DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

【導入前の課題】 雇用契約や契約の承諾書、さらに領収証など現場に書類を持っていくのは荷物になるし、紛失のリスクもあって懸念事項だった。 【導入後の効果】 契約を交わさずに帰るなどのトラブルがなくなり、契約管理が効率化された。また書類の紛失リスクがなくなった他、契約内容の確認や契約履歴の参照などもクラウドから簡単にできて、担当者に問い合わせる必要がなくなった。

ドットサインで契約業務をクラウド化できたことで契約の遅延が発生しなくなりました。 紙の契約書を使っていたころは郵便で契約書を送るという工程が必須だったので、土日をはさむと契約書の到着が遅れたり、台風や地震などの災害で契約書が届かないといった予期せぬトラブルで契約スケジュールに遅延が発生することがあったのですが、契約業務をクラウド化できたことで契約書をメールで送付できるようになり、物理的な原因でスケジュールに遅延が発生することが無くなりました。

販売している製品の利用者は40代以上の方が多いので契約時のやりとりを電子化することに対してお客様に受け入れてもらえるか不安がありましたが、DottedSignはパソコンが無くてもスマホだけで署名ができて、お客様側の登録作業が不要、そして操作方法が簡潔なことで約8割のお客様に電子署名を受け入れてもらうことができました。 それにより紙媒体での契約業務を大幅に削減でき、空いた時間をお客様のケアやマーケティングに充てることができるようになりました。

海外との契約に使えるツールはもう一つ有名なものがあり、知名度としてはそちらの方が高いのですがDottedSignを選んだのは料金形態の違いでした。 もう一つ検討していたツールは一定期間中に送付できる電子契約書の数が決まっており、それを超えると超過分の追加支払いが発生しますが、DottedSignは無制限に電子契約書を作成、送付できるので契約を交わす機会が多い弊社としてはDottedSignの方が圧倒的にコスパが良いです。 また、もう一つのメリットとして、DottedSignはアジア圏での知名度が高く、弊社の顧客や外注企業はアジア圏の方が多いので使いやすいです。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約には作業工数面でのコストが掛かるだけでなく、収入印紙代、紙代やコピー機を多用するためインク代、そしてなにより郵便代とさまざまなコストが必要で、金額の少ない契約が多くなるとそれらのコストが多少なりとも予算を圧迫するようになりました。 そこでドットサインが導入され、現在は3アカウントで回していますが、アカウントごとに発生する月額よりも契約のオンライン化によってカットできたコストの数字が大きく、予想よりも多額の経費削減ができ、さらに契約にかかる作業工数も従来より60%カットできました。まさに使っていてメリットしかないので電子契約を考えている方にはお勧めです。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 「契約数×いくら」という従量課金制ではなく何回契約しても料金が変わらない定額制なので少額の契約が多い弊社としては最低限のコストで利用できるのが大きなメリットだと感じています。

①導入前の「課題」 以前は紙の書類を使用しており、印刷や夜間の郵送費のコスト、FAXにかかる時間など手間がかかっていました。特に国外との契約には時間がかかり、大きな課題となっていました。 ②導入後の「効果」 紙の契約にかかるすべてのコストがカットされて、時間も大幅に削減されました。基本的に契約にかかる時間は一日ですむので、特に海外との契約に２〜４週間ほどかかっていたことを考えると、かなり楽になりました。 また紙の書類の紛失リスクを恐れる必要がなくなったことは心理的に大きいですね。

ここ数年のSDGsの波に乗り、自社内のペーパーレスを推進したいと思っていたのですが、小規模な企業で予算も限られているため中々簡単にクラウドツールを導入というわけにはいきませんでした。しかし、ドットサインに関しては毎月1万円ほどで5つのアカウントを利用でき、さらに収入印紙代や紙代、郵便代など併せて月々3万円ほどの経費が浮いたため、ドットサインの利用料金を相殺できただけでなく余剰の2万円を他のクラウドツール導入に利用することができました。

