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ジョブカンワークフローの使い方!機能・価格・連携・事例を解説

最終更新日時:
記事の情報は2020-12-14時点のものです。
稟議などの申請・承認や、その経路が複雑になりがちなワークフローですが、社内統制の重要度が増していく中、ワークフローシステムが注目を集めています。その決定版ともいえるジョブカンワークフローの魅力を、事例や評判とともに解説していきます。

コーポレートガバナンスやコンプライアンス、社内統制の重要性が叫ばれるなか、ワークフローの見直しと整備が多くの企業で進んでいます。

成長過程にあるテモナやベアーズのような企業が、ワークフローシステムを活用しているのが好例であり、大きな注目を集めています。

その中でもジョブカンワークフローは、その決定版ともいえる存在であり、多くの企業に採用される使いやすさと豊富な機能を持っているといえるでしょう。

ジョブカンワークフローとは

ジョブカンワークフロー- 株式会社Donuts 画像出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

ワークフローとは、一般的に「業務の流れやその流れを図式化したもの」と定義されており、広義では企業などの組織がさまざまなワークフローで成り立っているといえます。

しかし近年では「組織における申請・承認の流れ」を意味することが多く、これを見直し改善していくことで、いっそうの効率化と内部統制を強化させる整備がさまざまな企業で進められており、ワークフローシステムが注目を集めています。

そのワークフローシステムの決定版ともいえるのが、クラウドベースのジョブカンワークフローです。

ブラウザとスマートフォンアプリですべての申請・承認が完結する手軽さに加え、「勤怠管理」「経費精算」「採用管理」「労務管理」のジョブカンシリーズとの連携を含む、豊富な機能を持つことから、多くの企業に導入され生産性向上に寄与しているのです。

その人気の秘密を導入事例から紐解き、使い方・機能・シリーズ連携などとともに解説していきます。

以下の記事では、ワークフローについてより詳しく解説しています。

中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は?クラウド型の傾向や人気サービス比較も
ワークフローを改善・効率化していくことは、企業全体の効率化につながります。それを実現するワークフローシステムの市場...
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ジョブカンワークフローを導入するメリット

企業がジョブカンワークフローを導入することによって得られるメリットのとおりです。

  • 意思決定の迅速化
  • 内部統制の強化
  • コスト削減効果

副次的な効果も含め、さまざまなメリットが考えられますが、大きくは上記の3つです。それぞれのメリットについて説明します。

意思決定の迅速化

スマートデバイスなどで時間と場所を問わない申請・承認が可能となるため、プロセスにタイムラグが生じず、意思決定を迅速に行うことができます。

内部統制の強化

申請・承認がだれによって、いつ行われたのか、共有することによって可視化できるほか、証跡が残るためスムーズな監査も可能になり、内部統制を強化していくことができます。

ワークフローシステム導入で内部統制を強化する方法!事例から見る業務効率化の実態
ワークフローシステムにより、業務効率化・内部統制の強化を実現した導入事例を、サービスとともに紹介。内部統制の強化が...
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コスト削減効果

プロセスをペーパーレスで完結できるため、紙の申請書を保管するスペースが不要となり、管理も簡単に行えることと相まってコスト削減効果が期待できます。

ジョブカンワークフローは、これらのメリットを最大化する機能と使い勝手の良さを兼ね備えており、多くの企業に受け入れられている大きな要因のひとつとなっています。

ジョブカンワークフローの料金プラン・価格

しかし、新たなシステムを導入する際に気になるのは、導入にかかるコストや、運用・メンテナンスにかかるコストなのではないでしょうか。その点も、クラウドベースのジョブカンワークフローなら心配は無用です。

料金プラン 初期費用・サポート費用 利用料金 利用できる主な機能
ジョブカンワークフロー 無料 300円/月(1ユーザーあたり) ・凡用的な申請書の作成
・申請書項目のカスタマイズ
・稟議申請書、捺印依頼書などの作成
ジョブカン経費精算 無料 400円/月(1ユーザーあたり) ・経費精算・支払申請書の作成
・交通費精算
・乗換案内連携
・ICカード連携

※価格はすべて税抜き。最低利用料金は月額5,000円から。
※タイムスタンプオプションは100円/1ユーザー
※料金表は中小規模の企業向け。大規模(従業員500名〜)は別途問い合わせ、見積もり。

ご覧のように初期費用やサポート費用が一切必要ないばかりか、業界最安値クラスの利用料金を実現しているのです。また、ジョブカン経費精算とジョブカンワークフローの両方を導入すると、600円/月(1ユーザーあたり)で利用可能です。

