セキュリティが充実したワークフローシステムおすすめ6選

ワークフローシステムを導入しようと思っても、種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。そんな声にお応えして「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位^※」のBOXILがおすすめワークフローシステムを厳選。チェックしたいサービスの紹介資料をまとめてダウンロードできます。
⇒【特典比較表つき】ワークフローシステムの資料ダウンロードはこちら（無料）

^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

ワークフローシステムにおけるセキュリティ対策の必要性

ワークフローシステムには強固なセキュリティ対策が必要とされています。なぜ必要なのか、その理由は次のとおりです。

• 外部からの不正アクセスを遮断するため
• 社内から外部に流出させないため
• システム自体を保護するため

外部からの不正アクセスを遮断するため

ワークフローシステムでは、入退社に関する書類や身上変更（住所や家族構成などの変更を申し出ること）の申請など、従業員の個人情報を多く扱います。万が一外部からシステムに侵入された場合、個人情報が第三者の手に渡るため、不正アクセスを遮断しなければなりません。

個人情報が漏えいした場合、企業のブランドイメージ低下や信頼失墜にもつながります。

社内から外部に流出させないため

情報漏えいは、外部からの侵入や攻撃だけが原因ではありません。従業員が誤って外部に情報を流出させてしまうリスクもあります。仕事用のスマートフォンを紛失してしまった、不手際によってパスワードを流出させてしまったなど、原因はさまざまです。

したがって、閲覧や編集可能な従業員を決めるアクセス権限の設定や、二段階認証、ログ管理などを行う必要があります。

システム自体を保護するため

ワークフローシステムそのものを保護するための対策も必要です。攻撃者は、ワークフローシステムが個人情報の多く集まる場所であることを知っています。システムを利用する企業は攻撃の標的となりやすく、システムの弱点を突かれると、すぐに個人情報や機密情報が盗まれてしまいます。

システムを保護するためには、「ぜい弱性診断」や「細かなログ管理」に加えて、DDoS対策やゼロデイ攻撃への対応策を講じることが重要です。クラウド型ワークフローシステムの場合、定期的なアップデートやパッチ適用によるセキュリティ強化が求められます。

ワークフローシステムのセキュリティ機能・性能

ワークフローシステムのセキュリティ機能・性能として、次のものがあげられます。

• IPアドレス制限
• 暗号化
• パスワードポリシー設定
• SSO
• ぜい弱性診断
• 監査ログ
• データバックアップ

IPアドレス制限

IPアドレス制限とは、Webサイトやシステムに対して、特定のIPアドレスからしか接続できないようにする仕組みです。広義では「アクセス制限」とも呼ばれ、不特定多数からのアクセスを遮断できます。

暗号化

暗号化とは、システムで用いるデータや通信の内容を「解読できない文字列」に変換することで、外部からの侵入をブロックする仕組みです。対策内容によっては、ファイルやフォルダ、ドライブ、ハードディスクなども暗号化できます。

パスワードポリシー設定

システムの利用者が、文字数や有効期限といった「パスワードポリシー」を設定できる機能です。パスワードポリシーでは次の項目を決められます。

• パスワードの文字数（長さ）
• パスワードの有効期限
• パスワードの変更禁止期間
• パスワードの変更履歴の保存・管理など

システムを安全に利用するためには、パスワードの定期的な変更が必要です。その際、パスワードポリシーを設定することで、第三者からの攻撃や侵入のリスクを軽減できます。

SSO（シングルサインオン）

SSO（シングルサインオン）とは、ユーザー認証を1度行うだけで、複数のシステムにログインできる仕組みをいいます。複数システムを管理する際、パスワードを紙にメモしたり、覚えられないため単純な文字列にしたりと、管理が甘くなりがちです。こうした不適切な管理が、不正アクセスや機密情報の漏えいを招きます。

