中小企業向けグループウェアおすすめ8選 比較表・導入事例つき

グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを一つの基盤にまとめるツールです。中小企業では情報システムの専任担当を置きにくく、紙やExcel、メールでの管理に限界を感じている企業も少なくありません。

中小企業に向いたグループウェアの選び方を、従業員規模別のポイントや費用相場、補助金とあわせて整理しました。中小企業で導入しやすいおすすめサービスを、料金・口コミ・導入事例つきで紹介します。

【30秒でわかるこの記事のポイント】

・情報の属人化に悩む中小企業にこそグループウェアの導入がおすすめ
・中小企業のグループウェア選びのポイントは、情報システムの専任担当がいなくても使えるか、機能を必要分に絞れているか
・クラウド型の料金は初期費用0円・月額600〜2,500円程度/ユーザーが中心。10ユーザー以下ならJ-MOTTOやサイボウズ Officeなど、少人数から始めやすいサービスがおすすめ

グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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グループウェアとは

グループウェアとは、チャットやスケジュール管理、ファイル共有などの機能をまとめ、社内の情報共有と業務効率化を支えるソフトウェアです。企業全体のコミュニケーション基盤となり、影響する業務の範囲が広い点が特徴です。

スケジュール管理やファイル共有、会議室予約など、日々の業務に必要な機能を一つにまとめられるため、ペーパーレス化や部署をまたいだ連携の効率化を進めやすくなります。導入形態としては、インターネット経由で場所を選ばずアクセスできるクラウド型が主流です。

クラウド型が広がったことで、自社サーバーを用意しなくても導入でき、中小企業でも始めやすくなっています。市場規模やシェアの詳しい動向は、次の記事で紹介しています。

グループウェアのシェア・市場規模 一番選ばれている人気サービスはMicrosoft 365

グループウェアのシェア率 グループウェアの導入に携わった1,704人を対象にBOXILが独自アンケート※1を実施し、導入したグループウェアを尋ねました。シェアが最も多かったのは、 …

グループウェアと類似サービスとの違い

グループウェアと混同しやすいサービスに、社内SNSやチャットツールがあります。共通する機能もありますが、利用する目的や対象者が異なります。

社内SNSやチャットツールは、コミュニケーションの活性化を主な目的とします。一方でグループウェアは、スケジュール・掲示板・ワークフロー・設備予約など、情報共有と業務全般を広くカバーする点が違いです。

グループウェアの主な機能

グループウェアでできることは幅広く、サービスによって搭載する機能は異なります。まずは自社に必要な機能を見極めることが、選定の第一歩です。

【基本的な機能】

【特定の課題・用途に特化した機能】

たとえば、営業部門の人数が多い場合は議事録機能やワークフロー機能、災害対策を重視する場合は社内掲示板や安否確認機能があるサービスが向いています。すべての機能を一度に導入する必要はなく、自社の課題に直結する最小限の機能から検討を始めるのもおすすめです。

各機能の詳しい内容は、グループウェアの機能を解説した次の記事でも確認できます。

グループウェアの主な機能一覧！できることやツールの種類・特徴

グループウェアとは グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務効率化の実現を目的とするシステムです。チャットやスケジュール管理、掲示板、タスク管理、ワー…

中小企業が抱えるグループウェアに関する課題

中小企業では、限られた人員と予算のなかで情報共有を円滑に行う必要があります。まずは、多くの企業が直面しやすい課題を整理します。

情報システムの専任担当がいないことによる属人化

中小企業では、1人が複数の業務を兼任していることが多く、情報システムの専任担当を置けない企業も少なくありません。業務のノウハウや情報が個人に偏り、担当者の不在時に業務が止まるリスクが生まれます。担当者の退職とともに、社内に蓄積したはずの情報が失われることもあります。

紙・Excel・メール中心の情報共有の限界

スケジュールや文書を紙やExcelで管理していると、検索や更新に時間がかかり、どれが最新版かわからなくなることがあります。ファイルが複数の場所に分散しやすいのも難点です。