弊社はフルリモートで仕事に参加してもらっているスタッフが多く、以前は雇用契約にあたり対面、もしくは紙契約書のやりとりが必要だったのですが、ドットサインを使うことで雇用契約をオンラインで行うことができるようになりました。対面や郵便でのやり取りだと時間が掛かる作業もオンラインで行えば1日で契約を結べるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社外との新規契約は営業へ行った者が個人で進める慣習があり、自社側で複数承認が必要な場合を除いて進捗確認も営業担当に属人化していました。そのため、管理者は契約に遅延が発生したタイミングで初めて進捗を知ることになり、素早い対応をとりずらいというのが課題になっていました。 DottedSignが新たに導入され、契約の進捗が視える化できたことによって遅延が出そうな契約に対して早めのフォローを入れることができるようになり、課題となっていた契約の属人化を改善できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙管理の契約書もデータ化して電子契約書と一緒に保存でき、後から探すとき検索で素早く呼び出せるので物理的にファイルを探すことがなくなりました。

従来の契約方法では契約書を作成するところから始め、相手が返送してくるまでの待機時間が平均して10日前後ありました。そのほとんどが郵送待ちの時間であるため、ドットサインを利用して郵送を省いたことで9割方の契約が2日以内で完了できるようになりました。また、社内での書類管理に関してもデジタル化でき、管理工数を削減することができました。

弊社は大きな額ではありませんが契約の数が多く、毎日契約作業に掛ける時間が1～2時間ありました。契約作業はすべて職場で行っていたのですがドットサインを使い始めるようになってからは全体の契約中、約7割を電子化でき、その分職場以外の場所でも契約に関する作業ができるようになりました。 その結果外回りや出退勤の移動時に隙間時間を使って契約作業を済ませることができるようになり、職場での作業が減ったことで導入前に比べて平均して1時間以上早く帰宅できるようになりました。

サブスクリプションのサービスを提供しておりますが、ドットサインを利用して契約締結の速度を向上できたおかげで、顧客のサービス利用開始日時が早まり、それによって全体的な入金サイクルの速度を向上したことにより従来よりも資金を多くプールできるようになりました。もちろん買い切り製品の購入契約にも便利に使っていますが、サブスクの場合は利用開始が早まることで次回入金も早まるという副産物的な効果があるのでありがたいです。

ドットサインを使うまでは他のツールを使っていたのですが、電子契約を交わすにおいて双方が該当製品を本導入していることが前提だったので、取引先が該当製品を導入していない場合は新たな導入負担となるので、新規の取引先とはほとんど電子契約を行うことができませんでした。 ドットサインならこちら側がドットサインを導入しておけば取引先はドットサインを導入していなくても送られてきた契約書へ署名をすることができることから導入負担が掛からないので新規の取引先相手にも気軽に電子契約を提案できるようになりました。

ドットサインの前に利用していた製品と比べて複数人の署名フローを比較的自由に設定することができるようになりました。 また署名が集まらない場合に以前であればフローに組み込まれた全員に連絡して確認しなければいけなかったところを、ドットサインなら署名フローの中で誰が署名を止めているのかステータスから確認できるので、署名を止めている人物にピンポイントで催促できるようになったのが非常に効率的だと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドキュサインを使うまでは紙の契約書を使うのが当たり前でしたが、紙の契約書はいざという時に持っていくのを忘れてしまったり、うっかり紛失してしまったりというリスクがあり、実際にそういった事例もあったのですが、ドキュサインを使うようになって物理的な契約書を扱うことが無くなったので、持ち忘れ、紛失のリスクを完全に排除できました。

ドットサインの導入で一番助かったのが、署名のための出社が不要になったことです。基本的にリモートワークなのですが弊社が提供するサービスの性質上署名をすることが多く、署名のためだけに週のうち2回は出社する必要がありましたが、ドットサインの導入により出社せずとも必要な署名ができるようになり、リモートでの仕事に集中できるようになりました。

