【中小企業向け】グループウェア比較7選｜選び方や機能、導入メリットを徹底解説

グループウェアはコミュニケーションのためのツールを導入できていない中小企業にこそおすすめしたいツールです。そんな中小企業にぜひ導入してほしいグループウェアを厳選して紹介。中小企業ならではの選び方を合わせて解説します。

グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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グループウェアとは

グループウェアとは、チャットツールやタスク管理ツールを使って業務効率を向上させるためのソフトウェア・ツールのことです。

スケジュール管理・ファイル共有、会議室予約など、業務を円滑に行うため必要な機能を搭載しており、ペーパーレス化も進められます。企業全体のコミュニケーション基盤となるツールであり、影響する業務の範囲も広いため、高い効果が期待できるでしょう。

導入形態としては、インターネット経由で場所を選ばずアクセスできるSaaSが主流です。市場規模は2021年度で約2,679億円であり、うちSaaSが約2,401億円と約90%がSaaSです。市場規模やシェア率の詳しい情報については、次の記事で詳しく紹介しています。

グループウェアのシェア・市場規模一番選ばれている人気サービスはMicrosoft 365

グループウェアのシェア率グループウェアの導入に携わった1,704人を対象にBOXILが独自アンケート※1を実施し、導入したグループウェアを尋ねました。シェアが最も多かったのは、 …

中小企業向けグループウェアの主な機能

中小企業向けグループウェアでできること、利用できる機能は次のとおりです。機能によっては別のツールで代用できる場合や、既存システムの機能と重複している場合もあるため、注意が必要です。

なお、主な機能の詳細については、記事の後半でも紹介しているので、気になる方はそちらも参考にしてください。

【基本的な機能】

機能	詳細
メッセージ機能	特定のメンバーやグループにチャットができる機能、スピーディーなやり取りができる
文書管理機能	文書ファイルを整理し、管理・共有できる機能、場所を問わず自由に閲覧できる
タスク管理機能	ToDo機能とも呼ばれ、やるべきことの期限や進捗をリストで把握できる機能
スケジュール管理機能	複数人の予定やタスクが可視化できる機能、部署やチームごとにスケージュールを共有できる
社内掲示板	社内全体で共有すべきお知らせ・告知を記載する機能、人事情報や災害時の緊急連絡に利用できる
Web会議	オンライン会議とも呼ばれ、ビデオ通話で離れた場所から会議ができる機能、画面の共有や会議の録画ができる
メモ機能	覚えておきたいことをテキストで記録する機能、SaaSの場合場所を問わずにメモの内容が確認できる
在席・離席機能	該当の人物の出勤・休憩・外出・退勤といった状況が把握できる機能、勤怠管理システムと連携できれば給与計算も可能
プロジェクト管理機能	工数管理や進捗管理とも呼ばれ、プロジェクトでやるべきことのリストやスケジュールが管理できる機能、進捗状況を可視化できる
議事録作成機能	議事録の作成や共有をサポートする機能、会議の流れといった事前に準備する資料も作成できる
レポート管理機能	報告書の作成・管理をサポートする機能、フォーマットを活用しさまざまな報告書で利用できるが、別のツールで代用できる場合もある
アンケート作成機能	回答フォームの作成や配布、集計ができる機能、社員の意識調査や社内テストなどに活用できる
組織図共有機能	社内の組織構成を共有できる機能、社員の関係性が図でわかりやすく把握できるためコミュニケーションが円滑化される
アドレス帳機能	社外の方や取引先、社員の連絡先を登録・共有できる機能、チームや部署ごとにわけられ、効率よく連絡先を把握できる
ワークフロー機能	稟議や書類のチェックといった申請の流れを自動化できる機能、場所を問わず承認ができ効率化を図れる
日報機能	営業活動や保守作業といった、1日に行った業務の報告書作成・共有・管理をサポートする機能、社外からでも投稿が可能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
Webメール機能	ビジネス用のメールができる機能、社外に向けて一斉配信やアドレスの条件付けなどができる
施設予約機能	会議室やプロジェクターといった施設・設備の予約管理ができる機能、予約の重複を防ぎスケジュールとも連携できる
経費精算機能	交通費や宿泊費といった経費の仮払いや、申請・認証・処理の省力化ができる機能
勤怠管理機能	出勤や退勤といった打刻の状況を記録・集計できる機能、不正打刻の防止にも役立つ
社内ポータル機能	よく使う機能やグラフを画面に一覧で表示できる機能、日本製のグループウェアに多い
安否確認機能	緊急時や災害時に社員の安否確認ができる機能、一斉メール配信やアプリへの情報登録などで実施する

