ジョブカンワークフローの使い方 | 機能・価格・連携・事例を解説

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稟議などの申請・承認や、その経路が複雑になりがちなワークフローですが、社内統制の重要度が増していく中、ワークフローシステムが注目を集めています。その決定版ともいえるジョブカンワークフローの魅力を、事例とともに解説していきます。
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コーポレートガバナンスやコンプライアンス、社内統制の重要性が叫ばれるなか、ワークフローの見直しと整備が多くの企業で進んでいます。

成長過程にあるテモナやベアーズのような企業が、ワークフローシステムを活用しているのが好例であり、大きな注目を集めています。

その中でもジョブカンワークフローは、その決定版ともいえる存在であり、多くの企業に採用される使いやすさと豊富な機能を持っているといえるでしょう。

ジョブカンワークフローとは

ジョブカンワークフロー

ワークフローとは、一般的に「業務の流れやその流れを図式化したもの」と定義されており、広義では企業などの組織がさまざまなワークフローで成り立っているといえます。

しかし近年では「組織における申請・承認の流れ」を意味することが多く、これを見直し改善していくことで、いっそうの効率化と内部統制を強化させる整備がさまざまな企業で進められており、ワークフローシステムが注目を集めています。

そのワークフローシステムの決定版ともいえるのが、クラウドベースのジョブカンワークフローです。

ブラウザとスマートフォンアプリですべての申請・承認が完結する手軽さに加え、「勤怠管理」「経費精算」「採用管理」「労務管理」のジョブカンシリーズとの連携を含む、豊富な機能を持つことから、多くの企業に導入され生産性向上に寄与しているのです。

その人気の秘密を導入事例から紐解き、使い方・機能・シリーズ連携などとともに解説していきます。

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以下の記事では、ワークフローについてより詳しく解説しています。

中小企業向けワークフローのシェア・市場規模は?利用実態、活用課題を徹底解説 | ボクシルマガジン
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ワークフローがもたらすメリット

企業がワークフローシステムを導入することによって得られるメリットとは何でしょうか。副次的な効果も含め、さまざまなメリットが考えられますが、大きくは以下の3点になるでしょう。

意思決定の迅速化

スマートデバイスなどで時間と場所を問わない申請・承認が可能となるため、プロセスにタイムラグが生じず、意思決定を迅速に行うことができます。

内部統制の強化

申請・承認がだれによって、いつ行われたのか、共有することによって可視化できるほか、証跡が残るためスムーズな監査も可能になり、内部統制を強化していくことができます。

ワークフロー導入で内部統制を強化する方法 | 事例から見る業務効率化の実態 | ボクシルマガジン
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コスト削減効果

プロセスをペーパーレスで完結できるため、紙の申請書を保管するスペースが不要となり、管理も簡単に行えることと相まってコスト削減効果が期待できます。

ジョブカンワークフローは、これらのメリットを最大化する機能と使い勝手の良さを兼ね備えており、多くの企業に受け入れられている大きな要因のひとつとなっています。

リーズナブルなジョブカンワークフロー

しかし、新たなシステムを導入する際に気になるのは、導入にかかるコストや、運用・メンテナンスにかかるコストなのではないでしょうか。その点も、クラウドベースのジョブカンワークフローなら心配は無用です。

ご覧のように初期費用やサポート費用が一切必要ないばかりか、業界最安値クラスの利用料金を実現しているのです。

さらに、ブラウザやスマートフォンアプリを活用するため複雑なインストールなども発生せず、クラウドベースの利点を活かし、常に最新の機能を使えるばかりか、メンテナンスの必要すらありません。

もちろん、ジョブカンシリーズを組み合わせることによって利用料金をディスカウントすることも可能です。

ジョブカンワークフローの使い方

それでは具体的に稟議の申請と承認を例にしながら、ジョブカンワークフローの使い勝手の良さを解説してみましょう。

フォームから申請書作成

まずは稟議書のフォーマットを作成します。手順は「管理者機能」から「基本情報設定」を選択し、表示された一覧から「フォーム」を選びます。

多彩なテンプレートから作成可能

ジョブカンワークフローには、さまざまな企業で活用できるテンプレートが豊富に用意されており、これをたたき台としてフォームを作成することが可能です。表示された「フォーム登録」画面の「テンプレートからフォームを登録」をクリックします。

