入社手続きを電子化するクラウドシステム11選！ペーパーレスのメリット・方法

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※1 出典：カオナビ「ITR「ITR Market View：人材管理市場2023」人材管理市場：ベンダー別売上金額シェア（2015～2022年度予測）、SaaS型人材管理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2015～2022年度予測）」（2024年3月7日閲覧）
※2 出典：カオナビ 2023年9月末時点の数値（2024年3月7日閲覧）

紙ベースでの入社手続きの課題

紙ベースの入社手続きはさまざまな非効率を抱えています。代表的な課題は次の7つです。

• 書類の種類が多く作成に手間がかかる
• ToDo管理が難しい
• 書類不備によりやり直しが発生する
• 入社日によっては期限が短い
• 書類を一元管理しにくい
• 個人情報を適切に管理しなければならない
• テレワークに対応しにくい

それぞれの課題について説明します。

書類の種類が多く、作成に手間がかかる

一般的に入社手続きには多様な書類が必要になります。入社手続き必要書類の例としては、雇用契約書・労働条件通知書・扶養控除等申告書といった書類が挙げられます。

他にも被雇用者から受け取る書類、社会保険の手続きをはじめとする労務関係の書類、社会保険関係の書類などさまざまな書類が必要です。

ExcelやWordなどですでにフォーマットを用意していたとしても、書き換え作業だけでもやることが多く、手間がかかります。

ToDo管理が難しい

ToDo管理が難しいのも入社の手続きにおける課題です。会社から被雇用者に渡す書類、被雇用者から会社が受け取らなければならない書類だけではなく、各公共機関に提出するために会社が作成するべき入社手続き書類も存在します。

そして、前提となる書類がなければ作れない書類も存在しており、これらの複雑な入社手続きフローをすべて管理し、処理していくのは簡単ではありません。

書類不備によりやり直しが発生する

紙ベースの手続きで、書類不備ややり直しが発生した場合に、思わぬ時間がかかったり、手続きが進まなかったりといったことが発生します。

また、問い合わせ対応のような従業員とのやり取りに時間がかかり、業務負荷が大きくなることもあります。

入社日によっては期限が短い

上記のように入社手続きにはさまざまな手続きが必要かつ、ToDo管理も複雑な傾向にあるので、入社決定日から実際の入社日まで期間が短い場合は手続きが大変です。

会社側の都合を考えても期限は守るべきですが、期限の厳守が重要なのはそれだけが理由ではありません。税務署や年金事務所に提出する書類は、法律で期限が定められています。とくに社会保険の手続きは、雇用開始から5日以内と期限が短いため注意が必要です。

手続きの方法としては、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」といった会社側で必要な書類を用意し、窓口か郵送、もしくはオンラインから電子化した書類を提出します。この手続きが遅いと保険料の一括請求や、法律違反になる恐れ、支払う税金の増額なども考えられるため、スピーディーに手続きを行わなければなりません。

書類を一元管理しにくい

書類を一元管理しにくいといった問題もあります。単純に書類自体が多様なのも原因ですが、たとえば給与振込申請書は人事部門が管理すべきか、経理部門が管理すべきかといった部署間の連携問題もあります。

一般的に部門が異なると管轄するシステムも異なる場合があるので、情報の管理の仕方によっては部門間でいらぬ手間が発生することもあるでしょう。

個人情報を適切に管理しなければならない

紙の入社手続き書類で、個人情報を適切に管理できているかも注意すべきポイントです。紙媒体には、紛失や書類のもち出しなどによるデータの漏えいといった懸念点があります。

個人情報保護の観点からも、紙媒体による管理はぜい弱性があります。

テレワークに対応しにくい

テレワークに対応しにくいのも紙による入社手続きの問題です。紙媒体で情報をやりとりするのでオフィスに出社しないと書類をチェックできません。社員に入社手続き書類を郵送するときも同様です。

バックオフィス業務をテレワーク化しようと考える企業が多い中で、入社手続き必要書類が紙媒体だと、それが障害となり人事部門のテレワークを妨げる可能性があります。

入社手続きをWeb・クラウド化する7つのメリット

入社手続きにWeb・クラウドを活用すると業務効率が向上し、書類が電子化できるため問題は解消できます。Web・クラウド化した入社手続きによって得られるメリットは次の7つです。

