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クラウド販売管理システムとは
クラウド販売管理システムとは、商品の仕入れや在庫の増減など、販売に関する業務を一元管理できる販売管理システムをインターネット上で利用できるシステムです。
インターネットに接続できる環境であれば場所を問わずに利用できることが最大の特徴で、リモートワークの促進や出張先での利用が可能です。
たとえば、営業担当者が営業先で素早く在庫状況を確認し、その場で顧客に対して購入促進や迅速な商品提供ができます。
さらに、アップデートはサービス提供元で対応できることや、運用コストを抑えられることもメリットです。
オンプレミスとパッケージ型との違い
オンプレミス型とパッケージ型、クラウド型との違いは主に次のとおりです。
- アクセスの利便性
- カスタマイズ性
- 運用コスト
オンプレミス型やパッケージ型とは自社サーバーにインストールして使用するシステムのことです。自社サーバーで利用するため、クラウド型と違い、基本的に外出先でアクセスができません。
カスタマイズ性が高く、自社に合わせて使いやすい仕様に調整できることが特徴です。高いセキュリティを求める企業にも適しています。
運用コストは買い切りが基本となるため、初期費用は高額になる傾向にあります。また、追加機能やアップデートを行う際には追加料金が必要です。
一方、クラウド型はサブスクリプションが基本となるため、費用を抑えやすい傾向にあります。また、アップデートはサービス提供元が行ってくれるため、保守管理費用が発生しない点も魅力です。
オプションの追加は可能ですが、オンプレミス型/パッケージ型に比べて、自社に合わせたカスタマイズが難しい場合が多いため、自社特有の業務フローや商習慣がある場合は、細かく確認しておく必要があります。
クラウド販売管理システムの機能
クラウド販売管理システムの機能にはさまざまなものがありますが、大きく分けると次のとおりです。
- 販売管理の機能
- 在庫管理の機能
- 購買管理の機能
それぞれ詳しく解説します。
販売管理の機能
見積もり、受注、売上処理、請求といった販売の一連の流れを自動化し、効率化する機能です。見積書や受注伝票、請求書や納品書といった書類を自動で作成してくれるため、ヒューマンエラーを防ぎつつ従業員がコア業務に時間を費やせるようになります。
また、出荷指示や納期管理、顧客情報の一元化もできるため、精度の高い分析が可能です。顧客や商品別の売上データを分析できるため、適切なマーケティング施策につながります。
在庫管理の機能
仕入れや販売、廃棄などで増減した在庫情報を正確に把握する機能です。適切な在庫を保つことはコストの削減や機会損失の防止に役立つため、重要な機能です。
たとえば、仕入れ時にハンディターミナルで読み取るだけでシステムに在庫状況が反映され、移動時にはリアルタイムで在庫数が増減します。そのため、正確な在庫把握につながり、適切な発注や出荷が可能になります。また、確認の手間が減るため、従業員の負担軽減が可能です。
さらに在庫管理の履歴はデータとして蓄積されます。そのため、販売戦略の改善が可能です。
購買管理の機能
原材料や商品の仕入れに関する業務を管理する機能です。仕入れの際に使用する発注書の作成や支払いの管理といった業務を効率化できます。たとえば、発注書の自動作成や仕入れた商品の支払い管理、仕入れ先のリスト化などです。
また、在庫管理システムと連携させて設定した在庫数になったら自動で発注するといったことも可能です。さらに、入力チェックや記入の手間が省け、業務精度の向上とヒューマンエラーの防止もできます。
クラウド販売管理システムのメリット
クラウド販売管理システムを導入するメリットは次のとおりです。
- 導入・運用コストを抑えられる
- 人為的ミスや連携ミスを防止できる
- BCP対策・災害対策になる
それぞれ詳しく解説します。
導入・運用コストを抑えられる
クラウド販売管理システムはインターネットを介してシステムを利用するため、導入・運用コストを抑えられるのがメリットです。
オンプレミス型と違い、クラウド型はサービス提供元が管理しているサーバーにあるシステムを利用します。そのため、システムの利用権を買い取る必要がありません。また、自社サーバーにシステムを導入するための初期設定も必要ありません。
月額費用だけで利用を開始できるため、導入コストを抑えられます。
また、初期設定にかかる時間が必要ないため、短期間で導入可能です。さらに法改正はサービス提供元が対応してくれるため、自動的に対応してくれます。
人為的ミスや連携ミスを防止できる
人為的ミスや連携ミスを防止できるのがクラウド販売管理システムを導入するメリットのひとつです。
