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2017-12-04

ジョブカン勤怠管理の使い方・機能・導入事例・シリーズ連携など徹底解説

バックオフィスを強力にサポートするラインナップで人気のジョブカンシリーズ、それはジョブカン勤怠管理からすべてがはじまりました。あらゆる勤務形態と打刻方法に対応し、モバイル機能で省力化を実現する、魅力の秘密に迫ります。
人事勤怠管理システム
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給与に直結し、労務管理の一面も持つ勤怠管理は、どの企業にとってもデリケートな問題であり、それによって多くの実務に追われている担当者が存在します。

特にスタートアップ後の成長を迎えている企業や、歴史のある伝統的な企業では、勤怠管理に悩みを抱えている企業が多いのではないでしょうか。

こうした問題を解消し、人的リソースをコア業務へ集中させることにより、企業の生産性向上に寄与するのがジョブカン勤怠管理です。

ジョブカン勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時間などの出社状況、欠勤状況、休暇状況などを正確に把握し、就業規則の遵守状況を管理することです。

ジョブカン勤怠管理は、この勤怠管理やシフト管理を簡単に行えるようにする、クラウドベースの勤怠管理システムです。

豊富な機能を持ち、スマートデバイスにも対応、ブラウザですべての管理が完結する手軽さで多くの企業が導入しており、「ワークフロー」「経費精算」「採用管理」「労務管理」のジョブカンシリーズとの連携で、あらゆる企業の生産性向上に寄与します。

また、クラウドベースならではの低料金を実現し、運用までの手間がかからないばかりか、機能制限版なら無料で利用することも可能です。

勤怠管理の決定版として多くの支持を得ている「ジョブカン勤怠管理」、その人気の秘密を使い方・機能・導入事例・シリーズ連携などの紹介とともに解説していきます。

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以下の記事では、勤怠管理についてより詳しく解説しています。

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導入実績20,000社超のジョブカンシリーズ

まずは、2017年10月31日のDonutsプレスリリースに掲載されたグラフをご覧ください。

出典:プレスリリース 「ジョブカン」シリーズの導入実績が20,000社を突破!

ジョブカンシリーズには上述したとおり「ジョブカン勤怠管理」「ジョブカンワークフロー」「ジョブカン経費精算」「ジョブカン採用管理」「ジョブカン労務管理」のシリーズがありますが、その累計導入社数は20,000社を突破しています。

特に2015年以降の伸びは特筆すべきものがあり、2016年6月に10,000社を突破してからは、1年半も経たずに倍の20,000社突破を実現したことになります。

長い歴史を持つジョブカンシリーズが持つ、その使い勝手の良さとコストパフォーマンスの高さが認められてきたということでしょう。


こちらの記事では、ジョブカンシリーズを一挙に紹介しています。

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すべてはジョブカン勤怠管理から

そのジョブカンシリーズの第一弾となるのが「ジョブカン勤怠管理」です。

もともとは開発元であるDonutsが、自社のスタッフやアルバイトの勤怠管理を行うために生まれたものです。さまざまな試行錯誤を重ねながらブラッシュアップされ、他社で活用してもらうに十分な機能を持ったことから公式にリリースされました。

そのため、「いかに省力化を行うか」「いかにコストをかけずに運用するか」といったそのノウハウと機能がたっぷりと詰め込まれたシステムになっているのです。

ジョブカン勤怠管理の使い方

それではまず、ジョブカン勤怠管理の使い方を紹介しましょう。

といっても難しいことは何もありません。

システムの設定とスタッフの登録が済んだら、出勤時と退勤時に打刻をするだけであり、管理者や経理担当はその結果を用途に応じた形式でダウンロード、給与計算システムに読み込ませるだけです。

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出退勤時の打刻

ジョブカン勤怠管理は、クラウドベースの勤怠管理システムのため、時間と場所を問わないアクセスが可能であり、もちろんモバイルデバイスを含めたマルチデバイス対応となっています。

このため、さまざまな方法で出退勤時の打刻に対応しています。

多彩な打刻方法に対応

まず専用機器を使用した打刻方法には、以下が対応しています。

  • 指静脈認証機
  • ICカードリーダー(FeliCa/NFC対応)
  • iOS用ICカードリーダー(FeliCa対応)

それぞれの機器をWindows PCやiOSデバイスに接続し、指認証や交通系ICカードで打刻する方法です。地方の企業など、交通系ICが一般的でない場合も考慮し、NFCにも対応しています。

ICカードを使用しない打刻方法の場合は、以下が対応します。

  • クリック打刻
  • マイページ打刻
  • マイページGPS打刻

打刻専用のWindows PCを用意してスタッフ全員が利用するクリック打刻、各自のWindows PCやスマートフォンなどでマイページを開いて打刻するマイページ打刻、直行直帰の場合にスマートフォンでマイページを開き、GPS位置情報とともに打刻するマイページGPS打刻が可能です。

