「それ、早く言ってよ…」本当に安全な名刺管理アプリと選び方

その名刺管理、本当に安全？

突然ですが、名刺管理ってめんどくさいし危なくないですか？

名刺交換して名刺入れで管理して、必要な時に大量の名刺の中から探して...。

そのうえ紙媒体でなくしてしまうと、ビジネスチャンスを逃したり個人情報漏えいにつながったり...。

正直、非効率ですし、セキュリティの面からも危険ですよね。

そんな問題を解決するのが「名刺管理アプリ」です。

以下では名刺管理の必要性から名刺管理アプリの紹介・導入の際に必要な知識まで徹底的に解説します。
自社の名刺管理で悩みがある方・名刺管理アプリの導入を検討している方にとって必見のコンテンツとなっているのでぜひお読みください。

名刺管理を軽視してはいけない？そのポテンシャルとは

名刺の多くは個人的に保管されており、会社全体や組織の各部門の経営資源として活かされていない場合が多くあります。

しかし、これらの名刺を一元管理された情報に変えることで、企業活動の生産性を上げ新たなビジネスを生む可能性が飛躍的に向上します。

名刺を徹底的に管理するメリット

それでは名刺管理を徹底的に行うことで生まれる具体的なメリットを解説していきます。

顧客情報の共有

名刺管理の大きなメリットは、集めた顧客情報を全社的に共有することで社内に存在するさまざまな人脈を容易に可視化するところにあります。

ある部門の人があまり注目していない顧客でも、他の社員にとっては「喉から手がでる」ほど貴重な人脈であり、そうした情報を共有することで新たなビジネスチャンスの創設に繋がります。

業務の生産性向上

ある調べによると、ビジネスパーソンは名刺探しに1年で20.5時間費やしているという情報もあり、それほど名刺を探すことによるタイムロスは大きく、大きな目で見たときに生産性を下げる要因となります。

つまり、名刺を探す時間を削減するだけで、単純計算でおよそ2日分は多くの仕事ができ業務改善につながるわけです。

見込み顧客の開拓

人脈は「社脈」です。新規の顧客にアプローチをするときは、なんらかのきっかけが必要となります。そしてそのきっかけが社内の人からの紹介であれば、成功確率はぐっと上がりますよね。

新規見込み顧客の創設のためにも、名刺管理は重要となってくるのです。

名刺管理をしないと起こるデメリットとは

ビジネスチャンスを逃す

ゴルフコンペやパーティーで出会った「あの人」に連絡を取ろうと思ったのに...。

せっかくのビジネスチャンスを逃して悔しい思いをした方もいるでしょう。
上述のとおり、名刺管理はビジネスチャンス生み出す反面、管理が煩雑であればあるほどビジネスチャンスを失ってしまうのです。

引き継ぎに無駄が生じる

人事異動や離職による担当者の変更での引き継ぎで大変なのが「人脈」の継承です。
その煩雑な作業を効率的に無理・無駄・漏れなく正確に行うことが求められます。

そんな時「人脈」を名刺によって体系的に管理できていないと、当然業務に無駄がでてしまいますし、本来必要なかった作業が課されてしまいます。

情報漏えいの危険性

名刺は個人情報のかたまりです。
個人情報を雑に扱えば、競合会社に情報をとられたり、他人によって悪用されたりする危険性が上がります。

ひとたびそういった実情が世間に知られてしまえば、自社のセキュリティ体制は信頼をなくし、多くのビジネスチャンスを失うことは必至です。

名刺管理はデータ管理が最適！

名刺管理の方法にはいろいろなやり方があります。
「机の引き出し」「名刺入れ」「名刺ファイル」「EXCEL」「名刺管理アプリ」などなど。

方法はたくさんありますが、効率的に管理するポイントはアナログデータの集まりである名刺をデジタルデータにすることです。
これは活用効率を上げるだけでなくセキュリティの向上にもつながるため、非常に重要です。

名刺管理アプリのメリット

オフィスの定番ソフト「EXCEL」でデータ管理をする方法は昔から使われていた手法です。
ただ、入力が面倒であること・間違いが多いことが難点です。
そこで、名刺管理アプリを利用してデータ化することで、部内共有や引き継ぎの際にも効率的に利用できます。

「いつでもどこでも」情報活用

名刺管理アプリでデータ化することで「いつでもどこでも」情報活用が可能になります。
デスクのPC、スマートフォンまたはタブレットにデータを入れれば、外出先でも簡単に名刺データを活用できます。

瞬時に検索可能

データ化された名刺情報は瞬時に検索可能です。会社ごとや地域ごとに検索できますので外回りの効率も向上します。

面会日のデータの記録があれば、最新顧客に別々にDMを送ることにも活用できます。

人脈データベース構築

名刺を集めてデータ化することでデータベースを作れます。
この「人脈データベース」は個人で効率的に名刺管理ができるだけでなく、同一組織内のメンバーで相互に「人脈データベース」を閲覧・更新できるので「社脈」へ発展可能です。

