Docusignの評判・口コミ

自社製品はサブスクリプションタイプの物もあり、定期的に契約を更新してもらう必要があるのですが、従来は一件ずつ契約更新に関してメールを送信していた作業を、ドキュサインの送信予約機能使うことで予め契約更新メールの送信予約ができるようになり、その都度リアルタイムで送信作業をしなくても良くなりました。

■導入前の課題 以前は、契約書の作成や承認に時間がかかり、紙の書類の管理も煩雑でした。特に、海外の企業との契約では、時差や書類の送受信に時間がかかり、ビジネスチャンスを逃してしまうこともありました。 ■導入後の効果 ドキュサインを導入してからは、契約業務が大幅に効率化されました。電子署名により、契約書の締結までの時間が短縮され、ビジネススピードが向上しました。また、クラウド上で契約書が管理されるため、紙の書類の保管場所や紛失の心配もなくなりました。

紙ベースによる契約業務は海外との契約業務には最低2週間はかかっており、また言語は英語で統一してた為、誤解が生じることもありスムーズとはほど遠かった。 電子署名への切り替えはテレワーク体制への移行と共に導入が決定、社内での紙業務をデジタル化したことにより、スムーズな社内フローワークへと変化。また、海外取引では、ビデオ会議時に契約書をそのまま送付でき、迅速な契約締結へと変貌した。貴社は高いセキュリティ対策で信頼性が高く、改ざん防止にも繋がり双方にとってメリットが多い。

承認作業を進行する中で頻繁に問題となっていたのが承認者不在による承認作業の遅延でした。クラウドサービスでどこにいても承認ができると言えど、承認者が病欠だったり、離職してしまったりすれば承認は遅れてしまいます。それが、ドキュサインの署名グループ機能を使えば、一つの承認に対して、例えばAさん、Bさん、Cさんを設定し、その中の誰か一人から承認をもらえば決裁が通るという状態にできるので、承認担当者が不在で遅延という状況が非常に起きづらくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は異なる国内製品を利用していたが、設定できる承認フローの形式が少なく、自社の契約スタイルに合わないことで解約となった。ドキュサインは複数企業で多くの承認者が関わってくるような複雑な承認フローもオンライン上で進めることができ、自社の契約スタイルに対応できることが利用していて最大のメリットだと感じている。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約時の時間短縮のほか、紙ベースでの契約において発生する金銭的コストを削減できた。

海外の顧客との契約締結には郵送の問題で概ね1～2ヶ月かかっていましたが、ドキュサインを使うことでスピーディな契約締結が可能になり、顧客満足度の向上になりました。また、国を跨いだ郵送では時折郵便物が行方不明になったり、時事や情勢問題による郵便の遅延、特にコロナ渦の遅延がひどかったのですが、オンラインで契約を締結できることでそう言った不安要素も排除することができました。

・契約書をオンラインで送信できることによって郵便での送付を減らし、郵便代を削減できた。最近郵便代の値上がりもあったので長い目で見ると大きなコスト削減になっている。 ・紙の契約書は紛失することによる情報漏洩リスクや契約締結の遅延がおきる可能性があるが、ドキュサインのセキュア送信なら紛失リスクが無く、セキュリティ対策も万全なので安心できる。

①導入前の「課題」 各拠点で分散して集計されていた見積書や契約書を紙で管理するのは非常にコストがかかっていた。 ②導入後の「効果」 年間１００〜２００万円ほどかかっていた印紙代が削減されてコストカットにつながった。紙と違いファイリングする手間も不要になったほか、倉庫確保の必要もなくなり業務が効率化された。

従来は一通ずつ郵便で送付していた紙の契約書をデジタル化できたことにより、複数の電子契約書の一括送信が可能となったことに加え、都度の契約書印刷や捺印取得のリードタイムを削減できたことで生産性を向上することができた。また、各契約を仕切る人物によって契約書の形式に細かな違いがあったが、共通のテンプレートを作成したことで形式のムラを無くすことができた。

