グループチャットとは？特徴を初心者向けに丁寧に紹介

プライベート的な要素が強かった「グループチャット」も最近では、仕事上で使う機会も増えています。本記事ではグループチャットについてチャットの概要やメリット、おすすめサービスなどを解説していきます。

ビジネスチャットには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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プライベート的な要素が強かったグループチャット。しかし最近では、仕事上で使う機会も増えています。一人が投稿したメッセージをみんなで共有でき、オンライン上で完結するため、場所や時間を問いません。そのようなグループチャットについて徹底解説していきます。

チャットとは何か？

チャットはもともと「雑談」という意味で、リアルタイムでインターネットを通じて会話することを指します。メールは相手のメッセージに返信するオンライン上での手紙といった側面が強いですが、チャットは、日常の会話のように不規則なやりとりが特徴です。

スマートフォンが普及する前はもともと、パソコンを使って複数人同時のチャットが行われていました。チャットルームといったオンライン上でのコミュニティが存在し、その中でリアルタイムの文字を使った言葉のかけあいを行うスタイルでした。

チャットが広まったきっかけ

パソコンを頻繁に利用する人だけのコミュニケーション手段だったチャット。しかし、スマートフォンの普及やLINE（ライン）の登場がきっかけで、広く一般の人にも知られるようになりました。

ただ、多くの人がチャットできるようになった反面、対面でのコミュニケーションが減っているところも指摘されています。

リアルタイム性

メールとチャットの大きな違いは、リアルタイム性です。メールではいちいち開かなくてはなりませんが、チャットでは必要がないためメッセージのやりとりも自然に早くなります。

リアルでの会話のように、質問したらタイムラグなく返事をもらえるといった点が、オンライン上でも実現しつつあるわけです。

スタンプ

今までは文字主流の会話がほとんどだったチャットです。しかし、LINEの登場によるスタンプでの会話もなされるようになりました。スタンプによって、現在の表情や気持ちを即座に表現できるため、文字で気持ちを伝えるといった作業も簡略化される傾向にあります。

グループチャットとは？

グループチャットとは、複数人が集まってやり取りをするチャットのグループです。グループチャットに参加しているメンバーは、リアルタイムで集まっているようなコミュニケーションを取れます。

利便性から近年ではプライベートのチャットだけでなく、ビジネスでも利用している企業は多いでしょう。例として、プライベート用とビジネス用のグループチャットについて説明します。

プライベート用グループチャット

グループチャットをイメージする際に、わかりやすい事例として挙げられるのがLINE（ライン）です。かつてオンライン上であれば、キャリアメールのようなメールでのやり取りが主流でしたが、それも取って代わられ今やLINEでやり取りする人が多くなりました。

LINEには1対1でのメッセージのやり取りだけでなく、複数人でやり取りできるグループトーク機能があります。グループトーク機能は、一般的に言われているグループチャットと同じです。

また、LINE以外にもグループチャットができる個人向けツールには、「Facebook messenger」「Discord」などがあります。

LINEのグループトーク機能

LINEのグループトークは、仕事で使用するよりもプライベートで使用するといった側面が強いでしょう。仲のいい人どうしでグループを組んで、その中でチャットをする、もしくは飲み会のようなイベントごとで情報を共有したいときに使用することが多いようです。

LINEのグループトークは、完全にクローズドとなります。ネット掲示板のように、気軽に入会したり閲覧したりできるものではなく、グループに招待された人しかトーク内容を閲覧できないようになります。みずからグループの中には入れず、招待された人しか入れません。

グループトーク機能では、少数から大人数まで、リアルタイムのトークができます。一人が投稿したメッセージは、グループ内のメンバーであれば全員が閲覧できる仕組みです。

ビジネス用グループチャット

一方、仕事でグループチャットを使う機会も増えています。「 ChatWork 」や「サイボウズLIVE」などは、ビジネスに特化したグループウェアのチャットツールといえます。仕組み自体は、LINEのグループトークと同じで、招待されたメンバーしか内容を閲覧できない仕様です。

仕事用とプライベート用のグループチャットの違いは、非言語のコミュニケーション手段があるかどうかが挙げられます。LINEであればスタンプでのやり取りが可能ですが、ChatWorkなどはスタンプ機能がなく言語でのやり取りが基本です。

