・シフトと給与計算を連携したい
シフト管理システムでは、簡単にシフト表を作成できる機能はもちろん、LINEや給与計算ソフトとの連携ができるサービスもあります。
シフト管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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【料金・機能比較表つき】シフト管理システムの資料をダウンロードする（無料）
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シフト以外に複数の勤務体制を用いている場合は、勤怠管理システムの検討もおすすめです。次の記事で詳しく紹介しています。
シフト管理は、提出の形式も日付もバラバラで何かと管理が面倒になりがちです。それらをまとめてシフト表を作成するのはさらに手間がかかります。
本記事ではボクシルが作成したシフト表のテンプレート（ひな形）を紹介します。
Wordで簡単に使える、さまざまなデザインのシフト表のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
また、シフト表を作成したことがない方でも簡単に作成できるように、記事の後半では書き方について紹介しています。
【無料】Excel（エクセル）で使えるシフト表テンプレート
ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで、簡単にシフト表が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
5色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、下記の記事を参考にシフト表を作成してください。
シフト表テンプレート【パターン1】ブルー
1週間の給料合計と勤怠時間が一目でわかります。どの時間帯にだれがいたか視覚的にもわかりやすいので管理が楽になりますね。
その他の色のダウンロードはこちらから。
シフト表テンプレート【パターン2】プレーン
1週間の勤怠時間が一目でわかります。こちらは時間数を見ることに特化したシフト表といえるでしょう。
シフト表テンプレート【パターン3】グリーン
シンプルで、勤怠時間が一目でわかります。最初に紹介したテンプレートよりもシンプルな作りのため、一手間加えれば掲載用にも利用できるでしょう。
ダウンロードはこちらから。
シフト表テンプレート【パターン4】グリーン
こちらのシフト表は、1か月分の勤怠時間が一目でわかります。1か月単位で管理している方にはおすすめです。
このパターンのテンプレートは、表の下部でシフトの勤務時間ごとの合計を自動計算して表示できるため、シフト別に合計人数を把握できます。
ダウンロードはこちらから。
ボクシルでは、他にも多くのテンプレートを用意しています。他のテンプレートを参照したい方は下記をご確認ください。
シフト表がダウンロードできるサイトも
bizoceanでは約32,000以上のテンプレート書式を扱っています。うちExcelシフト管理テンプレートは42種類以上あります。
シフト希望表やシフト表はもちろんのこと、飲食店向け・製造業向け・美容向けなど各業界にも対応したテンプレートがあるので、こちらもチェックしてみてください。
テンプレートでのシフト管理も便利ですが、近年はシフト作成・管理に特化したシステムが増えています。
シフト管理システムを利用するメリットとして、スタッフ側はスマートフォンやアプリを使って簡単にシフト希望が出せること、雇用側はシフト提出のリマインド通知やダブルブッキング、残業時間の自動チェックなどの機能で管理を効率化できることです。
シフト管理システムに興味がある方は、下のボタンより無料資料請求して各サービスを比較してみてください。
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シフト管理ができるクラウドサービス
次の記事では、おすすめのクラウドシフト管理システムを紹介しています。サービス導入検討している方は、ぜひ参考にしてください。
【種類別】シフト表に必要な項目
シフトはきちんと管理できなければトラブルを招く原因にもなります。たとえば、飲食店や商業施設、販売などのお仕事は、曜日ごとに必要人数が決まっているためシフト表自体にミスがあれば混乱を招きます。
お店がうまく回転するためには必ず必要になるのがシフト表です。
シフト表は決まった書式があるわけではありませんが、お店をうまく回転させるために最低限必要な項目があります。
タイムシフト表
タイムシフト表の場合は、文字どおりその日の営業時間に必要な人員が書かれているシフト表です。
タイムシフト表に必要な項目は正社員かアルバイト・パートなのか、氏名や受け持ち担当、開始時刻と終了時刻、合計勤務時間などが書かれていればわかりやすいでしょう。
開始時刻と終了時刻は横棒グラフにしておくとさらにわかりやすくなります。
週間シフト表
このシフト表は週にだれが何曜日に勤務するのか、いつからいつまでの勤務かを把握するために必要です。急な休みが出ても週間シフト表があれば早急に対応ができます。
週間シフト表に必要な項目はタイムシフト表とほぼ同じですが、時間の代わりに曜日が記載されているとイメージするとわかりやすいでしょう。
休暇管理シフト表
このシフト表はどの企業や業界でも使っていますが、だれがいつ休暇を取っているのか一目瞭然で把握できます。
有給休暇についても残り日数を管理できるのでとても便利です。
記載する項目としては、月単位で書くようにします。従業員全員の氏名と正社員かアルバイト・パートの記載、月の1日～末日までの日にちの記載、あとは有給休暇なら青色、通常休暇なら赤など色分けしているとわかりやすくなります。
シフト管理に必要なシフト表の種類
種類については先ほどお話しました、タイムシフト表、週間シフト表、月間の休暇管理シフト表があればよいでしょう。
数か月先の予定で休暇を取りたい方のために、年間シフト表を作っている企業もありますが、有給休暇や年間休暇を計算する場合はとても便利なシフト表になります。
企業によっては他にも準備しているシフト表があります。ただし、あまり多すぎても管理が難しくなるため、シフト表は「当日のシフト、1週間のシフト、休暇状態がわかるシフト」の3点くらいにしておくほうがよいでしょう。
Excelでシフト管理表を作成する際は、関数やマクロを組み込むことで勤務時間の計算を自動化できます。ただし、メンテナンスが難しくなるため、どのような設定をしたかマニュアルを残しておくとよいでしょう。
見やすいシフト表はミス防止につながり、メリットばかり
シフト表作成は手間が多くてミスも増えがちです。見やすくてわかりやすいシフト表の作成は従業員全体の作業効率アップにもつながります。ぜひともこちらのテンプレートを活用して、業務の効率化をしていきましょう。
シフト表を発行できるクラウドサービスについては次の記事も参考にしてみてくださいね。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
ボクシルではシフト表作成に役立つ勤怠管理のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできるので気軽に覗いてみてください。
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