不動産業界におすすめのグループウェア | メリットやデメリット、機能

さまざまな業界でビジネスの規模を問わず導入されるようになってきたグループウェア。その影響は日々大量の顧客情報を扱う不動産業界も例外ではありません。

一方で、グループウェアの活用についてよく検討しないまま導入してしまうケースもみられるようです。グループウェアとはどういうものか、基本的なところから解説するとともに、とくに不動産業界におすすめのシステムを紹介していきます。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内のスタッフ同士が情報共有をしたり、コミュニケーションを円滑に進めたりするためのソフトウェアで、コミュニケーションを促進すせるための機能を備えています。たとえば、メール機能やスケジュール機能、文書管理機能、掲示板など、日々の業務をサポートするための多くの機能があります。

次の記事ではグループウェアの概要について事例を交えて解説しています。

グループウェアのメリット

グループウェアを導入するメリットとしては、主に次の3つが挙げられるでしょう。グループウェアのメリットについてより詳しく知りたい方はこちらをチェックしてください。

情報共有のためのインフラ構築

グループウェアの導入により、業務情報や社内における知識の効率なデータ化が可能になります。従来は紙媒体の書類を探す必要があった情報を、パソコンによる検索で即時に入手できるようになりました。たとえば、グループウェアの代表的機能である掲示板の活用でグループ内に連絡を通達したり、機能マニュアルを配置することでスタッフがいつでも閲覧できるようになったりします。

情報共有・情報活用の効率化

グループウェアを導入する企業の多くが活用している機能は、チャットやファイル管理などの情報共有機能です。必要なデータをグループ内で共有してしたり、メンバー間で進捗状況を管理したりすることによって、コミュニケーションのムダを省き、業務を効率化します。

オフィス業務の効率化・削減

スタッフ同士のやりとりの効率化のみならず、必要書類の申請や承認といった仕事の短縮や、会議室の予約といった業務上必要な雑務を簡略化できます。こういった細かい作業は意外に時間が取られるので、グループウェアによる自動化でオフィス業務の効率化を実現できます。

グループウェアのデメリット

グループウェアのデメリットは、導入および運用に若干のコストがかかるのみで、ほかに起こるデメリットは、ほぼないでしょう。ただし、環境に適さないものを選択してしまうと、運用に手間が掛かる可能性もあるので、システムの選択には注意が必要です。

グループウェアの機能（一般）

グループウェアの有する一般的な機能を紹介します。下記の機能は代表的なものですが、それ以外にも開発企業によってさまざまな機能が付加されています。そのほかグループウェアの汎用的な機能についてはこちらにて解説しています。

メール

ビジネスでは欠かせないメールのやりとりが可能です。独自のアドレスを取得しメールの送受信をするケースが多いでしょう。

アドレス帳

アドレス帳では、スタッフやクライアントの連絡先を共有できます。スケジュール機能と連動することで顧客情報を一元管理できるものもあり、継続的な顧客サポートを支援してくれます。

メッセージ（タイムライン）

チーム内のメンバーや他部署のスタッフとメッセージのやり取りができます。メールのように一方通行ではなく双方向のコミュニケーションが可能なため、相手とのやり取りによって得た情報が埋もれるのを避けられます。

ToDoリスト

その日にこなさなければならない重要な仕事をはじめ、スタッフ一人ひとりのToDoを管理できます。トップページにToDoの締切りが表示されるシステムも多く、重要な仕事を忘れたり見落としたりするのを防げます。

ワークフロー管理

経費や稟議に関する申請業務を電子化することで担当者が進捗状況をすぐに確認できます。スマートフォンを使って外出先から決済できるものもあり、スムーズな経費精算が可能です。

出退勤管理

スタッフの出退勤の管理も可能です。グループウェアにログインしたタイミングでタイムカードに自動的に打刻できるものが多く、スタッフの打刻忘れを防ぎ、出勤時間や残業時間などをしっかりと管理できます。

グループウェアの機能（不動産業界に特化）

続いて、とくに不動産業界で役立つグループウェアが有する機能について紹介しておきます。

賃貸物件契約管理

不動産業界に特化したグループウェアでは、物件の契約状況を一覧で確認できるものがあります。一般的なグループウェアでも顧客管理アプリを独自にカスタマイズすることによって、最適な契約管理アプリを作成でき、物件の絞込みや更新の確認作業を効率化できます。

