会計ソフトとは？機能やメリット、選び方を解説！

会計ソフトとは

会計ソフトとは、企業のお金の出入りを記録し、それを集計して決算書を作成するためのソフトウェアです。帳簿や決算書、キャッシュフローのデータをもとに財務状況を分析できるため、管理会計や経営方針の検討および決定に役立ちます。管理会計取引先の債権や債務管理が可能な機能をはじめ、ソフトによって多様な機能が搭載されています。

会計ソフトは、企業規模や業種などによってさまざまな種類があるので、自社のニーズに合った会計ソフトを選ぶことが大切です。

会計ソフトの機能

会計ソフトには、次のような、日々の会計業務を効率化できる機能が搭載されています。

• 仕訳入力補助
• 帳簿・決算書作成
• 債権・債務管理
• 経営分析

仕訳入力補助

会計ソフトの主な機能が、仕訳データの入力サポートです。売上や経費の数字を入力すると、勘定科目への仕訳や転記を補助してくれます。

システムによっては、仕訳データの取り込みや入力済みデータの流用、仕訳のテンプレート化といった機能を搭載しています。こうした機能をうまく活用すれば、より効率的に経理業務が行え、生産性の向上が可能です。

帳簿・決算書作成

会計ソフトには、伝票入力と仕訳にもとづいて、総勘定元帳や現金出納帳などの帳簿を自動で作成する機能があります。銀行口座残高や取引の自動取得など、外部データとの連携も可能です。

これらの帳簿をもとに、貸借対照表や損益計算書などの決算書を自動で作成できます。固定資産の減価償却を管理し、固定資産台帳を作成する機能や、税務申告に必要な消費税を自動集計する機能もあります。

債権・債務管理

債権・債務管理は、売掛・入金情報、および買掛・支払情報の管理を行う機能です。顧客の要望に応じた請求および支払いのパターンや、伝票のフォーマット、修正や調整に対応できます。

ただし、会計ソフトでは、取引ごとの債権や債務を把握することは難しいです。債権・債務関連は、業種によって業務内容が異なることもあるため、会社として本格的に管理したい場合は、専用の「債権管理システム」を導入するのがおすすめです。

経営分析

入出金や経費のデータから、経営分析を行ってくれる管理会計機能です。キャッシュフローを可視化し、資金繰りを管理できるソフトウェアや、支店・部署・地域などでデータを分けたうえで、グラフや一覧表に見やすく加工できる会計ソフトもあります。

管理会計のためのデータ分析の手間がかからず、わかりやすく表示してくれるので、迅速かつ的確な経営判断に役立ちます。

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会計ソフトの選び方

導入する会計ソフトを選択する際には、次のポイントを意識しましょう。

• 仕訳入力機能が充実しているか
• 機能のカスタマイズができるか
• システム連携
• 電子帳簿保存法やインボイス制度など法的要件への対応
• ベンダーのサポート体制
• 内部統制への対応
• 各種会計基準に対応しているか

仕訳入力機能が充実しているか

会計ソフトへデータ入力する際の、仕訳サポート機能が充実しているかはよく確認しましょう。仕訳入力を補助してくれるシステムなら、会計業務の時間削減につながります。自動入力機能に加え、入力サポートや辞書機能があると便利です。

機能のカスタマイズができるか

機能を柔軟にカスタマイズできる会計ソフトなら、業態や業種にマッチしたシステム運用が可能です。そのため、機能をカスタマイズしてもらえるか、費用はどの程度かを問い合わせておきましょう。なお、建設業や医療機関、公益法人など業界独自の会計業務が必要な場合は、カスタマイズよりもそれぞれに特化した会計ソフトやプランを選択するのがおすすめです。

システム連携

会計ソフトが、販売管理システムや経費精算システム、ERPなどと連携できれば、業務全体を効率化可能です。すでに導入しているシステムがあれば、会計ソフトのシステム連携についても確認しておきましょう。

電子帳簿保存法やインボイス制度など法的要件への対応

手動で法改正に対応すると手間がかかるため、法改正へ自動的に対応できる会計ソフトがおすすめです。電子帳簿保存法に対応している会計ソフトであれば、スキャナ保存した領収書をはじめとした証憑の原本保存が不要になり、経理業務の手間を削減できます。また、2023年10月から施行されている、インボイス制度に対応したシステムかもチェックしましょう。