メール中心の連絡では、情報が個人の受信箱に埋もれ、チームでの共有や過去のやり取りの振り返りが難しくなりがちです。

多拠点・テレワークでの連携のしにくさ

本社と支店、現場が離れている場合、対面前提の報告や連絡は機能しにくくなります。テレワークが広がったことで、オフィスにいなくても情報にアクセスできる環境の必要性が高まりました。共有の仕組みがないと、拠点ごとに情報が閉じてしまい、連携に手間がかかります。

中小企業こそグループウェアを導入すべき理由

前述の課題は、情報共有の基盤を整えることで解消に近づきます。中小企業がグループウェアを導入するメリットを紹介します。

情報共有が進み属人化を防止できる

グループウェアを導入すると、情報を個人でなく組織にためられます。チャットや掲示板、ファイル共有を使えば、必要な情報に誰でもアクセスできるようになり、属人化を防げます。

中小企業は1人あたりの担当範囲が広いため、情報が一元化される効果は大きいと言えます。

情報探索の手間を削減できる

スケジュールや文書をクラウド上で一元管理することで、「どれが最新版かわからない」「ファイルがどこにあるか迷う」といった検索や更新の手間を減らせます。タイムリーに最新情報へアクセスできる環境を構築できます。

また、メールに代わってチャットや掲示板（タイムライン）を活用することで、やり取りがオープンになり、組織全体への共有や過去の経緯の振り返りもスムーズに行えるようになります。

テレワークや多拠点でもスムーズに連携できる

クラウド型のグループウェアなら、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできます。オンラインでの双方向のやり取りが可能になり、拠点やテレワーク環境をまたいだ情報共有や業務連絡を円滑にします。社員数が少ない中小企業ほど、密に連携できるかどうかが業務のスピードを左右します。

中小企業向けグループウェアの選び方

グループウェアは、企業規模や業務内容に合ったものを選ばなければ十分な効果を得られません。中小企業が押さえておきたい選定ポイントを紹介します。

操作性で選ぶ

専任担当を置きにくい中小企業では、誰でも直感的に使えるかどうかが重要です。操作が難しいと使われずに形骸化するおそれがあります。細かなマニュアルなしでも扱える操作性かをトライアルやデモで確認しましょう。

必要な機能に絞ってコストを最適化する

多機能なグループウェアは便利に見えますが、中小企業にはオーバースペックになることもあります。使わない機能にコストをかけると、導入効果が薄れます。日常業務に欠かせない機能を中心に優先順位を決めましょう。

既存システムとの連携で選ぶ

グループウェア単体で業務が完結しないケースも多く、他システムと連携できるかがポイントです。たとえば、勤怠管理や経費精算などと連携できれば、二重入力を防げます。

導入を検討するツールが、利用中のシステムとつながるかを確認しましょう。シームレスに連携できるAPI連携に対応しているかも事前にチェックすると安心です。

セキュリティ対策の水準で選ぶ

業務で扱う情報には、顧客データや社内の重要書類など、漏れると深刻な問題につながるものがあります。クラウド型では特に、通信の暗号化やIP制限、2段階認証などが標準で備わっているかを確認しましょう。

【従業員規模別】特に確認すべきポイント

中小企業と一口にいっても、従業員規模によって重視すべきポイントは変わります。自社の規模に近い区分を参考にしてください。

10人以下

経営者や総務が兼務で運用することが多く、複雑なシステムは形骸化するおそれがあります。まずは導入のハードルを下げるために、コスト負担が少ないかに注目しましょう。

10ユーザー以下向けプランのあるJ-MOTTOグループウェア、5ユーザーから使えるサイボウズ Office、1名から始められるGoogle Workspaceなどが候補です。

50人以下

部署や雇用形態が増え、情報の分断が起きやすくなる規模です。掲示板や権限管理で情報を整理できるかが鍵になります。

庶務機能を標準搭載するサイボウズ Officeやdesknet’s NEO、メールやチャットを含むMicrosoft 365などがおすすめです。

100人以下

拠点や部門が増え、部門を横断した連携が課題になります。外部サービスとの連携やアプリでの拡張性を確認しましょう。

たとえば、ノーコードで業務アプリを作れるkintone、機能が豊富なdesknet’s NEO、共同編集に強いGoogle Workspaceなどが向いています。

