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入社手続きを電子化するクラウドシステム11選!ペーパーレスのメリット・方法

最終更新日:(記事の情報は現在から162日前のものです)
入社手続きをクラウド化することにより、入社手続きの見える化、スピードアップ、ミス防止、個人情報管理の徹底などさまざまなメリットが得られます。本記事では紙ベースの入社手続きの課題を示し、それを解決するための入社手続きのクラウド化の方法、注意点について具体的なシステムとともに紹介します。

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※1 出典:カオナビ「ITR「ITR Market View:人材管理市場2023」人材管理市場:ベンダー別売上金額シェア(2015~2022年度予測)、SaaS型人材管理市場:ベンダー別売上金額推移およびシェア(2015~2022年度予測)」(2024年3月7日閲覧)
※2 出典:カオナビ 2023年9月末時点の数値(2024年3月7日閲覧)

紙ベースでの入社手続きの課題

紙ベースの入社手続きはさまざまな非効率を抱えています。代表的な課題は次の7つです。

  • 書類の種類が多く作成に手間がかかる
  • ToDo管理が難しい
  • 書類不備によりやり直しが発生する
  • 入社日によっては期限が短い
  • 書類を一元管理しにくい
  • 個人情報を適切に管理しなければならない
  • テレワークに対応しにくい

それぞれの課題について説明します。

書類の種類が多く、作成に手間がかかる

一般的に入社手続きには多様な書類が必要になります。入社手続き必要書類の例としては、雇用契約書・労働条件通知書・扶養控除等申告書といった書類が挙げられます。

他にも被雇用者から受け取る書類、社会保険の手続きをはじめとする労務関係の書類、社会保険関係の書類などさまざまな書類が必要です。

ExcelやWordなどですでにフォーマットを用意していたとしても、書き換え作業だけでもやることが多く、手間がかかります。

ToDo管理が難しい

ToDo管理が難しいのも入社の手続きにおける課題です。会社から被雇用者に渡す書類、被雇用者から会社が受け取らなければならない書類だけではなく、各公共機関に提出するために会社が作成するべき入社手続き書類も存在します。

そして、前提となる書類がなければ作れない書類も存在しており、これらの複雑な入社手続きフローをすべて管理し、処理していくのは簡単ではありません。

書類不備によりやり直しが発生する

紙ベースの手続きで、書類不備ややり直しが発生した場合に、思わぬ時間がかかったり、手続きが進まなかったりといったことが発生します。

また、問い合わせ対応のような従業員とのやり取りに時間がかかり、業務負荷が大きくなることもあります。

入社日によっては期限が短い

上記のように入社手続きにはさまざまな手続きが必要かつ、ToDo管理も複雑な傾向にあるので、入社決定日から実際の入社日まで期間が短い場合は手続きが大変です。

会社側の都合を考えても期限は守るべきですが、期限の厳守が重要なのはそれだけが理由ではありません。税務署や年金事務所に提出する書類は、法律で期限が定められています。とくに社会保険の手続きは、雇用開始から5日以内と期限が短いため注意が必要です。

手続きの方法としては、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」といった会社側で必要な書類を用意し、窓口か郵送、もしくはオンラインから電子化した書類を提出します。この手続きが遅いと保険料の一括請求や、法律違反になる恐れ、支払う税金の増額なども考えられるため、スピーディーに手続きを行わなければなりません。

書類を一元管理しにくい

書類を一元管理しにくいといった問題もあります。単純に書類自体が多様なのも原因ですが、たとえば給与振込申請書は人事部門が管理すべきか、経理部門が管理すべきかといった部署間の連携問題もあります。

一般的に部門が異なると管轄するシステムも異なる場合があるので、情報の管理の仕方によっては部門間でいらぬ手間が発生することもあるでしょう。

個人情報を適切に管理しなければならない

紙の入社手続き書類で、個人情報を適切に管理できているかも注意すべきポイントです。紙媒体には、紛失や書類のもち出しなどによるデータの漏えいといった懸念点があります。

