自治体向けグループウェアおすすめ比較9選｜メリットや選び方・活用例

グループウェアとは

グループウェアとは、ネットワークを利用して組織内でコミュニケーションや情報共有を行うソフトウェアのことです。メールや電子掲示板機能、回覧板機能、スケジュール管理やプロジェクトの進捗管理など、さまざまな機能を搭載しています。

グループウェアは、いまや企業や公共機関などの組織にとって欠かせないツールとなっています。グループウェアdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）が全国各地の1,100以上^※1の自治体や政府機関に利用されていることや、Microsoft 365の導入検討をしている自治体が約6割^※2にのぼるとの調査もあり、今後はさらに自治体・官公庁でグループウェアの利用が広がっていくことが予想されます。

※1 出典：ネオジャパン「【公式】desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）- 組織とともに進化をつづけるグループウェア」（2024年3月1日閲覧）
※2 出典：A10ネットワークス「Microsoft 365の導入および検討は約6割：284市区町村を対象とした自治体ネットワーク環境アンケート」（2024年3月1日閲覧）

【関連記事】
・グループウェアとは
・グループウェアの導入事例
・グループウェアのシェア・市場規模
・グループウェアの比較表
・病院・医療機関向けグループウェアの比較
・製造業向けグループウェアの比較

LGWANとは

LGWAN（総合行政ネットワーク：エルジーワン）とは、「Local Government Wide Area Network」の略称で、地方公共団体を相互につなげる行政専用の広域ネットワークのことです。

LGWANは、地方公共団体情報システム機構（J-LIS）によって運営されており、インターネットを経由しない独自の閉域ネットワーク回線を使用しているため、より安全な環境で住民サービスを提供できます。

本記事で紹介している自治体向けグループウェアには、LGWAN対応のシステムが多く含まれています。

三層分離とは

総務省が提唱する「三層分離」とは、自治体のネットワークを、インターネット接続系、業務を行うLGWAN接続系、マイナンバー利用事務系の3つに分離することで、情報セキュリティの向上を目指す仕組みのことです。しかし、三層分離は、高度な情報セキュリティを実現できる一方、グループウェアを含むクラウドサービスの利用に十分に対応できないといった課題がありました。

そこで総務省は、2020年の改訂版「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（令和4年3月版）」にて、「βモデル」「β’モデル」と呼ばれる新しい三層分離モデルを提唱しました。新たな三層分離モデルでは、業務端末をインターネット接続系に配置することで、クラウドサービスのスムーズな利用や職員のテレワークにも対応できる仕組みとなっています。

βモデル・β’モデルは、自治体の利用端末がインターネットと分離されていないため、より強固なセキュリティ対策が必要です。運用にあたっては、クラウドベンダーによるサポートや、追加のセキュリティ対策コストが必要となる可能性があるでしょう。

※参照：総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン（令和4年3月版）」

自治体向けグループウェアの選び方

自治体向けグループウェアを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 自治体向けグループウェアの導入目的を確認する
• 自治体向けグループウェアの機能を確認する
• 自治体向けグループウェアを導入する際の注意点を確認する
• 自治体向けグループウェアの料金・価格相場を確認する

自治体向けグループウェアの導入目的を確認する

自治体向けグループウェアの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
庁内外のコミュニケーションを強化したい	Web会議やメッセージ機能が強いグループウェアがおすすめ
ペーパーレス化を促進したい	ワークフローや文書ファイル管理が便利なグループウェアがおすすめ
テレワークに対応したい	スマートフォンやクラウドに対応したグループウェアがおすすめ
行政サービスを迅速化したい	スケジュールやToDoリストが便利なグループウェアがおすすめ
セキュリティを重視してグループウェアを運用したい	LGWAN対応の自治体向けグループウェアがおすすめ