ベンダーのサポート体制

会計ソフトベンダーのサポート体制も重要な選択基準のひとつです。システムの安定稼働や保守体制に加えて、操作の不明時や問題発生の際に、迅速に対応してくれるかどうかを確認しておきましょう。電話やメール、チャットによるサポートのほか、画面共有やリモートサポートといった初心者でもわかりやすいサポートや、迅速な返答を明記しているベンダーなら安心して利用できます。

内部統制への対応

大企業やグループ会社では、会計業務は監査対象になる重要な業務です。そのため、規模の大きな企業の場合は、内部統制に対応したフローが構築できるか確認してください。また、今後上場を見込んでいる企業や事業規模の拡大を図りたい企業も、今から内部統制に対応した会計ソフトを検討するとよいでしょう。

各種会計基準に対応しているか

財務諸表の作成に必要な会計基準はいくつか種類があり、それぞれ予算の記載内容や数値の計上方法も異なります。そのため、会計ソフトが自社で採用している会計基準に対応しているか、事前に確認しましょう。また上場している大企業や、将来的にIPOする企業は、米国会計基準やIFRS国際会計基準に対応できるかどうかも確認しておくと安心です。

会計ソフトのメリット

会計ソフトは、次のようなメリットをもたらして、会計や経理業務の効率化を実現します。

• 帳簿・書類の自動作成
• 人的ミスの削減
• 法改正の自動対応
• 他システムとの連携
• 財務状況のリアルタイム把握

帳簿・書類の自動作成

経費や売上の仕訳を入力すれば、損益計算書や貸借対照表といった帳簿を自動で作成してくれます。作成された書類に不備がないかを確認すれば業務が完了するため、会計業務の作業効率が向上し、経理担当者の負担が軽減されます。

人的ミスの削減

Excelで会計業務を行う場合、帳票類のチェックだけでも多くの時間がかかってしまい、伝票から帳簿への転記の際に人的ミスも起こりがちです。会計ソフトで自動化すると、伝票の入力やデータ修正を行えば、関連する帳票に自動的に反映されるため、人的ミスの発生を防げます。

法改正の自動対応

クラウド会計ソフトなら、法改正による変更をアップデートを通じて自動でシステムに反映します。従来は担当者が情報を調べ、システムに変更を加えていたため、会計業務の大きな負担でした。法改正に対して労力を割かなくて済むのは、会計ソフト導入の大きなメリットといえます。

他システムとの連携

会計ソフトによっては、外部のデータやシステムと簡単に連携できます。たとえば銀行口座の入出金明細やクレジットカード明細なら、データ連携すれば自動で入力が可能です。さらに、販売管理システムや経費精算システム、給与計算システムと連携できれば、経理だけでなく企業全体の業務効率化と生産性向上につながります。

財務状況のリアルタイム把握

会計ソフトでは、キャッシュフローや売上実績などのレポートが自動作成され、財務状況をリアルタイムで把握できます。また、売上やコストなどのデータをグラフ表示できるソフトウェアもあり、経営状況を客観的に把握し、経営改善に役立てられます。

会計ソフトのデメリット

会計ソフトを導入するデメリットとしては、次のようなものが挙げられます。

• 導入費用や手間がかかる
• 操作に慣れる必要がある
• データの紛失・改ざん・漏えいリスク

導入費用や手間がかかる

会計ソフトはどのような形態であれ、初期費用や月額費用などのコストがかかります。また、新しい業務フローや運用ルール作成のためにも、手間や人件費がかかります。そのため、導入するシステムの選定は、慎重に行わなければなりません。

操作に慣れる必要がある

ほとんどの会計ソフトは、簿記の知識がない初心者でも簡単に帳簿づけできるよう設計されていますが、多様な機能や高度な機能が搭載されているソフトウェアもあります。そのため、操作に慣れて機能を使いこなすためには、一定の期間を要することもあるでしょう。

会計ソフトの操作性は製品によって異なるため、無料体験版やトライアルを試用して、操作性を確認してから導入することをおすすめします。

データの紛失・改ざん・漏えいリスク

Excelでの管理同様、会計ソフトではデータの紛失・改ざん・漏えいリスクがあります。そのため、タイムスタンプ機能やアクセス権限の制限、パスワード設定などによりデータを厳重に管理することが大切です。

会計ソフトの種類

会計ソフトにはオンプレミス型やクラウド型、インストール型（パッケージ型）などの種類があります。それぞれ特徴が異なるため、要件に適した種類を把握して導入しましょう。

オンプレミス型の会計ソフト

オンプレミス型の会計ソフトは、ベンダーから会計ソフトを購入し、サーバーにインストールして利用するシステムです。社内ネットワークで処理するため、外部からの不正アクセスを防ぎやすいことと、業務に合わせてカスタマイズしやすい点がメリットです。