個人情報保護の観点からも、紙媒体による管理はぜい弱性があります。

テレワークに対応しにくい

テレワークに対応しにくいのも紙による入社手続きの問題です。紙媒体で情報をやりとりするのでオフィスに出社しないと書類をチェックできません。社員に入社手続き書類を郵送するときも同様です。

バックオフィス業務をテレワーク化しようと考える企業が多い中で、入社手続き必要書類が紙媒体だと、それが障害となり人事部門のテレワークを妨げる可能性があります。

テレワークでの労務管理の課題と解消法 | おすすめ労務管理システム5選
社員の労働環境や、業務の進捗などが把握しづらいテレワークやリモートワークでは、労務管理にも工夫が必要です。テレワー...
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入社手続きをWeb・クラウド化する7つのメリット

入社手続きにWeb・クラウドを活用すると業務効率が向上し、書類が電子化できるため問題は解消できます。Web・クラウド化した入社手続きによって得られるメリットは次の7つです。

  • 書類作成の手間を削減できる
  • 手続きの進捗状況を見える化できる
  • 入社予定者との連絡がスムーズになる
  • 手続き期限をコントロールしやすい
  • 書類を一元的管理できる
  • 個人情報管理におけるリスクを低下できる
  • テレワーク下でも入社手続きができる

それぞれのメリットについて説明します。

書類作成の手間を削減できる

まず書類作成の手間を削減できるのが、Web・クラウド化の大きなメリットです。

システムで電子書類を作成すれば、名前や住所などの各書類の共通部分はシステムが自動で入力してくれるので、後は印刷するだけといったように書類作成の手間を削減できます。またシステム上で書類作成を行えば、オンラインからの電子申請も可能になり、書類によっては印刷や郵送の手間を省くことも可能です。

さらに何の書類が必要だったのかを考える必要もないので、人事歴が浅い担当者でもマニュアルなしで簡単に入社手続きができるでしょう。

手続きの進捗状況を見える化できる

手続きの進捗状況を見える化できるのも、システム導入のメリットです。

雇用契約書・労働条件通知書の作成や送付、社会保険・税金・雇用保険の手続きなど、入社手続きでやることは多岐にわたるため、漏れや抜けが発生することもあるでしょう。

しかし手続きをオンライン化すれば、各書類の作成状況や期限をシステムで一元的に管理し、進捗状況が可視化できます。アラートで期限を知らせてくれるシステムもあるので、うっかり忘れを防止できるでしょう。

また入社手続きの実務担当者だけではなく、人事部門の責任者も一緒に進捗を監視できるので、管理の観点からも安心です。

入社予定者との連絡がスムーズになる

入社予定者との連絡がスムーズになるのもクラウド化によるメリットです。電話・郵送ベースのコミュニケーションだと、電話がつながらなかったり、郵送に時間がかかったりする場合があります。

一方で入社手続きをクラウド化すると、システムを通じてオンラインで入社予定者とコミュニケーションを取れます。入社予定者の都合に左右されず、Web完結の迅速な連絡が利用可能です。

また、Web上で入力した情報を使って書類の作成ができるため、従業員とのやり取りにかかる工数を削減できます。郵送の場合書類に不備があれば、再度印刷・郵送しなければならず、コストや手間がかかりますが、オンラインの場合は即座に修正できるため無駄も省けます。

手続き期限をコントロールしやすい

手続き期限をコントロールしやすいのも、クラウドシステム導入のメリットです。メールベースでコミュニケーションをとるので、郵送よりも時間を短縮でき、システムを通じて手続きの状況は可視化されているので、うっかりミスも削減できます。

また入社手続きに必要な書類を電子化しオンラインから申請できれば、郵送の時間を考慮して早めに書類作成をする必要がなく、天候やトラブルで郵送が遅れる心配もありません。このように、すべての業務や入社手続きフローが効率化できるため、手続き期限をコントロールして、短い期限でも入社手続きを間に合わせやすくなります。