• 書類作成の手間を削減できる
• 手続きの進捗状況を見える化できる
• 入社予定者との連絡がスムーズになる
• 手続き期限をコントロールしやすい
• 書類を一元的管理できる
• 個人情報管理におけるリスクを低下できる
• テレワーク下でも入社手続きができる

それぞれのメリットについて説明します。

書類作成の手間を削減できる

まず書類作成の手間を削減できるのが、Web・クラウド化の大きなメリットです。

システムで電子書類を作成すれば、名前や住所などの各書類の共通部分はシステムが自動で入力してくれるので、後は印刷するだけといったように書類作成の手間を削減できます。またシステム上で書類作成を行えば、オンラインからの電子申請も可能になり、書類によっては印刷や郵送の手間を省くことも可能です。

さらに何の書類が必要だったのかを考える必要もないので、人事歴が浅い担当者でもマニュアルなしで簡単に入社手続きができるでしょう。

手続きの進捗状況を見える化できる

手続きの進捗状況を見える化できるのも、システム導入のメリットです。

雇用契約書・労働条件通知書の作成や送付、社会保険・税金・雇用保険の手続きなど、入社手続きでやることは多岐にわたるため、漏れや抜けが発生することもあるでしょう。

しかし手続きをオンライン化すれば、各書類の作成状況や期限をシステムで一元的に管理し、進捗状況が可視化できます。アラートで期限を知らせてくれるシステムもあるので、うっかり忘れを防止できるでしょう。

また入社手続きの実務担当者だけではなく、人事部門の責任者も一緒に進捗を監視できるので、管理の観点からも安心です。

入社予定者との連絡がスムーズになる

入社予定者との連絡がスムーズになるのもクラウド化によるメリットです。電話・郵送ベースのコミュニケーションだと、電話がつながらなかったり、郵送に時間がかかったりする場合があります。

一方で入社手続きをクラウド化すると、システムを通じてオンラインで入社予定者とコミュニケーションを取れます。入社予定者の都合に左右されず、Web完結の迅速な連絡が利用可能です。

また、Web上で入力した情報を使って書類の作成ができるため、従業員とのやり取りにかかる工数を削減できます。郵送の場合書類に不備があれば、再度印刷・郵送しなければならず、コストや手間がかかりますが、オンラインの場合は即座に修正できるため無駄も省けます。

手続き期限をコントロールしやすい

手続き期限をコントロールしやすいのも、クラウドシステム導入のメリットです。メールベースでコミュニケーションをとるので、郵送よりも時間を短縮でき、システムを通じて手続きの状況は可視化されているので、うっかりミスも削減できます。

また入社手続きに必要な書類を電子化しオンラインから申請できれば、郵送の時間を考慮して早めに書類作成をする必要がなく、天候やトラブルで郵送が遅れる心配もありません。このように、すべての業務や入社手続きフローが効率化できるため、手続き期限をコントロールして、短い期限でも入社手続きを間に合わせやすくなります。

書類を一元的管理できる

すべての人事情報を一つのシステムで管理できれば、書類探しに悩むことがなく、書類管理の手間も削減可能です。また書類を電子化するとペーパーレスが促進でき、書類保管のスペースが不要になったり、印刷の費用が軽減されたりと付随的なメリットも発生します。

部門間での情報のやりとりも、一つのシステムを通じて実施できるので、柔軟な対応もしやすくなるでしょう。

個人情報管理におけるリスクを低下できる

書類紛失・もち出しなどの個人情報管理におけるリスクを軽減できるのも、入社手続きをクラウド化するメリットです。

紙媒体を扱わないので、書類を紛失して個人情報が不明になることはありません。またシステム内に保管されているデータの印刷に関して規制をしておけば、もち出しのリスクも防げます。

テレワーク下でも入社手続きができる

システムを導入するとメールを通じて入社予定者と書類のやりとりをするので、出社しなくても各種手続きが可能です。また市町村や税務署との書類のやりとりも、近年はGビズIDを使用すればオンラインから電子化した書類で申請できるため、単純な書類手続きだけであれば出社する必要がなくなります。

テレワークを導入することにより、従業員が働きやすい職場環境を作れるでしょう。

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入社手続きをWeb・クラウド化する方法

入社手続きをWeb・クラウド化するためには次の4つのステップに従って、用件を整理したうえでのシステム導入が必要です。

1. 入社手続きを一覧化しておく
2. 入社手続きのためのシステムを導入する
3. クラウドシステムを活用して書類のやりとりをす
4. GビズIDのような電子申請システムと連携する

