電子契約システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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医療業界における契約の課題
医療業界では、患者や医療機関とのやりとりや、医療機器や薬品の購入などを行う必要があり、それにあたって契約にまつわる課題が発生することがあります。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
紙ベースの契約書類の管理が煩雑で時間がかかる
医療業界では紙の契約書類を多く使用することがあり、その点が課題になることが多いです。紙ベースの契約書類は、印刷や郵送、保管などにコストや手間がかかります。また、紛失や漏えいのリスクも高く、セキュリティ面でも不安が残ります。
契約プロセスが遅くて効率が悪い
医療業界では、契約プロセスに多くのステークホルダーが関わることがあります。契約プロセスには承認や署名などの工程が必要で、それぞれに時間がかかることが課題です。
また、契約内容に変更や追加があった場合、書類をやり直したり、再度確認したりする必要があります。
医療業界で活用できる電子契約システムの機能
電子契約システムとは、契約書や同意書などの文書をデジタル化して作成・送付・署名・管理をするシステムです。電子契約システムにはテンプレートの作成・編集・共有やオンラインでの署名・承認・履歴確認のような機能があります。
オンラインで署名できることにより、医療業界では同意書や必要書類への記入がスムーズになるでしょう。業務効率の向上やコスト削減ができたり、個人情報漏えいや書類紛失リスクを減らせたり、メリットは多くあります。
医療業界の課題を電子契約システムで解決できる理由
医療業界では、「紙ベースの契約書類の管理が煩雑で時間がかかる」「契約プロセスが遅くて効率が悪い」など契約に関する課題があります、電子契約システムを使えばそれらの課題も解決できるでしょう。
契約の課題を解決できる理由を、電子契約システムの機能や詳細とともに説明します。
専門的な知識や経験が必要な契約書・同意書が簡単に作成できる
電子契約システムを導入すると、書類作成のテンプレートが利用できるため、専門的な知識や経験が必要な契約書・同意書が簡単に作成できます。書類作成の手間を省けるでしょう。
在宅医療や遠隔診察に対応できる
オンライン上での署名や承認プロセスを実現できるため、対面での署名や郵送などの手間が省け、迅速で柔軟な対応が可能になります。
複数の契約書を一元管理できる
医師と病院の雇用契約、患者の個人情報保護契約、臨床試験の委託に関する契約、医療機器に関する保守契約・リース契約、施設の委託契約など、契約の種類や相手が多岐にわたります。
それらを管理するのが複数部門にまたがる場合でも、契約書を一元管理可能です。また、契約書の更新期限アラート機能を使えば、契約更新の手続きも忘れずに対応できます。
電子契約により契約業務の負担を軽くできる
電子契約システムの導入により、契約業務の効率化が可能です。これにより医療スタッフの負担を軽くできれば、離職防止にもつなげられます。
厚生労働省による令和5年の雇用動向調査によれば、医療・福祉業界の離職率は14.6％と、他産業に比べて高めです。宿泊・飲食業や生活関連サービス業など、医療・福祉業界よりも離職率が高い業界もありますが、これらの業界は入職率も高いです。
このことから、医療業界では人手不足が深刻だといえます。
医療業界の勤務は、そもそも負担が大きいです。病床がある場合は24時間体制でスタッフが常駐せねばならず、夜勤や交代制勤務があります。患者の身体だけでなく心のケアもしなければならず、精神的負担も大きいです。
そんな状況で、契約関連の業務まで医療スタッフがしなければならない、しかもその負担が大きいとなると、過労を原因に離職してしまうのも無理はありません。
電子契約システムの導入により契約業務を効率化できれば、医療スタッフの負担を軽くできます。事務スタッフのみで契約業務を完結できるようになる事業所もあるでしょう。
※出典：厚生労働省「 令和５年 雇用動向調査結果の概要｜厚生労働省 」（2025年7月11日閲覧）
医療業界向け電子契約システムおすすめ比較
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
クラウドサイン
クラウドサインは、日本の法律に特化した弁護士が監修している電子契約システムです。メールアドレスだけで認証できる簡単な操作にもかかわらず、安全性を高めるためのセキュリティ対策が豊富に備わっています。
不正アクセス防止のために、2要素認証、保存ファイルの暗号化、IPアドレス制限、などの機能があります。また、ISO27001やISO27017をはじめ、セキュリティに関する取得認証も多いです。
医療業界だけではなく、金融業界や福祉、介護業界でも広く導入されています。法的に有効で安心して契約できるサービスを探している場合におすすめのサービスです。
Docusign