自治体向けグループウェアの機能を確認する

自治体向けグループウェアでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
スケジュール	各職員の打ち合わせや外出予定を管理・共有する機能
Web会議	音声や映像を介してオンラインで会議やミーティングをする機能
メール	メールを送受信する機能
チャット	庁内の職員とチャットする機能
在席確認	職員の出退勤、在席・外出・休憩の状況を確認する機能
ポータル	新着情報やさまざまなコンテンツ、省庁システムへのリンクを1か所にまとめる機能
ToDoリスト	タスクの締切日や重要度を設定して、スケジュール管理する機能
設備予約	会議室や備品の利用状況を閲覧したり予約したりできる機能
掲示板	庁内のお知らせや共有事項を書きとめる機能
文書ファイル管理	細かなアクセス権を設定して、文書ファイルの管理を安全かつ効率的に行える機能
オンラインストレージ	システム上でファイルを保存したり共有したりする機能
ワークフロー	オンラインにて稟議や申請、承認ができる機能
アドレス帳	関連省庁や施設、職員の連絡先を登録したり検索したりできる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
LGWAN対応	地方自治体の組織内ネットワークを相互に接続する閉域ネットワークLGWANに対応したグループウェアを選べば、安全に個人情報を管理できます。
スマートフォン対応	専用アプリやモバイルインターフェースで利用できる機能
勤怠管理	出勤状況を管理する機能
安否確認	災害時や緊急時において職員と連絡がつくか確かめる機能
ユーザー認証	シングルサインオンやアカウント連携といった利便性の高いユーザー認証機能

コミュニケーションを強化したい、テレワークに対応したい、ペーパーレス化を促進したい場合は、クラウド型グループウェアがおすすめ。セキュリティを重視してグループウェアを運用したい場合は、LGWAN対応の自治体向けグループウェアがおすすめです。

自治体向けグループウェアを導入する際の注意点を確認する

自治体向けグループウェアを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
自治体の導入実績	自治体・官公庁の導入実績が豊富なシステムか、具体的にどのような事例があるのか確認しておきましょう。
だれでも使いやすいシステムか	自治体の場合企業以上にITリテラシーに差があるため、だれでも使いやすいシステムを選ぶ必要があります。
既存システムとの連携	すでに自治体で利用しているシステムと連携が可能か、どのように連携できるのかを確認しておきましょう。
アクセス権限設定	だれが権限設定できるのか、どの段階まで設定できるのか、外部共有はどのようにするのかを確認しましょう。
セキュリティレベル	通信の暗号化、IPアドレス制限、多要素認証といったセキュリティ対策を必ず確認して、LGWAN対応のサービスを選びましょう。
サポート体制	導入までの初期サポートやトラブルが発生した際どのような対応を受けられるのか、サポート体制についてもよく確認しましょう。

自治体向けグループウェアの料金・価格相場を確認する

自治体向けグループウェアの料金は、ユーザー数や機能、ネットワーク形態やセキュリティによって異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認・問い合わせましょう。

おすすめグループウェアの比較表

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

自治体におすすめのグループウェア比較9選

それでは、自治体におすすめできるグループウェアを比較紹介します。自治体に特化した製品・サービスもあるので、積極的に導入を検討してみましょう。また、本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては次のボタンから詳細を確認できます。

＼【限定特典】グループウェアの比較表付き／

• 官公庁向け「サイボウズ ガルーン for LGWAN」を提供
• ポータルやワークフロー機能も
• 1万人超の同時アクセスも可能

Garoonは、サイボウズ社が提供しているグループウェアで、ユーザーが10名程度の小規模組織から数万名にいたるまで、幅広い規模で利用できるのが特徴です。7,000社^※の導入実績を誇り、茨城県や鳥取県、長野市を含め、官公庁や自治体にも多く導入されています。

グループウェアとして豊富な機能がパッケージ化されているのはもちろん、連携サービスによって、他のグループウェアや管理システムと柔軟に連携できるのが特徴です。既存の管理体制を維持しつつ、さらに業務効率化を実現したい組織におすすめです。

※出典：サイボウズ「 サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10名から数万名まで使えるグループウェア」（2024年3月1日閲覧）

Garoonの料金プラン・費用

【クラウド版】

初期費用：無料

料金プラン（契約人数）	月額費用
〜300ユーザー	845円（税抜）／1ユーザー
301〜1,000ユーザー	800円（税抜）／1ユーザー
1,001〜3,000ユーザー	要問い合わせ
3,001〜ユーザー	要問い合わせ

【パッケージ版】

料金プラン（契約人数）	費用
〜50ユーザー	600,000円（税抜）／50ユーザー
51〜249ユーザー	11,000円 （税抜）／1ユーザー
250〜499ユーザー	10,000円 （税抜）／1ユーザー
500〜999ユーザー	9,000円（税抜）／1ユーザー
1,000〜2,499ユーザー	8,000円（税抜）／1ユーザー
2,500〜4,999ユーザー	7,500円（税抜）／1ユーザー
5,000〜9,999ユーザー	要問い合わせ
10,000〜ユーザー	要問い合わせ