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マイページで従業員自ら出勤簿を確認

もちろん、PC/携帯/スマートフォンなどからマイページにアクセスすることにより、従業員は自らの出勤簿を確認でき、修正と申請を行うことが可能になっています。

勤務表・集計データのダウンロード

管理者・経理担当者は、勤怠の締め日になったら勤務表・集計データを必要な形式でダウンロード、給与計算ソフトなどに読み込ませれば業務完了です。

管理者も出勤簿を確認可能

もちろん勤怠の最終チェックをする必要はありますが、管理者もスタッフの出勤簿を随時確認可能です。

また、遅刻や欠勤、早退などのイレギュラーが発生した場合、メールなどで通知する機能も搭載しており、チェックの手間を大幅に削減できます。

CSVデータで給与計算に読み込み

ジョブカン勤怠管理は、Excel形式やPDFのほか、CSVでのデータ出力も可能なデータ出力機能を持っています。

多くの給与計算ソフトはCSV読み込みに対応しているため、スムーズな連携と業務効率化が実現します。

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ジョブカン勤怠管理で解決できる4つの課題

基本的なジョブカン勤怠管理の使い方を紹介しましたが、これらによって、企業が従来抱えていた、勤怠管理に関するさまざまな課題を解決できます。

勤怠の集計・計算の煩雑さ

タイムカードなどを使用していた従来の勤怠管理は、締め日にタイムカード回収〜勤怠チェック〜時間計算という一連の流れが必要となり、電卓で計算を行うなどの手間が発生するほか、打刻漏れなどの不備があると本人に確認しなければならないなど、非常に時間のかかる業務でした。

ジョブカン勤怠管理では、管理者が随時出勤簿を確認でき、イレギュラーが起きた際にはリアルタイムで対応可能なことから、締め日までに大半のチェックは完了するでしょう。

もちろん、集計・計算も自動で行ってくれるので、担当者はコア業務にリソースを集中させることが可能となります。

不正打刻

残念ながら、従業員の不正打刻に悩む企業は少なくないようです。

ジョブカン勤怠管理では、指静脈認証機器をはじめ、個人のICカードや運転免許証、携帯電話やスマートフォンを打刻に活用でき、こうした不正を排除可能です。

直行直帰の勤怠管理

顧客の都合にあわせて動く営業スタッフの場合、必然的に直行直帰の可能性が高くなります。

従来はスタッフの連絡と自己申告による承認がほとんどでしたが、正確な管理を行いたいと考える企業も少なくないでしょう。

ジョブカン勤怠管理であれば、スタッフが営業先からマイページ打刻を行うことが可能なうえ、スマートフォンのGPS機能を併用してどこで打刻を行ったのかも明らかにできます。

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複雑なシフト作成

時間帯によって人員を最適化したい業種では、シフトの作成に頭を悩ませることが多くなるでしょう。

ジョブカン勤怠管理では、決まったシフトを週ごとに設定する「基本シフト」、パターンを決めてマウスで配置する「パターンシフト」、必要人数を参照して1日ごとに作成可能な「ラインシフト」を持ち、複雑化するシフト作成をサポートします。

また、LINEやメッセージを活用したシフトの確認ができ、従業員への確認業務を削減できます。

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担当者の負担を削減!ジョブカン勤怠管理の豊富な機能

基本的な使い方の解説だけでも、ジョブカン勤怠管理が企業の課題を解決し、生産性向上に寄与することがおわかりだと思います。

しかし、ジョブカン勤怠管理はまだまだ豊富な機能を持っているのです。

多彩なシフト管理

すでに解説したように、ジョブカン勤怠管理には3種類のシフト作成機能、LINEによるシフト確認機能がありますが、さらにシフト管理を多彩に行う、以下の機能も持っています。

  • 確定シフト共有機能
  • シフト公開機能
  • シフト募集機能

これらによってスタッフ間でシフトを融通し合ったり、管理者から依頼メールを配信したりできます。

また、スタッフから希望するシフトが申請されると、作成画面に反映され、管理者は人員の過不足状態も確認できます。

グループ・スタッフ管理

ジョブカン勤怠管理では、部署や拠点など、複数のグループそれぞれに所属するスタッフという形で基本的な管理を行うため、それを管理するためのID発行機能と、属性がわかりやすく可視化されたインターフェースを持っています。

それぞれのスタッフ個別の属性やシフト情報はもちろん、正社員などの種別も特定したうえで、グループ内の役割ごとにポジション設定を行うことも可能、グループの中にグループを作成して入れ子にすることもできます。