書類を一元的管理できる

すべての人事情報を一つのシステムで管理できれば、書類探しに悩むことがなく、書類管理の手間も削減可能です。また書類を電子化するとペーパーレスが促進でき、書類保管のスペースが不要になったり、印刷の費用が軽減されたりと付随的なメリットも発生します。

部門間での情報のやりとりも、一つのシステムを通じて実施できるので、柔軟な対応もしやすくなるでしょう。

個人情報管理におけるリスクを低下できる

書類紛失・もち出しなどの個人情報管理におけるリスクを軽減できるのも、入社手続きをクラウド化するメリットです。

紙媒体を扱わないので、書類を紛失して個人情報が不明になることはありません。またシステム内に保管されているデータの印刷に関して規制をしておけば、もち出しのリスクも防げます。

テレワーク下でも入社手続きができる

システムを導入するとメールを通じて入社予定者と書類のやりとりをするので、出社しなくても各種手続きが可能です。また市町村や税務署との書類のやりとりも、近年はGビズIDを使用すればオンラインから電子化した書類で申請できるため、単純な書類手続きだけであれば出社する必要がなくなります。

テレワークを導入することにより、従業員が働きやすい職場環境を作れるでしょう。

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入社手続きをWeb・クラウド化する方法

入社手続きをWeb・クラウド化するためには次の4つのステップに従って、用件を整理したうえでのシステム導入が必要です。

  1. 入社手続きを一覧化しておく
  2. 入社手続きのためのシステムを導入する
  3. クラウドシステムを活用して書類のやりとりをす
  4. GビズIDのような電子申請システムと連携する

それぞれのステップについて説明します。

入社手続きを一覧化しておく

入社手続きをWeb・クラウド化するにあたっては、まず入社手続きに際に必要なことを一覧化する必要があります。

手続きといっても、すべての会社に求められる手続きや、会社固有の手続き、特定の職種・雇用形態だけに求める手続きなど幅があります。また各手続きに紐づいた帳票、必要な添付書類も存在するので、これらの整理も必要です。

システム導入だけではなく、入社手続きのオペレーション自体を見直す機会にしましょう。

入社手続きのためのシステムを導入する

入社手続きのために必要なクラウドシステムを導入します。

一般的に入社手続きに使うクラウドツールは、入社手続きだけではなく人事管理全般に影響するシステムが多いので、慎重なシステム選定が必要です。

入社手続きができる労務管理システムの機能比較や選び方は次の記事でも詳しく紹介しています。

【比較表あり】労務管理システム比較20選 | おすすめクラウドソフトは?
労務管理システムとは従業員名簿や雇用手続き、勤怠などの人事労務管理(HR)業務を効率化するHRサービスです。タイプ...
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クラウドシステムを活用して書類のやりとりをする

システムを導入すれば、実際にシステムを活用してオンラインで入社予定者との書類のやりとりを実施します。とはいえ、いきなり入社予定者に試すのはトラブルが発生したときに対処しにくいので、2~3人程度は社内で模擬練習を実施した方がよいかもしれません。

また、手続きを明確にする必要もあります。誰が書類のやりとりをするのか、進捗状況を誰が第三者としてチェックするのか、受け取った書類を使って社内外の手続きをするのかなどを明確にします。できれば作業工程はマニュアルに落とし込み、誰でも簡単にできるように体制を整えましょう。

GビズIDのような電子申請システムを活用する

市町村・税務署・年金事務所などの書類のやりとりに関して、昔は紙ベースでの書類提出が必要でした。しかし、近年はほとんどの手続きがオンラインから可能であり、電子化した書類で申請できます。

よって、さらなる効率化を追求するのであれば、入社に関する手続きの電子申請を実施すべきです。システムによってはe-Gov、と呼ばれる行政手続きのシステムと連携して、人事労務管理システム上から直接電子申請ができることもあります。