プライベートでのやり取りは、気持ちや感情を伝えることもありますが、仕事上でのやり取りでは基本的に情報を伝えるもしくは共有することがメインです。この点が、プライベート用か仕事用かの境目でしょう。

ビジネス用グループチャットの特徴

ビジネス用のグループチャットでは、プライベートのものよりも権限やルールが厳格なのが特徴です。これはビジネスでのやりとりで利用するためで、グループチャットの場でもビジネスマナーをきちんと守る必要があります。通知や退席の際には、とくにチャットの文に気を付けるようにしましょう。

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グループチャットと社内SNSの違い

グループチャットと類似しているシステムが社内SNSです。ただし、グループチャットと社内SNSは使用目的が微妙に異なります。

ビジネスチャットがコミュニケーションを円滑にし業務の効率化を図るために用いられます。一方、社内SNSは従業員が個人の人となりを開示、コミュニケーションを取ることにより社内の結束を高めエンゲージメント向上のために用いるのが一般的です。

グループチャットと社内Wikiの違い

社内Wikiもグループチャットと同列に語られるケースもありますが、別物です。

グループチャットはフロー型の情報を扱うツールで、リアルタイムでコミュニケーションを取るため、1つのチャットの情報量は少なく数日程度のログしかさかのぼれません。社内Wikiはストック型の情報を取り扱うためのツールで、一つひとつの情報量は多めです。何年も前のログも参照できます。

グループチャットとプロジェクト管理ツールの違い

グループチャットと同時に使うことが多いのが、プロジェクトやタスク管理をするツールです。ただし、両者は使用目的が違うので併用して使うケースも多いでしょう。

グループチャットが日常的なコミュニケーションやリアルタイムでのやり取りに用いられるのに対し、プロジェクト・タスク管理ツールはシステムが少し異なります。こちらは、より細かい仕事の進捗管理に焦点を当てて作られています。そのため、コミュニケーション自体には不向きです。

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グループチャットを利用するメリット

グループチャットを利用するとさまざまなメリットがあります。グループチャットの主なメリットは次のとおりです。

社内の情報共有をスムーズに行える
円滑に議論が行える
プロジェクトの進捗管理を行える
取引先とのコミュニケーションにも利用できる

社内の情報共有をスムーズに行える

グループチャットでは社内の部署別・チーム別でチャンネルを作れます。同じ業務をするメンバー同士でチャットを行えるため、グループ内でスムーズにコミュニケーションを取れるでしょう。

また、チャットはすべてテキストでログが残るため記録代わりにも利用できます。会話を資料としてためておき、メンバーがいつでも好きな時間に確認できるところも非常に便利です。

ファイルの共有も簡単に行えます。ツールによってはタスクのリマインダー機能なども備えているので、活用すればさらに利便性が上がるでしょう。

円滑に議論が行える

チーム別のグループチャットだけでなく、テーマを設けてブレインストーミングの代わりにも使用可能です。オンライン上の会議室を作成している感覚で思ったことを自由に書き込んで活発な議論を行えます。

会議の代わりだけでなく、単純に普段関わることのない他部署とのコミュニケーションツールとしても有効活用できます。誰でも気軽に思ったことをかけるチャットルームなどを作っておけば、雑談などで盛り上がれるでしょう。

プロジェクトの進捗管理を行える

進捗管理機能を備えているグループチャットであれば、プロジェクト管理も行います。プロジェクト別にグループチャットを作り、各メンバーの業務の進捗情報などをリアルタイムで変更することで、チーム全体で他の人の状況まで簡単に把握できます。

進捗管理表を共有しておけば、ミーティングを設ける際も開催者が各メンバーのスケジュールを確認する手間が省けるでしょう。遠隔地やテレワーク中のメンバーの予定も一緒に把握できるので、社内にメンバーが揃っていなくてもパフォーマンスを落とすことなく業務を進行できるでしょう。

取引先とのコミュニケーションにも利用できる

グループチャットは社内メンバーだけでなく外部の取引先とのコミュニケーションにも活用可能です。スタンプ機能を活用すれば、メッセージに対してすぐにリアクションを返せます。グループチャットであれば、メールより密接なコミュニケーションが取れるようになるのもメリットだといえます。

