出張申請書の無料テンプレート | 書き方・必須項目・注意点

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出張することになったら、ただそのまま出張に行けばいいわけではありません。必要になるのが出張申請書です。

本記事ではボクシルが作成した出張申請書のテンプレート（ひな形）を紹介します。Excel（エクセル）で簡単に使える、さまざまなデザインの出張申請書のフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

また、はじめての方でも安心して出張申請書を発行できるように、出張申請書に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目も紹介します。

【関連記事】 出張手配のやり方を解説

【無料】Excelで使える出張申請書テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで簡単に出張申請書が発行できる、無料のテンプレートをダウンロードできます。

5色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、本記事を参考に出張申請書を作成可能です。

出張申請書テンプレート【ヨコ _ レイヤー】ブラック

基本的な出張申請書のテンプレートです。行動予定や内訳の記入欄が大きいので使いやすいです。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 出張申請書テンプレート【ヨコ _ レイヤー】ブルー
• 出張申請書テンプレート【ヨコ _ レイヤー】プレーン
• 出張申請書テンプレート【ヨコ _ レイヤー】オリーブ
• 出張申請書テンプレート【ヨコ _ レイヤー】ディープブルー

出張申請書テンプレート【タテ _ レイヤー】オリーブ

縦方向の出張申請書テンプレートです。お好みで使い分けてください。

ダウンロードはこちらから。

• 出張申請書テンプレート【タテ _ レイヤー】ディープブルー
• 出張申請書テンプレート【タテ _ レイヤー】ブラック
• 出張申請書テンプレート【タテ _ レイヤー】ブルー
• 出張申請書テンプレート【タテ _ レイヤー】プレーン

ボクシルでは、他にも多くのテンプレートがあります。
他のテンプレートを参照になりたい方は下記を確認ください。

「申請書をExcelで管理するのはめんどう…」
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出張申請書とは

出張申請書とは、業務に関連する出張に行くにあたって、出張にかかる費用の仮払い承認を受けるために出張の目的や期間、スケジュールなどを記載して提出する書類のことです。

出張をする際には、みずから出張を希望して申請する場合や、上司からの業務命令で出張する場合があります。ただし、どちらのケースかにかかわらず、出張申請書の作成が必要です。

出張費用は会社負担のため、どのような経費がどのような理由で必要になるかを明確にしなければなりません。出張申請書を提出すると、直属の上司や関連部署の上長からの承認を経て、出張前に経費を受け取れます。

申請書の記載内容には、期間や移動手段など出張予定表と重なる部分もありますが、出張申請書は行程よりも出張にかかる金額や目的が注目される点が特徴です。国内に出張する場合と海外に出張する場合では様式も変わるため注意しましょう。

出張申請書の手続きの手順

出張の申請はみずから申請する場合と上司から出張命令がある場合があり、どちらにしても出張申請書が必要です。出張申請書を提出し忘れると、勤怠管理で欠勤扱いとなる可能性もあるため、出張が決まればできるだけ早く申請しましょう。

1．出張命令票

出張が決まると出張者本人が出張命令票の必要か所に出張目的や行程などを記入します。問題がなければ上司から承認がおりるため、旅券や新幹線チケットを発行してくれる企業であれば発行してもらいましょう。

2．出張旅費仮受け金の申請と受け取り

出張の内容によっては、旅費を前払いしてくれる企業もあります。現地に到着してから現金が必要な場合、接待で贈答品が必要な場合、多額の旅費が発生する場合などです。お金が絡んでくることは処理に時間がかかるため、できるだけ早く申請して仮受け金を受け取りましょう。

3．出張申請書を提出

出張命令票が発行され、仮受け金を受け取ったら、出張申請書を提出します。一般的に人事課へ提出しますが、担当部署は企業によってさまざまです。この申請をすることで勤怠管理上でも出張扱いで処理できるようになります。

4．実際に出張する

出張申請書が承認されたら実際に出張します。会社に戻ったときに旅費の精算があるため、領収書はすべて大切に保管しましょう。また、会社には出張中の連絡先や出張の行程も連絡しておきましょう。

5．出張旅費精算

出張から戻ったらまずは出張旅費の精算をします。出張先で宿泊した宿泊費、交通費の他、手土産代や贈答品代、接待費用など出張旅費の規定に従って出張旅費の精算をします。

6．出張報告書

最後に会社規定の出張報告書を作成して出張が終わります。今後の課題や訪問した場所、出張の目的などを記入し上司の承認を得ます。

出張申請書の書き方と必要項目

出張申請書は会社規定のフォーマットになるためそれぞれの企業で異なりますが、大まかな内容はほとんど同じです。書くべき項目としては次のとおりです。

• 「出張申請書」のタイトル（表題）
• 申請する年月日
• 申請者の所属部署と氏名
• 出張先や出張する目的
• 出張期間（年月日）
• 滞在する宿泊先
• 出張中の連絡先
• 出張の日程と出張にかかる費用
• 日当費用
• 同行者の有無
• 出張先での業務内容
• 上司の承認欄

出張申請書を書くときは事前に宿泊する場所や日程に合わせてどのように移動するのか、また移動にかかる費用などを調べておく必要があります。

出張申請書には、出張の内容を具体的かつ正確に記入する必要があります。記載ミスがないよう注意して記入しましょう。間違いがあり手直しをしているとどんどん時間がなくなるため、早めに申請書を提出しましょう。

出張申請書の保存期間は3年

出張申請書は法定保存文書となるため保管の目安は3年です。保存方法は紙での保管でもデータ化したディスクでもかまいませんが、紙での保管はかさばりますし、資源の有効活用をするためにもデータ保存がよいでしょう。

Word（ワード）で出張申請書が作成できる無料テンプレートのまとめ

領収書の有無や金額の入力など気をつける箇所が多いので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

出張申請書を発行できるクラウドサービスについては次の記事も参考にしてみてください。

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また、経費精算の選び方ガイドもあるので参照してみてください。

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