SSOを導入することで、複雑なパスワードを1つ設定するだけで、複数システムへのログインが可能です。その分1つのパスワードの厳格な管理が必要ですが、従来の管理方法と比べて、セキュリティ性を高められます。

ぜい弱性診断

ぜい弱性診断とは、システムやネットワークの欠陥（ぜい弱性）を見つけることで、修正やセキュリティリスクの評価を行う仕組みです。「セキュリティ診断」とも呼ばれます。サイバー攻撃の多くは、システムの「ぜい弱性」を突くことで、機密情報を盗んだり、システムを停止させたりします。

ぜい弱性診断の機能が付いているシステムでは、みずからに弱点がないか詳しく調査でき、必要に応じた対策が可能です。

監査ログ

監査ログとは、システムへのログインや変更履歴を時系列で記録したものです。いつ、誰が、どこから、システムのどの部分に対して、どういった処理を行ったかを記録できます。万が一システムに不審な動きがあった場合、監査ログによって早い段階での発見が可能です。

データバックアップ

システムに保存されたデータをバックアップする機能です。ワークフローシステムの場合、さまざまな申請書や帳票を扱います。書類はデジタル化され、クラウドで保存されるケースが多いです。

しかし、操作ミスやシステム障害などでデータが消失してしまう可能性も否めません。そういった際にバックアップ機能があれば、データを元どおりに戻せます。

セキュリティが充実したワークフローシステムおすすめ6選

続いて、セキュリティが充実したワークフローシステムのおすすめを紹介します。

• 1,500社以上^※の導入実績をもつワークフローシステム
• スマートフォンにも最適化しているため出先からも申請・承認が可能
• アクセス制限から監査ログ、ぜい弱性診断などセキュリティも強固

コラボフローは、Web上で誰でも簡単に申請・承認業務を行えるワークフローシステムです。企業規模や業界業種を問わず広く利用されており、1,500社以上^※の導入実績をもちます。同システムでは、Webブラウザを使うことで稟議書や経費申請といったフローを完結可能です。現在使用しているExcelファイルをWebフォーム化すれば、既存のフォーマットを変えずに利用できます。

スマートフォンにも最適化されているため、外出中や出張中でも業務が可能です。アクセス制御をはじめ、パスワードポリシー設定、アカウントロック設定、監査ログなどセキュリティも強固です。ぜい弱性対策やデータバックアップ、ユーザーによるBASIC認証の設定などにも対応しています。

※出典：コラボスタイル「コラボフロー 顧客満足度No.1の誰でも使いやすいワークフローシステム」（2025年1月25日閲覧）

• 申請者、決裁者、管理者それぞれが使いやすい設計
• 関連書類は添付ファイルでなく「PDF」で貼り付けが可能
• 24時間365日体制の監視や安全なバックアップ体制を構築

Create!Webフローは、申請者、決裁者、管理者それぞれにとって使いやすい設計がされたワークフローシステムです。紙の申請書類と同じフォーマットをデジタルに再現し、入力できます。関連書類は、添付ファイルでなく「PDF」で貼り付けられるうえ、PDF上への押印も可能です。「相談機能」では、申請者と決裁者との間でやり取りができ、申請内容に関する質問や不明点など、気軽にメッセージを送れます。

また同システムは、クラウド型とパッケージ型の2種類から選択可能です。24時間365日体制で監視やバックアップ、デプロイを自動制御しているほか、アクセス制御やWAF（ぜい弱性を狙った攻撃を遮断する対策）などによってシステムを保護しています。

• 18,000社以上^※が導入するカスタマイズ性の高いワークフローシステム
• 入社申請や稟議書、身上変更などの申請から決裁までをペーパーレス化
• 多様なパスワード設定からSSO、細かな履歴管理などのセキュリティ対策を実施

