製造業界向け電子帳票システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

製造業界で活用できる電子帳票システムの機能

電子帳票システムとは、請求書や注文書といった企業間で交わされる帳票を作成から管理まで電子化し、業務の効率化を図るシステムです。帳票を一括管理する機能や管理したデータを全文検索してすぐに必要な帳票を見つける機能、フォーマット管理機能、保管期間を過ぎた文書の削除機能などがあります。

製造業界では、帳票の一括管理機能によってバラバラに管理されていた紙の帳票を、電子化して一括管理が可能です。

電子帳票システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

製造業界における帳票の課題

製造業界では、人手不足や自動化の遅れといった問題点を解消する必要があり、それにあたって帳票のデジタル化にまつわる課題が発生することがあります。

普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

現場帳票を紙やExcelで取り扱うことが多い

現場帳票を紙やExcelで取り扱うことが多いことが製造業界の課題です。製造業界ではいまだに現場帳票を紙やExcelで取り扱うことが多く、ペーパーレス化やDXが進みにくいことが課題の1つです。

たとえば、製造業界では紙ベースの文化が根付いています。一般的に使用される契約書や請求書だけでなく、設計図や指示書も紙でやり取りされる傾向にあります。

業務に支障がない場合はペーパーレス化の必要性を感じづらく、変更に伴う影響が大きいため、システムを導入しようと意識が生まれにくいです。このような紙ベースの文化の根付きが、業務効率化を妨げる製造業界の課題の1つです。

データが活用できていない

データが活用できていないことも製造業界の課題です。製造業界では現場帳票を紙で取り扱うケースが多いため、各拠点に情報が点在する傾向にあります。各拠点に情報が点在していればデータの紐づけが難しく、上手く活用できません。

たとえば、データが点在していると別の現場で行っていた反省点を活かせずに同じ失敗をしたり、効率化できるはずの業務が効率化できなくなったりします。

このようにデータが各拠点に点在してしまい、上手く活用できていないことが製造業界の課題です。

また、改善しようとしても業務プロセスを変更したり教育に大きな導入コストがかかったりするため、ペーパーレス化やDXにつながりにくい要因の1つです。

製造業界の課題を電子帳票システムで解決できる理由

製造業界では、「現場帳票を紙やExcelで取り扱うことが多い」「データが活用できていない」など帳票に関する課題がありますが、電子帳票システムを使えばそれらの課題も解決できます。

帳票の課題を解決できる理由を、電子帳票システムの機能や詳細とともに説明します。

リアルタイムな情報共有を実現できる

電子帳票システムはシステムを通じて情報のやり取りができるため、リアルタイムな情報共有が実現可能です。

たとえば、現場で紙の帳票をやり取りしていると、あとで集計したり報告したりしないと現場の状況がわかりません。何かトラブルがあったとしても責任者や現場作業員からの報告がないとわからないため、情報共有が遅れがちです。

電子帳票システムで帳票をデジタル化すれば帳票作成の時間を短縮できるだけでなく、データ活用がしやすい体制につながります。

セキュリティ向上や管理工数削減につながる

電子帳票システムの導入はセキュリティ向上や管理工数削減につながります。なぜなら、帳票をペーパーレス化することで、紙の帳票を直接紛失したり調べる手間が減ったりするからです。

たとえば、紙の帳票はファイルに綴じてまとめられているため、保管されている場所に誰もいない時間を見計らって持ち出せてしまいます。したがって、盗もうと思えば簡単に盗めてしまうため、セキュリティが甘くなりがちです。

また、必要な情報を調べようと思っても、ファイルの数が多いと一つひとつ調べなければならないため、管理工数が増えてしまいます。

ペーパーレス化を進めるとこのような紛失や盗難リスクを下げられるでしょう。したがって、管理工数を減らすだけでなく、セキュリティ向上にもつながります。

コスト削減につながる

電子帳票システムの導入はコスト削減につながります。なぜなら、紙の帳票を扱っていた際に必要だった業務をなくせるからです。

たとえば、紙の帳票の運用には次のコストがかかります。

• 転記作業
• 二重確認
• 仕分け作業
• 印刷にかかる費用
• 保管場所の確保、管理費用
• 郵送にかかる費用

電子帳票システムを導入することでこのようなコストの削減が可能です。印刷コストや郵送コストを削減できれば利益率向上につながるうえに、転記や二重確認の作業を削減できれば従業員がコア業務に集中できます。

このように、電子帳票システムの導入はコスト削減につながります。

Excelデータをそのまま取り込んで帳票にできる

電子帳票システムにはExcelデータを取り込み、そのまま電子帳票にできる機能があります。使い慣れた現場帳票を変えることなくデジタル化できます。また、直感的な操作が可能で、現場の作業者が負担なく、簡単に利用可能です。