それぞれのステップについて説明します。

入社手続きを一覧化しておく

入社手続きをWeb・クラウド化するにあたっては、まず入社手続きに際に必要なことを一覧化する必要があります。

手続きといっても、すべての会社に求められる手続きや、会社固有の手続き、特定の職種・雇用形態だけに求める手続きなど幅があります。また各手続きに紐づいた帳票、必要な添付書類も存在するので、これらの整理も必要です。

システム導入だけではなく、入社手続きのオペレーション自体を見直す機会にしましょう。

入社手続きのためのシステムを導入する

入社手続きのために必要なクラウドシステムを導入します。

一般的に入社手続きに使うクラウドツールは、入社手続きだけではなく人事管理全般に影響するシステムが多いので、慎重なシステム選定が必要です。

入社手続きができる労務管理システムの機能比較や選び方は次の記事でも詳しく紹介しています。

クラウドシステムを活用して書類のやりとりをする

システムを導入すれば、実際にシステムを活用してオンラインで入社予定者との書類のやりとりを実施します。とはいえ、いきなり入社予定者に試すのはトラブルが発生したときに対処しにくいので、2～3人程度は社内で模擬練習を実施した方がよいかもしれません。

また、手続きを明確にする必要もあります。誰が書類のやりとりをするのか、進捗状況を誰が第三者としてチェックするのか、受け取った書類を使って社内外の手続きをするのかなどを明確にします。できれば作業工程はマニュアルに落とし込み、誰でも簡単にできるように体制を整えましょう。

GビズIDのような電子申請システムを活用する

市町村・税務署・年金事務所などの書類のやりとりに関して、昔は紙ベースでの書類提出が必要でした。しかし、近年はほとんどの手続きがオンラインから可能であり、電子化した書類で申請できます。

よって、さらなる効率化を追求するのであれば、入社に関する手続きの電子申請を実施すべきです。システムによってはe-Gov、と呼ばれる行政手続きのシステムと連携して、人事労務管理システム上から直接電子申請ができることもあります。

ただし、法人向けの行政サービスにアクセスするためのIDである、GビズIDは取得しなければなりません。いずれ電子申請を検討している企業は取得しておくべきでしょう。

入社手続きをクラウド化できるおすすめシステム11選 | 口コミ評判

入社手続きがクラウド化できるシステムについて、代表的な手続き・書類作成ツールを11種類紹介します。これらのツールの中には、入社手続きだけではなく他の人事領域をカバーしているシステムや、他システムとの連携が可能なシステムもあります。

どの領域をオンライン化してどうシステムを連携させるのか、人事全体の視点からのシステム導入を検討してください。

• 人事労務に関するさまざまな業務をオールインワンでカバー
• 社会保険・雇用保険の加入に必要な書類を自動作成
• すべての情報・通信を暗号化しているのでセキュリティ面で安心

freee人事労務はfreee株式会社が提供している、入社手続きが可能な人事管理システムです。一つのシステムで入退社手続きだけではなく、労務・勤怠・給与計算・明細作成、年末調整といった幅広い業務をカバーできます。

収集した情報をもとに年金事務所、税務署などに提出する書類も自動的に作成できるので便利です。システムが提示する手順に沿って情報を収集すれば、入社手続き必要書類もひととおり揃います。

• e-Govと連携してボタン一つで主要な社会保険、労働保険の書類を提出可能
• 従業員情報項目を自由にカスタマイズ可能
• タレントマネジメント機能で人事配置に必要な情報を管理

ジョブカン労務HRは、株式会社Donutsが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入退社手続きに加えてタレントマネジメント、年末調整、ストレスチェックといった機能も搭載しています。

労働条件通知書や雇用契約書などのテンプレートを使って、効率的に入社書類を作成可能です。それをもとに契約の電子化を実施する機能があるのも特徴です。e-Govと連携しているため、ボタン一つで電子化した書類をオンラインから申請でき、完全ペーパーレスでの入社管理ができます。

• 雇用契約がシステム上で完結
• 内定から最短1日で入社手続きが完了できる
• ISO 27001（ISMS）の認証を取得したサービス

クラウドハウス労務は、株式会社Techouseが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入社手続きの自動化だけではなく、氏名変更や扶養変更、給与振込口座といった各種申請承認作業の電子化も可能で、システムを通じてオンラインから行えます。