ジンジャーワークフローは、18,000社以上^※が導入する、企業の運用方法に応じて柔軟にカスタマイズできるワークフローシステムです。入社申請から稟議書、身上変更などの申請、承認、決裁までをペーパーレスで行えます。Slackや Microsoft Teams、Googleなど外部サービスとの連携も可能です。入社のワークフローと同時の、各サービスのアカウントも作成できます。

IPアドレス制限や多様なパスワード設定、SSO（シングルサインオン）など、セキュリティ対策も強固です。誰が申請や承認、否認、差し戻しなどを行ったのか履歴も細かく管理できます。

※出典：jinger「クラウド型ワークフローシステム「ジンジャーワークフロー」」（2025年1月25日閲覧）

• ワークフロードキュメント管理などが行えるグループウェア
• ワークフローでは帳票のデジタル化や承認ルールの柔軟な構築が可能
• ネットワーク障害時の復旧支援やバックアップサービスも提供

eValue V Air ワークフローは、大塚商会が運営するクラウド型のグループウェアです。チャットをはじめ、ワークフローやスケジュール、ドキュメント管理など、業務効率化のための機能を網羅しています。ワークフロー機能では、帳票のデジタル化だけでなく、承認ルートを柔軟に構築できたり、プロセスを細かく可視化できたりします。

相談機能や合議機能（複数人の意思を確認する機能）、代理申請・承認機能なども利用可能です。基本的なセキュリティ機能に加えて、ネットワーク障害時の復旧支援やバックアップサービスなども提供しています。データは国内2か所のデータセンターに保管され、専用ツールを利用することで復元も可能です。

• シリーズ累計250,000社以上^※の導入実績があるワークフローシステム
• 同時に複数の申請があっても一括承認が可能
• ログイン制御やデータベース冗長化、各種ISOも取得

ジョブカンワークフローは、企業のバックオフィス業務を支援する「ジョブカンシリーズ」のワークフロー版です。シリーズ累計250,000社以上^※が導入しており、契約や取引、人事など社内のさまざまな申請書をクラウド管理できます。同システムでは、同時に複数の申請があっても一括承認が可能です。

スマートフォンでも簡単に承認ができるほか、決裁者が不在の場合の「代理承認」にも対応しています。ログイン制御をはじめ、アップロードファイルのチェック、データベース冗長化などセキュリティも強固です。ISO 27001やISO 27017も取得しています。

※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減「ジョブカンワークフロー」」（2025年1月25日閲覧）

• 現場目線で業務のデジタル化を進められるプラットフォーム
• プログラミング不要でワークフロー機能を構築できる
• データ消失対策や内部不正防止などセキュリティも強固

SmartDB（スマートデービー）は、現場目線で業務のデジタル化を進められる開発プラットフォームです。プログラミング不要でワークフロー機能を構築でき、承認ルートや入力フォームの設定、証跡管理、システム連携などが可能です。アクセス制御も強固で、申請者や決裁者、管理者など操作するユーザーに応じて、項目の閲覧や編集を柔軟に行えます。

同システムでは、監査ログも細かく閲覧可能です。いつ誰が申請書を見たのか、申請書をダウンロードしたか、などを把握できます。ぜい弱性対策や不正ログイン対策、データ消失対策、内部不正防止などセキュリティが強固です。

セキュリティ対策を調べたうえでワークフローシステムを導入しよう

ワークフローシステムでは、入退社に関する書類や身上変更の申請など、従業員の個人情報や社内の機密情報を多く扱います。外部からの不正アクセスや社内からの情報漏えいを防ぐためにも、システムのセキュリティ対策をしっかりとチェックしましょう。

IPアドレス制限や暗号化、パスワードポリシー設定、ぜい弱性診断など、セキュリティ機能はさまざまです。セキュリティの内容はもちろん、求める機能が搭載されているかどうかも確認したうえで、自社に合ったシステムを選びましょう。

自社のニーズや予算に合ったワークフローシステムを選ぶためには、複数のシステムを比較検討することが大切です。

ワークフローシステムについては、次の記事でも詳しく解説しています。