販売管理システムを導入すると見積書の作成や受注処理、請求業務といった販売に関する多くの業務を自動化できます。人の手を介さずに業務を進められるため、請求忘れや在庫数の間違いなどの人為的ミスの防止が可能です。
Excelでマクロを組むことで計算ミスや手間の削減は可能ですが、マクロを組んだ人材が退職してしまうと、仕様が変わった場合や計算式が崩れた場合に対応できないといったリスクがあります。
また、異なる部門同士の情報共有もシステム上で行えます。そのため、連携ミスを防ぎ、円滑な業務遂行が可能です。
BCP対策・災害対策になる
クラウド販売管理システムの導入はBCP対策や災害対策になるといった点がメリットのひとつです。BCPとは事故や災害が発生した際に被害を最小限に留め、企業が事業を継続できるようにする対策のことです。
クラウド販売管理システムはインターネット上にシステムがあります。そのため、自社サーバーが破損されたりオフィスのインフラが停止してしまったりした場合でも、場所を問わずに事業を進められます。
たとえば、出社が困難であればリモートワークを導入して自宅での業務が可能です。
また、重要なデータはクラウド上に保存できているため、自社サーバーが破損してもデータを失うことがないといった点もメリットです。
クラウド販売管理システム選び方・比較ポイント
クラウド販売管理システムを導入する際は自社に合ったシステムを選ぶのが重要です。どのような基準で選べばよいのか選び方や比較ポイントについて解説します。
自社の業種や業態に対応できるか確認する
クラウド販売管理システムを導入する際は自社の業種や業態に対応できるかあらかじめ確認してから導入しましょう。
業種や業態によって販売管理業務は異なります。特殊な商習慣や物流事情に対応できないシステムを選んでしまうと十分に活用できない可能性があります。
たとえば、医療業界の物流は薬機法や医療機器製造販売業許可の遵守が必要になるため、販売管理システムも医療に対応していないと十分に活用できないでしょう。
また、販売管理システムの中には青果仲卸業者や食品卸売業など、特定の業界に特化したものがあります。将来的なビジネス展開を考えて必要になる機能を備えたシステムを選びましょう。
搭載機能と価格のバランスを確認する
システムに搭載されている機能と価格のバランスが取れているか確認して導入しましょう。販売管理システムは販売管理、在庫管理、購買管理が基本機能として備わっており、追加料金を支払うことでさらに機能を充実させられます。
しかし、企業規模や業務内容によって必要となる機能は違います。そのため、必要以上に機能が充実したシステムを導入すると、使わない機能にコストを支払うことになってしまいます。
したがって、機能と価格のバランスが取れているかを吟味するのが重要です。
小規模企業であれば、販売業務の自動化機能や在庫管理といった最低限の機能を備えた低価格帯のシステムを導入することで、コストを抑えて業務の効率化が図れます。
カスタマイズ性を確認する
クラウド販売管理システムを導入する際はカスタマイズの拡張性を確認して導入しましょう。オンプレミス型と比較してクラウド型はカスタマイズ性が低い点がデメリットです。
したがって、自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズができるかを確認しておかないと、使いづらくなる可能性があります。
一方で過度なカスタマイズもリスクがあります。カスタマイズをして機能を増やせば増やすほどコストは増大します。必要以上にカスタマイズをしてしまうとコストパフォーマンスが低くなる可能性があるため、価格と機能のバランスを取るのが重要です。
また、大企業で複雑なルールに対応したり設定が必要だったりする場合は、カスタマイズ性が高いオンプレミス型のほうが適している場合があります。
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おすすめクラウド販売管理システム
おすすめのクラウド販売管理システムを紹介します。これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
楽楽販売
- カスタマイズ性が高く、業務フローに合わせられる
- マウス操作だけでシステム構築が可能で、複雑な知識が不要
- ユーザーごとのアクセス権設定やバックアップなど、セキュリティ対策が充実
楽楽販売 は複雑な金額計算や請求、売上の計上が自動化できるクラウド販売管理システムです。自社のルールに合わせて業務フローを設定できるため、カスタマイズ性が高いのが特徴です。使いながら欲しい機能を追加したり削除したりできます。