不動産業界といった営業部門の人数が多い場合は日報機能や在席・離席機能、経費精算機能などがあるサービスがおすすめです。また、災害対策やBCP対策を強化したい場合は、社内掲示板や安否確認機能があるサービスがいいでしょう。

中小企業向けグループウェアの選び方

グループウェアは企業規模や業務内容に合ったものを選ばなければ、十分な効果を得られません。中小企業が押さえておきたい選定ポイントを紹介します。

少人数でも使いやすいUIかどうかをチェック

中小企業では1人が複数の業務を兼任していることが多く、直感的に使えるグループウェアが求められます。操作が難しいと、使われずに形骸化するおそれもあります。

導入前に画面構成や操作性を確認し、ITに不慣れな社員でもすぐに使えるかどうかをチェックしましょう。無料トライアルが用意されているサービスなら、実際に試して判断するのがおすすめです。

必要な機能に絞ることでコストを抑えられる

多機能なグループウェアは便利に見えますが、中小企業にとってはオーバースペックになることもあります。使わない機能にコストをかけてしまうと、導入効果が薄れてしまいます。

必要な機能を洗い出し、優先順位を決めましょう。スケジュール共有やファイル管理、チャット機能など、日常業務に欠かせない機能を中心に検討すると良いでしょう。

外出やテレワークが多いならモバイル対応は必須

営業職や現場作業の多い業種では、オフィス以外の場所でグループウェアを利用する機会が頻繁にあります。テレワークの普及により、どこでも業務を進められる環境がますます重要になっています。

スマートフォンやタブレットからも快適にアクセスできるか、アプリの操作性や通知機能が十分かを確認しておきましょう。外出先でもスムーズに情報共有できるツールを選ぶことで、生産性の向上につながります。

他の業務システムとの連携で業務効率を上げる

グループウェア単体では業務を完結できないケースも多く、他の業務システムと連携できるかどうかがポイントです。たとえば、勤怠管理や経費精算などとの連携により、二重入力を防げます。

導入を検討しているツールが、利用しているシステムとスムーズに連携できるか確認しましょう。API対応の有無や、標準で連携可能な外部サービスも事前にチェックすると安心です。

ITに詳しくない社員でも導入・運用できるか

中小企業では専任のIT担当者がいないことも多く、グループウェアの導入から運用までを一般社員が担うケースもあります。そのため、誰でも扱える導入しやすさが重要です。

導入マニュアルやサポート体制が整っているか、設定がシンプルかどうかを確認しましょう。ベンダーによる初期設定サポートがあると、運用開始までの負担を大幅に減らせます。

セキュリティ対策は十分な水準かを確認

業務で扱う情報には、顧客データや社内の重要書類など、外部に漏れると深刻な問題につながるものもあります。クラウド型のグループウェアでは特に、セキュリティ対策の水準が選定のカギとなります。

SSL暗号化通信やIP制限、2段階認証などが標準装備されているかを確認しましょう。また、情報管理の責任者を決めるといった、社内での運用ルールもあわせて整備しましょう。

中小企業向けグループウェアを導入する際のその他の注意点

中小企業向けグループウェアを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
導入形態	グループウェアはクラウド型とオンプレミス型にわかれますが、中小企業の場合はクラウド型（SaaS）がおすすめです。初期費用が安く、サーバーのメンテナンスコストがかからないためスモールスタートで始められます。
無料プラン・無料トライアルの確認	グループウェアは無料プラン・ツールが用意されている場合があるため、確認するのがおすすめです。人数や機能に制限があるものの、中小企業の場合は制限内に収まる可能性があります。また無料プランに収まらない場合でも、無料トライアルを利用することで、未然に導入の失敗を防げます。
多言語対応	社内に外国人従業員がいる場合は、スムーズに利用できるよう、従業員の母国語に対応しているか確認しましょう。
セキュリティレベル	IPアドレスやアクセス制限機能にくわえ、プライバシーマークやISO27001を取得しているか確認しましょう。同業他社の導入率や継続率も判断材料になります。
使いやすいか	グループウェアは全社員が利用するため、使いやすく現場に浸透するかも重要です。検討やトライアルの段階で現場の社員に意見を聞きましょう。
サポート体制	中小企業は、IT人材が十分にそろっていないことも多いため、システムの導入や活用に不安を感じる場合は、サポートの充実したツールがおすすめです。
アプリ対応	外出頻度の高い従業員が多い場合は、アプリをチェックするのも重要です。専用アプリで経費精算機能やタスク管理機能、日報管理機能などが使えれば、すきま時間で効率よく業務が行えます。
連携サービス	現在自社にあるシステムと連携ができるか確認しましょう。グループウェアは幅広い業務に対応しているため、既存のシステムと連携できればより業務効率の向上が図れます。
日本製と海外製	日本製は日本人が使いやすく、海外製はシステム連携しやすい傾向にあるため、自社のニーズに合わせてツールを選びましょう。