休暇・申請管理

面倒な休暇日数の設定や計算もジョブカン勤怠管理が行ってくれます。

条件に応じて有給を自動付与する「自動有給付与」のほか、手動での休暇付与にも対応し、期限を設けることや半休設定も自在に行え、休暇残日数を確認することも可能です。

もちろん、休暇申請フローも設定でき、認証されると勤怠に連動するため、打刻しなくとも欠勤扱いになりません。

モバイル管理

ジョブカン勤怠管理は、打刻をする側の従業員にとっても便利なモバイル管理機能が充実しています。

すでに紹介したマイページGPS打刻はもちろん、打刻修正、休暇・残業・シフト申請がスマートデバイスから行え、シフト確認もできます。

グローバル対応

海外支社や外資系企業での採用実績があるジョブカン勤怠管理は、グローバル対応しています。

サービス内の言語をすべて英語に翻訳可能であり、世界中の時間帯にも対応しています。

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ジョブカン勤怠管理の導入事例

シリーズ通算で20,000社を超える、豊富な導入実績を持つジョブカン勤怠管理ですが、その中からいくつか導入事例を紹介していきます。

事例1. アップリンク

会社名:アップリンク業種:エンターテインメント
事業内容:映画・映像ソフト・TV放映権の取得および販売、催事の企画、劇場・レストランなどの経営および営業、ほか

課題:タイムカードの処理に膨大な時間と手間がかかり、ミスが多発

同社では勤怠にタイムカードを使用し、給与計算ソフトに手動で入力を行っていた。そのため、打刻漏れなどの確認とともに膨大な時間と手間を要するうえに、入力ミスによる計算違いも多発していた。

効果:担当者の負担とミスが激減

イレギュラー時の連絡自動化や、スタッフ自ら打刻漏れの修正が可能になったことにより、担当者の実務負担が減るとともにミスも激減。心理的な負担も解消され、コア業務に集中できるようになった。

事例2. ワンオブゼム

会社名:ワンオブゼム業種:情報通信業
事業内容:新規事業開発パートナーシップ事業、事業グロース支援・コンサルティング事業、ほか

課題:業務拡大による人員増で、自社製簡易勤怠管理システムが限界に

ベンチャーとして急成長を遂げたワンオブゼムでは、従来自社製の簡易勤怠管理システムを使用していたが、人員増が著しく、対応が限界に達していた。そのため、専用システムの導入を検討することとなった。

効果:労務管理の徹底により、管理コストを抑えることに成功

従来の自社システムでは徹底できなかった労務管理がジョブカン勤怠管理で実現し、実務負担が大幅に削減できたことに加え、従業員数が増加しても管理コストを抑えることにも成功した。

事例3. 板前寿司

会社名:板前寿司業種:飲食
事業内容:寿司店の経営、生鮮・冷蔵・冷凍食品の輸出事業

課題:飲食店に最適な勤怠管理システムの模索

国内以外にアジア各国で日本食レストラン/寿司店を経営する板前寿司では、アルバイト従業員が主力になる飲食店運営に最適な勤怠管理システムを模索しており、柔軟なシフト設定に対応できる必要性を感じていた。

効果:シフト管理機能のほか、リアルタイム通知機能が有効に作用

従業員の希望がすぐさまシフトに反映されることにより、状況を見ながら人員調整していくというニーズに適したシフト作成が実現したほか、ミスやイレギュラーな打刻がリアルタイムで通知されることで、管理の手間が大幅に削減できた。

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さらに業務を効率化!ジョブカンシリーズとの連携方法

最後に、ジョブカン勤怠管理とほかのジョブカンシリーズとの連携方法を紹介します。

ジョブカン勤怠管理とジョブカンワークフローとの連携方法を例にしています。
どちらについても、全権限管理者でのみ、設定が可能です。

API Tokenの設定

まず、ジョブカンワークフローの「会社情報設定」をクリックします。

会社情報画面が表示されたら「API管理(β版)」タブを選択、「発行する」ボタンをクリックします。

API Token」が表示されます。

次に、ジョブカン勤怠管理へ移動し、設定一覧から「自社システム連携」をクリックします。

先ほどジョブカンワークフローで取得したAPI Tokenを入力し「保存」をクリックします。

プロセスが問題なければ「保存されました」と表示されます。

グループの同期

事前に親グループ含め、グループコードが設定済なことを確認してください。

ワークフローに同期する」をクリックします。

スタッフの同期

事前にスタッフの所属グループがワークフローにもあり、グループコードが設定されていること、スタッフコード、メールアドレスが設定されていること、在職であることを確認してください。

ワークフローに同期する」をクリックします。

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ジョブカン勤怠管理でコア業務への集中を

従業員の勤怠管理は給与に直結することであり、企業側にとっては労務管理という一面も持っています。その分、きめ細かな対応が必要となり、結果的に大きな手間と膨大な時間を要する業務となっていました。

しかし、現在ではさまざまなシステムが登場しており、勤怠管理に割いていた人的リソースをコア業務に集中させることが可能となっています。

特にジョブカン勤怠管理は、紹介してきたような多彩な機能による効率的な管理を実現し、企業の生産性向上に大きく寄与します。

未だ勤怠管理を手動で行っている、システムは導入済みだが機能に満足していない、などが当てはまるのであれば、今すぐ無料お試しからでも、ジョブカン勤怠管理を体験してみてはいかがでしょうか。

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ジョブカン経費精算についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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