また社員情報をクラウドハウス労務上で管理できるので、人事データを有効活用するための基盤を整備できます。人事業務のペーパーレス化、デジタル化を推進し、業務効率を向上させコスト削減に貢献できるシステムです。

• 入社手続きから年末調整まで煩雑な人事労務業務をすべて電子化
• 従業員が入力したデータを自動でシステムに蓄積、転記作業を大幅に軽減
• 導入から定着までをカスタマーサクセス担当が支援

HRBrain労務管理は、株式会社HRBrainが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入退社手続き、年末調整手続きをシステムを通じてオンラインから実施可能で、マイナンバーや従業員名簿の管理にも活用できます。

また、主要な電子申請手続きにも対応しているので、社会保険に関する手続きの手間を削減できます。同社が提供している、HR Brainタレントマネジメントも使用すれば、人事評価や離職率改善、管理職育成といったテーマにも対応可能です。

• 雇用契約に特化し、用途に沿った機能拡張に対応
• 多段階承認フローを設定できるので他店舗展開企業にもおすすめ
• 契約更新や外国人の在留期間などのアラート通知が可能

かんたん雇用契約 for クラウドは、入社手続きに必要な個人情報の収集から雇用契約締結、管理を電子化しオンラインで完結できるサービスです。電子署名とタイムスタンプ機能を搭載し、証拠性の確保にも対応しています。

正社員やアルバイトなど雇用形態、契約区分ごとに、収集する情報や承認フローを設定できます。入社手続きに必要な情報入力は従業員で入力でき、本人確認書類も画像やファイルで添付可能です。

• 入社手続きや給与明細、年末調整などに対応
• 雇用契約を電子化
• 手続きにあわせて複数の入力フォームや権限を設定可能

SmartHR労務管理は、入社から退社までに発生する労務業務を電子化できる労務管理ツールです。

入社手続き・雇用手続きは、担当者が内定者にメールで依頼しオンラインでデータ入力を行ってもらうことで、書類の自動作成と電子申請が可能です。雇用契約書は、印鑑や手書きサインも不要で、オンラインで雇用契約ができます。

またスマートフォン向けアプリにはプッシュ通知機能があり、従業員がスマートフォンから通知を確認できるため、スムーズな回答の回収が可能です。加えて導入・利用に困った場合はサポートコンテンツが充実しているので、これらにより問題を解決できます。

• 入社手続き、労務手続き、年末調整などをオンラインで完結
• シリーズ連携で給与計算、勤怠管理、経費精算も統合管理
• 蓄積データをもとに人員配置やモチベーション管理も可能

ジンジャー人事労務は、jinjer株式会社が提供している、入社手続きができる人事管理システムです。

カスタマイズ可能なフォーマットをもとに、個人情報やマイナンバーなどの従業員情報を収集し、人事データベースへ自動連携できます。その他ジンジャーシリーズとあわせて利用することで、入社や異動に伴う情報更新を1度で済ませられます。

• 従業員、組織の情報を一元管理できる
• 給与計算、勤怠管理といった周辺システムと連携できる
• 入社手続きをペーパーレスで完了できる

マネーフォワード クラウド人事管理は、株式会社マネーフォワードが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。

同シリーズには入退社手続きや、従業員・組織の管理に役立つ人事管理システムをはじめ、勤怠・年末調整・社会保険・マイナンバー管理・給与計算といったシステムが存在します。これらのシステムを駆使すれば入退社業務だけではなく広範な人事業務をシステムで効率化できます。

• 従業員1名あたり月額440円から使用できる人事管理システム
• 給与明細、マイナンバー管理、有給管理などのシステムを追加可能
• WAFや通信暗号化などセキュリティ対策も充実

オフィスステーション労務は、株式会社エフアンドエムが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入社・退職・年末調整など人事労務に関わる数多くの帳票に対応しており、さまざまな手続きに使用できます。

他社の主要な給与計算、勤怠管理のシステムとも連携できるので、人事労務全般のシステム化・電子化も可能です。WAF、通信暗号化、二重認証といったセキュリティ機能も充実しているので、安心して使用できます。