ただし、法人向けの行政サービスにアクセスするためのIDである、GビズIDは取得しなければなりません。いずれ電子申請を検討している企業は取得しておくべきでしょう。

入社手続きをクラウド化できるおすすめシステム11選 | 口コミ評判

入社手続きがクラウド化できるシステムについて、代表的な手続き・書類作成ツールを11種類紹介します。これらのツールの中には、入社手続きだけではなく他の人事領域をカバーしているシステムや、他システムとの連携が可能なシステムもあります。

どの領域をオンライン化してどうシステムを連携させるのか、人事全体の視点からのシステム導入を検討してください。

freee人事労務 - フリー株式会社

freee人事労務
freee人事労務
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  • 人事労務に関するさまざまな業務をオールインワンでカバー
  • 社会保険・雇用保険の加入に必要な書類を自動作成
  • すべての情報・通信を暗号化しているのでセキュリティ面で安心

freee人事労務はfreee株式会社が提供している、入社手続きが可能な人事管理システムです。一つのシステムで入退社手続きだけではなく、労務・勤怠・給与計算・明細作成、年末調整といった幅広い業務をカバーできます。

収集した情報をもとに年金事務所、税務署などに提出する書類も自動的に作成できるので便利です。システムが提示する手順に沿って情報を収集すれば、入社手続き必要書類もひととおり揃います。

ボクシルでの評判
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社会保険に関連する書類提出は年に数回しか発生しないため、締め切りを見落とすことがよくありましたが、freee労務はお知らせ機能があるので、提出期限が近づくと、自動的に通知を受けることができ、さらに必要な書類を自動的に生成してくれるため、印刷するだけで提出の準備ができるのが優れています。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2023/10/27
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : 不動産/建設/設備系
4/5
とにかく画面が見やすいです! 操作方法の説明はありませんでしたが、入社時の内容を入力を依頼されましたが、直感でどこをクリックすれば良いのかがわかりました。また 勤怠もPCブラウザ、アプリのどちらも対応しているため、どちらからでも出退勤が出来るのが便利です。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2023/07/17
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : コンサルティング・専門サービス

ジョブカン労務HR - 株式会社DONUTS

ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HR
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  • e-Govと連携してボタン一つで主要な社会保険、労働保険の書類を提出可能
  • 従業員情報項目を自由にカスタマイズ可能
  • タレントマネジメント機能で人事配置に必要な情報を管理

ジョブカン労務HRは、株式会社Donutsが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入退社手続きに加えてタレントマネジメント、年末調整、ストレスチェックといった機能も搭載しています。

労働条件通知書や雇用契約書などのテンプレートを使って、効率的に入社書類を作成可能です。それをもとに契約の電子化を実施する機能があるのも特徴です。e-Govと連携しているため、ボタン一つで電子化した書類をオンラインから申請でき、完全ペーパーレスでの入社管理ができます。

ボクシルでの評判
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ジョブカンシリーズでデータ連携を行うことでデータ入力が効率的に行えます。またクラウドなので場所や時間を問わずデータの確認が可能であり便利です。以前は申請などを紙で行っていたので入力ミスや入力漏れが起きていましたが、現在ではそのようなことはなくなっています。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2023/10/27
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : IT/通信/インターネット系
5/5
社内のバックオフィス関連のシステムをジョブカンで統一することにより、データの入力フォーマットが統一され作業が属人化せずに共有されるようになりました。また人事労務に関する書類がゼロになったことにより印刷のコストや管理コストが消え、データの検索もクラウド上でスピーディーかつ正確に行えるようになりました。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2023/10/09
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : コンサルティング・専門サービス

クラウドハウス労務 - 株式会社Techouse

クラウドハウス労務
クラウドハウス労務
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  • 雇用契約がシステム上で完結
  • 内定から最短1日で入社手続きが完了できる
  • ISO 27001(ISMS)の認証を取得したサービス