さらに、ブラウザやスマートフォンアプリを活用するため複雑なインストールなども発生せず、クラウドベースの利点を活かし、常に最新の機能を使えるばかりか、メンテナンスの必要すらありません。

もちろん、ジョブカンシリーズを組み合わせることによって利用料金をディスカウントすることも可能です。

30日間の無料トライアルを実施

ジョブカンワークフローでは30日間の無料トライアルを行っています。期間中は有料プランの機能を利用できるので、導入を検討している方は、一度サービスに触れてみることをおすすめします。

ジョブカンワークフローの使い方

それでは具体的に稟議の申請と承認を例にしながら、ジョブカンワークフローの使い勝手の良さを解説してみましょう。

フォームから申請書作成

まずは稟議書のフォーマットを作成します。手順は「管理者機能」から「基本情報設定」を選択し、表示された一覧から「フォーム」を選びます。

ジョブカンワークフローの基本情報設定一覧

多彩なテンプレートから作成可能

ジョブカンワークフローには、さまざまな企業で活用できるテンプレートが豊富に用意されており、これをたたき台としてフォームを作成することが可能です。表示された「フォーム登録」画面の「テンプレートからフォームを登録」をクリックします。

ジョブカンワークフローのフォーム登録画面

用途に最適なテンプレートを選択、項目の編集と設定を必要に応じて行い、フォーム名と承認経路を入力して保存します。

ジョブカンワークフローのテンプレート

稟議の申請と承認

稟議書のフォーマットが完成したら、すぐに申請・承認プロセスを開始することができます。

申請者がフォームから稟議書作成・申請

先ほどの手順で作成した稟議書のフォーマットは、すでにフォームに登録された状態になっています。申請者はこれを利用して稟議書を作成し、ボタンをクリックするだけで申請が完了します。

申請された稟議書は、あらかじめ設定された手順にしたがって、対象の申請者が即座に確認できるようになり、同時にさまざまな手段で通知が行われます。

承認者が承認する

申請を受取った承認者は、稟議の内容を確認し「承認する」「差し戻す」「却下する」のいずれかを行います。

ジョブカンワークフローの稟議承認画面

「承認する」をクリックして内容を承認した場合は、その結果が即座に反映、共有され、承認経路に複数の担当者が設定されている場合は、次のステップの承認者へ通知されます。

このようなプロセスの進度は、以下のようにいつでも状況確認が可能です。

ジョブカンワークフローの承認状況

承認者が差し戻す

申請内容などに不備がある場合、申請者もしくは前のステップの承認者へ差し戻すことができます。「差し戻す」を選択した場合、申請書の不備を修正して再申請を行うことが可能です。

ジョブカンワークフローで差し戻し先を選択する画面

承認者が却下する

申請内容に問題がある場合、申請自体を却下することができます。この場合は「差し戻す」を選択した後、「却下する」ラジオボタンをチェックしますが、再申請はできません。

ジョブカンワークフローのインターフェースは、ご覧のように非常にわかりやすくできており、だれでも迷うことなく使いこなすことが可能です。


稟議の申請を電子化することによるメリット、通りやすい稟議の書き方についてはこちらで説明しています。

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ジョブカンワークフローで何が解決できるのか

基本的なジョブカンワークフローの使い方を紹介しましたが、これらによって、企業が従来抱えていた、ワークフローに関するさまざまな問題を解決することができます。

申請者の問題を解決

紙で行われていた従来のワークフローでは、「申請がどこまで進んでいるわからない」「承認期限が迫っているのに伝わらない」「承認されてもすぐに気が付くことができず、次のアクションが起こせない」などの問題がありました。

ジョブカンワークフローでは、承認状況をひと目で把握できる画面が用意されています。

さらに自身や申請者への通知機能が多彩に用意されているほか、コメント機能アラート設定で承認を促す仕組みも充実しており、プロセスをスムーズでスピーディに進めることが可能です。

ジョブカンワークフローの申請一覧画面

承認者の問題を解決

自身も多忙な申請者側でも、「紙の申請書を外出先から確認できない」「不備やミスが多く確認が大変」などの問題がありました。

ジョブカンワークフローであれば、外出中や出張中でもスマートデバイスを活用し、時間と場所を問わない承認が可能になるほか、必須項目の入力制限などを設定することで不備やミスを減らすことが可能で、コメント機能で修正依頼などの意思疎通もスムーズになります。

管理者の問題を解決

紙の申請書を保存して管理する立場の管理者では、必要な書類を探しまわらなければならない、承認プロセスが不透明などの問題がありました。

ジョブカンワークフローでは、承認ステップや分岐を細かく設定することにより、プロセスを可視化して透明性を保つことができ、内部統制を強化することが可能であり、すべてが証跡として残っているため必要な書類を検索するのも簡単です。