また、マウス操作だけでシステム構築が可能です。現在使用しているExcelをそのまま利用できるため、移行の手間がありません。さらに、アクセス制限や操作ログ記録、IPアドレス制限など、セキュリティ対策が充実しています。
SMILE V Air
- エコノミーからプレミアムまで5種類のモデルから選択可能
- 過去の取引記録や商品入力から入力候補をピックアップしてくれるアシスト機能を搭載
- ワンクリックでExcelやPDFの出力が可能
SMILE V Air は販売管理だけでなく、会計管理や人事給与管理といった管理も行えるクラウド販売管理システムです。細かくモデルが分けられているため、必要な機能を備えたモデルを選びやすいといったメリットがあります。
また、過去の入力履歴やデータを活用して入力の手間を最小限にできます。さらに、ワンクリックでExcelやPDFといった異なる形式での出力が可能です。自社のルールに合わせて書類作成ができます。
Oracle NetSuite
- マーケティング業や電力、金融など幅広い業種に対応
- 事業拡大や分社など、企業規模に合わせたカスタマイズができる
- リアルタイム業務分析機能を標準装備
Oracle NetSuite はAIを搭載したクラウド販売管理システムです。システム設計が柔軟で、中小企業はスモールスタートで始められ、大企業は機能が充実したシステムを利用できるため、企業規模に合わせて始められます。
また、広告代理店や金融、医療など幅広い業種に特化したシステムを提供しています。リアルタイムで業務分析ができるため、経営判断の精度向上が可能です。
freee販売
- 取引先管理や見積書の作成など、煩雑になりがちな業務の自動化が可能
- 部門や案件別の売上や原価、粗利などをリアルタイムで可視化できる
- 30種類以上のテンプレートを活用して帳票発行ができる
freee販売 は販売管理に必要な機能を取り揃え、業務効率化が実現できるクラウド販売管理システムです。
バラバラで煩雑になりがちな業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えられます。また、部門ごとの売上や原価、粗利といった情報をリアルタイムで可視化可能です。
請求書や発注書といった書類をアップするとシステムが文字を読み取ってくれるため、手作業が減り、ヒューマンエラーの防止につながります。
アラジンオフィス
- 顧客の声を反映してカスタマイズなしでも利用できる豊富な機能
- あらゆる業種や業態に対応し、特化したパッケージを取り扱っている
- 会計システムや分析ツールなど外部システムとの連携が豊富
アラジンオフィス は多くの顧客の声を反映したクラウド販売管理システムです。各業界に精通した知識やノウハウを活かして、各業界に特化したシステムを取り扱っています。また、カスタマイズなしで必要な機能を備えています。
豊富な外部連携も特徴のひとつです。WMSや会計システムなどさまざまなシステムと連携することでさらなる業務効率化につながります。
FLAM
- 少しでも早く業務を進められるように処理スピードにこだわった仕様
- マウスなしで業務を進められるようにキーボードの入力サポートを装備
- 初心者が扱いやすい画面設計
FLAM はレスポンスが素早く、使いやすさに特徴があるクラウド販売管理システムです。徹底的に処理スピードを上げることにこだわっているため、販売に関する必要な情報を素早く入手できます。また、キーボードのファンクションキーを活用することで、マウスなしで操作できるように工夫されています。
画面設計をわかりやすくしているため、システム使用が初めてでも扱いやすいです。
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自社に合ったクラウド販売管理システムを選ぼう
クラウド販売管理システムは販売管理をクラウド上で行えるため、インターネットに接続できる環境があれば利用できます。したがって、リモートワークの促進や外出先で業務を進められます。
また、オンプレミス型と違い、サービス提供元のサーバーにシステムがあるため、月額費用だけで始められ、費用を抑えられるのがメリットです。さらに人為的ミスや連携ミスを防止できたりBCP対策ができたりします。
システムを選ぶ際は自社の業種や業態に対応できるかを確認する、機能と価格のバランスを確認する、カスタマイズ性の高さを確認するなどが重要です。
システムを選ぶ際は各システムを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
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