クラウドハウス労務は、株式会社Techouseが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入社手続きの自動化だけではなく、氏名変更や扶養変更、給与振込口座といった各種申請承認作業の電子化も可能で、システムを通じてオンラインから行えます。

また社員情報をクラウドハウス労務上で管理できるので、人事データを有効活用するための基盤を整備できます。人事業務のペーパーレス化、デジタル化を推進し、業務効率を向上させコスト削減に貢献できるシステムです。

ボクシルでの評判
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入社手続きや雇用契約、年末調整など紙ベースだと非常に面倒な業務がペーパーレスで対応でき、業務効率が向上した。 書類の出し手と受け手双方でメリットがあるため、会社全体として業務改善できているのが良い。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2022/12/04
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : エネルギー/環境/リサイクル系
4/5
異動が多い部署なので、労務に関する細かい手続きが多く、紙媒体の移動が頻繁にあると受け渡しまでに時間がかかりますが、ペーパーレスにできることが良いです。社内便で、出すタイミングを遅れてしまうと半日以上書類を待つこともあったが、今となれば手間がなくなりました。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2022/11/22
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : 医療系

HRBrain - 株式会社HRBrain

HRBrain
HRBrain
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  • 入社手続きから年末調整まで煩雑な人事労務業務をすべて電子化
  • 従業員が入力したデータを自動でシステムに蓄積、転記作業を大幅に軽減
  • 導入から定着までをカスタマーサクセス担当が支援

HRBrain労務管理は、株式会社HRBrainが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入退社手続き、年末調整手続きをシステムを通じてオンラインから実施可能で、マイナンバーや従業員名簿の管理にも活用できます。

また、主要な電子申請手続きにも対応しているので、社会保険に関する手続きの手間を削減できます。同社が提供している、HR Brainタレントマネジメントも使用すれば、人事評価や離職率改善、管理職育成といったテーマにも対応可能です。

ボクシルでの評判
4/5
HRBrainを導入してから、人事労務の業務が格段にスムーズになりました。人事労務のオールインワンのシステムは本当に便利で、これまでの手間が大幅に削減されましたので4点の評価としました。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2023/09/03
利用アカウント数 : 101件〜200件
業界 : 不動産/建設/設備系
5/5
システムの特徴として、シンプルなデザインで画面レイアウトが分かりやすい。かつ、公開範囲や権限付与は細かく設定できるため、使い続ける中で会社ごとに色が出せる機能が豊富。また、担当者、カスタマーサポートから手厚くフォローしていただけており、返答までも早ければ1時間以内に回答いただける。導入する立場としては、非常に使いやすいシステムだと思う。 まさにカンタン・シンプルに、を体現しているシステムだと思う。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/09/10
利用アカウント数 : 31件〜50件
業界 : 小売/流通/商社系

かんたん雇用契約 for クラウド - セイコーソリューションズ株式会社

かんたん雇用契約 for クラウド
かんたん雇用契約 for クラウド
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  • 雇用契約に特化し、用途に沿った機能拡張に対応
  • 多段階承認フローを設定できるので他店舗展開企業にもおすすめ
  • 契約更新や外国人の在留期間などのアラート通知が可能

かんたん雇用契約 for クラウドは、入社手続きに必要な個人情報の収集から雇用契約締結、管理を電子化しオンラインで完結できるサービスです。電子署名とタイムスタンプ機能を搭載し、証拠性の確保にも対応しています。

正社員やアルバイトなど雇用形態、契約区分ごとに、収集する情報や承認フローを設定できます。入社手続きに必要な情報入力は従業員で入力でき、本人確認書類も画像やファイルで添付可能です。

SmartHR - 株式会社SmartHR

SmartHR
SmartHR
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  • 雇用契約を電子化
  • 手続きにあわせて複数の入力フォーマットや権限を設定可能
  • 人事評価管理も一つのシステムで対応

SmartHRは、人事・労務管理の機能に加えて、従業員データベースや人事評価管理・組織図・従業員サーベイといった、人材マネジメント機能が充実した人事管理システムです。外部の給与計算、勤怠管理といったシステムとも連携できるので人事労務業務を総合的にシステム化できます。