ジョブカンワークフローの豊富な機能

ジョブカンワークフローを活用することによってさまざまな立場の問題を解決することが可能となり、企業は多くのメリットを享受できますが、その使い勝手の良さを側面からサポートする豊富な機能も多数用意されています。

あらゆる申請書に対応

申請書のフォーマットが簡単に作成可能なことは解説しましたが、ジョブカンワークフロー稟議書だけでない、あらゆる申請書に対応します。そのためのテンプレートも50種類以上が用意され、ほんの少しのカスタマイズで、企業独自の申請書が作成可能です。

承認とコメント

承認プロセスがどのステップまで進んでいるのか、一覧で確認することができるほか、充実したコメント機能で、申請者への指示などをクラウド環境で確認可能、細かなやり取りもスピーディーに行うことが可能です。

承認経路と分岐を簡単作成

煩雑な複数経路の承認ステップも、ジョブカンワークフローなら簡単に設定することができます。

もちろん、条件指定による分岐も作成可能であり、一定の金額を超えたら承認者を分岐することも簡単に行え、ステップ数の上限もありません。

ジョブカンワークフローの承認経路

入力内容を自動制御

入力ミスや申請ミス・漏れを最小限にする、入力内容自動制御を設定することが可能です。
項目ごとに文字・日付・ラジオボタン・金額などを含む入力種別を設定できるほか、必須項目を設定しておくこともできます。

ジョブカンワークフローの入力画面

スマートフォンアプリで申請・承認、多彩な通知機能

ジョブカンワークフローはマルチデバイスでのブラウザ使用が可能であり、スマートフォンアプリもリリースされている数少ないワークフローシステムです。

これを活用して時間と場所を問わない申請・承認が可能になるほか、「メール」や「チャット」を利用した多彩な通知機能で、承認プロセスをスムーズに進めることができます。

英語対応

ジョブカンワークフローは英語にも対応します。
ワンクリックですべてが英語に切り替わるだけでなく、通知メールも英語に切り替わるため、ネイティブの英語ユーザーもストレスなく利用することができます。

ジョブカンワークフローの英語対応

SlackやChatWork、クラウドサインと連携

ジョブカンワークフローは次のサービスと連携しています。

  • チャットツール(Slack・ChatWork):申請承認時に通知
  • Googleアカウント連携:Googleアカウントでジョブカンワークフローにログイン可能
  • Google Workspace(旧称 G Suite):ユーザー・グループ情報を同期
  • クラウドサイン:契約書を添付してジョブカンワークフローで申請可能

各サービスと連携することで、より効率的にジョブカンワークフローを利用できます。

ジョブカン共通IDでシリーズ連携

ジョブカンワークフローは、ジョブカン勤怠管理とシームレスな連携が可能であり、以前の記事でも紹介していますが、その他のジョブカンシリーズとは、ジョブカン共通IDを活用することによって連携することが可能です。

ジョブカン共通IDの取得方法と、それによってできることを解説します。

また次の記事では、ジョブカン勤怠管理との連携についてさらに詳しく解説しています。

ジョブカン勤怠管理の使い方・ログイン方法・機能・導入事例・シリーズ連携を徹底解説
バックオフィスを強力にサポートするラインナップで人気のジョブカンシリーズ。その第一弾であるジョブカン勤怠管理には無...
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ジョブカン共通IDとは、シリーズの各サービスアカウントを紐づけることによって、ユーザー情報を一括して管理することを可能とするものです。IDの取得には、管理者権限を持つユーザーがメールにて取得申請を行う必要があります。

管理者ができること

発行されたジョブカン共通IDを使用してログインすることにより、管理者は以下のことができるようになります。

  • 各サービスのユーザー情報を一括更新
  • 各サービスから共通ID管理画面でのユーザー情報同期
  • 各ユーザーの利用サービス選択

ジョブカンワークフローの管理者ができること

ユーザーができること

ユーザー側でもジョブカン共通IDを利用してログインすることにより、利用可能なサービスに横断的なログインができるようになります。ログイン後の画面には利用可能なサービスが表示され、ワンクリックで目的のサービスに遷移可能です。

ジョブカンワークフローのユーザーができること

ジョブカンワークフローの導入事例

ジョブカンワークフローが豊富な機能を持ち、さまざまなケースに対応できることを解説しましたが、実際に導入している企業ではどのように活用されているのか、いくつかの事例を紹介しましょう。