さらに、先方の要望などにも早く対応できるようになるため、顧客との信頼関係を築くのにも役立ちます。

ビジネス用チャットの選び方

ビジネス用チャットを選ぶ際に注意したいポイントは次のとおりです。

利用者人数
ソフトやアプリとの互換性
ビジネスチャットの操作性
セキュリティ

それぞれのポイントについて説明します。

利用者人数

できるだけ利用者人数の多いチャットツールを選びましょう。ビジネス用チャットでは、社内はもちろん取引先とも共同で使うこともあります。利用者人数が多いチャットツールなら、新しく導入することなく、スムーズにチャットをはじめられる可能性が高まるでしょう。

とくにビジネス用チャットの無料プランの場合、保管できるメッセージ数やチャットに参加できる上限人数などを制限しているケースが多くあります。小規模なグループでのチャットなら無料プランで対応できるケースも多いですが、大規模なグループでの運用を検討している場合はすぐに有料プランにした方がよいケースもあります。

ソフトやアプリとの互換性

社内でよく使うソフトやアプリがあれば、対応しているビジネスチャットか確認しましょう。日ごろから使っているソフトやアプリと連携できれば、業務の効率化につながります。

とくにタスク管理や社内Wikiといったシステムはビジネス用チャットと併用して活用することも多く、チャットと連携した方が業務効率は向上します。これらのツールをすでに使用している場合は、連携できるチャットツールを探した方がよいでしょう。

ビジネスチャットの操作性

操作性にも着目しましょう。チャットツールは日々使うものなので、使い勝手が悪いとかえって業務の足かせになることもあります。

グループチャットの作り方や通知など、基本的な操作はデモや無料プランでも十分確認できるので、チェックしておきましょう。海外とのやり取りがある場合は、英語にも対応しているかを確認すべきです。

とくに営業のように外回りをしている従業員が多い会社はパソコンだけではなく、スマートフォンでの操作性を確認した方がよいでしょう。

セキュリティ

セキュリティもグループチャットを選ぶ際は重要な要素です。グループチャット上には機密情報や顧客情報、従業員のプライバシー情報など第三者に漏えいしてはならない情報が流通します。

そのため、セキュリティに関しては注意をはらうべきです。グループチャットの中には多要素認証ログイン機能、ログ監査機能、ルームごとの入室制限といった情報漏えいを防ぐ、発生した場合すぐに発見・検証できる機能がそろったシステムも存在します。

社内で求められるセキュリティレベルに応じて、使用するグループチャットのセキュリティ機能も精査してください。

グループチャットの作り方/導入方法

グループチャットはさまざまな業務システムの中でも比較的、導入が容易なシステムの一つです。具体的には次の4つのステップでグループチャット作り/導入を行います。

導入するシステムを選定する
チャットルーム・連携する機能を準備
従業員への使い方の周知徹底
ルームの活性化・情報流通状況を測定、PDCAで改善する

導入するシステムを選定する

グループチャットを作るために導入するシステムを選定します。いきなり本格的なビジネス用チャットを導入しなくても、従業員が使い慣れているLINEを使ってもいいでしょう。また、セキュリティや拡張性を重視するなら、専用のビジネスチャットを導入するのも一つの手です。

上限利用人数を確認したり、連携するアプリを選んだりといった基本的な選び方については前章のとおりです。

チャットルーム・連携する機能を準備

導入するシステムが決定すれば導入の準備を進めますが、グループチャット内をどのようなチャットグループに分けるのか、その中にどのようにメンバーを配置するのかを考える必要があります。

ルームへの参加人数が多すぎるとログの流れが速くなり、追いかけるのが困難になるので注意が必要です。少人数のルームを作りすぎると今度は管理が煩雑になる、組織ごとの情報流通が少なくなり、イノベーションが発生しづらくなります。

グループチャットと外部システムを連携させる企業は、システム同士の連携作業が必要になります。連携したいシステムのリストアップ、誰がいつまでにやるのかを明確にしてください。

従業員への使い方の周知徹底

多くのグループチャットは直感的に操作できるので、従業員に細かな使い方を周知しないと、使いこなせないといったツールではありません。ただし、シンプルなツールゆえにオンボーディングをきちんとやらないとチャットで誰も連絡を取らない、口頭やメール、電話のように効率の悪いコミュニケーション手段がベースになり続けるといった問題が発生します。

使い方はもとより、いかにグループチャットを通じてコミュニケーションを取った方が効率的、働きやすくなるのかをメンバーに周知徹底して早く浸透するようにしてください。