用途に最適なテンプレートを選択、項目の編集と設定を必要に応じて行い、フォーム名と承認経路を入力して保存します。

稟議の申請と承認

稟議書のフォーマットが完成したら、すぐに申請・承認プロセスを開始することができます。

申請者がフォームから稟議書作成・申請

先ほどの手順で作成した稟議書のフォーマットは、すでにフォームに登録された状態になっています。申請者はこれを利用して稟議書を作成し、ボタンをクリックするだけで申請が完了します。

申請された稟議書は、あらかじめ設定された手順にしたがって、対象の申請者が即座に確認できるようになり、同時にさまざまな手段で通知が行われます。

承認者が承認する

申請を受取った承認者は、稟議の内容を確認し「承認する」「差し戻す」「却下する」のいずれかを行います。

「承認する」をクリックして内容を承認した場合は、その結果が即座に反映、共有され、承認経路に複数の担当者が設定されている場合は、次のステップの承認者へ通知されます。

このようなプロセスの進度は、以下のようにいつでも状況確認が可能です。

承認者が差し戻す

申請内容などに不備がある場合、申請者もしくは前のステップの承認者へ差し戻すことができます。「差し戻す」を選択した場合、申請書の不備を修正して再申請を行うことが可能です。

承認者が却下する

申請内容に問題がある場合、申請自体を却下することができます。この場合は「差し戻す」を選択した後、「却下する」ラジオボタンをチェックしますが、再申請はできません。

ジョブカンワークフローのインターフェースは、ご覧のように非常にわかりやすくできており、だれでも迷うことなく使いこなすことが可能です。


稟議の申請を電子化することによるメリット、通りやすい稟議の書き方についてはこちらで説明しています。

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ジョブカンワークフローで何が解決できるのか

基本的なジョブカンワークフローの使い方を紹介しましたが、これらによって、企業が従来抱えていた、ワークフローに関するさまざまな問題を解決することができます。

申請者の問題を解決

紙で行われていた従来のワークフローでは、「申請がどこまで進んでいるわからない」「承認期限が迫っているのに伝わらない」「承認されてもすぐに気が付くことができず、次のアクションが起こせない」などの問題がありました。

ジョブカンワークフローでは、承認状況をひと目で把握できる画面が用意されています。

さらに自身や申請者への通知機能が多彩に用意されているほか、コメント機能アラート設定で承認を促す仕組みも充実しており、プロセスをスムーズでスピーディに進めることが可能です。

承認者の問題を解決

自身も多忙な申請者側でも、「紙の申請書を外出先から確認できない」「不備やミスが多く確認が大変」などの問題がありました。

ジョブカンワークフローであれば、外出中や出張中でもスマートデバイスを活用し、時間と場所を問わない承認が可能になるほか、必須項目の入力制限などを設定することで不備やミスを減らすことが可能で、コメント機能で修正依頼などの意思疎通もスムーズになります。

管理者の問題を解決

紙の申請書を保存して管理する立場の管理者では、必要な書類を探しまわらなければならない、承認プロセスが不透明などの問題がありました。

ジョブカンワークフローでは、承認ステップや分岐を細かく設定することにより、プロセスを可視化して透明性を保つことができ、内部統制を強化することが可能であり、すべてが証跡として残っているため必要な書類を検索するのも簡単です。

ジョブカンワークフローの豊富な機能

ジョブカンワークフローを活用することによってさまざまな立場の問題を解決することが可能となり、企業は多くのメリットを享受できますが、その使い勝手の良さを側面からサポートする豊富な機能も多数用意されています。

あらゆる申請書に対応

申請書のフォーマットが簡単に作成可能なことは解説しましたが、ジョブカンワークフロー稟議書だけでない、あらゆる申請書に対応します。そのためのテンプレートも50種類以上が用意され、ほんの少しのカスタマイズで、企業独自の申請書が作成可能です。

承認とコメント

承認プロセスがどのステップまで進んでいるのか、一覧で確認することができるほか、充実したコメント機能で、申請者への指示などをクラウド環境で確認可能、細かなやり取りもスピーディーに行うことが可能です。

承認経路と分岐を簡単作成

煩雑な複数経路の承認ステップも、ジョブカンワークフローなら簡単に設定することができます。

もちろん、条件指定による分岐も作成可能であり、一定の金額を超えたら承認者を分岐することも簡単に行え、ステップ数の上限もありません。

入力内容を自動制御

入力ミスや申請ミス・漏れを最小限にする、入力内容自動制御を設定することが可能です。
項目ごとに文字・日付・ラジオボタン・金額などを含む入力種別を設定できるほか、必須項目を設定しておくこともできます。