しかし、オンプレミス型の会計ソフトは、導入にコストと時間がかかるため中小企業には向いていません。導入にあたっては、ベンダー側にどの程度コストと期間がかかるか、あらかじめ問い合わせておいたほうがよいでしょう。

インストール型（パッケージ型）の会計ソフト

インストール型の会計ソフトは、パッケージを購入もしくはダウンロードして、パソコンにインストールして利用するソフトウェアです。一度購入すれば、それ以降は利用料金をかけなくて済むのがメリットになります。

一方、インストールしたライセンス分のパソコンでしか会計業務ができないこと、法令改正対応のアップデート料金がかかること、社外からアクセスしにくい点がデメリットです。

クラウド型の会計ソフト

クラウド型の会計ソフトは、ベンダーのサーバーからインターネット経由で利用するソフトウェアです。利用条件を満たした端末であれば、WindowsやMac、スマートフォンでも利用可能です。初期費用が安く、導入の敷居も低いのがメリットな一方、セキュリティはベンダーのシステム環境に依存するのがデメリットといえます。

会計ソフトの中で、もっともシェアが伸びているのはクラウド型の会計ソフトです。クラウド会計ソフトなら、ペーパーレス化による帳票や書類の保存スペースの削減、テレワークやリモートワークにも対応できるといったメリットもあり、多くの企業が導入を進めています。

クラウド型会計ソフトのランキングや比較表は、こちらを参照してください。

会計ソフトを導入する必要性

企業や法人が会計ソフトを導入する必要性は、次の3つが挙げられます。

• 知識なしで会計書類を作成できる
• 会計業務の効率化
• 法人税申告をオンラインで完結できる

知識なしで会計書類を作成できる

会計業務には専門的な知識が必要です。しかし、会計ソフトを導入すれば、会計や経理の知識が乏しい初心者でも帳簿や会計書類を簡単に作成できます。

会計ソフトには、連携機能により自動で取引の履歴を取り込めるといった、知識がなくても簡単に仕訳処理を行える機能が充実しています。また、インターフェースがわかりやすく直観的に操作できるソフトウェアが多いため、初心者でも使いやすいのが特徴です。

そのため、会計ソフトの導入によって、知識がなくてもスムーズに帳簿や会計書類、決算書を作成できるようになります。さらに、クラウド型の会計ソフトなら税制改正に自動で対応し、常に最新のルールに沿って書類の作成を行えるため、初心者でも安心です。

会計業務の効率化

会計ソフトには、自動仕訳機能のような帳簿作成を効率化する機能が搭載されているため、ソフトウェアの導入により会計業務を大きく効率化できます。

たとえば、銀行口座やクレジットカードなどの取引データを自動で取り込み、あらかじめ設定したルールにもとづいて自動で仕訳できるようになります。これにより、手作業での仕訳が少なくなり、業務にかかる手間や時間を大きく削減可能です。また、自動仕訳機能によりミス防止にもつながるため、結果として修正作業にかける手間も削減でき、会計業務全体の効率化につながります。

法人税申告をオンラインで完結できる

会計ソフトの中には、法人税の電子申告（e-Tax）が可能な機能を搭載しているソフトウェアもあります。

会計ソフトの独自ツールを利用して直接電子申告が可能になったり、会計ソフトから申告データをエクスポートしてe-Taxソフトへアップロードし、電子申告を行ったりできます。

会計ソフトを導入すれば電子申告が簡単に行えるため、税務署へ書類を郵送する手間や時間がかかりません。オンラインで法人税申告書を作成・送信し、手続きを完結できます。

なお、法人がe-Taxを利用するためには、利用者識別番号と電子証明書の取得が必要です。詳しくは、国税庁のe-Taxの法人向けページを参照するとよいでしょう。

会計ソフトを導入して業務を効率化！

会計ソフトを使うことで、面倒な作業を省いて業務効率化できます。低コストでも、実用的なソフトウェアは数多くあります。

会計ソフトを導入する際には、次のポイントに注目してサービスを選びましょう。

• 仕訳入力機能が充実しているか
• 機能のカスタマイズができるか
• システム連携
• 電子帳簿保存法やインボイス制度など法的要件への対応
• ベンダーのサポート体制
• 内部統制への対応
• 各種会計基準に対応しているか

自社の要件に合った会計ソフトウェアを見つけて、効率的に業務を遂行しましょう。

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