物件情報管理

各物件の情報を簡単に確認でき、他の店舗と情報の共有が可能です。こちらも一般的なグループウェアを独自にカスタマイズすることで実装してもよいでしょう。

契約書類作成

契約書の作成や業務データの管理ができ、社内で共有可能です。ファイル数が増えても簡単に検索できるため、目的の情報を素早く見つけられます。

スケジュール管理

物件紹介の日時や会議などの日程調整ができ、チーム内で共有可能です。上述の物件管理と連動させるで、スムーズな顧客対応が可能になるでしょう。

おすすめグループウェアの比較表

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代表的グループウェア4選

グループウェアの代表的機能について説明したところで、不動産業界におすすめの代表的なグループウェアを紹介しておきましょう。また、本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては次のボタンから詳細を確認できます。

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• 累計導入70,000社以上^※の実績
• 日本特有のビジネスニーズを反映
• 安心のフォロー体制

サイボウズOfficeは、累計導入70,000社以上を誇る代表的なグループウェアです。70,000社以上の顧客の要望を反映することにより、不動産業界を含めた多くの業界が本当に必要とする機能を集約しています。導入形態はパッケージ版とクラウド版があり、適したプランを選択できます。

※出典：サイボウズ「サイボウズOffice」（2022年2月20日閲覧）

• 462万人以上^※が利用
• 直感的でわかりやすいインターフェース
• AppSuiteにてアプリ作成

desknet’s NEOは、日本での導入実績をが多いグループウェアです。直感的でわかりやすいインターフェースと、どんな業界でも活用できる豊富な機能を標準搭載している点が特徴です。462万人以上^※が利用していることからも、日本での人気がうかがえます。アプリ作成が可能なAppSuiteとの組み合わせられる点も強みです。

※出典：ネオジャパン「グループウェア desknet's NEO（デスクネッツ ネオ 公式サイト）」（2022年6月16日閲覧）

• 使い慣れたOffice製品を利用
• 料金プランが豊富
• オフラインでの利用にも対応

Microsoft 365は、WordやExcel、PowerPoint、Outlook、OneNote、OneDriveなどをオンラインで利用できるグループウェアです。多くの企業にとってなじみのあるツールばかりで、導入してからの普及に工数をかけずに済むのがメリットだといえます。

• 日本企業向けにGoogle Workspaceを拡張できるサービス
• Google Workspaceのユーザー情報を自動連携
• グループカレンダーや社内掲示板、勤怠管理などの製品を提供

rakumo for Google Workspaceは、Google Workspaceと組み合わせて利用する拡張ツールです。ワークフローや勤怠管理、経費管理など、Google Workspaceの標準機能では補えない機能や業務領域をカバーでき、階層型組織に合わせた機能を利用できます。

ユーザー情報やセキュリティ機能を共通利用しながら、rakumo ワークフローから申請承認したり、rakumo カレンダーから設備予約を含む予定調整を行ったりが可能です。不動産業界のほか、製造、士業など幅広い業界で導入実績をもっています。

【番外編】不動産業界に役立つおすすめサービス

• 音声や映像、文字などでリアルタイムに情報共有
• ボタンを押すだけで一斉発信
• やり取りを自動保存し、いつでも確認可能

Buddycomは、複数人で情報共有できるコミュニケーションアプリです。音声をチャットに自動反映したり、テキストを音声で共有したりできます。映像配信とグループ通話を同時に実行可能です。オフィスや地下、山岳地帯など遠距離間のやり取りに対応しています。

グループウェアを導入して効率的な物件管理を実現

グループウェアについての基本的な情報から、不動産業界におすすめのものまで紹介しました。現在、業界にはさまざまなグループウェアが存在し適切なシステムを選択するのは困難です。ただし、それぞれの製品の強みやメリット、選定ポイントなどを知っているだけで導入失敗の可能性は下がります。

導入する際には、事前に必要な機能を洗い出しておき、その部分に強いシステムを選択しましょう。

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また、次の記事では本記事で取り上げたグループウェアよりも多くのシステムを比較しています。

・グループウェア比較（建設業）
・グループウェア比較（小売業）
・グループウェア比較（製造業）
・グループウェア比較（不動産）
・グループウェア比較（銀行）
・グループウェア比較（保険）
・グループウェア比較（中小企業）
・グループウェア比較（スタートアップ）

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