DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

従来の契約方法では契約書を作成するところから始め、相手が返送してくるまでの待機時間が平均して10日前後ありました。そのほとんどが郵送待ちの時間であるため、ドットサインを利用して郵送を省いたことで9割方の契約が2日以内で完了できるようになりました。また、社内での書類管理に関してもデジタル化でき、管理工数を削減することができました。

サブスクリプションのサービスを提供しておりますが、ドットサインを利用して契約締結の速度を向上できたおかげで、顧客のサービス利用開始日時が早まり、それによって全体的な入金サイクルの速度を向上したことにより従来よりも資金を多くプールできるようになりました。もちろん買い切り製品の購入契約にも便利に使っていますが、サブスクの場合は利用開始が早まることで次回入金も早まるという副産物的な効果があるのでありがたいです。

紙の契約書を使っていたころは外部との契約、特に海外の顧客との契約には国際郵便を使わなければいけないので通常3～5週間かかっており、さらに顧客へのリマインドに英語が必要なこともあってスムーズにいかないとなかなか煩わしい作業でした。それが、ドットサインを導入したことによって電子契約書を作成したその日に顧客からオンラインで署名をもらえるようになり契約の締結が早まっただけでなく、署名期限が近付くと英語のリマインドも自動で送付できることで、従来手動で行っていたリマインド作業も自動化できました。

これまでの契約は契約書を作った後に印刷、製本、押印からの郵送というごく一般的なフローで、その後は取引先の押印、返送待ちとなり、平均して2週間ほどかかっていました。また、請求業務は基本1名で行っており、仮に取引先からの押印、返送が遅い場合などはこちらから確認の一方を入れますが、いかんせん1名で行うため複数の契約が同時進行している場合に確認連絡を忘れてしまうといったこともあり、手が回らなくなってきたことでドットサインが導入されました。 ドットサインが導入されてからは印刷、製本、郵送の作業がなくなりましたし、取引先の押印もほとんど即日でいただけるようになりました。 複数の契約進捗もドットサイン上で簡単に確認でき、署名が遅い場合にリマインダー機能もあるので取引先へ電話で確認連絡することも不要となりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 少人数のチームでそれぞれが一つの業務ではなく複数の業務を掛け持ちしているので基本的に動き回っている時間が多く、会社にいる時間が短いので署名が集まりづらいという課題がありました。 DottedSignの導入により、それぞれ社員が別の場所にいてもオンラインで電子署名出来るようになり、必要な時にすぐ署名が集まるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドキュサインを使うことでペーパーレス効果がある他、紙代やインク代を節約できるメリットを感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドキュサインを使うまでは紙の契約書を使うのが当たり前でしたが、紙の契約書はいざという時に持っていくのを忘れてしまったり、うっかり紛失してしまったりというリスクがあり、実際にそういった事例もあったのですが、ドキュサインを使うようになって物理的な契約書を扱うことが無くなったので、持ち忘れ、紛失のリスクを完全に排除できました。

導入前は、契約書の署名プロセスに多くの時間を要し、書類管理も煩雑でした。導入後は、署名手続きが短時間で完了するようになり、業務効率が大幅に向上しました。また、署名済みの契約書を自社システムに直接保存できるため、文書管理が簡素化されました。これにより、書類の紛失リスクが減少し、必要な時にすぐに契約内容を確認できるようになり、顧客対応のスピードが向上しました。

これまで契約業務は契約書を作ることに加え製本やファイリングなどの作業があり、ある程度経験と知識がある人でないと任せられない作業だったので社内で担当できる者が少なく、すべての契約業務を数名で負担する形になっていました。 ドットサインはテンプレに少し手を加えるだけで誰でも契約書を作成できて、製本、ファイリングが不要であることと、クラウドツールなので管理に関してはまた別の担当に任せられることで、従来の担当以外の社員も契約業務に携わることが可能になり、偏っていた業務負担を公平に分散させることができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 電子契約は以前から別のサービスを利用していたのですが、同一の担当者に複数の署名依頼をした際にそれぞれの承認状況を管理するのが難しく、署名漏れが発生してしまうのが問題になっていました。 その点、ドットサインなら同一の担当者に複数の署名を依頼する際に複数の署名依頼を一つのタスクという状態にまとめて送信でき、タスクとして一覧表示で署名進捗を管理できることで問題となっていた署名漏れが発生しなくなりました。

ドットサインの前に導入されていた電子契約サービスは、対応しているOSがWindowsとAndroidだけだったので、仮に相手側がOSXやiOSを使っているとそれだけで電子契約を利用できないのが不便でした。 ドットサインはブラウザから署名できるので利用者のOSに関係なく署名できますし、Android用、iOS用のモバイルアプリがあるので一般的な全てのOSで使うことができ、ドットサインに移行したことで電子契約を利用できるシチュエーションが増えました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ITサービスを提供しており、基本的にお客様からお申し込みを受け、契約を締結してからサービスの利用を開始してもらうという流れで、アナログな契約方法ではお申込みから、サービスの提供開始まで最低でも3日は必要だったところ、ドットサインの導入により契約プロセスを早めることができ、お申込みを確認してから平均して2～3時間でサービスを利用開始してもらうことができるようになりました。

