交通費精算書テンプレート無料16選！ケース別の書き方・注意点・申請の必須項目とは

交通費精算書には状況に応じて必要な項目が異なります。それらを網羅する16選の無料テンプレートを紹介し、ケースに応じた必須項目、書き方や注意点を解説していきます。

経費精算システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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【事業者・経理担当者の方】経費精算でこのようなお悩みはありませんか？

・経費申請を紙面で回収し、手作業で仕訳している
・入力・計算ミスがたびたび起きている
・従業員が増え、作業工数が増加している
これらのお悩み解決には、経費精算システムがおすすめです。

経費精算システムは、経費の申請や承認、支払いをシステムで効率化できるため、工数の削減やヒューマンエラー防止につながります。

また、中にはSuicaやPASMOなどの交通系ICカード（アプリ含む）を読み取れるシステムもあり、交通費を自動でデータ化することが可能です。経費精算システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
⇒ 失敗しない！経費精算システム比較おすすめ17選 985人調査シェアランキング

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Excel（エクセル）で使える交通費精算書無料テンプレート

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで、簡単に交通費精算書が作成できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
4色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのものをダウンロードして、この記事を参考に交通費精算書を作成しましょう。

交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書 _ ヨコ _ ポリゴン】ブラック

最上段の帯に多角形をイメージしたデザインが施され、日付・訪問先・利用路線・出発／到着・片道／往復・金額といった各項目の入力ができます。

外回り営業での交通費精算に適した項目構成となっており、横方向の印刷に最適化されていますが、承認印欄は省略されています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書 _ ヨコ _ ポリゴン】ブラックを無料ダウンロード

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交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書_ヨコ_シンプルライン】グリーン

シンプルで非常に見やすいデザインで、通勤交通費の定期代金や、自動車の移動の際にも使える項目が揃えられています。

横方向で印刷するように最適化されており、承認印欄も複数用意しています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_ヨコ_ポリゴン】グリーン無料ダウンロード

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交通費精算書無料テンプレート【交通費精算書_タテ_シンプルライン】オリーブ

ヨコ＿シンプルラインのフォーマットを引き継ぎ、タテ方向のフォーマットとした交通費精算テンプレートです。縦方向で印刷するように最適化されています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ_シンプルライン】オリーブ無料ダウンロード

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交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ】ブラウン

シンプルに必要項目を網羅した交通費精算書テンプレートで、精算方法を記載する欄も設けられています。

縦方向で印刷するように最適化されています。

交通費精算書テンプレート【交通費精算書_タテ】ブラウン無料ダウンロード

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交通費精算書以外のテンプレートもご覧になりたい方は、こちらをご覧ください。

テンプレートの一覧・DLページ

交通費精算書テンプレートの活用とあわせて、経費精算システムを導入してさらなる効率化を実現しませんか？BOXILなら複数社のサービス資料を無料で閲覧できるので、運用改善が見込めそうかを簡単に検討するのに便利です。
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交通費精算書とは

交通費精算書は、外出や出張など業務上必要な移動のために立て替えた交通費を精算するための書類です。

交通費の精算には基本的に領収書が必要です。ただし、近距離を移動したバスや電車など、すべての移動で領収書をもらうのは、現実的ではありません。

そのため、領収書がない場合に、交通費精算書を領収書の代わりに活用します。この場合、金額や目的地など、移動にかかった交通費の内容について正確に記入して提出し、1か月分まとめて精算されるのが一般的です。

交通費精算書が必要な理由

交通費精算書は、領収書が入手できない場合でも経費の内容や使用目的を正確に明らかにし、交通費の精算を適切に行うために必要な書類です。
たとえばICカードや券売機の利用など、実際には領収書が作成されない場面も多いため、交通費精算書が証憑（しょうひょう）として活用されています。

従来、消費税法では1回の支払いが3万円（税込）未満の交通費について、領収書がなくても交通費精算書や帳簿への記載があれば、仕入税額控除が認められていました。しかし、2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）によって、より厳格な証憑管理が求められています。

インボイス制度のもとでは、原則として仕入税額控除にはインボイス（適格請求書）の保存が必要ですが、公共交通機関の運賃など一部は特例により、1回の利用が3万円未満であれば引き続き交通費精算書・帳簿のみで対応できます。一方で、タクシーや一部の交通手段の場合、インボイス対応の領収書がないと仕入税額控除ができないケースがあるため、注意が必要です。

また、口頭や簡易なメモだけで精算を行うと経費内容の確認や管理、不正防止が難しくなるほか、税務調査時に正当性を証明しにくいリスクもあります。
交通費精算書に「利用日・区間・目的」など詳細を記載することで、請求内容を明確に管理でき、税務対応の面でも証拠能力が高まります。

ケース別交通費精算書の書き方

交通費精算書は外回り営業だけではなく、出勤交通費を請求する際に必要な場合もあります。出勤交通費は3か月や6か月一括での支払いの場合も多いようですが、企業ごとに申請の様式も処理方法も異なります。