SmartHRの入社手続き・雇用手続きは、担当者が内定者にメールで依頼しオンラインでデータ入力を行ってもらうことで、書類の自動作成と電子申請が可能です。雇用契約書は、印鑑や手書きサインも不要で、オンラインで雇用契約ができます。

またスマートフォン向けアプリにはプッシュ通知機能があり、従業員がスマートフォンから通知を確認できるため、スムーズな回答の回収が可能です。加えて導入・利用に困った場合はサポートコンテンツが充実しているので、これらにより問題を解決できます。

ボクシルでの評判
5/5
SmartHRは、外部システムとのスムーズな連携を提供し、人事データの管理と活用を非常に効率的に実現できる素晴らしいツールです。特に、入社手続き業務のペーパーレス化によって、管理が簡単になり、これは非常に大きな利点です。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2023/11/02
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : メーカー/製造系
5/5
年末調整や雇用契約などの労務手続きなど、書類回収や人事などを効率化できる。 また全面的なペーパーレス、データの可視化・分析で効果的できる面がよかった。 例えば専門知識がない担当者でもわかりやすい操作性で可視化、評価や課題もわかりやすいようになった。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2023/10/22
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : 医療系

【人気5社徹底比較】SmartHR・freee・オフィスステーション・ジョブカン・HRBrain
【比較一覧表つき】労務管理をクラウド化できる人気5サービス「SmartHR・freee・オフィスステーション・ジョ...
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ジンジャー人事労務 - jinjer株式会社

ジンジャー人事労務
ジンジャー人事労務
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  • 入社手続き、労務手続き、年末調整などをオンラインで完結
  • シリーズ連携で給与計算、勤怠管理、経費精算も統合管理
  • 蓄積データをもとに人員配置やモチベーション管理も可能

ジンジャー人事労務は、jinjer株式会社が提供している、入社手続きができる人事管理システムです。

カスタマイズ可能なフォーマットをもとに、個人情報やマイナンバーなどの従業員情報を収集し、人事データベースへ自動連携できます。その他ジンジャーシリーズとあわせて利用することで、入社や異動に伴う情報更新を1度で済ませられます。

ボクシルでの評判
5/5
従業員の情報管理、グループ管理、組織改編など人事管理者の欲しい機能が揃っているだけでなく、ダッシュボードでグラフ化した従業員情報の確認もできます。UIはシンプルでアイコンを見るだけでも何となく機能が分かります。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2022/05/07
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : IT/通信/インターネット系
4/5
従業員の人事情報管理、プロジェクトのグループ管理など人事に関する情報を一元管理するのに役立っています。UIが非常にシンプルでわかりやすく、普段パソコンで作業しない人にでも使いこなせると思います。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2022/07/01
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : 小売/流通/商社系

マネーフォワード クラウド人事管理 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド人事管理
マネーフォワード クラウド人事管理
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  • 従業員、組織の情報を一元管理できる
  • 給与計算、勤怠管理といった周辺システムと連携できる
  • 入社手続きをペーパーレスで完了できる

マネーフォワード クラウド人事管理は、株式会社マネーフォワードが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。

同シリーズには入退社手続きや、従業員・組織の管理に役立つ人事管理システムをはじめ、勤怠・年末調整・社会保険・マイナンバー管理・給与計算といったシステムが存在します。これらのシステムを駆使すれば入退社業務だけではなく広範な人事業務をシステムで効率化できます。