事例:テモナ

会社名:テモナ業種:情報・通信
事業内容:ショッピングカート付リピート通販専用Webサービスの提供

課題:組織や規定変更をスピーディに反映できるワークフローの確立

ものごとを効率的に簡単にしたい、という文化を持つテモナでは、企業成長にともなう組織や規定変更を即座に反映させることができないという課題を抱えており、従来のシステムを見直す必要に迫られていた。

効果:申請ミスが激減、申請内容を集計・分析することで社内改善も可能に

優れたユーザーインターフェースと使い勝手の良さで、ユーザーが入力に迷わなくなったことにより申請ミスが激減、大幅な効率アップを実現した。
また、申請内容を集計・分析することが可能となり、社内改善に役立てることができたという効果も生まれている。

事例:ベアーズ

会社名:ベアーズ業種:人材サービス
事業内容:家事代行サービス、ハウスクリーニング、キッズ&ベビーシッターサービスなど

課題:承認ログが残らない従来のワークフローシステム

チャットを併用した従来のワークフローシステムでは承認ログが残せない、という課題を抱えていたベアーズは、社内統制の強化をはかるためにも、最適なワークフローシステムを導入する必要に迫られていた。

効果:承認プロセスの可視化と同時に証跡を残せ、社内統制強化を実現

直感的な入力が可能となったことで、またたく間に社内に浸透、プロセスを可視化できたことと証跡を残せるようになったことから、社内統制の強化と充実した検索による業務効率化実現という効果が得られた。


ジョブカンワークフローの評判・口コミ

ボクシルでは、実際にジョブカンワークフローを導入して使ってみた企業からの評判・口コミを掲載しています。その中から、いくつかピックアップして紹介していきます。

ボクシルでの評判
5/5
デザインはシンプルで誰でもわかりやすいと思います。稟議を進める上で必要な機能は漏れなく備えているので、一般的な会社が求める要件は満たしているのではないでしょうか。ジョブカン経費精算と連携させることにより真価を発揮します。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/11/12
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : IT/通信/インターネット系
5/5
豊富な打刻機能・便利なシフト管理機能・充実したサポートが僕は魅力だと思いました。無料で使用できるのもそうですし、使って損は無いと思います。 充実したサポートなので是非、使用してみたください。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2020/10/09
利用アカウント数 : 1件
業界 : IT/通信/インターネット系
4/5
仕組みがわかれば非常に便利。他拠点の稟議も一つにまとめられて、ほかの人の申請を参考にしたり、過去の稟議へもすぐアクセスできるため、頻度の少ない稟議でもほぼ自分で処理できるため効率がよい。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/11/27
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : IT/通信/インターネット系
4/5
ワークフローシステムとしてはシンプルで使いやすい方だと思います。圧倒的にここが良い、という点も無いのですが大きく困るような点もありません。 申請の種類が多くなると管理が難しくなるかもしれません。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/11/21
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : IT/通信/インターネット系
4/5
リモートワーク時代の社内稟議に欠かせないと思います。いろんな場面で使用されていますが、受注稟議などはSalesforceの取引先情報や商談情報内に情報があるので、それをジョブカンに転記する、という手間をなくせたらさらにいいと思います。
投稿者プロフィール
利用状況 : 利用中
投稿日 : 2020/11/19
利用アカウント数 : 51件〜100件
業界 : IT/通信/インターネット系
4/5
事業部ごとの申請フローや役員、社長まで一気通貫でフローを組むことができる点について魅力に感じていた。 申請承認や現在どのフローにあるのかもわかりやすく、煩雑さも少ないため気に入っていた。 添付資料や過去の申請を紐付けてできるため、稟議書の把握についても容易。
投稿者プロフィール
利用状況 : 現在は利用していない
投稿日 : 2020/11/03
利用アカウント数 : 2件〜10件
業界 : メーカー/製造系

ジョブカンワークフローで業務効率向上と社内統制強化

従来、多くの時間と手間を要したワークフローは、ジョブカンワークフローのユーザーフレンドリーなインターフェースと豊富な機能で劇的に改善することが可能です。

これによって業務効率向上による生産性向上が期待できるだけでなく、プロセスの可視化と共有によって社内統制が強化できることを解説しました。

また、シリーズ連携を行うことによって、企業内の煩雑な業務すべてを効率的に進めることも可能であり、複数契約によるディスカウントすら実現しているのです。

この機会に企業内の課題を洗い出し、ワークフローのみならず、ジョブカンシリーズで生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。

以下の記事では、ワークフローシステムについてより詳しく解説しています。

おすすめワークフローシステム比較!人気サービスの機能・料金・評判【無料あり】
ワークフローとは、業務の一連の流れを示した「承認・決裁フロー」のこと。ワークフローシステムを用いて電子化すれば、コ...
詳細を見る

