DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

導入前はチーム内で契約業務の担当が分かれていたため期日に間に合わなかったりミスや紛失、その上リモートワークに伴い出社がバラバラになり契約業務の遂行が遅くなっていった。貴社を導入後は、書類関係を一気にまとめることで何処に何が、誰が何をしているかが一目瞭然になり、且つサインを貰うだけの出社もなくなり業務遂行が迅速化し、会社の信用へも繋がった。アクセス権限をチーム内に付与することによりファイルの共有、ダウンロード、メールの一括送信はチーム内でのスムーズな業務遂行を実感している。

【導入前の課題】 ・店舗運営をしながらの紙の契約書管理が煩雑 ・各店舗からの書類回収や保管に時間と手間がかかる ・契約書の紛失リスクや個人情報管理の不安 【導入後の効果】 システム導入後、膨大な数の契約書を電子化してきました。特に個人的にも効果を感じたのは、店舗スタッフの負担軽減です。従来は入社時の書類説明に店長が付きっきりでしたが、今はマニュアルを見ながら各自で入力できるようになり、本来の店舗運営に時間を使えるようになりました。また、契約書の保管や管理も自動化され、従来発生していた郵送費用も削減できています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・どこにいても承認依頼、オンライン承認ができる ドキュサインの導入前は会社にいないと契約関連の作業ができませんでしたが、今では会社にいても、自宅にいても、出張中でも作業ができるようになり承認フローが止まらなくなりました。 ・対面契約の準備が楽になった 顧客と対面で署名を行う際に判子や紙の書類を持参しなくてもよくなったので、印刷作業が不要になり、また何かしら物理的な不備で契約ができないということが起きなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙の書類への承認は物理的な署名が必要になり、複数人の捺印が必要となる場合に書類のリレーが行われるのですが、これが長いと一週間以上かかることもあるため、速く署名が取得できれば仕事も速く進むのにといつも思っていました。 ドットサインが導入されてからは紙の書類が不要となり電子書類への電子署名となり、物理的な書類リレーがなくなったことでほとんど承認依頼を出した当日に必要な署名を取得できるようになり、仕事もサクサク進むようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来は紙ベースだった申込書類を電子化できました。紙の取り回しは紛失のおそれがあったり、量が多いと管理が大変だったのですが電子化したことでそれらの問題を解決できました。 取引先へ契約書も電子化できたことで切手代や収入印紙代を削減でき、毎月2～3万円の節約になっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 通常紙ベースでの契約ですと契約が決まってから契約締結までは2週間ほどかかり、その大部分が返送待ちなのでその期間は特に進展が無く、ビジネスとしては非効率的な時間でした。その後ドットサインが導入され、オンラインで契約書をやり取りできるようになり、郵送、返送待ちの時間がほとんどなくなったことで待機時間が発生しなくなり、テンポよくビジネスを進めらて生産性を向上できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 オンライン送信ができるので郵便を使うことが減り送料にかかるコストを削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・契約ステータスの可視化 以前は契約進捗を把握しているのは契約に関係している当事者のみだったが、ドットサインの進捗確認機能により当事者以外も進捗を確認できるようになった。 ・電子契約書には収入印紙を貼らなくて良いのでそれだけで毎月2万円ほどの経費削減ができた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内申請で遅延が出る原因として最も多いのが承認者がつかまらないことでした。休暇や出張、外回りや病欠など理由は様々ですが、なんにせよ承認者がいないとフローが進まず、しかも無駄に社内を歩き回るはめになり貴重な時間も取られるというダブルパンチが痛いところでした。 それが、DottedSignの機能で遠隔地からの電子署名が可能となり、急ぎの承認依頼があれば一本電話を入れて即時承認をもらえるようになったので、重要な社内申請において損害が出るような遅延が発生することがなくなりました。