ボクシルでの評判
4/5
クラウドベースなので、導入が簡単であり、従業員の各種情報をすぐに管理できます。また個人情報、勤怠データ、給与情報なども一元的に管理できますので、一目で確認できて便利です。個人情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、セキュリティが常に強化しています。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2023/07/29
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : 小売/流通/商社系
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以前勤めていたメーカーの人事総務部門でメンバーとして活用していました。生産現場(工場)の隣接した事業所だったので派遣の方も含めて入社、退社、異動など手続きが頻繁で作業も煩雑でした。5名で切り分けていた業務をこちら導入で一元管理でき、作業工数も可視化できました。また各種制度の改定も頻繁でしたが入力フォームを使い、関係各位から情報収集が手軽にでき、人事の新施策へ意見も手軽に集められるようになりました。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2023/07/23
利用アカウント数 : 31件〜50件
業界 : コンサルティング・専門サービス

オフィスステーション 労務 - 株式会社エフアンドエム

オフィスステーション 労務
オフィスステーション 労務
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  • 従業員1名あたり月額440円から使用できる人事管理システム
  • 給与明細、マイナンバー管理、有給管理などのシステムを追加可能
  • WAFや通信暗号化などセキュリティ対策も充実

オフィスステーション労務は、株式会社エフアンドエムが提供している、入社手続きができる人事管理システムです。入社・退職・年末調整など人事労務に関わる数多くの帳票に対応しており、さまざまな手続きに使用できます。

他社の主要な給与計算、勤怠管理のシステムとも連携できるので、人事労務全般のシステム化・電子化も可能です。WAF、通信暗号化、二重認証といったセキュリティ機能も充実しているので、安心して使用できます。

ボクシルでの評判
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オフィスステーションのアップデート頻度が素早く、使い勝手が向上しています。従業員情報の登録だけで、労働者名簿をいつでも簡単に発行し、雇用保険や社会保険の電子申請もスムーズに行えます。以前は紙ベースで行っていた多岐にわたる社会保険や入退社手続きも、オフィスステーションを通して提出できます、大変便利なツールです。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2023/07/23
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : サービス/外食/レジャー系
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電子申請をする際に、申請に必要は情報が自動で入力されるため、時短に繋がるのと、間違いが減りました。また毎回の発送に必要な切手代なども節約になるのと、誤発送の心配もなくなるため、非常に安心して使えます。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2023/07/19
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : コンサルティング・専門サービス

社労夢Company Edition - 株式会社エムケイシステム

社労夢Company Edition
社労夢Company Edition
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  • 社労士事務所向けのシステムを一般企業向けにカスタマイズ
  • 入退社、育休、産休などの手続き状況を一元管理できる
  • 健康保険組合のマイナポータル申請にも対応

社労夢Company Editionは、入社手続きと手続き進捗管理機能が充実した人事管理システムです。

手続き状況を一元管理するだけではなく提出期限によって手続きを色わけし、システム起動時にアラートを表示してくれるため提出遅れを防止できます。書類の作成だけではなく、APIでe-Govと連携できるため、書類を電子化して直接オンライン申請が可能です。

クラウド型のシステムなので法改正のたびに最新の法律に対応した仕様にアップデートされます。

ボクシルでの評判
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健康保険組合や労務局などの行政手続きや文書作成などが非常にスムーズに進められる。 アラート機能も申請の漏れや遅れを防止するのに役立っており、実務目線で非常に使いやすいツールであると感じる。 UIも比較的オーソドックスで、特に使いにくさは感じない。
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利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2023/07/23
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : 小売/流通/商社系
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【役立った機能面】 オンライン行政手続 書類作成アシスト機能など 【操作性・他のサービスとの連携面(カスタマイズ性)】 丁寧に教えていただいたので、慣れるのも早かったです
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利用状況 : 利用中
投稿日 : 2022/11/20
利用アカウント数 : 11件〜30件
業界 : IT/通信/インターネット系

One人事 - One人事株式会社

One人事
One人事
BOXIL SaaS AWARD Spring 2024 Good Service
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ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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  • 従業員情報の収集、管理をオンライン化
  • 年末調整といった書類をワンクリックで提出できるe-Gov連携
  • シリーズ連携で勤怠、給与、タレントマネジメントも一元管理