ここからは、ケース別に交通費精算書の書き方・必要項目などを解説します。

経理担当者の場合、申請方法がばらばらにならないようあらかじめ規定を作っておくのがおすすめです。経費精算の規定を作成する方法についてはこちらで解説しています。

公共交通機関での営業活動

必要項目

営業活動を行う際には、バスや電車・飛行機・新幹線・タクシーなど公共交通機関の利用が多いものの、一部領収書の発行を受けられない場合があります。

領収書がない場合の精算には、利用した鉄道会社名や乗車区間が必要になるため、精算漏れがないように注意しましょう。

具体的には、「申請した年月日」「精算者の所属部署や氏名」のほか、「（あれば）社員番号」「交通機関を利用した年月日」「訪問先名」「利用した鉄道会社の名前」などの項目が必要です。また、「出発駅」「到着駅」「片道なのか往復なのか」「発生した費用」「最終合計」も必要です。

その他、上司の確認を取るために、確認印の押印欄を設けるとよいでしょう。

書き方

公共交通機関を利用した場合、所定のフォーマットに従って記入していきます。領収書が発行されない乗り物や区間に関しては、メモを取る、調べるなどして正確に記入するようにします。

社用車やレンタカーなどでの営業活動

必要項目

社用車、レンタカーを利用した営業活動でも、費用を精算する必要があります。

具体的には、「運転をした人の氏名」「所属部署」「申請した年月日」「車を利用した日」「行先や出発地と到着地」「片道か往復か」「高速道路の利用があったのかなかったのか」などの項目が必要です。その他「概要」、「費用」の項目が必要になり、レンタカーを利用した場合は「レンタル会社・料金」なども必要です。

多くの企業では、会社が発行しているカードで給油するケースが一般的ですが、自身で精算しなければならない場合は、ガソリンスタンドの領収書を見てガソリン代を記入する欄も必要でしょう。

書き方

車を利用した場合の書き方もフォーマットに従って記入していきます。

ほとんどの場合は駐車場代や高速道路の利用料金の精算になるので、領収書を見ながら記入しましょう。

ガソリン代を請求する場合は、領収書があれば算出する必要がない企業がほとんどなので、交通費概要欄に「ガソリン代　別途領収書」と記載するとよいでしょう。

通勤交通費

必要項目

通勤にかかる交通費は、入社時に一度だけ申請する企業がほとんどですが、企業によっては毎回精算書が必要になる場合もあります。

通勤にかかる交通費精算に必要な項目は、「所属部署」「氏名」「申請者の住所」「会社までの片道の距離（概算でかまいません）」「通勤時間」が挙げられます。また、「定期の期限」「1か月の定期代金」「通勤方法（鉄道会社名や利用する駅の名前など）」「通勤経路」などが必要です。

書き方

通勤に必要な交通費のため、金額や区間などを間違えると支払いの遅れにつながる可能性があります。

支払いの遅延などを防ぐためにも、フォーマットに従って金額や駅、交通機関などは正確に記入しましょう。

領収書は交通費精算書とともに提出

交通費精算書には領収書を一緒に提出することが基本です。領収書がない場合は、経理担当者に申し添えるか、交通費精算書に記載しましょう。

精算書に記載している内容と合致する領収書を、セットにして経理担当者に提出しましょう。

交通費精算に領収書は必須？不要で認められる例と経費精算を効率化する方法

経費精算では領収書が必要経費精算では原則として領収書が必要です。特に自身で確定申告をする必要のあるフリーランスや個人事業主は必ず保管しておきましょう。領収書は支払いの証拠として…

交通費精算書の記入例

交通費精算書のフォーマットや書き方は企業によって異なりますが、一般的な交通費精算の記入例について、交通費精算書のExcelテンプレートを使ってケース別に紹介します。

公共交通機関を利用した場合の記入例
社用車やレンタカーなどを利用した場合の記入例
通勤交通費を精算する際の記入例

公共交通機関を利用した場合の記入例

公共交通機関を利用した場合の記入例は、次のとおりです。

公共交通機関での営業活動の交通費精算においては、一般的に下記の項目を記載します。

申請日
申請者名
日付
訪問先
利用路線
出発地
到着地
片道か往復か
金額
合計金額

記入する際には、利用した路線ごとに入力するようにします。たとえば、移動の際に乗り換えがあった場合や往復で異なる交通機関を利用した場合などには、それぞれを片道として記載し、一行ずつ入力しましょう。往復で同じ路線を利用した場合には、一行に往復分を記入します。

社用車やレンタカーなどを利用した場合の記入例

社用車やレンタカーなどを利用した場合の記入例は、次のとおりです。

この場合は、記入例のように次の項目を記載します。

申請日
申請者名
日付
訪問先
交通手段
出発地
到着地
片道か往復か
金額
合計金額

金額については、レンタカーを使用した際には、レンタルにかかった費用を記入します。

社用車を利用した際には、移動にかかったガソリン代を記入しましょう。自家用車の移動であれば、プライベートでの移動を除くため走行距離に応じて支給されることが多いです。一方で、社用車の利用であれば業務上の移動が前提であるため、全額経費で精算します。ただし、ガソリン代を精算する際には、あわせて領収書やレシートの提出が必要です。

高速道路を利用した際には、領収書の提出が必要なため、忘れずに領収書を受け取っておきましょう。