これまで契約業務は契約書を作ることに加え製本やファイリングなどの作業があり、ある程度経験と知識がある人でないと任せられない作業だったので社内で担当できる者が少なく、すべての契約業務を数名で負担する形になっていました。 ドットサインはテンプレに少し手を加えるだけで誰でも契約書を作成できて、製本、ファイリングが不要であることと、クラウドツールなので管理に関してはまた別の担当に任せられることで、従来の担当以外の社員も契約業務に携わることが可能になり、偏っていた業務負担を公平に分散させることができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 電子契約は以前から別のサービスを利用していたのですが、同一の担当者に複数の署名依頼をした際にそれぞれの承認状況を管理するのが難しく、署名漏れが発生してしまうのが問題になっていました。 その点、ドットサインなら同一の担当者に複数の署名を依頼する際に複数の署名依頼を一つのタスクという状態にまとめて送信でき、タスクとして一覧表示で署名進捗を管理できることで問題となっていた署名漏れが発生しなくなりました。

ドットサインの前に導入されていた電子契約サービスは、対応しているOSがWindowsとAndroidだけだったので、仮に相手側がOSXやiOSを使っているとそれだけで電子契約を利用できないのが不便でした。 ドットサインはブラウザから署名できるので利用者のOSに関係なく署名できますし、Android用、iOS用のモバイルアプリがあるので一般的な全てのOSで使うことができ、ドットサインに移行したことで電子契約を利用できるシチュエーションが増えました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ITサービスを提供しており、基本的にお客様からお申し込みを受け、契約を締結してからサービスの利用を開始してもらうという流れで、アナログな契約方法ではお申込みから、サービスの提供開始まで最低でも3日は必要だったところ、ドットサインの導入により契約プロセスを早めることができ、お申込みを確認してから平均して2～3時間でサービスを利用開始してもらうことができるようになりました。

以前は契約関連の業務は会社でやるのが当たり前だったのですが、ドットサインの導入によって例えば移動中や出張先でも電子契約書を作成したり、電子契約書のサイン、確認ができるようになりました。それによって通常1週間前後を要していた契約業務が平均して2、3日で完了するようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 自分がオフィスにいる時間が少ないことで署名リレーがストップしてしまうことも多く、改善方法を思案していたところで取引先からドットサインを教えてもらいました。 ドットサインはスマホで承認作業を行うためのスマホアプリがあり、オフィスにいなくてもアプリからリアルタイムで署名をすることができるようになりました。それにより署名リレーが止まらなくなっただけでなく、署名のためだけにオフィスに寄る必要もなくなり大変助かっています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 テンプレート機能を使うことでその都度1から電子契約書を作成する手間を削減できています。

①導入前の「課題」 従来の紙での契約業務ではやはり時間がかかることが多かったです。特に遠隔地のお客様との契約には書類の印刷や郵送など時間だけでなく、金額的なコストもかかっていました。 ②導入後の「効果」 電子化により大幅な時間削減になりました。特に遠隔地のお客様との契約は場合によっては一週間以上かかっていたので、最短で即日締結となりました。また以前のように対面の契約を望まれるお客様とは、まるで書面での契約のように対応できるので非常に便利です。

導入前の課題 書類での契約は時間がかかるし、書類の保管にも手間がかかっていた。また各拠点間でのやり取りには紙を郵送する必要があり大変だった。 導入後の効果 モバイル端末を活用して契約業務ができるので、離れた拠点間での契約が非常にスムーズ。また契約情報の管理も電子上に残るので履歴確認が簡単、データ自体の検索もクラウドですぐに可能である。 契約状況のステータス確認が一覧で表示されるのも視認性がよく好評。

契約書の作成やレビューには多くの時間がかかっていましたが、署名を交わす際にもさらに時間とコストがかかっていました。DottedSignを利用することで、作成後は全てクラウド上で相手に送信され、印鑑がなくてもその場で署名できるため、時間を大幅に削減できました。