残業しない!削減ポイント8つ | 会議や資料作成、メールのムダ削減

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残業は企業の収益を悪化させ、社員の健康に悪影響を与える要因の一つ。悪しき残業をしない、あるいは減らすためには、会議や資料作成、メール対応などの非効率な業務を効率化するのが重要です。業務効率を高めて残業時間を減らし、退社時間を早めるためのいくつかのアイデアを紹介しましょう。
残業しない!削減ポイント8つ | 会議や資料作成、メールのムダ削減

残業しない・減らすために「業務のムダ」を削減せよ

「なぜ自分は残業ばかりしているんだ…」そんな思いを抱えて仕事をしているビジネスパーソンは少なくないでしょう。

残業にはさまざまな要因があります。たとえば、もしあなたが社内で期待されている社員だったら、重要な仕事をたくさん任せられているはずです。あるいは、システムやサービスのトラブルが発生して、やむを得ず残業する、というケースもあるでしょう。

しかし、物理的に業務量が多く、残業なしでは仕事が終わらない状況が続くのはいけません。長時間労働が常態化してしまうと、パフォーマンスが低下したり健康を損ねたりとさまざまな悪影響が生まれます。

そんな事態に陥らないよう、ビジネスパーソン一人ひとりが業務の中でムダを主体的に見つけて、削減することも重要です。

残業しない・減らす8つのアイディア

残業を減らすには、企業として残業をしない組織風土や制度づくりが必要です。しかし、それだけでなく個人で意識すればすぐにでも残業を減らせる部分もあります。

今回は、ビジネスパーソン個人で取り組むことが可能な、残業を減らすアイデアを紹介します。

(1)会議時間の「最小単位」を決める

ビジネスパーソンの業務のムダを洗い出したとき、よく挙がってくるのが会議の問題です。会議の時間にも注意する必要があります。残業を前提にして会議の時間を設定すると残業は減りません。

残業しないためのポイントは、会議時間の「最小単位」を決めることです。

目的や決定すべき事項は会議によって異なります。にもかかわらず、毎回決まって会議時間を1時間も取っていては仕事が進みません。

まずは、会議室の予約時間を15分単位、あるいは30分単位に分割してみましょう。そして、時間内に会議を終えるよう目的や決定事項を設定しましょう。会議のムダを減らすには、こうした事前準備が重要なのです。

(2)会議の参加者を「最少人数」に抑える

会議による残業をしない、あるいは減らすにはもう一つポイントがあります。それは、会議の参加者を「最少人数」に抑えることです。

参加しなくても良い人がとりあえず出席していたり、会議する必要がないことをダラダラと話し合っていたりする会議も少なくありません。

会議に参加すべき理由を明確にできなければ、上長や会議の関係者に「私は本当にこの会議に参加すべきでしょうか」、「○時までにこの仕事を終わらせたいので、この会議に参加できません」という意思を示すことです。

(3)単純作業&時間がかかる作業は外注する

残業しないようにする、あるいは減らすためには、優先順位の低い仕事は外注することも重要です。近年は多くのクラウドソーシングサービスが登場しており、資料作成やデータ調査など、単純作業や時間のかかる作業を手軽に外注できるようになりました。

すべてを自分でやるのではなく、外部リソースをうまく活用して、優先順位の低い業務を切り出していきましょう。

(4)自分の仕事を明確化する

残業しない、あるいは減らすには、自分の仕事を明確化することが重要です。

仕事の優先順位を間違えて、重要度が高くて納期がタイトな仕事を後回しにしていたり、重要度が低く、納期が長い仕事を先にはじめてしまう。

あるいは、つい楽だから、好きな仕事から先にはじめてしまうようでは残業は減らせません。きちんと自分の仕事を明確にしたうえで、仕事の優先順位を考えて行動する必要があります。

(5)早朝出勤を利用する

残業しない、あるいは減らすには、朝の時間を利用することも有効です。日本の大手商社、伊藤忠商事では、夜型の残業体質から朝型の勤務へと改める朝型勤務制度を2013年10月より導入しました。

  • 22時〜5時の深夜勤務を「禁止」、20時〜22時の勤務を「原則禁止」
  • 5時〜8時の早朝勤務時間はインセンティブとして、深夜勤務と同様の割増賃金
  • 7時50分以前始業の場合、5時〜8時の割増率を8時〜9時にも適用
  • 健康管理の観点から8時前始業社員に対し、軽食を支給

これにより、2013年から2017年にかけて、20時以降の退館率が約30%から約5%に減少。一人あたりの時間外勤務時間は約11%減少するという結果がみられました。福利厚生として非常によくできた仕組みであり、多くの社員が残業しないようになったという実例もデータで証明されています。

(6)今日やらなくていい仕事は明日やる

残業を減らすには、明日に回す仕事を作るということも必要です。

すべての仕事を受けた日のうちに終わらせる必要はありません。納期に間に合うように、きちんと計画を立てれば、今日やるべき仕事に集中すれば良いだけです。残業しないためには、この仕事は今日中にすべきか、明日に回してもいいかの優先順位づけをしましょう。

(7)メールを返信する時間帯を決める

業務時間中には、集中して一つの業務を行いたいのに、何かに遮られてしまうという場面にたびたび遭遇します。たとえば、メールの返信です。

一日のうち不定期にメールボックスをチェックするのは非効率を生みます。そこで、メールを確認する時間を午前・午後それぞれ決めておくことで、メール対応に集中する時間をつくれます。

残業を減らすには、余裕があるときにまとめてやった方が効率が良い仕事をみつけることが重要です。

(8)面倒な仕事は「ちょっとだけでも」先にやる

企画書やプレゼン資料など、手も動かすし加えて頭も使う作業は、作業を後回しにしがち。これらの仕事は、やることが決まった段階で「ちょっとだけでも先に進めてみる」という意識が重要です。

たとえば、上司からプレゼン資料作成の依頼をうけたら、まずはプレゼンのストーリー、構成の流れを箇条書きにしたものをつくり、その時点で上司報告することです。

作業を期限ギリギリに始めると、成果物の品質が下がってしまったり、内容に修正が入って手戻ししてしまったりと、これまでかけた手間がすべてムダになります。先に骨子を報告する時間の余裕もうまれません。

先に目次や構成案などを作って、その段階で上司などの反応を確かめておけばこのようなリスクは減らせます。残業を減らすには、ムダな仕事をしないように先にちょっとだけ仕事を進めて方向性を確定させてから本格的に仕事を行った方が良いです。

残業を減らすことは「働きがい」にも好影響

転職口コミサイト「Vokers」が発表したデータによると、2014年から2017年の間に10時間以上残業が削減できた企業とできなかった企業を比較した結果、長時間労働を是正できた企業のほうが人材の長期育成の観点で、働きがいを感じられた人が増えたというのです。

残業時間の削減による就業時間の変化

社員の立場からすれば、残業が増えると当然プライベートの時間は減ってしまい、精神・肉体的な不調や最悪の場合過労死にもつながりかねません。長時間労働が常態化し、残業が増えることは、自分だけでなく勤務先企業にとっても不幸です。

残業することは、企業にとっても社員にとっても不幸です。残業しないよう工夫すれば、残業削減は自身の健康維持やパフォーマンス向上につながり、あらゆる方面で良い影響を与えてくれるはずです。