スマートフォンアプリで申請・承認、多彩な通知機能

ジョブカンワークフローはマルチデバイスでのブラウザ使用が可能であり、スマートフォンアプリもリリースされている数少ないワークフローシステムです。

これを活用して時間と場所を問わない申請・承認が可能になるほか、「メール」や「チャット」を利用した多彩な通知機能で、承認プロセスをスムーズに進めることができます。

英語対応

ジョブカンワークフローは英語にも対応します。
ワンクリックですべてが英語に切り替わるだけでなく、通知メールも英語に切り替わるため、ネイティブの英語ユーザーもストレスなく利用することができます。

ジョブカンワークフローの導入事例

ジョブカンワークフローが豊富な機能を持ち、さまざまなケースに対応できることを解説しましたが、実際に導入している企業ではどのように活用されているのか、いくつかの事例を紹介しましょう。

事例:テモナ

会社名:テモナ業種:情報・通信
事業内容:ショッピングカート付リピート通販専用Webサービスの提供

課題:組織や規定変更をスピーディに反映できるワークフローの確立

ものごとを効率的に簡単にしたい、という文化を持つテモナでは、企業成長にともなう組織や規定変更を即座に反映させることができないという課題を抱えており、従来のシステムを見直す必要に迫られていた。

効果:申請ミスが激減、申請内容を集計・分析することで社内改善も可能に

優れたユーザーインターフェースと使い勝手の良さで、ユーザーが入力に迷わなくなったことにより申請ミスが激減、大幅な効率アップを実現した。
また、申請内容を集計・分析することが可能となり、社内改善に役立てることができたという効果も生まれている。

事例:ベアーズ

会社名:ベアーズ業種:人材サービス
事業内容:家事代行サービス、ハウスクリーニング、キッズ&ベビーシッターサービスなど

課題:承認ログが残らない従来のワークフローシステム

チャットを併用した従来のワークフローシステムでは承認ログが残せない、という課題を抱えていたベアーズは、社内統制の強化をはかるためにも、最適なワークフローシステムを導入する必要に迫られていた。

効果:承認プロセスの可視化と同時に証跡を残せ、社内統制強化を実現

直感的な入力が可能となったことで、またたく間に社内に浸透、プロセスを可視化できたことと証跡を残せるようになったことから、社内統制の強化と充実した検索による業務効率化実現という効果が得られた。


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ジョブカン共通IDを取得する

ジョブカンワークフローは、ジョブカン勤怠管理とシームレスな連携が可能であり、以前の記事でも紹介していますが、その他のジョブカンシリーズとは、ジョブカン共通IDを活用することによって連携することが可能です。

ここではジョブカン共通IDの取得方法と、それによってできることを解説します。

以下の記事では、ジョブカン勤怠管理との連携についてさらに詳しく解説しています。

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ジョブカン共通IDとは、シリーズの各サービスアカウントを紐づけることによって、ユーザー情報を一括して管理することを可能とするものです。IDの取得には、管理者権限を持つユーザーがメールにて取得申請を行う必要があります。

管理者ができること

発行されたジョブカン共通IDを使用してログインすることにより、管理者は以下のことができるようになります。

  • 各サービスのユーザー情報を一括更新
  • 各サービスから共通ID管理画面でのユーザー情報同期
  • 各ユーザーの利用サービス選択

ユーザーができること

ユーザー側でもジョブカン共通IDを利用してログインすることにより、利用可能なサービスに横断的なログインができるようになります。ログイン後の画面には利用可能なサービスが表示され、ワンクリックで目的のサービスに遷移可能です。

ジョブカンワークフローで業務効率向上と社内統制強化

従来、多くの時間と手間を要したワークフローは、ジョブカンワークフローのユーザーフレンドリーなインターフェースと豊富な機能で劇的に改善することが可能です。

これによって業務効率向上による生産性向上が期待できるだけでなく、プロセスの可視化と共有によって社内統制が強化できることを解説しました。

また、シリーズ連携を行うことによって、企業内の煩雑な業務すべてを効率的に進めることも可能であり、複数契約によるディスカウントすら実現しているのです。

この機会に企業内の課題を洗い出し、ワークフローのみならず、ジョブカンシリーズで生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。

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以下の記事では、ジョブカンシリーズのサービスをまとめています。

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