製造業界は帳票を紙で扱うことが多く、業務に支障がない場合はペーパーレス化しようとする意識が生まれにくいです。そのため、トライアル等で実際に利用してみて、現場での紙帳票からの脱却を進められるといいでしょう。

製造業界における電子帳票システムの導入事例

製造業界で電子帳票システムの導入例を、業務改善例とともに紹介します。他社がどのような課題を抱えており、電子帳票システムを導入することでどのように状況が変わったか確認してみましょう。

アヲハタ株式会社

アヲハタ株式会社では、作業前に帳票を発行する作業や記入済みの記録を冊子の中から探す手間がかかる、パソコンへの転記ミスといった課題があったため、電子帳票システムを導入しました。

導入前には8,300枚あった紙帳票の約80%にあたる6,700枚分を削減し、関連作業も減らすことに成功しています。また、承認ワークフロー機能を使うことで、管理表を持ち運ぶ必要がなくなりました。

帳票入力においてはExcelのVLOOKUP関数と組み合わせることで、製品を選ぶと選んだ製品に応じたしきい値・設定値を表示するように設定。異なるフォーマットの作成の手間を削減し、帳票作成の効率化につながりました。

※出典：テクノツリー「ジャムの製造・品質検査で紙帳票を年間6,700枚削減した事例」（2024年7月17日閲覧）

日本たばこ産業株式会社 関西工場

日本たばこ産業株式会社 関西工場では、問題が生じた際の原因追及や影響の特定に時間がかかること、紙ベースの運転日誌作成が負担になっていることなどの課題を解決するために電子帳票システムを導入しました。

システム導入後は次の成果をあげています。

• 運転日誌をタブレットに入力することで負担を軽減
• 問題発生時の原因や発生時期の特定の迅速化
• 保守計画の立案と故障発生や実績を連携して管理を最適化

今後は機械設備のメンテナンス計画にも電子帳票システムを導入することで、生産の効率化や品質管理の向上を目指しています。

※出典：東京ガス「JoyCoMES Re 導入事例　日本たばこ産業　関西工場様」（2024年7月17日閲覧）

オークラ工業株式会社

オークラ工業株式会社では、自社サーバーでは電子帳簿保存法の対応が難しいといった課題がありました。

そこで、電子帳票システムを導入したことで電子データの対応は完了し、請求書はすべて紙から電子に変更しています。また、以前は1つの書類を探すだけで10～20分かかっていましたが、1分以内に収まるようになりました。

導入した電子帳票システムは株式会社LayerXの「バクラク電子帳簿保存」です。今後はバクラク電子帳簿保存だけでなく他シリーズも導入し、自社システムとの連携を目指しています。

※出典：LayerX「電帳法対応と業務効率化を『バクラク電子帳簿保存』で実現！導入の決め手はマニュアルなしでも利用できるわかりやすさ」（2024年7月17日閲覧）

製造業界向け電子帳票システムおすすめ比較

@Tovasは、請求書や納品書、注文書といった帳票を電子化し、ユーザーに代わって送信やFAX、郵送などの配信を自動化してくれる電子帳票システムです。毎月必要だった郵送業務やFAXの送信業務を手作業でする必要がなくなるため、業務効率化とコストの削減につながります。

多種多様な帳票の形式が用意されているのが特徴で、経理系や購買系、営業系、物流系、品質管理系といったさまざまな帳票に対応可能です。

製造業界だけではなく、外食・小売業界や卸販売業界でも広く導入されています。

バクラク電子帳簿保存は、あらゆる書類を保管でき、電子帳簿保存法にも完全対応している電子帳票システムです。スキャナ保存と電子取引のどちらにも対応しているため、書類ごとにシステムを変える必要がありません。

AIの自動読み取り機能の精度が高いため、紙のデータからデジタルへの移行がスムーズです。デジタル化することで作業時間の削減につながり、業務効率化できます。

製造業界だけではなく、娯楽業界や卸売・小売業界でも広く導入されており、広い業界のペーパーレス化に役立っているサービスです。

i-reporterは、紙の現場帳票を電子化し、さまざまな業務の課題を解決する電子帳票システムです。使い慣れたExcelの帳票をそのまま移行できるため、現場の従業員へ操作説明が不要です。

直感的に操作ができるため、現場作業者の負担になることありません。ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。さらに、現場とシステムがシームレスにつながっているので、報告書作成やシステム登録の手間と時間を削減できます。