Docusignは、世界各国での導入実績もあり、あらゆる契約に対応した電子契約システムです。もちろん、多言語対応の機能が搭載されており、海外拠点がある企業でも導入しやすいサービスです。
医療業界だけではなく、IT業界や金融業界でも広く導入されています。米国やEUなどの法律にも基づいて利用したいならおすすめのサービスです。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、業種業界問わず多くの国内企業で導入実績をもつ電子契約システムです。権限設定や閲覧制限といった機能を標準搭載し、国際的なセキュリティ認証も取得しているため、機密性の高い文書も安心して管理できます。
製薬業界・医療機器業界に特化した業界特化型サービスも提供しており、業界特有のニーズに対応した安全な契約締結を実現します。
WAN-Sign
WAN-Signは、当事者型・立会人型のどちらにも対応した電子契約システムです。電子契約機能だけでなく、契約書管理機能も備えています。他社の電子契約システムで締結した署名済みPDFもWAN-Sign内で一元管理可能なので、契約書管理の手間が省けます。
ISO/IEC27001・ISO/IEC27017・ISO9001などを取得。閲覧制限やIPアドレス制限などの医療機関が求めるセキュリティ水準を満たしているため、保険業界や金融業界でも広く導入されています。
Symview電子同意書 – 株式会社レイヤード
Symview電子同意書は、医療現場向けに開発された電子同意書システムです。検査・治療内容を動画やイラスト付きで事前にオンラインで説明できるため、患者の理解度・納得度の向上につながります。
同意書の作成から署名、管理まで一貫した管理機能が搭載されているため、医師と患者とのコミュニケーション向上や同意書管理負担の軽減ができます。
医療業界で電子契約システムを導入する際の注意点
電子署名の環境整備
厚生労働省の「保健医療福祉分野における電子署名等の環境整備について」※では、電子署名を行う環境の信頼性が重視されています。
電子契約の信頼性を確保する方法として、主に「ローカル署名」と「クラウド署名」の2つの方式があります。
ローカル署名
厚生労働省が推奨しているのが、手元のパソコンやICカードに保存した秘密鍵で署名する「ローカル署名」です。物理的に鍵を持つ本人しか署名できないため、なりすましが困難で非常に信頼性が高いのが特長です。その反面、専用ソフトが必要で利用シーンが限られたり、鍵を自己管理する手間がかかったりする点が課題でした。
クラウド署名
一方、最近増えているのが「クラウド署名」です。こちらは、サービス事業者が秘密鍵をクラウド上で管理してくれるため、利用者は鍵の管理から解放されます。場所を選ばず手軽に署名でき、相手が同じサービスを使っていなくても契約できるため、非常に便利です。
ただ、「IDとパスワードが漏れたら誰でも署名できてしまうのでは？」といった懸念もあります。しかし、現在の主要なサービスではSMS認証などを組み合わせた二要素認証で本人確認を強化。セキュリティは格段に向上しています。手軽さと安全性を両立させたいなら、こうした対策がしっかりしたクラウドサービスは有力な選択肢となるでしょう。
※出典：厚生労働省 「保健医療福祉分野における電子署名等の環境整備について」 （2025年7月11日閲覧）
資格確認は必須
医療現場で電子契約を使うには、特に「医師資格の確認」が重要です。
厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5.2版」※によれば、医師が電子署名を行う前に、その人が本当に医師の資格を持っているかを電子的に確認するよう定めています。
医師資格を証明する方法として、主に以下の選択肢が示されています。
- HPKI（保健医療福祉分野PKI）認証局の電子証明書を使って署名する
- 医師免許証などを、利用する電子契約システム会社に郵送または直接提示する
- 国家資格情報と連携する仕組みを使う
- 勤務先の病院から、サービス会社へ資格を持っていることを証明してもらう
このように、医師が電子署名を利用するためには、法律に基づき、事前にいずれかの方法で資格確認を済ませておく必要があります。
※出典：厚生労働省 「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5.2版」 （2025年7月11日閲覧）
医療業界向け電子契約システムで契約を効率化しよう
電子契約システムは、契約書の作成や管理ができ、医療業界で紙媒体の保管や廃棄に悩んでいる場合はコスト削減できるためおすすめです。
それだけでなく、電子契約システムでは業界問わず電子署名や承認フローの機能で契約プロセスの迅速化ができるメリットもあるため、業務効率化につながります。
医療業界向け電子契約システムを導入する際には、セキュリティや法的拘束力が搭載されているか確認し、医療業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。
また、医療業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