【導入前の課題】 契約書の管理が手作業中心で、エンジニアと法務部門の間での情報の行き違いや遅延が頻発していました。 【導入後の効果】 契約のステータスがリアルタイムで可視化され、各部門間のコミュニケーションが改善されました。また、電子署名により、契約締結までの時間が大幅に短縮され、エンジニアが必要な情報に即座にアクセスできるようになっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 リモートワークに移行し今までの紙媒体では契約業務に余計時間がかかるようになった。且つ紙媒体での問題、郵送代や紛失やミスにも対応する必要があった。 電子契約にしてからは個々の持っている仕事をオープンに全てグループ内でリソース共有することによりスムーズな契約業務へ。リマインダー機能がついているので更新の度に周知され業務の可視化へ繋がりより効率的になった。クラウド上で契約業務を終結できるので、リモートワークに一役買っている。また、やはり対面のほうが良い場合もタブレット上で署名をもらうことができ、ニーズにあった契約業務が可能である。

【導入前の課題】 印紙代や郵送費、さらに各部署を回って押印を集める時間が大きな負担でしたし、リモートワークの増加で、契約書の往復に数日かかることも珍しくありませんでした。 【導入後の効果】 導入後、印紙代が不要になり、毎月数万円ほどの経費削減に成功。さらに、オンラインで署名を集められるようになったため、部署間の移動時間が激減し、契約完了までの時間も大幅に短縮されました。管理画面で署名状況をリアルタイムで確認できるため、個別に確認する手間も省けました。結果として、本来の業務に集中する時間が増え、生産性が向上しました。

DottedSignは外部アプリとの連携性が高く、特にZapierと連携が取れるのが非常に便利です。 従来は署名後の契約情報をスプレッドシートへ手動で入力していましたが、手動入力ならではの転記ミスや入力忘れなどの細かい問題がありました。 それが、ZapierからGoogleWorkspaceの連携環境ができたことによって署名後の契約情報を自動でスプレッドシートに転記できるようになり、転記ミス、入力忘れが起きなくなっただけでなく入力作業の工数も削減することができました。

ドットサインの導入前は契約書のpdfファイルを作ったら印刷して、印刷した契約書に捺印をしてからFAXで取引先へ送り、取引先にはFAXで受け取った書類に捺印をして再びFAXで返送してもらっていたので、多くのコピー用紙を使っていたのですが、ドットサインはそれらの作業を全てオンラインで完結できるので紙の使用量を大幅に削減でき、社内で推進されているペーパーレス化に貢献できました。

電子契約サービスの中ではドットサインが最もコスパが良いと感じています。その理由としてまず従量課金制ではなく定額制なのでいくら書類を作って送信しても、同じ書類を再送信しても追加料金が発生しません。 また、ユーザー当たり３０件のテンプレートを作成できるのは他の製品よりも多く、ユーザー間でテンプレートを共有できるのも非常に便利で、低価格のプランから書類のブランディングをカスタムできる点も良心的だと思います。

【導入前の課題】 DottedSignを使う前は、契約手続きを紙ベースで行っていました。契約書に署名するためにはプリンターを探したり、郵送するなどの手間がありました。また、時間がかかる上に紙の無駄も多く、急ぎの契約には特に不便でした。 【導入後の効果】 導入後は、契約手続きがオンラインで完結するため、プリンターや郵送の手間が一切なくなり、非常に楽になりました。特に旅行の予約など急ぎの契約でも、短時間で署名が完了できるのは大きな利点です。また手続きが簡単で、どこにいてもスマホやパソコンからすぐに対応できるのも便利です。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・社外の契約と社内の承認の両方に使っており毎月数十件の書類を発行するので従量課金制の製品と比べてコスパ良く使えている。 ・作成した書類を相手に送信した後に書類がいつ開封されたか、署名はされているか確認できることで確認のための連絡を削減できた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ・署名後の書類をGoogleDriveの共有フォルダへ自動で保管してくれるのは細かい作業が減って管理もしやすいので助かっている。

【導入前の課題とサービスでの解決】 対面で契約を行う場合、時折自社側なり取引先側なりで契約に関係する書類の不備があり、双方スケジュールを割いて対面したは良いが全ての契約を終わらせられずに再びリスケして対面契約の段取りをするといったことがあったのですが、ドットサインならタブレットさえ忘れなければ書類の不備が起き得ず、必ず対面契約を完了できるので二度手間になることがなくなりました。