ドキュサインの導入までは社内の決裁や契約書の承認のために判子リレーをしていたので、書類を持って行ったり来たり、それか担当者へ書類を郵送して返送を待ち続けたりするのが当たり前だったのですが、ドキュサインが導入されてからは決裁が必要な書類を用意したらドキュサイン上でリンクを共有し、あとはデスクの前に座っているだけで必要な承認が集まるようになり、紙媒体が必須でない限りは郵送も不要となったことでほとんど返送待ちもなくなりました。それまで当たり前だったハンコリレーの為の労力、そして返送待ちの時間を削減でき、契約と決裁に伴う作業を大きく簡略化できました。

導入前は作成から完成、契約から管理と長い工程を個々で行っていて、本業に支障が出ていた。更にリモートワークに移行しサインのために出社をしたりタイミングが合わず時間をロスするといった事が多くなり導入が決定された。導入後は慣れるまでに時間はかかったが流れを構築すればインターネット上で、全てを完結できるので出社する必要もなくサインを貰うまでの待ち時間もなくなりスムーズな契約業務が可能となり本業に打ち込めるようになった。工程にかかる時間も大幅に短縮され、契約業務の革命である。初めての取引先にもでメールを開けたらそのまま契約終結できるというシンプルさや見やすさは好評である。高いセキュリティ面が売りなのも受け入れやすい一つであった。

契約時に取引先にクラウド上で署名を頂けるので紙書類を使っていたころの半分以下の期間で契約を締結できるようになりました。時間が短縮できた以外にも紙代や郵送代、印紙代を削減できたのも大きなメリットです。 社内稟議に関してもドキュサインを応用できることが分かり、社内稟議の50%ほどはクラウド化できています。こちらもハンコリレーが不要となり承認を得られるまでの期間が短縮できました。

決裁書類へ実際に捺印をする必要が無く、それぞれの決裁者がパソコンなり、スマホなりから電子署名を行えることで決裁者が複数いる場合でも書類の回収を速度化できました。 顧客管理で利用しているセールスフォースと連携していることで、契約書類を作成する際に顧客情報の入力をほぼ自動化でき作業工数を低減できました。

導入前、契約書にいくつものサインが必要であり、そのため締結までの道のりは遠かった。時間がかかれば会社の信用問題にも関わっていた。また一度保管した書類を見つけるのに苦労していて無駄な労力を使っていた。さらに働き方が変わったことによる社員間のズレが生じ契約率が落ちてしまった。 導入にあたり、まずは無料プランを試したところ、簡単な操作に作業が飛躍的に向上し、高いセキュリティや紙媒体より安全な保管状態は相手方にも受け入れられやすいということがわかり本導入が決定した。 文書の自動生成は、ミスを無くしよりスムーズな業務が可能になり、ファイルは形式を選ばないので他のファイル共有サイトから文書を取得、保管ができ検索もスムーズになり業務がスムーズになった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙ベースでの契約書管理下で古いデータが見つからない、保管場所がわからなくなってしまうという問題があった。また契約までのプロセスは工程が長く人事を使う割にコスパがよくなかった。導入後、契約業務の一連を自動化、一元化することにより業務の流れがスムーズになり社員の負担も減った。またデータ紛失の恐れもなくなり業務が改善された。 契約書作成機能が充実していて今まで個別で作成していた契約書類をまとめたことで手間や時間が大幅に短縮された上、検索しやすくなり、契約業務が効率的になった。

【導入前の課題】 ・契約書への押印のために出社する必要があった ・書類の確認から押印、返送までの手続きに時間がかかっていた 【導入後の効果】 ・スマホやPCから24時間いつでも署名が可能に ・契約内容の確認から署名まで15分程度で完了 ・契約書類が電子データで自動保存されるため、紛失の心配がなくなった ・署名済み文書をいつでもダウンロードできて便利