中小企業向けグループウェアの料金・価格相場

グループウェアの料金は、中小企業向けであるクラウド型（SaaS）の場合、初期費用は基本的に無料です。また前述したようにグループウェアによっては、無料プランが用意されている場合もあります。

有料の場合月額従量課金タイプと月額固定費用タイプがあり、月額固定費用タイプの場合は上限を超えると月額従量課金が追加される場合もあります。月額固定費用タイプの場合は、コストパフォーマンスが悪くならないよう、中小企業向けにプランが用意されているかチェックしましょう。

月額固定費用タイプ（少人数でのクラウド型利用を想定）の相場は、月2,500～3,500円程度、月額従量課金タイプの相場は1人あたり300～2,000円程度です。月額従量課金タイプの場合は、利用する人数や機能の数によって変動します。

グループウェアと類似サービスとの違い

グループウェアと混同しやすいサービスとして、社内SNSやSFAがあります。

グループウェアと社内SNS・SFAには、共通する機能もありますが、利用する目的や対象者が異なるため注意しましょう。具体的な違いは、次のとおりです。

社内SNSとの違い

社内SNSは、社内におけるコミュニケーションの活性化や情報共有の効率化などの目的で使われるツールです。日常生活で活用するSNSサービスのような形で、職場や社内の組織で利用します。

そのため、メッセージ発信・グループチャットなど、コミュニケーションの効率化に役立つ機能を搭載していることが特徴です。他にも、書類や画像ファイルの共有機能、タスク管理やスケジュール管理機能などが備わっていることもあります。

一方で、グループウェアはスケジュールやタスク管理など、情報共有の効率化が目的のツールです。メッセージ機能のようなコミュニケーションの強化機能に加え、ToDo・掲示板・ワークフロー・設備予約といった機能がついており、社内SNSが含まれている場合もあります。

機能は一部共通していますが、より広範囲な業務に対応しているのがグループウェアと言えるでしょう。

SFAとの違い

SFA（Sales Force Automation／営業支援システム）は、商談から成約までの営業活動を支援するシステムです。

そのため、SFAは営業部門やマーケティング部門を担当する社員が利用します。SFAを利用すれば営業活動をデータとして残せるため、案件の進捗をリアルタイムで共有でき、営業活動の可視化が可能です。他にも、日報・レポートの作成や実績の集計なども自動化が可能なため、営業担当者の業務負担軽減につながり、担当者はより重要度の高い業務に専念できるでしょう。

一方で、グループウェアは、社内の連絡や情報共有を効率化するためのシステムで、チームや会社全体で利用します。タスク管理といったSFAと共通する機能もありますが、グループウェアは社員のコミュニケーションや情報共有の効率を目的としており、SFAとは用途が異なります。

グループウェアの機能

グループウェアには、主に次のような機能があります。

メッセージ機能
文書管理
タスク管理
スケジュール管理

メッセージ機能

チームや従業員同士で、円滑にコミュニケーションをとるための機能です。

メンションをつけて特定の相手を指定して通知を送ることや、メッセージを読んだあとリアクションボタンで反応でき、チーム内でのスムーズなやり取りが可能です。

また、ツールの中には、ブラウザ上で操作できるWebメール機能を備えたものもあります。Webメールには、通知機能やフォルダ管理・振りわけ機能のほか、条件に合致したメールを任意のアドレスへ自動転送できる機能が搭載されている場合もあり、情報共有に便利です。

文書管理

文書ファイルを保存し、管理できる機能です。

文書管理機能があるグループウェアなら、文書ファイルや画像・動画ファイルなどをまとめて管理でき、いつでも閲覧できます。クラウド型のグループウェアなら、場所を問わずアクセスができ、テレワークにも便利です。

また、ファイルやフォルダ単位でアクセス権管理が可能なため、部署やメンバーごとに閲覧や編集権限を付与して、不正なデータの改ざんや情報漏えいの防止を図れます。他にも、ファイルのバージョン管理が可能で、更新履歴の確認や過去のバージョンに戻せるといった、安全に文書を活用できる機能が備わっています。

