Gluegent Flowの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 今まで、担当者から担当者へメールでやりとりをしていましたが、時折、スムーズにいかず、途中で止まってしまうことがあったが、Gluegent Flowを活用するようになって、進捗状況が一目で分かるようになった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 総務担当が、都度進捗状況を確認するなど、関わらなくても、申請から承認まで自動的に流れるようになった。 特に、週報に関しては、内容が統一化され、とても見やすくなった。

①導入前の「課題」 導入前は、紙やメールベースで承認業務を行っており、以下のような課題がありました： ・承認の滞留：承認者が不在の場合、業務が遅延することが頻繁に発生。 ・進捗状況の不透明性：承認フロー全体の進捗が見えにくく、確認に時間がかかる。 ・作成の負担：新しい承認フローの構築や変更にはIT部門の支援が必要で、業務ユーザー単独では対応が難しかった。 ②導入後の「効果」 ・業務効率化：直感的な操作性により、業務ユーザーが短時間でワークフローを作成可能になり、IT部門への依存が大幅に軽減。 ・進捗の可視化：承認フローの状態をリアルタイムで確認でき、業務全体の効率が向上。 ・柔軟なカスタマイズ：JavaScriptやHTML/CSSによる高度なカスタマイズが可能になり、複雑な業務要件にも対応。 ・外部連携：SharePointなど外部システムと連携し、データ管理が一元化。 ③導入時の工夫・苦労 初期設定でワークフロー設計の優先順位を明確化し、各部門の要望を整理するのに時間がかかりました。 ユーザー向けに簡易的なサポート資料を作成したことで、スムーズな運用が実現しました。

システムのリプレースとして採用させていただきました。 旧システムでは入力誤りや誤字脱字についても都度差し戻し対応を行っていたり、申請⇒承認という典型的なワークフロー設計しかできませんでした。 また、社内ではGoogleWorkspaceを社内で導入したこともあり、シナジー効果のあるより便利なワークフローを探しておりました。 Gluegent Flowは、ワークフローの中身だけではなく経路や通知に関しても自由に設計することができ、また、Googleとの相性も良く、特にワークフロー内容が自動でスプレッドシートに転記される機能については自動で各種台帳とても感動しました。 また、フェーズによって編集できる箇所を設定できるため、初歩的な理由で差し戻すことなく管理部署で修正でき、社内の業務効率がかなり向上しました。アプリがあることも良い点で、承認者がオフィスにいなくても承認できるため、フローが滞ることなく進みます。また価格も安価であり、導入に大変満足しております。

導入前の課題は、メール申請によって一元管理できていないことと承認フローが不透明なところです。 システム導入で申請フォームを整理することで、わかりやすく一元管理することができ、承認フローも整然とされました。

①以前は申請内容によって使用するツールも含め申請方法が統一されておらずユーザーからしてもわかりずらく、管理側も手間が多かったのです ②GluegentFlowで一元化でき、過去の申請の検索等も容易くなり、社内の申請体制が改善できました。 申請書類のカスタマイズが大変でした（HTML等）

既存ワークフローシステムのメンテナンスや運用が限界に来ていたことと、会社の合併・組織変更に柔軟に対応できるシステムを探していました。Googleグループがそのまま組織にできることにメリットを感じました。

サービス選定の要件としてGoogleworkspaceとの連携が必須であった。操作性もよく連携も想定通りに作ることができた。テンプレートが豊富なため、カスタマイズをして修正が必要である部分もあるが、導入初期の立ち上がりがスムーズに入れたことで、前システムからの切り替えがトラブルなく早く終えられたのがよかった。

これまで紙だったりチャットだったりメールだったりした申請がまとまり、エビデンスとしてきれいに残せることや対応の管理ができることなど、業務にかけていた労力や時間も激減しています。

決裁後に第3者に決済情報を共有する機能があるが、第3者が内容確認することが出来なかった。 そのため、決済情報を稟議フロー関係者意外と共有したい場合には、カスタムのメール送信機能を使用し、URLを送付するよう、指定しなければならない点。

これまで複数の拠点間においてメールや郵送で収受していた稟議書をWEB上で回付できるようになり、社内決裁を時間的にも費用的にも非常に効率的に進められるようになりました。

稟議申請などのワークフローシステムを検討していて、それまでは紙運用で、担当者間の連絡依頼のみだったので紛失や履歴確認が大変でしたが、しっかりと履歴が残せるようになり、抜け漏れもなくなりました。

グループ会社も含めてワークフローリプレイスを検討していくなかで、現在のオンプレ環境からクラウド環境へ移行も検討した中で、クラウド環境の中では値段が安く機能がかなり充実していたため、POCを開始した。 ユーザー（現場）部門側での申請書作成やルート作成が容易にでき、システム管理者の負荷低減が大きくできる部分があり、 効果を実感した。