ワークフローシステムをより詳しく知りたい方は以下から無料でダウンロードしてみてください。

サービス名
ArielAirOne
ジョブカンワークフロー
SmartDB
X-point Cloud
楽々WorkflowII
Styleflow
コラボフロー
Create!Webフロー
満足度
5.0
4.18
0.0
5.0
4.0
0.0
4.5
5.0
口コミ・評価
5.0点
すべて活用するのは困難と思えるほど、業務効率に役立つ機能を豊富に揃えている。 スケジュール管理、タスク管理としてだけでなく、 メールや伝言機能など、メッセージの伝達、共有に使える機能も充実しているのでは。
5.0点
ユーザーとしては操作説明なしでも直感的に使えました。導入説明会などを特にしませんでしたが、皆スムーズに使っています。導入担当者としては、使い方を説明しなくても誰でも使えたので楽でした。諸々の設定もそんなに難しくないですし、分からないことはチャットでサクッと質問できるので困ることがありませんでした。とにかく簡単なのでおすすめです。
5.0点
会社の業種・業態等に種々カスタマイズが出来る。社内の決裁システム、報告システムとして、極めて有効で使い勝手も 申し分ないワークフローシステムである。今後共、必要に応じカスタマイズは行い、有効な内部管理体制の確立の一環の業務管理ツールとして活用していきたい。
まだ口コミはありません
5.0点
あらゆるタスク管理が可能で、チーム内で使い方に不満が出ませんでした。 私自身も作業がスムーズに進行できました。 今後も活用の機会があれば是非検討させていただきたいと思います。
4.0点
バックオフィスサポートツールは比較的使い勝手が悪いものが多い印象ですが、数回利用すれば慣れて不便なく利用できるようになりました。バックオフィスの人以外でも社外の人に電子書類関係が送信できる。
4.0点
社内の稟議や経費精算などに利用をしていました。上司と顔を合わせる事がなくても稟議を上げる事ができるのでとても助かっていました。これだけで本当にペーパーレスにすることが可能でした。
まだ口コミはありません
4.0点
以下の理由から4を設定しています。 稟議決裁をウェブベースで速やかに進められること。部署ごと、金額ごとといった条件で経路を振り分けて、会社の規程に沿って適切なパートナーが判断できるようになっていること。似たような内容をコピーして簡単に申請を挙げられること。 結構時間をかけて記載した内容が、セッションタイムアウトにより全部消えてしまったことがあるので、自動保存を行える仕組みがないので、1マイナスです。
5.0点
これまでは紙媒体の申請書を印刷する、上長の承認をもらう、管理部の承認をもらう、PDFに保存する、原本をファイリングすると言った実際に職場に人がいなければいけなかった承認フローが、全てオンラインで完結するため大変便利になりました。
5.0点
現状の帳票イメージを取り込む機能があり、帳票をイチから設計しなくてもよい点が、他のワークフローソフトとの違いと思います。クラウド版もオンプレ版も用意されていますが、機能が少し異なるため、詳細を確認してから導入されたほうがよいと思います。UIは非常に洗練されていてよいと思います。
仕様
iPhone
Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
iPhone
Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
iPhone
Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
iPhone
Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
iPhone
Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
iPhone
Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
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Android
スマホブラウザ
日本語対応
通知機能
プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
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iPhone
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スマホブラウザ
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プロジェクト管理
文書管理
帳票出力
データ移行
自動督促機能
集計機能
代理申請
掲示板機能
マルチデバイス対応
多言語対応
報告書作成
議事録作成
料金・費用
初期費用
利用料
月額/ユーザー
初期費用
0-
利用料
月額/ユーザー
(ユーザー)
250-
初期費用
0-
利用料
(月)
800-
月額/ユーザー
(ユーザー)
800-
初期費用
0-
利用料
500-
月額/ユーザー
(ユーザー)
500-
初期費用
利用料
月額/ユーザー
初期費用
0-
利用料
月額/ユーザー
(ユーザー)
300-
初期費用
利用料
500-
月額/ユーザー
(ユーザー)
500-
初期費用
0-
利用料
(月)
500-
月額/ユーザー
サービス資料
ArielAirOneの資料
ジョブカンワークフローの資料
SmartDBの資料
X-point Cloudの資料
楽々WorkflowIIの資料
Styleflowの資料
コラボフローの資料
Create!Webフローの資料

以下の記事では、ジョブカンシリーズのサービスをまとめています。

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話題のジョブカンシリーズを一挙紹介!昨今ではクラウドのサービスがますます身近なものになって来つつあります。今回は株...
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ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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