セキュリティが充実したワークフローシステムおすすめ6選

ワークフローシステムのセキュリティ上の懸念

ワークフローシステムは稟議プロセスを効率化するためのツールですが、セキュリティリスクを考慮する必要があります。

とくに、システムのクラウド利用や多くのユーザーがアクセスする環境では、不正アクセスやデータ漏えいのリスクは否定できません。安全に使用するためには、ユーザー認証の強化やアクセス制限、データの暗号化など、セキュリティ機能の充実度をシステム選びの際に確認することが重要です。

たとえば、IPアドレス制限や二段階認証、ファイアウォールなどの不正アクセス防止策があるか、通信が暗号化されているかをチェックしましょう。ソフトウェアのぜい弱性への対策が実施されているかも重要なポイントです。

他にも、データバックアップが定期的に行われているか、監査ログによってアクセス履歴が追跡できるかなど、万が一の事態に備えた対策も欠かせません。

このように、ワークフローシステムを選ぶ際にはセキュリティ上のリスクを十分に理解し、対策がどれだけ整っているかをしっかりと確認することが重要です。

ワークフローシステムのセキュリティ機能・性能

ワークフローシステムには多くのセキュリティ機能・性能が備わっています。これらを活用することで、不正アクセスやデータ漏えいなどのリスクを抑え、安心して稟議プロセスをデジタル化できます。

ワークフローシステムの主なセキュリティ機能・性能を紹介します。

IPアドレス制限・不正アクセス防止

IPアドレス制限は、特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する機能です。これにより、許可されていないネットワークからのアクセスを防止できます。

通信暗号化

通信暗号化は、データの送受信時に内容を暗号化して、情報漏えいを防ぐ機能です。この機能を利用すると、通信途中での情報漏えいリスクを低減できます。一般的には、SSL／TLSプロトコルを使用して通信を暗号化します。

ぜい弱性対策

ぜい弱性対策は、ソフトウェアのぜい弱性を検出する機能です。定期的にぜい弱性のスキャンを行い、必要なパッチを適用することで、攻撃のリスクを減らせます。

データバックアップ

データバックアップは、万が一のデータ損失に備えて、データを定期的に保存しておく機能です。この機能を利用することで、システム障害やデータ消失の際にも迅速に復旧できます。バックアップは、クラウドストレージや物理ストレージに保存することが一般的です。

監査ログ

監査ログは、システム内でのユーザー活動を記録する機能です。ログを参照することで、セキュリティインシデントの原因追及や監査が容易になります。この機能を使うと、不正アクセスや内部不正の発見がしやすくなります。監査ログは特定の期間保存され、必要に応じて管理者が閲覧できるように設定されます。

セキュリティが充実したワークフローシステムおすすめ6選

コラボフローは、WebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。コラボフローには、次のような特徴があります。

• 今使っているExcelファイルをそのままWebフォーム化できる
• ISO 27001、ISO 27017認証を取得
• 通信の暗号化、PSIRTの設置、脆じゃく性対策、データバックアップ、監査ログ記録などの取り組み

Create!Webフローは、紙の申請書の様式を変えずに利用できるWebワークフローシステムです。Create!Webフローには、次のような特徴があります。

• 誰が、いつ、何を申請・承認・決裁したかをいつでも確認できる
• ISO/IEC27017:2015を取得
• 自動監視、自動バックアップ、通信暗号化、二要素認証、SSO（SAML）に対応

ジンジャーワークフローは、入社・異動・退社申請を電子化したい企業におすすめのワークフローシステムです。ジンジャーワークフローは、次のような特徴があります。

• 申請フォームを柔軟にカスタマイズできる
• ISO 27001を取得
• IPアドレス制限、閲覧権限設定、操作ログの取得、全通信暗号化・監視、冗長化対策などに対応

eValue V Air ワークフローは、大塚商会のデータセンターでデータを管理しているワークフローシステムです。eValue V Air ワークフローには、次のような特徴があります。

• 社内限定メッセージやアクセス権設定で情報漏えい防止
• ISO 27001を取得
• 通信やデータの暗号化、データのバックアップ、多要素認証などに対応

ジョブカンワークフローは、スマートフォンやタブレットから申請・承認ができるワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• 入力内容を自動制御可能
• ISO 27001、ISO27017認証を取得
• ファイアウォール、暗号化通信、IPアドレス制限に対応し、サーバーは防災性能が高いデータセンターに設置

SmartDBは、大企業向け業務デジタル化クラウドです。SmartDBには、次のような特徴があります。

• 柔軟な承認ルートを設定できることが強み
• ISO 27017を取得
• 不正ログインや脆じゃく性、データ消失などさまざまなセキュリティ対策を実施

システム選びの際はセキュリティ対策をチェック

ワークフローシステムを選ぶとき、セキュリティ対策についてよく確認することが重要です。選定ポイントとしては、IPアドレス制限や通信暗号化、ぜい弱性対策、データバックアップ、監査ログなど、主要なセキュリティ機能が備わっているかどうかに注目しましょう。

また、システム提供者のサポート体制や、セキュリティアップデートの頻度も確認しておくと安心です。

システムを選ぶ際には、自社のビジネスニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。