理できます。契約によって認証レベルを、実印版の電子証明書と認印版のメール認証、または両方の組み合わせといったように締結レベルをコントロール可能です。品質マネジメントシステム、情報セキュリティマネジメントシステムに関するISO認証も獲得しています。電子印鑑の画像は作成もアップロードも可能です。

• 国際的に使用されているツール
• Dropboxと柔軟に連携が可能
• テンプレート利用でワークフローを自動化

Dropbox Signは、Dropboxが提供する電子署名サービスです。オンラインストレージDropboxとの連携を強みにしていて、Dropbox上でドキュメントの送信や署名、保管を完結できます。また、SalesforceやGoogle Workspace上で契約を進められるため、効率化に役立てやすいでしょう。データの暗号化と編集不可能な監査証跡の付属で、セキュリティ面を担保しています。

電子契約サービスの機能を比較

紹介したサービスを比較すると次の表のとおりです。

サービス名	タイムスタンプ	契約書管理	ワーフクロー機能	テンプレート機能	合意締結証明書の発行
クラウドサイン	〇	〇	-	〇	〇
電子印鑑GMOサイン	〇	〇	-	〇	〇
ドキュサイン	〇	〇	-	〇	〇
freeeサイン	〇	〇	〇	〇	-
Dropbox Sign	〇	〇	〇	〇	-
WAN-Sign	〇	〇	〇	〇	-

次の記事では、電子契約サービスをさらに詳細に比較しています。こちらもあわせて参照ください。

電子契約システムの電子署名で契約業務を効率化

電子印鑑はWordやExcelなどでも簡単に作成でき、無料で作成できるソフトも公開されています。単純に紙での押印、文書管理を辞めたいのであれば、印影を画像化しただけの無料の電子印鑑でも問題ないでしょう。

ただし、文書としての真正性を高めたい、より効率的なワークフロー、契約締結業務を実現したいのならば電子契約システムの導入がおすすめです。電子署名やタイムスタンプなどの機能が付加されることにより契約書類としての真正性が高まり、契約業務自体もシステムで一括管理できるようになります。

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