• 社労士事務所向けのシステムを一般企業向けにカスタマイズ
• 入退社、育休、産休などの手続き状況を一元管理できる
• 健康保険組合のマイナポータル申請にも対応

社労夢Company Editionは、入社手続きと手続き進捗管理機能が充実した人事管理システムです。

手続き状況を一元管理するだけではなく提出期限によって手続きを色わけし、システム起動時にアラートを表示してくれるため提出遅れを防止できます。書類の作成だけではなく、APIでe-Govと連携できるため、書類を電子化して直接オンライン申請が可能です。

クラウド型のシステムなので法改正のたびに最新の法律に対応した仕様にアップデートされます。

• 従業員情報の収集、管理をオンライン化
• 年末調整といった書類をワンクリックで提出できるe-Gov連携
• シリーズ連携で勤怠、給与、タレントマネジメントも一元管理

One人事は、One人事株式会社が提供している入社手続きや労務処理、電子申請などができる労務管理システムです。従業員情報の収集から年末調整まで対応でき、必要な機能のみを選択、利用できます。

入社手続きのほか、社保手続きや年末調整、マイナンバー管理も可能です。雇用契約書といった書類の作成から署名、保管までシステム上で行え、雇用契約書の更新通知にも対応しています。

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入社手続きのクラウド化には、労務管理システムの活用がおすすめです。次の記事では労務管理システムの比較表や、おすすめサービスを掲載しているので、導入検討している方はぜひ参考にしてください。

サービス連携で労務管理できるタレントマネジメントシステム

• 散らばりがちな人事データの保管から更新までをひとまとめ
• マイナンバー管理や年末調整、雇用契約などに対応
• 入社書類をはじめ、多様な帳票テンプレートを搭載

ロウムメイトは、株式会社カオナビが提供するタレントマネジメントツールです。オフィスステーションとの連携により、入社手続きや年末調整、電子申請などの労務業務にも対応できます。

ワークフロー機能を備えているので、収書変更や出張申請、介護休業申請など、個別のタイミングで発生する申請承認もシステム上で抜け漏れなく管理できます。収集したデータをもとに電子申請も行えるので、行政提出書類の作成も少ない工数で対応可能です。

入社手続きをWeb・クラウド化する際の注意点

入社手続きをWeb・クラウド化するにあたっては、入社手続き以外にも一緒に考えたほうがよいこともあります。入社手続きをWeb・クラウド化するにあたって注意すべきポイントを3つ紹介します。

• 情報管理の仕方を検討しなおす必要がある
• 企業規模によってはメリットが少ない
• 入社手続きを含めてどの領域をシステム化するか決定する

情報管理の仕方を検討しなおす必要がある

せっかく入社手続きをクラウド化するのであれば、情報管理の仕方自体を検討する必要があります。

書類・申請の電子化で完全ペーパーレスによって人事情報を管理するのも、一部のよく使う情報は印刷するのもいいでしょう。また、マイナンバーのような重要な個人情報の管理方法についても、せっかくの機会なので取り扱うルールを見直した方がよいかもしれません。

企業規模によってはメリットが少ない

企業規模によっては、入社手続きをクラウド化してもほとんどメリットがないケースもあります。

そもそも従業員数が少ない、入退社が頻繁ではないなどの企業の場合は手続き頻度が少ないので、導入・運用費用に対して得られる効果が少ないケースもあります。

システム導入を検討する大前提として、そもそも入社手続き自体が業務の中でどの程度の費用対効果が見込めるかを考えましょう。

入社手続きを含めてどの領域をシステム化するか決定する

入社手続きをクラウド化できるツールは、ほかにもタレントマネジメントや人事評価管理などさまざまな機能を備えています。

ただ入社手続きを管理するだけでは宝のもち腐れになるため、入社手続き以外にシステム化したい人事領域を洗い出し、それに適した機能をもつシステムを選ぶべきです。

また人材は重要な経営資源であるため、どのように人材を管理、育成するのかの方針作りも一緒に行いましょう。

入社手続きをクラウド化して業務を効率化する

入社手続きのクラウド化は、入社手続きに関する負担軽減、迅速化といったメリットがあり、社員の入退社に手間がかかっている企業におすすめのサービスです。選定の際は、次のような手順で導入することを推奨します。

• 入社手続きを一覧化しておく
• 入社手続きのためのシステムを導入する
• クラウドシステムを活用して書類のやりとりをする
• GビズIDのような電子申請システムを活用する

入社手続きのクラウド化をより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

BOXILとは

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