製造業界だけではなく、物流業界や小売・飲食業界でも広く導入されており、業務を効率化したいならおすすめのサービスです。

XC-Gateは、Excelファイルだけで簡単に電子帳票を制作可能で、帳票作成補助のツールもあるので帳票作成に迷うことはありません。

Excelの関数や条件付き書式もそのままシステムに反映されるため、作業の負担が軽減されます。また、直感的な編集も可能です。

さらに導入したすべての企業がXC-Gateを使いこなせるようにサポートが充実しています。導入支援やユーザー会が介されているのでスムーズに導入可能です。

製造業界を中心に、食品製造業や化学品製造業などにも幅広く導入されています。

ReportFiling

ReportFilingは電子取引を含む、業務で発生する帳票類をシステムで管理、保存できる電子帳票システムです。業務で発生する帳票や書類を管理、保存できるだけでなく、権限を付けて公開もできます。

また、エンドユーザーはブラウザから簡単に検索と参照ができるため、必要な帳票を迅速に見つけられます。さらに、タイマー監視機能があるのであらかじめ決めた設定に従って帳票の登録が可能です。

製造業界を中心に電気製造業、食品製造業など幅広く導入されており、作業負担の軽減をしたいならおすすめのサービスです。

JoyCoMES Re

JoyCoMES Reは書類作成の手間と時間を大幅にカットできる電子帳票システムです。Excel帳票をそのまま電子帳票画面として移行ができるため、既存帳票の利用が簡単なだけでなく、新規作成や編集も簡単です。

また、タブレットを用いて現場で入力できるため、記入ミスや記入漏れといったヒューマンエラーを防げます。さらに、ワークフロー機能が充実しており、作業や事務処理の効率化が可能です。

周辺システムと連携してデータの活用もできるため、業務の効率化もできます。製造業界だけではなく、建設業界や小売・サービス業界でも広く導入されており、ペーパーレス化をしたいならおすすめのサービスです。

e-image・e-PrintJunction

e-image・e-PrintJunctionは、1,600社以上の導入実績がある電子帳票システムです。帳票をペーパーレス化することで保管コストや印刷コストを削減できます。電子保管することで帳票を検索しやすくなり、データの効率的な活用と業務効率化が可能です。

また、1,600社以上の導入実績を活かし、ユーザーが使いやすい機能や操作性を実現しています。さらに、サポート体制が充実していて、システム利用時の疑問や問題を迅速に解決してくれます。

製造業界だけではなく、情報サービス業や卸売業でも広く導入されており、データを有効活用したいならおすすめのサービスです。

Printview

Printviewは、Windows上のデータを電子化し、ペーパーレス化やデータの再利用を可能とする電子帳票システムです。従来使用していたシステムを大幅に変更することなく電子帳票システムを導入できます。

CSVファイルと連携できるため、任意のアプリケーションと連携して電子帳票作成が可能です。電子化の種類はPrintviewやPDF、TEXT、CSVがあるので必要に応じた形式で作成できます。

また、電子帳簿保存法に対応しています。Printviewを導入することで、配布作業が大幅に軽減されたり人件費や印刷コストの削減が期待できたりするでしょう。

TriFellows

TriFellowsは、「製造情報をもっと手軽に、もっと身近に、必要な時に必要な人へ」のコンセプトで作られた電子帳票システムです。通信データや外部データ、手入力したデータを一元管理できるため、現場担当者が手軽にデータを収集して活用できます。

また、製造データだけでなく分析データや品質データなども取り込めるため、生産効率の向上につながります。さらに、コメントやアクション履歴機能があるので製造情報の共有も簡単にできます。シフト時の引継ぎや業務改善に役立つでしょう。

画面指示に従うだけで簡単にセットアップできるため、導入しやすいのも特徴です。

FormPat

FormPatは、HACCPやISO関係の書類を電子化できる電子帳票システムです。付箋機能が搭載されており、リアルタイムで現在の在庫や作業の進捗状況をタブレットで把握できます。

また、カメラや手書きメモ機能があるため、直感的にデータを扱えるだけでなく細かい指示や注意点を正確に共有可能です。データ検索機能はあいまい検索ができます。あいまいに検索したとしても必要なデータを見つけやすいです。

保管されたデータはCSVやPDFで出力できるだけではなく、印刷もできます。システムや運用に応じてデータの取り扱いが可能です。

製造業界向け電子帳票システムで文書管理を効率化しよう

電子帳票システムはリアルタイムでの情報共有や、管理工数削減による業務効率化ができます。製造業界で紙のデータを扱っていて、業務効率化に課題がある場合は改善できるためおすすめです。

それだけでなく、ペーパーレス化することでセキュリティ向上のメリットもあるため、紛失や盗難のリスクを下げられます。

製造業界向け電子帳票システムを導入する際には、今まで使っていたExcelデータをそのまま取り込める機能が搭載されているか確認し、製造業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

製造業界では電子帳票システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。

• 製造業向けグループウェア
• 製造業向けERP
• 製造業向けMAツール
• 製造業向けCRM
• 製造業向けプロジェクト管理ツール
• 製造業向けSFAツール
• 製造業向け勤怠管理システム
• 製造業向けRPA
• 製造業向けワークフローシステム