300人以下

管理体制やセキュリティ統制の強化がより課題になる規模です。権限管理や監査、規模に応じた拡張性を確認しましょう。

将来的にさらに規模が拡大する場合は、上位サービスへの移行のしやすさも見ておくと安心です。Garoonのように中堅規模まで対応できるサービスを検討することをおすすめします。

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中小企業向けグループウェアにかかる費用・価格相場

グループウェアの費用は、提供形態やプランによって変わります。中小企業が把握しておきたい相場と、補助金の活用可否を整理します。

クラウド型は初期費用が0円のサービスが多く、月額はおおむね600〜2,500円程度/ユーザーが中心です。

本記事で紹介するサービスでも、サイボウズ Officeやdesknet’s NEOが月額600円（税抜）から、Garoonが900円（税抜）、Google WorkspaceがBusiness Starterで800円～となっています。

自社サーバーで運用するオンプレミス型は初期の導入費用が大きくなりやすい一方、クラウド型は月額を積み上げる料金体系のため、少人数から始めやすい傾向があります。最低利用人数や課金単位もあわせて確認しましょう。

価格を抑えて始めたい場合は、20ユーザーまで月額4,400円（税込）で使えるJ-MOTTOグループウェアなどが候補になります。

グループウェアの費用をより詳しく比較したい場合は、主要サービスの料金相場をまとめた次の記事も参考にしてください。

【料金比較表】グループウェアの費用相場は月額600円/ユーザー 主要18サービス調査

グループウェアの導入や乗り換えを検討する際、「自社の規模だと一体総額いくらかかるのか」「基本料金以外に追加費用はないか」が懸念ではありませんか？ 本記事では、主要18サービスを徹底…

中小企業が利用できる補助金・助成金

グループウェアの導入費用には、補助金を活用できる場合があります。2026年度に利用できる代表的な制度が、デジタル化・AI導入補助金2026^※（旧称：IT導入補助金）です。通常枠の補助率は原則2分の1以内で、業務プロセスの数に応じて補助上限額が定められています。

ただしグループウェア単体導入の場合、補助の対象にならない「汎用・自動化・分析ツール」プロセスに該当する可能性があります。「汎用・自動化・分析ツール」プロセス以外に、下記のうち1種類以上の業務プロセスを保有するソフトウェアであることが要件^※です。

• 顧客対応・販売支援
• 決済・債権債務・資金回収管理
• 供給・在庫・物流
• 会計・財務・経営
• 総務・人事・給与・教育訓練・法務・情シス・統合業務
• 業種特化型プロセス その他業種固有のプロセス

IT導入支援事業者が登録・公開したグループウェアは中小企業基盤整備機構のサイトで検索できるため、製品ごとに登録の有無や詳細プランを確認しましょう。

本記事で紹介するグループウェアの登録状況は次のとおりでした。（BOXIL上に掲載されているサービス名称で検索）

※出典：中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金2026」（2026年7月9日閲覧）

中小企業向けグループウェアの比較表

ここまでの選び方をふまえ、紹介するグループウェアサービスを一覧で比較します。強みのタイプや料金、最低利用人数を確認しましょう。

中小企業向けグループウェアおすすめ3選【スモールスタートに強み】

まずは、少人数から低コストで始めやすいグループウェアを紹介します。費用を抑え、まず試してみたい中小企業に向いています。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

2026上半期 資料請求数ランキング1位

4.27 48件の口コミ

J-MOTTOグループウェアの詳細を見る

J-MOTTOグループウェアは、ネオジャパンのdesknet’s NEOをベースにした、低価格のASP型グループウェアです。20ユーザーまで月額4,400円（税込）で利用できる点が特徴です。

スケジュールや文書管理、ワークフローなど、グループウェアに求められる基本機能をひととおり備えています。10ユーザー以下向けの年間のライトプランもあり、小規模からのスモールスタートに適しています。