One人事は、One人事株式会社が提供している入社手続きや労務処理、電子申請などができる労務管理システムです。従業員情報の収集から年末調整まで対応でき、必要な機能のみを選択、利用できます。

入社手続きのほか、社保手続きや年末調整、マイナンバー管理も可能です。雇用契約書といった書類の作成から署名、保管までシステム上で行え、雇用契約書の更新通知にも対応しています。


入社手続きのクラウド化には、労務管理システムの活用がおすすめです。次の記事では労務管理システムの比較表や、おすすめサービスを掲載しているので、導入検討している方はぜひ参考にしてください。

【比較表あり】労務管理システム比較20選 | おすすめクラウドソフトは?
労務管理システムとは従業員名簿や雇用手続き、勤怠などの人事労務管理(HR)業務を効率化するHRサービスです。タイプ...
詳細を見る

サービス連携で労務管理できるタレントマネジメントシステム

カオナビ労務 - 株式会社カオナビ

カオナビ労務
カオナビ労務
BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
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  • 散らばりがちな人事データの保管から更新までをひとまとめ
  • マイナンバー管理や年末調整、雇用契約などに対応
  • 入社書類をはじめ、多様な帳票テンプレートを搭載

カオナビ労務は、株式会社カオナビが提供するタレントマネジメントツールです。オフィスステーションとの連携により、入社手続きや年末調整、電子申請などの労務業務にも対応できます。

ワークフロー機能を備えているので、収書変更や出張申請、介護休業申請など、個別のタイミングで発生する申請承認もシステム上で抜け漏れなく管理できます。収集したデータをもとに電子申請も行えるので、行政提出書類の作成も少ない工数で対応可能です。

入社手続きをWeb・クラウド化する際の注意点

入社手続きをWeb・クラウド化するにあたっては、入社手続き以外にも一緒に考えたほうがよいこともあります。入社手続きをWeb・クラウド化するにあたって注意すべきポイントを3つ紹介します。

  • 情報管理の仕方を検討しなおす必要がある
  • 企業規模によってはメリットが少ない
  • 入社手続きを含めてどの領域をシステム化するか決定する

情報管理の仕方を検討しなおす必要がある

せっかく入社手続きをクラウド化するのであれば、情報管理の仕方自体を検討する必要があります。

書類・申請の電子化で完全ペーパーレスによって人事情報を管理するのも、一部のよく使う情報は印刷するのもいいでしょう。また、マイナンバーのような重要な個人情報の管理方法についても、せっかくの機会なので取り扱うルールを見直した方がよいかもしれません。

企業規模によってはメリットが少ない

企業規模によっては、入社手続きをクラウド化してもほとんどメリットがないケースもあります。

そもそも従業員数が少ない、入退社が頻繁ではないなどの企業の場合は手続き頻度が少ないので、導入・運用費用に対して得られる効果が少ないケースもあります。

システム導入を検討する大前提として、そもそも入社手続き自体が業務の中でどの程度の費用対効果が見込めるかを考えましょう。

入社手続きを含めてどの領域をシステム化するか決定する

入社手続きをクラウド化できるツールは、ほかにもタレントマネジメントや人事評価管理などさまざまな機能を備えています。

ただ入社手続きを管理するだけでは宝のもち腐れになるため、入社手続き以外にシステム化したい人事領域を洗い出し、それに適した機能をもつシステムを選ぶべきです。

また人材は重要な経営資源であるため、どのように人材を管理、育成するのかの方針作りも一緒に行いましょう。

入社手続きをクラウド化して業務を効率化する

入社手続きのクラウド化は、入社手続きに関する負担軽減、迅速化といったメリットがあり、社員の入退社に手間がかかっている企業におすすめのサービスです。選定の際は、次のような手順で導入することを推奨します。

  • 入社手続きを一覧化しておく
  • 入社手続きのためのシステムを導入する
  • クラウドシステムを活用して書類のやりとりをする
  • GビズIDのような電子申請システムを活用する

入社手続きのクラウド化をより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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