【導入前の課題】 契約書の締結には、印刷・捺印・郵送といった煩雑なプロセスがあり、全ての工程が終わるまでに通常2週間以上かかっていました。また、返送の確認や再依頼も電話やメールを使って手間がかかっていました。 【導入後の効果】 DottedSignを導入してからは、契約書を電子化し、署名の確認や進捗状況をリアルタイムで把握できるようになりました。結果として、契約書締結に要していた2週間が最短1日まで短縮され、業務のスピードが飛躍的に向上しました。また、郵送費用や印刷コストが削減され、全体的な業務効率が大幅に改善されました。

ドットサインが選ばれた理由は外部アプリとの連携性の高さで、特にMicrosoft Teamsと連携できるのが大きなポイントでした。 Teamsとの連携が取れることで署名依頼があった場合にTeamsの画面上で署名をおこなうことができるようになり、署名依頼の作成、送付もTeams上で行うことができました。 ここ数年で色々なクラウドサービスを利用し始めてから、作業中に複数のアプリをひたすら遷移し続けるというのが大きなストレスになっていたため、常に開いているTeams上で契約や署名作業ができるようになったのはとても効率が良く作業中のストレスも軽減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前、異なるサービスを利用して契約の電子化を図りましたが、取引先のほとんどに「難しそう」「登録が面倒」といった理由で電子契約の導入を断られてしまい、製品を導入したものの電子化できた契約は全体の15%ほどでした。その時の失敗をもとに、取引先の使いやすさを重視して複数の製品を比較した結果、取引先のユーザー登録が不要で、なおかつ数回のクリックで署名ができるDottedSignの導入が決まりました。 DottedSingの導入後、ゆっくりではありますが半年間で全体の契約の70%までを電子化することに成功しており確かな導入効果を実感しています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 最近値上げされた郵送代金をカットできているのは経費削減に大きく貢献しています。

・従来、顧客との契約進捗は当事者以外把握することができなかったが、ドットサイン上で契約を行うことで当事者以外も契約の進捗を把握できるようになり、適切なタイミングでフォローアップできるようになった。 ・これまで知識的な問題で契約業務を行える者が限られていたが、ドットサインは業務フローがわかりやすく、契約に関する知識が少ない者でも契約業務を行えるようになった。

電子契約というと私のようなアナログ人間はその響きだけで警戒してしまい、試用してみても「やっぱり難しい」となってなかなか実際に導入しようとは思えませんでしたが、ドットサインは他の類似製品と比べて非常に操作性が良く、署名にしても数回のクリックさえ間違えなければ署名出来てしまうので、アナログ人間の私でも無理なく使い始めることができました。また私と同じようなクライアントにドットサインでの契約を勧める際に「自分でも使えた」と胸を張って言えることで紙契約から電子契約に移行してもらえる場合が多く、自分にとっても相手にとっても簡単でメリットがあるのが良いところです。

ドットサインで契約業務をクラウド化できたことで契約の遅延が発生しなくなりました。 紙の契約書を使っていたころは郵便で契約書を送るという工程が必須だったので、土日をはさむと契約書の到着が遅れたり、台風や地震などの災害で契約書が届かないといった予期せぬトラブルで契約スケジュールに遅延が発生することがあったのですが、契約業務をクラウド化できたことで契約書をメールで送付できるようになり、物理的な原因でスケジュールに遅延が発生することが無くなりました。

社内ではすべての業務でペーパーレスを奨励をしているのですが、社外との契約業務に関しては自社だけでなく相手がいる事で、なかなかペーパーレス化が難しい業務領域になっていました。 新たにドットサインが導入されてからは徐々にですが紙ベースで行っていた契約を電子化することができ、使い方に関しても署名が簡単なだけでなく既存の動画のマニュアルを参照してもらえばすぐ理解してもらえるので、現在では社外との契約の9割を電子化することに成功し、ペーパーレスの促進と紙コストの削減が実現しました。

海外との契約に使えるツールはもう一つ有名なものがあり、知名度としてはそちらの方が高いのですがDottedSignを選んだのは料金形態の違いでした。 もう一つ検討していたツールは一定期間中に送付できる電子契約書の数が決まっており、それを超えると超過分の追加支払いが発生しますが、DottedSignは無制限に電子契約書を作成、送付できるので契約を交わす機会が多い弊社としてはDottedSignの方が圧倒的にコスパが良いです。 また、もう一つのメリットとして、DottedSignはアジア圏での知名度が高く、弊社の顧客や外注企業はアジア圏の方が多いので使いやすいです。