電子契約は日程が掛かる紙契約書での取り交わしと比べて少ない日程で契約締結まで進めることができるので、お客様へ従来よりも圧倒的に早く製品の提供をスタートできるようになりました。サブスクリプションタイプの製品を提供しているので、契約プロセスが速くなったことで初回入金が早まり、次回契約更新日時も速くなることで、全体的な入金サイクルを速めることができました。

・海外の企業と契約を交わす際の郵送コストを削減できた。書類を送るにあたり一通2000円ほどのコストが発生していたので毎月3～4万円を削減できている。 ・英文書類のテンプレートがあるので英語の知識が無くても企業情報や金額、日時の入力さえ間違えなければ契約上問題の無い書類が用意できる。以前はグーグル翻訳を使っており多くの時間を費やしていたのでその分の作業を省けたのは嬉しい。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約書類を取引先に送った後の待ち時間が長く、しかしながら取引先の担当に催促するのも気が引けるため、結果としていつも待つ側になってしまっていたが、ドキュサインでデジタル化して以降は電子契約書の署名状況が可視化され、取引先側も署名をしていない状態が長くなるのは良しとしないようで、基本的には署名依頼を送った当日、もしくは翌日に署名をもらえるようになった。それによってこちらが一方的に待つ側というスタンスもなくなり、署名が速くもらえることで仕事の進みも速くなったのはありがたい。

電子書類を使い、紙書類を郵送する必要が無くなったことで、郵送で発生する金銭的なコスト、相手に届くまでと返送されてこちらに届くまでの時間、紛失リスクが無くなり、自社と取引先間でのさまざまな書類のやり取りが大変容易になった。

Kintoneとの連携できるので、Kintoneの画面上でエンベロープの情報を確認したり、署名の依頼を確認でき、2つのソフトを使っていてもKintoneでほとんどの作業を完結することができることで契約業務の効率を大幅に向上できました。他の契約ツールではこういった連携サービスが無かったのでドキュサインの連携性は利用するにあたって大きなメリットだと感じています。

効果としては契約をするときにどの署名ツールを使いますかというやり取りですぐにドキュサインと伝えれば、署名に進めることが一番のメリットです。 使い方もシンプルなので、こちらからの署名でも、相手側からの署名を求められる時も使用方法に迷うことはありません。 印鑑の登録は難しかったです。

【導入前の課題】 毎月200件以上の請求書処理と、各種契約書の締結業務に多くの時間を費やしていました。特に押印のための郵送や、書類の保管・管理に人的リソースを割かれ、本来注力すべき経理分析などの業務に支障が出ていました。 【導入後の効果】 請求書処理の工数が約70%削減され、契約書の締結までの時間も平均5日から1日に短縮されました。電子化により書類の保管スペースが不要になり、監査時の書類確認もスムーズになりました。また、テレワーク時でも通常通りの業務が可能になり、BCP対策としても効果を発揮しています。

導入前の人事業務は面接から内定、通知までプロセスに時間がかかりすぎていて良い人材も離れてしまう可能性があった。また、手作業での、書類作成、管理では入力漏れといった課題があった。 更新手続きにあたり以前の雇用契約書を探すにも手間がかかるという管理体制にも問題があった。 導入後は採用業務にかかる業務をテンプレート機能、文書生成機能を使うことにより文書作成にかかる手間や時間を飛躍的にスピードアップさせ業務の効率化へと繋がった。採用プロセスを自動化したことは円滑な業務遂行へと繋がった。また社内申請にも活用しているのでリモートワーク下の出社の手間もなくなり迅速且つ合理的になった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 コロナの影響によりリモートワークになったが捺印のための出社や、足並みの揃わなくなってしまったグループ業務で、個々の業務の遅れが目立ち契約終結までの期間が余計かかるようになり会社全体の業務成績が低下してしまった。 導入後は、まず、契約終結までの時間が早くなり、早いもので2日で終わるようになり、会社の信頼へと繋がった。書類形式を問わない契約書を作成できるので、どの会社にも対応できる上コラボレーション機能を使いグループで編集することにより、都度確認ができミスもなくなりスムーズな業務へ。