J-MOTTOグループウェアのプラン・料金

20ユーザーを超える場合は、10ユーザー追加ごとに1,650円（税込）が加算されます。無料トライアルは最大3か月間用意されています。

サイボウズ Office

サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

2026上半期 資料請求数ランキング1位

4.14 396件の口コミ

サイボウズ Officeの詳細を見る

サイボウズ Officeは、サイボウズが提供する多機能型のグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフロー、設備予約などを標準で備えます。5ユーザーから最大300ユーザーまで、中小企業を主な対象としています。

プレミアムコースではカスタムアプリも利用でき、自社の業務に合わせて機能を追加できます。

サイボウズ Officeのプラン・料金

最低利用人数は5ユーザーからで、無料トライアルは30日間用意されています。

Confluence

Confluence

アトラシアン株式会社

4.24 105件の口コミ

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Confluenceは、アトラシアンが提供するナレッジ管理・Wiki型のサービスです。ドキュメントの共同編集や情報の一元管理に特化しており、社内のノウハウ蓄積に向いています。

10ユーザーまで無料のFreeプランがあり、小規模での情報共有から試せます。

Confluenceのプラン・料金

料金は利用ユーザーや為替レートで変動する場合があるため、公式サイトで最新の金額を確認してください。

中小企業向けグループウェアおすすめ3選【多機能・拡張性が強み】

機能が豊富で、自社の業務に合わせて拡張しやすいグループウェアを紹介します。成長にあわせて使い方を広げたい企業に向いています。

desknet's NEO

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

4.18 379件の口コミ

desknet's NEOの詳細を見る

desknet’s NEOは、ネオジャパンが提供する多機能なグループウェアです。スケジュールや文書管理に加え、同社が提供するビジネスチャットのChatLuckや、ノーコードで業務アプリを作れるAppSuiteを組み合わせられます。

5ユーザーから1ユーザー単位で契約でき、クラウド版とパッケージ版の両方を選べます。機能を段階的に広げたい企業に向いています。

desknet’s NEOのプラン・料金

最低利用人数は5ユーザーからで、1ユーザー単位で契約できます。無料トライアルは30日間用意されています。

kintone

kintone

サイボウズ株式会社

2026上半期 資料請求数ランキング1位

4.19 396件の口コミ

kintoneの詳細を見る

kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリ構築プラットフォームです。ノーコードで自社の業務に合わせたアプリを作成でき、案件管理や日報などをレコード単位で共有できます。

掲示板やスケジュールといった機能はアプリとして構築する必要があります。企業独自の業務・作業多い中小企業での利用に向いています。

kintoneのプラン・料金

ライトコース・スタンダードコースは最低10ユーザーから、ワイドコースは最低1,000名からの契約となります。無料トライアルは30日間用意されています。

Garoon

Garoon

サイボウズ株式会社

2026上半期 資料請求数ランキング1位

4.21 219件の口コミ

Garoonの詳細を見る

Garoonは、サイボウズが提供する中堅企業以上向けのグループウェアです。スケジュールや掲示板、承認ルートを柔軟に設定できるワークフローなどを備え、部門をまたいだ情報共有に強みがあります。

最低利用人数は10ユーザーからで、数十人から数万人規模まで対応します。同社が提供するサイボウズ Officeより対象規模が大きいため、将来的に規模の拡大が見込まれる企業におすすめです。

Garoonのプラン・料金

最低利用人数は10ユーザーからで、1,000ユーザーを超える場合は個別見積もりとなります。無料トライアルは30日間用意されています。

中小企業向けグループウェアおすすめ2選【オールインワン機能が強み】

幅広い企業で使われているオールインワン型のクラウドサービスを紹介します。メールや共同編集を含め、全社の情報共有を一つの基盤にまとめたい企業に向いています。

Google Workspace

Google Workspace

グーグル・クラウド・ジャパン合同会社

4.38 504件の口コミ

Google Workspaceの詳細を見る

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウド型のグループウェアです。Gmailやカレンダー、ドライブ、Google Meetに加え、ドキュメントやスプレッドシートの共同編集を標準で利用できます。