タスク管理機能

タスクの期限や進捗を管理する機能です。

自身の担当する仕事の進捗管理だけでなく、プロジェクト全体や各メンバーの仕事についても進捗を管理・確認が可能です。

タスク管理では、視覚的に進捗やプロジェクトの全体像を把握できるので、抜けもれを防ぎ、業務を効率的に進められます。たとえ作業に遅れの出ているメンバーがいても、チーム内でスムーズにフォローできるようになるでしょう。

カレンダーやアラート・通知機能が搭載されている場合もあるため、業務の期日を一目で確認でき、確実な期日管理が可能です。

スケジュール管理機能

複数の予定やタスクについて、管理・共有・調整が可能な機能です。

スケジュール管理機能では、個人用とグループ用でわけてスケジュールの作成・管理が可能です。また、部署やチームごとに全員のスケジュールを共有できるため、メンバー間のスケジュール調整がしやすくなります。

他にも、グループウェアには、スケジュール機能と連携して会議室のような施設や備品利用の予約が可能な場合もあるため、会議予約や日程調整業務なども円滑に行えるようになるでしょう。

中小企業におけるグループウェアのメリット

中小企業がグループウェアを導入するメリットとして、次の4つが挙げられます。

情報共有が進む
リモートワークがスムーズに
事務作業を効率化できる
フィードバックやフォロー体制を強化できる

情報共有が進む

中小企業ではひとりあたりの担当が多く、社内共有も頻繁です。グループウェアをつかえば、チャットや掲示板で手軽に情報共有が進み、業務効率化も進みます。

チャットや掲示板機能を使えば、複数人とも一度にやり取りが可能なほか、メールよりも端的な文章で気軽にやり取りができます。また、ファイル共有機能を活用すれば、資料をアップロードするだけで複数人とデータを共有でき、紙の資料を印刷して配付する必要もありません。

リモートワークがスムーズに

グループウェアの導入すればオンラインでの双方向コミュニケーションが可能になり、情報共有や業務連絡を円滑化できるため、リモートワークをスムーズに行えるようになります。

社員数が少ない中小企業では、綿密にコミュニケーションを取れるかどうかが業務遂行の鍵になります。リモートワークではどうしても対面でコミュニケーションを取りにくくなりますが、グループウェアを使えば補える面は多いでしょう。

また、クラウド型のグループウェアなら、インターネット回線があれば場所を問わずアクセスが可能なため、オフィスに出社して紙の書類を確認する必要もありません。働き方の多様化に対応できることも、グループウェア導入のメリットです。

事務作業を効率化できる

グループウェアの導入により、事務作業の効率化が可能です。

たとえば、ワークフロー機能で申請作業を電子化すれば、あらかじめ設定した承認フローに沿ってスムーズに申請・承認作業を行えます。ステータスや進捗状況も簡単に把握できるため、紙での申請のように、処理がどこで止まっているかわからないといった状況を防ぎ、スムーズに決裁を完了できます。

また、グループウェアには設備や施設予約機能があり、リアルタイムで利用状況を確認し施設や設備の予約が可能です。電話やメールで会議室を予約する手間がかからず、ダブルブッキングも防止できるため、事務作業を大きく効率化できるでしょう。

フィードバックやフォロー体制の強化

グループウェアのタスク管理機能を活用すれば、メンバーの業務状況が可視化でき、フォロー体制の強化が可能です。

タスク管理機能では、視覚的にわかりやすくメンバーの進捗をチームで共有できます。そのため、メンバーの進捗状況を把握し、コミュニケーションがとれる環境を構築できます。タスクの遅れや問題が発生した際にも、チーム内で迅速にフォローしスムーズに業務の遂行が可能になるでしょう。

小規模な組織では、一人ひとりの業務負担が大きくなりがちです。しかし、グループウェアの導入で情報共有を効率化することで、負担の軽減につながり、ミスを減らす効果も期待できます。

グループウェアで情報共有を促進

グループウェアを導入すれば、社内全体の業務効率が向上し、コミュニケーションや連携も強化できます。またクラウドサービスが主流になったことにより、グループウェアの導入ハードルは低くなり、中小企業でも気軽に導入しやすくなっています。中小企業向けの選び方に注目しながら目的に合ったツールを選択しましょう。

少人数でも使いやすいUIかどうかをチェック
必要な機能に絞ることでコストを抑えられる
外出やテレワークが多いならモバイル対応は必須
他の業務システムとの連携で業務効率を上げる
ITに詳しくない社員でも導入・運用できるか
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