Garoonの評判・口コミ

• 網走市や鹿児島県肝付町が導入
• 使い慣れたツールで生産性をアップ
• VPN不要のセキュリティ設定

Google Workspaceは、Googleが提供しているクラウド型のグループウェアで、世界中の多くの企業や政府機関に導入されています。

基本となるメールやチャット、カレンダー、オンラインストレージといった機能に加えて、Google Meetでビデオ会議を開くことも可能です。さらにメモツールやフォーム作成機能も充実しており、だれにでも使いやすい操作性も魅力です。コードなしでカスタムアプリケーションを簡単に構築できるAppSheetも提供されています。

すでにGoogleのサービスを利用している組織ならば、既存の業務システムとも整合が取りやすいでしょう。無料の試用版も利用できるので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。

Google Workspaceの料金プラン・費用

料金プラン	月額費用（年契約の場合）
Business Starter	680円／1ユーザー
Business Standard	1,360円／1ユーザー
Business Plus	2,040円／1ユーザー
Enterprise	要問い合わせ

• 無料トライアル14日間

Google Workspaceの評判・口コミ

• 神戸市や堺市役所、愛知県など約300^※の自治体が導入
• LGWAN対応
• 200種類以上の連携サービス

kintoneは、組織の各所に散在しているメール文書やExcelデータ、紙の書類などを一つのシステムにまとめて管理できるクラウドサービスです。情報管理に優れているだけでなく、SNSのようなコミュニケーションが可能で、さまざまなアプリを組み合わせることでグループウェアとしての運用ができます。

200種類以上の連携サービスがあるので、組織に必要な機能をカスタマイズして独自に利用できるのが魅力です。業界・業種にこだわらず広く導入が可能で、約300^※の自治体が導入しています。

※出典：サイボウズ「【行政職員向けキントーン特設サイト】アナログで非効率な自治体業務を効率化」（2024年3月1日閲覧）

kintoneの料金プラン・費用

料金プラン	初期費用	月額費用
スタンダードコース	無料	1,500円（税抜）／1ユーザー
ライトコース	無料	780円（税抜）／1ユーザー

• 無料トライアル30日間（スタンダードコース）

• LGWANクラウドグループウェア
• desknet's NEO標準機能＋官公庁・自治体向け機能
• 神戸市や横浜市が導入

desknet's NEO.Gov（デスクネッツネオドットガブ）は、東芝デジタルソリューションズが提供する、官公庁や自治体向けに開発されたグループウェアです。豊富な機能で職員間のコミュニケーションを活性化し、安全に業務が遂行できる環境を構築できます。1対1の会話はもちろん、複数人での気軽な情報交換まで、使いやすさにこだわって設計されているのが特徴です。

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からアクセスできるので、出張の多い部署やテレワーク、モバイルワークを導入している組織にもおすすめです。機能の名称や使い勝手も官公庁・自治体向けにアレンジされています。神戸市では庁内の約1万8,000名^※が利用しています。

※出典：東芝デジタルソリューションズ「1万8千名の働き方改革とコミュニケーション活性化に貢献 グループウェアやチャット、Web会議による全庁的な基盤を整備」（2024年3月1日閲覧）

desknet's NEO.Gov（デスクネッツネオドットガブ）の料金プラン・費用

要問い合わせ

• LGWANで提供可能
• 事前に人事異動情報を登録可能
• AIチャットサービスオプションも提供

公開羅針盤グループウェアは、両備システムズが提供する、蓄積したデータを広く活用できる自治体での運用に特化したグループウェアです。メールや掲示板、回覧板から最新の情報やスケジュール、他の部署からの伝言などをまとめて表示できるのが特徴で、未読の内容や未処理のタスクをすぐに確認できます。

パソコンやスマートフォン、タブレット端末からいつでも情報を確認でき、自治体ならではのメール機能も充実しています。施設の予約やスケジュール管理、人や施設の空き時間の検索機能も利用可能です。人事異動情報は履歴管理ができ、事前に異動情報の登録が可能です。

公開羅針盤グループウェアの料金プラン・費用

要問い合わせ

• 自治体特化のグループウェア
• 人事異動情報の事前登録可能
• 公用車管理、在席状況管理も可能

C-naviは、トーテックアメニティが提供する、自治体の業務運営に必要な機能を、自治体の声を参考に実装したグループウェアです。グループウェアとして必要な機能が網羅されているのに加えて、自治体ごとの利用シーンにフィットした機能をカスタマイズして提供してもらえるのが特徴。