1名から最大300名まで対応するBusiness系プランが中小企業の主軸で、スマートフォンからも快適に利用できます。オンラインでの手続きのみで導入でき、店舗業務などでも使いやすいです。

Google Workspaceのプラン・料金

いずれも年契約時の料金で、Business系プランは最大300ユーザーまで対応します。無料トライアルは14日間用意されています。

Microsoft 365 (旧称 Office 365)

Microsoft 365 (旧称 Office 365)

日本マイクロソフト株式会社

4.27 1067件の口コミ

Microsoft 365 (旧称 Office 365)の詳細を見る

Microsoft 365は、日本マイクロソフトが提供するグループウェアです。WordやExcelなどの生産性アプリに加え、メール（Outlook）やWeb会議・チャット（Teams）、ファイル共有（OneDrive・SharePoint）を利用できます。

使い慣れたOfficeアプリと連携でき、1名から最大300名までのBusiness系プランが中小企業の対象です。常に最新の状態で利用でき、更新の手間がかからない点も特徴です。

Microsoft 365のプラン・料金

いずれも年払い換算の料金です。料金は改定される場合があるため、契約前に公式サイトで最新の金額を確認してください。無料トライアルは1か月程度用意されています。

中小企業のグループウェア導入事例

実際にグループウェアを導入した中小企業の口コミから、導入前の課題と導入後の効果を紹介します。自社に近い課題のケースを参考にしてください。

拠点・部署をまたいだ情報共有を効率化したケース

従業員規模101〜200人のIT・通信系の企業では、拠点間で情報を共有する仕組みがなく、連絡が非効率でした。desknet’s NEOでスケジュールや設備予約、データ管理を展開したところ、メール連絡が不要になり、拠点や社外からの予約連携もできるようになりました。

各拠点間の情報共有がスムーズになったことが大きい – desknet’s NEOの口コミ ☆5/5 IT/通信/インターネット系

従業員規模51〜100人のコンサルティング業の企業では、社内メールでのやり取りが多く非効率でした。サイボウズ Officeの導入で各部署の情報共有やタスク管理がスムーズになり、社員の負担軽減と生産性向上につながっています。

使いやすく、業務プロセスの改善に役立つサイボウズoffice – サイボウズ Officeの口コミ ☆4/5 コンサルティング・専門サービス

紙・Excel管理から脱却したケース

従業員規模11〜30人の不動産・建設系の企業では、工事台帳をExcelで個別管理し、月次集計を手作業で行っていたためミスや遅れが発生していました。kintoneで台帳を一元化して自動集計できるようにしたことで、集計作業の工数が減り、経営判断のスピードも向上しました。

データ自動集計による作業工数を削減 – kintoneの口コミ ☆5/5 不動産/建設/設備系

従業員規模11〜30人の小売・流通系の企業では、経理の支払い処理を紙とExcelで行っていました。kintoneへ移行し、スキャンデータやCSVの取り込みで情報を一元管理できるようにしたことで、作業時間を短縮し、スマートフォンからの進捗確認も可能になりました。

Excelよりも便利で効率的 – kintoneの口コミ ☆4/5 小売/流通/商社系

コストを抑えて小規模から導入したケース

従業員規模2〜10人の不動産・建設系の企業では、予定の確認を電話で行う必要があり非効率でした。J-MOTTOグループウェアはユーザー数に応じた料金で小規模でも導入しやすく、予定登録時の自動通知で電話確認が不要になりました。

スケージュール確認が不要になった – J-MOTTOグループウェアの口コミ ☆4/5 不動産/建設/設備系

従業員規模101〜200人の小売・流通系の企業では、自社サーバーの保守に時間とコストがかかっていました。desknet’s NEOのクラウド版へ切り替えてサーバー保守が不要になり、コストを抑えながら情報共有を効率化できています。

機能豊富な割にコストが安い – desknet’s NEOの口コミ ☆5/5 小売/流通/商社系

ここで紹介した口コミ以外にも、BOXIL Magazineではグループウェアの導入事例を詳しく紹介しています。グループウェアの導入を検討している方は、ぜひチェックしてください。