外部システム連携

この「人脈データベース」をクラウドを通じて外部連携させれば、グループ企内での共有や企業・組織を超えた共同プロジェクトなどでも活用できます。
またAIの導入で名刺属性から導き出せる営業面での「強み」と「弱み」の分析にも使えます。

名刺管理アプリ、どう選べばいい？

これまで名刺管理アプリのメリットについて解説してきました。

しかし、メリットを知りいざ「名刺管理アプリを導入するぞ！」とはなっても、何を基準に選べばいいのかわからない方は少なくないでしょう。

そこで、以下では名刺管理アプリ導入の際に最低限気を配るべきポイントを4つに絞って解説します。

名刺管理アプリ導入で気をつけるべき4点

本当に安全か？セキュリティ対策確認

名刺は個人情報そのものです。
近年、改正個人情報保護法が施行された関係もあり、行政官庁・企業とも個人情報の保護と管理には慎重です。

名刺管理アプリは外部連携して活用されるシーンが増えていますので、セキュリティ対策が万全に施されている必要があります。

特にパブリッククラウドを利用している場合、データの送受信の暗号化対策やログイン認証の二重化などが必須です。

使い勝手がいいか？スマホ・PCとの連携機能

名刺管理アプリを選ぶうえで重要なのが使い勝手です。

PCやスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイス型が便利です。
また、スマホ用のアプリであってもPC側での連携機能があるかどうかが重要です。

PC対応のアプリならスキャナも利用で、ADFや高速スキャナも使えるので大量の名刺処理も即座にでき、取り込んだ名刺データの分類や編集の効率も上がります。

機能は充実しているか？他サービスと連携可能性

社内のシステム連携を考慮すると、SFAやCRMにへのデータマッチングのために、インターフェースの仕様やデータエクスポート・インポートの機能がしっかりとしている必要があります。また、CSV形式での出力や文字コードの変換機能なども見落とせない機能となっています。
　

名刺情報の登録は？データの正確性とスピード

名刺情報の登録に関して、登録データの正確性と登録スピードは業務効率化の面から重要です。

スマホカメラで撮影の場合、色地の名刺のバックグラウンド処理や小さなフォントの識別能力、スキャナからの高速取り込みに対応するOCR機能なども見落とせません。
登録情報の識字率はその後のデータ処理の作業に大きく関わるので、効率を上げるためにはデータの正確性とスピードがポイントです。　

特におすすめの名刺管理アプリ4選

• スキャンだけで99％の精度の名刺データ化
• 顧客管理DBを自動構築
• 一括メール配信や自動ニュース配信で見込み客を発掘

Sansanは、社内にあるすべての名刺を集約することで「名刺を企業の資産に変える」 出会いの価値を最大化する、企業向け名刺管理サービスです。
ユーザーは名刺をスキャンするだけで、名刺情報は入力オペレーターにより正確にデータ化され、クラウド型アプリケーションを通して組織内で名刺情報を共有できます。

• 共有した名刺を社員同士で検索、閲覧
• 接点のある同僚にその場でメッセージ
• 共有された社内の全名刺を一括でダウンロード

Eight Teamは、名刺情報を正確にデータ化して管理できる「Eight」の企業向け有料プランです。Eightで使える機能はもちろん、それに加えて社内のEightユーザーが保有する名刺情報を一括管理・共有できます。

社員が個々に管理していた名刺情報を共有することで、新たな「見込み顧客」の育成につながりです。

• 利用人数無制限なのに低価格
• 便利に使える機能
• 安心のセキュリティ対策

ホットプロファイルは、名刺管理・営業支援・マーケティングという売上向上に必要な3つの要素を連動させて営業効率と売上を高めるシステムです。

名刺から得られる顧客情報などの面倒な入力作業を自動化、その情報を使った営業メールを送ることでメールの開封・Webアクセス履歴がわかります。

• スマホからもスキャナからも取り込み可能
• 文字認識+オペレーター入力による高精度のデータ化
• 高セキュリティ完備

Knowledge Suiteは、SFAやCRMなど営業に必要な機能を標準装備している名刺デジタル化サービスです。会社ではスキャナ、出先ではスマホアプリで簡単に名刺を取り込んですぐにデータ処理できるので、即座に営業報告が可能です。高性能の文字認識装置＋独自の名刺辞書＋オペレーター入力により、日本語に限らず、英語や中国語まで名刺情報をほぼ100％の精度でデジタル化することができます。

国内法が適用される国内大手IDCでの運用で、文字認識エラーが出た場合はエラー文字のみを国内オペレーターが目視補正しているため、極めて安全に管理されていると言えるでしょう。

安全な名刺管理アプリ導入で生産性向上を

上述のとおり、名刺を徹底的に管理するメリットは、社内での顧客情報の共有と業務の生産性向上、新規の顧客アプローチや市場開拓です。

名刺管理は企業資産でもっとも重視されている「人」にまつわる情報を営業のチャンスに変え、「人脈」を「社脈」に変えて生産性向上をはかるために、いまやなくてはならない業務となっています。
しかし、名刺とは個人情報であるため、その管理は徹底しなければなりません。

そんな名刺管理を圧倒的に効率化するために、この機会に名刺管理アプリを導入してみてはいかがでしょうか？

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