ブラウザのみで動作するため導入がしやすく、導入後のユーザー数増加による追加ライセンス費用も不要です。導入にあたっては、まずはベンダーに必要な機能を伝えたうえで、どういう運用がベストか相談してみましょう。

C-naviの料金プラン・費用

要問い合わせ

• 政府機関向けプランMicrosoft 365 Governmentを提供
• 山口県や岐阜市が導入
• Microsoft Officeとの高い親和性

Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウド型のグループウェアです。Microsoft Officeソフトとの親和性が高く、Outlook、Microsoft Teamsといった庁内外との連絡を取るためのツールも充実しています。山口県や岐阜市などが導入し、セキュアな環境基盤でMicrosoft Teamsを活用している自治体も増えているとのことです。

また、日本マイクロソフトは、中央官庁・地方自治体のDXを強力に推進するために、「中央官庁・地方自治体領域におけるクラウド利用支援策パッケージ」^※も提供しています。

※出典：日本マイクロソフト「日本マイクロソフトは、中央官庁・地方自治体によるガバメントクラウドへの移行促進と利用拡大を、7 つの施策で強力に支援 - マイクロソフト業界別の記事」（2024年3月1日閲覧）

Microsoft 365の料金プラン・費用

【政府機関向けのプラン】

料金プラン	月額費用
Office 365 Government E3	要問い合わせ
Office 365 Government E5	要問い合わせ
Microsoft 365 Government E3	要問い合わせ
Microsoft 365 Government E5	要問い合わせ

Microsoft 365の評判・口コミ

• 1,800社・35,000人以上^※が利用
• 自治体のメールに依存した連絡体制を改善
• 無料お試しが可能

クロジカスケジュール管理（旧Aipo）は、TOWN株式会社が提供する情報共有でチームをひとつにするスケジュール管理グループウェアです。スケジュール共有、会議室や設備の予約、チャットのコミュニケーションなど、組織内の情報共有を素早く簡単にします。

情報の種類ごとに連絡ルートを切り分けたり、ビジネスチャット機能を活用したりして、自治体のメールに依存した連絡体制を改善します。ワークフロー機能で申請書を電子化でき、テレワークにも対応可能です。

※出典：TOWN「クロジカ | 無料ではじめるスケジュール管理」（2024年3月1日閲覧）

クロジカスケジュール管理（旧Aipo）の料金プラン・費用

料金プラン	月額費用（年間契約の場合）
フリー	無料
ベーシック	500円／ユーザー（税抜）
プレミアム	800円／ユーザー（税抜）

• 無料トライアル14日間

クロジカスケジュール管理（旧Aipo）の評判・口コミ

COUSグループウェア

• 簡単な操作が特徴の自治体向けグループウェア
• 全国91^※の地方公共団体や公立病院が導入
• 「お知らせBOX」で情報確認漏れを防止

COUSグループウェアは、株式会社石川コンピュータ・センターが提供している自治体向けグループウェアです。情報の共有と伝達の容易さを追求したグループウェアで、簡単な操作が特徴のシステムです。「お知らせBOX」で、掲示板やメール、伝言などの情報を回答や確認が完了するまで表示し、確認漏れを防ぎます。スケジュール登録は、施設や備品の予約もあわせて行えます。

※出典：石川コンピュータ・センター 「 COUSグループウェア｜自治体」（2024年3月1日閲覧）

COUSグループウェアの料金プラン・費用

要問い合わせ

自治体がグループウェアを導入するメリット

自治体がグループウェアを導入するメリットは、業務効率化やコミュニケーションの活性化以外にもオンライン申請やチャットでのやりとりがあげられます。主なメリットは次のとおりです。

• 組織のスケジュール管理がしやすくなる
• オンラインで各種申請が可能になる
• メールでのコミュニケーションから脱却できる
• 働き方改革が促進される

組織のスケジュール管理がしやすくなる

民間企業と同様に、組織内の足並みをそろえなければならない自治体において、グループウェアは組織内のスケジュール管理に役立ちます。

自治体では、書類作成の納期をはじめ、少しでも遅れが出ると住民サービスの問題になりかねません。組織で簡単に共有できるスケジュール管理機能を有するグループウェアは、職員の生産性に加えてチームワークの向上にもつながるでしょう。

自治体職員各々が、スケジュールをグループウェア上で共有できるようになるので、作業に無理が生じている場合はフォローに回ったり、タスクを他の職員にアサインし直したりするといった調整もききやすくなります。