弊社の場合、お客様の中の一定層に高齢の方がおり、メールアドレスが必要な電子契約はなかなかハードルが高かったのですが、ドットサインはメールアドレスだけでなく、SMSを使って電話番号に宛てて送信できるので、メールをほとんど使わない層の顧客とも契約を交わすことが可能となり大変重宝しています。

以前は契約関連の業務は会社でやるのが当たり前だったのですが、ドットサインの導入によって例えば移動中や出張先でも電子契約書を作成したり、電子契約書のサイン、確認ができるようになりました。それによって通常1週間前後を要していた契約業務が平均して2、3日で完了するようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 自分がオフィスにいる時間が少ないことで署名リレーがストップしてしまうことも多く、改善方法を思案していたところで取引先からドットサインを教えてもらいました。 ドットサインはスマホで承認作業を行うためのスマホアプリがあり、オフィスにいなくてもアプリからリアルタイムで署名をすることができるようになりました。それにより署名リレーが止まらなくなっただけでなく、署名のためだけにオフィスに寄る必要もなくなり大変助かっています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 テンプレート機能を使うことでその都度1から電子契約書を作成する手間を削減できています。

【導入前の課題】 契約書の準備や署名の追跡に多くの時間を費やしていました。特に、外出先での契約処理や複数の関係者からの署名取得に時間がかかり、業務の遅延が常態化していました。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、契約処理時間が劇的に短縮されました。以前は2週間かかっていた契約プロセスが、30分以内で完了するようになりました。また、内部文書の処理時間も4時間から15分に短縮され、業務効率が飛躍的に向上しました。外出先でもスマートフォンから簡単に署名できるため、取引のスピードアップにも貢献しています。

【導入前】 契約書管理が大変で、紛失リスクや印紙代が課題でした。契約締結に1～2日かかることもあった。 【導入後】 電子化で管理が楽に。現場での即時確認が可能になり、印紙代も大幅節約。署名が簡単になり、トラブルも減少。手続きが20～30分で完了するように。監査プロセスも改善され、注文内容と契約書の食い違いもほぼなくなりました。

契約書の作成やレビューには多くの時間がかかっていましたが、署名を交わす際にもさらに時間とコストがかかっていました。DottedSignを利用することで、作成後は全てクラウド上で相手に送信され、印鑑がなくてもその場で署名できるため、時間を大幅に削減できました。

DottedSignを導入する前は、契約書はすべて紙でやり取りしていた。そのため、紙代・インク代などの費用がかかっていた。また、紙で契約書を保管するとスペースを取るため、非常に困っていた。最近、契約書を保管するスペースがなくなりつつあったことや契約書を探すのに時間がかかる等の問題が生じていたため、電子署名ツールを探していたところ、DottedSignを見つけ早速導入した。導入後は紙代やインク代等の経費削減になったうえ、紙で保管する必要がなくなったため、スペースを取らず、契約書が見つからない等のトラブルも発生しなくなった。

①導入前の「課題」 紙の契約の場合は時間、手間どちらもかかり、管理もしっかりとできてませんでした。契約書を作成したあと、印刷、ファイリング、捺印、封筒に入れて郵送。すべての作業に多くの時間がかかっていました。 ②導入後の「効果」 契約自体だけでなく、その後のデータの保存も全て電子上で可能であり、かなり効率的に作業ができるようになりました。またデータを保存した後の、検索も非常にスムーズです。

【導入前の課題】 従来の紙書類管理におきましては、多くの問題を抱えておりました。特に、人事関連の書類の取り扱いに多大な時間と手間を要し、業務効率の低下を招いておりました。また、書類の紛失や郵送費の増加も大きな課題となっておりました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入させていただいたことで、これらの問題が一気に解消されました。書類の電子署名が可能となり、紙のやり取りがなくなったことで、業務が非常にスムーズに進行するようになりました。また、書類管理の負担が大幅に軽減され、本業に集中できるようになりましたことが、非常に大きな効果であると感じております。さらに、署名が完了した書類は自動的にPDFとして保存される機能により、書類の管理が格段に容易になりました。

【導入前の課題】 紙の書類管理に時間がかかり、特に新入社員の契約書作成に手間がかかっていました。また、書類の郵送に伴うコストも負担でした。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、契約書の電子化により、処理時間が大幅に短縮されました。書類のやり取りがシステム上で完結し、郵送費用がゼロになり、現場の負担も軽減されました。

紙の契約書でやり取りしていた頃は、書類の保管場所や、必要な時にすぐに取り出せない点が課題でした。DottedSignを導入してからは、電子データで一元管理できるようになり、検索機能で目的の書類をすぐに見つけられるようになり、スマホから署名できるため、契約締結までの時間短縮を実現しました。

書面でやりとりしていた時が懐かしく、契約後の書類管理が非常に楽になりました。今までは書類を探したり、書類を持っている人を探したりで不必要な時間の使い方をしていましたが本サービスを使うと契約後の書類管理が非常に楽で管理コストが削減されました。

導入時は初期設定や、社内の運用ルールをみんなで検討する必要はありますが、一度利用してしまうと、大変利便性の高いツールなので、事務処理削減に役立っている実感があります。

営業などの出張が多い人の場合、それらを処理する時間が出先だとほとんどない状態でした。DottedSignならiPhoneなどの端末からすべての書類を簡単に見たり承認状態の追跡することができるので、 多忙な中の移動時間中などもタスク処理が出来るなど業務効率化にも非常に役立ちます。