中小企業向けグループウェアを活用するポイント

グループウェアは、導入して終わりではなく、社内に定着させてこそ効果を発揮します。運用で失敗しないためのポイントを紹介します。

スモールスタートで段階的に広げる

全社で一斉に多機能を使い始めると、現場が使いこなせずに定着しないことがあります。まずはスケジュール共有やファイル管理など、効果を実感しやすい機能から使い始めましょう。

利用が定着してから機能を少しずつ増やすことで、無理なく運用を広げられます。無料トライアルやスモールプランを活用し、小さく始めるのも有効です。

現場を巻き込み運用ルールを浸透させる

経営層や情報システム担当だけで進めると、現場に使い方が浸透せず、形骸化しがちです。誰が・いつ・どの機能を使うかといった運用ルールを決め、現場に共有しましょう。

また、従来の紙やメールとの二重管理が残ると手間が増えるため、グループウェアに情報を集約する運用へ切り替えることが大切です。定着状況を見ながら、随時ルールを見直していきましょう。

サポートや初期設定支援を活用する

導入・活用の専任担当がいない場合は、ベンダーのサポートを積極的に活用しましょう。初期設定の代行や運用レクチャーを利用することで、導入時の負担を抑えられます。

ただし、有料サポートの場合もあるため、どのようなサポートがオプションとなるかは事前に確認しましょう。

中小企業向けグループウェアに関するよくある質問（FAQ）

中小企業がグループウェアを検討する際に、迷いやすい点をまとめました。

従業員が数名の小さな会社ですが、グループウェアは必要ですか。

少人数でも、情報共有やスケジュール調整に手間を感じているなら導入する価値があります。電話や口頭に頼った連絡は、人数が少なくても抜け漏れの原因になりかねません。

少人数から低コストで始めたい場合は、たとえば10ユーザー以下向けプランのあるJ-MOTTOグループウェアやが候補です。

無料で使えるグループウェアはありますか。

完全無料のグループウェアや無料プランがあるグループウェアがあります。たとえばConfluenceは10ユーザーまで無料で使えます。Confluenceはナレッジ管理に特化しており、スケジュールなどの庶務機能は含まれません。

無料で使えるグループウェアをもっと知りたい場合は、次の記事で紹介しています。

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情報システムの担当がいません。導入でよくある失敗と防ぎ方を教えてください。

よくある失敗は、多機能を一度に導入して現場が使いこなせず、定着しないケースです。まずは必要な機能に絞り、段階的に広げることで防げます。

専任担当がいない場合は、初期設定サポートがあるサービスを選ぶと安心です。

クラウド型とオンプレミス型では、中小企業にはどちらが向いていますか。

多くの中小企業には、初期費用を抑えやすく保守の手間が少ないクラウド型が向いています。自社サーバーの用意やメンテナンスが不要で、場所を問わずアクセスできるためです。

独自のセキュリティ要件などで自社管理が必要な場合はオンプレミス型も選択肢になります。たとえば、desknet’s NEOはクラウドとオンプレミスから選べます。

オンプレミス型の特徴やクラウド型との違いは、次の記事で詳しく紹介しています。

オンプレミス型のグループウェア比較6選！クラウド型と比べたメリットとデメリット

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中小企業向けグループウェアを比較するならBOXIL

中小企業のグループウェア選びでは、情報システムの専任担当がいなくても使えるか、機能を必要分に絞れているかが重要です。

属人化や紙・Excelでの管理、多拠点やテレワークでの連携といった課題を起点に、操作性・コスト・規模への対応力を軸に選ぶと、自社に合ったサービスを見つけやすくなります。

どのサービスを選ぶか負担に感じているのであれば、BOXILでのサービス資料請求がおすすめです。BOXILならサービス提供会社が作成した紹介資料をまとめて入手できます。

中小企業向けグループウェアの資料は、次のボタンからまとめてダウンロードできます。

次の記事では、この記事で紹介したサービス以外も含む、グループウェアのサービスを厳選して紹介しています。

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