オンラインで各種申請が可能になる

グループウェアを自治体に導入すれば、システム上で各種申請が可能になるので、紙ベースの申請書やメールでの申請に比べて、迅速に業務を遂行できるようになるでしょう。

申請する職員側の作業負担はもちろん、承認する管理者側の負担も軽減されます。紙での申請に比べて申請漏れや必要事項の記入ミスを減らせるのも、グループウェア上で申請する大きなメリットです。

メールでのコミュニケーションから脱却できる

自治体ではいまだにメールでのやり取りが主流のところも多いですが、グループウェアのチャット機能なら、メールでのコミュニケーションから脱却し、効率的でスピーディーな意思疎通が可能です。

ちょっとした連絡でもメールを利用していると、すぐにメールボックスが連絡事項で埋まってしまい、閲覧や検索に時間がかかるだけでなく、重要なメールを見逃してしまうリスクもあります。

一方、グループウェアでは情報の性質によって連絡経路を分けて運用できるので、情報共有が整頓されてスピーディーな業務運営を実現できるでしょう。

働き方改革が促進される

国の後押しもあり、近年は企業で働き方改革が推進されています。自治体や官公庁も同じく積極的に取り組んでいく必要があります。各自治体は独自の施策を打ち出して進めているのが現状です。

グループウェアで情報共有やWeb会議を行えば、テレワークでも無理なく働ける環境を構築する手助けとなります。たとえば、東京都ではツール活用やテレワークの基礎知識といったセミナーも実施しています。

グループウェアを自治体全体で使いこなせるようになれば、より良いワークライフバランスのメリットを享受できるでしょう。

自治体におけるグループウェアの活用例

続いて、グループウェアの機能を活用して、自治体の業務を効率化している事例を簡単に紹介します。

申請書の電子化でペーパーレスを実現

グループウェアを導入すれば、多くの業務をシステム上で行えるようになります。とくに、これまで紙の申請書がメインだった自治体にグループウェアを導入すれば、各種申請がオンラインで完結できるため、ペーパーレス化を一気に実現できるでしょう。

実際、グループウェアのワークフロー機能を使って、申請と承認作業をオンラインで完結している自治体は多くあります。差し戻しが必要な際にもオンラインで手続きできるので、申請者はもちろん承認者の業務負担も軽減できます。在宅ワークやテレワークに活用している自治体も少なくありません。

Web会議機能で部署間の連携を強化

行政機関同士の打ち合わせや、部署間の報告会にグループウェアのチャット機能やWeb会議機能を利用し、コミュニケーションの強化や業務時間の短縮を実現している自治体も多くあります。

近年のコロナ禍によって、対面でのミーティングを避けるべきといった考えが広まっていることもあり、簡単に情報伝達が可能なWeb会議機能は重宝されているようです。

専用のWeb会議システムを導入するのも有効ですが、グループウェアのWeb会議機能を使えば、システム上の情報をミーティングでも活用しやすいのでおすすめです。

スケジュール管理を効率化できる

自治体でも納期を厳守すべき業務は多岐にわたります。そのため、スケジュール管理も必須です。しかし、個人のスケジュールをメモやホワイトボードで把握するのは、手間がかかるうえに煩雑になりがちです。他の職員のスケジュールを共有するのはさらに大変になるでしょう。

グループウェアを活用すれば、メンバーは予定を入力するだけで、共有や更新作業をする必要がなくなります。掲示板機能を利用してグループメンバーの職員の予定もひと目で確認できるので、スケジュール管理の効率化を図れます。

また、スマートフォンを使って外出先や自宅からでもアクセスできるところもメリット。知りたいときにすぐにスケジュールを確認できるので、職員はストレスを感じずに業務に取り組めます。

自治体の業務をグループウェアで効率化！

自治体向けのグループウェアの選び方や、導入のメリットを解説しました。近年は官公庁や自治体など、行政組織へのグループウェアの導入が広がっています。うまく活用できれば、庁内のコミュニケーションの活性化やペーパーレス化を実現できるでしょう。

導入にあたっては、料金や機能はもちろん、使いやすさや拡張性、セキュリティ機能にも注目することが重要です。自治体の環境にマッチしたグループウェアを導入して、業務効率化と生産性の向上を目指しましょう。

自治体向けのグループウェアを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 自治体の導入実績
• だれでも使いやすいシステムか
• 既存システムとの連携
• アクセス権限設定
• セキュリティレベル
• サポート体制

さらに多くのグループウェアを調べたい方には、次の記事がおすすめです。

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