大企業向けのグループウェアおすすめ9選！選定のポイントと導入のメリットを解説！

大企業が抱える情報共有の課題

グループウェアを導入していない大企業が情報共有で抱えている課題についてまとめていきます。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのグループウェアで解決できる可能性が高いです。

業務効率化ツールが乱立している

大企業ではメールやチャット、ファイル共有、スケジュール管理などにおいて情報が点在したり重複したり検索しづらかったりします。また、さまざまな業務効率化ツールが乱立しやすい傾向にあります。たとえば、メールで送られたファイルを探すのに時間がかかる、チャットで決まった内容をスケジュールに反映させるのを忘れる、ファイル共有サービスの容量制限に引っかかるなどが起こりうるでしょう。

意思決定が遅れている

大企業では多数の関係者や承認者が存在し、意思決定の過程や結果が不透明になりやすいため、意思決定に時間を要します。たとえば、メールでのやりとりが長引いたり、承認者が不在だったり、意思決定の根拠が伝わらなかったりする可能性が考えられます。

プロジェクト管理が複雑化している

大企業では多くのプロジェクトが同時進行し、それぞれに異なるメンバーやタスク、期限が設定され、プロジェクト管理が複雑化する傾向にあります。具体的には、メンバーの進捗や責任を把握できなかったり、タスクの優先順位や依存関係が分からなかったり、期限が変更になったりする悪影響がありえます。

大企業がグループウェアを導入するメリット

文書管理での共有や検索が簡単

グループウェアでは、文書の作成や編集、共有、検索が可能なため文書管理を効率化できます。たとえば、社内の規定や報告書をクラウドに保存しアクセス権を付与すれば、情報共有がスムーズになります。また、文書のバージョン管理ができるため、変更点を確認しやすいでしょう。

稟議にかかる工数を削減

グループウェアでは、申請や承認、決済といった運用を簡略化し、業務の効率化とエラーの削減ができます。たとえば、経費精算や出張申請をグループウェアで行うことで、紙やメールでのやりとりを減らし手間を削減。また進捗を確認しやすいため、ミスおよび遅延を防げます。

スケジュール共有による調整作業を抑制

グループウェアでは、社員や部署のスケジュールを共有できるため、調整作業の削減ができます。グループウェアで空いている時間を見つけて予約すれば、電話やメールでのやりとりを減らせて、時間を有効に活用できます。スケジュールの変更やキャンセルもすぐに通知が届くため、混乱を防げるでしょう。

大企業がグループウェアを選定する際のポイント

大企業がグループウェアを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

要件をもとに機能を洗い出す

まずは、どのような機能が必要かを洗い出しましょう。グループウェアは機能が多く、サービスによってオプションとなる機能が異なります。おおまかでもよいので、事前にどの機能が求められているのかを整理してシステム選定を進めましょう。

機能の詳細はこちらの記事にて解説しています。

セキュリティ対策を確認する

続いて、情報漏えいやサイバー攻撃を防ぐために、セキュリティ対策が十分に行われているかを確認しましょう。たとえば、アクセス制限や二要素認証といった機能や、ISOやSOCなどのセキュリティ認証を保持しているかはひとつの指標になります。

他システムとの連携をチェックする

社内ですでに導入しているシステムとスムーズに連携にできるかは重要です。メールやカレンダー、ファイル共有などのグループウェアに含まれる機能、CRMや会計ソフトといったオプションにて利用したい機能などが当てはまります。グループウェアで利用すべきなのか、連携で取り込むべきかを柔軟に判断しましょう。

スマートフォンでの使いやすさやセキュリティを調べる

リモートワークが増加した昨今、スマートフォンにて操作しやすいか、セキュリティ観点で問題ないかのチェックが求められています。社外からのアクセスが考えられるのなら漏れなく確認しておきましょう。使いやすさは無料トライアルにて現場の社員に触ってもらうのがおすすめです。セキュリティ観点では、デバイスやIPアドレスによるアクセス制限ができるかをみるとよいでしょう。

大企業におすすめのグループウェアの機能・料金比較表

【特典比較表つき】『グループウェアの資料10選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『グループウェアの資料10選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

大企業におすすめのグループウェア9選

大企業におすすめのグループウェアを紹介します。

Garoonは、多言語対応やグローバルでのセキュリティ基準を満たしていることで、国際的なビジネス展開にも対応できるグループウェアです。

• 大企業はもちろん、中小企業での導入も可能な汎用性
• kintoneとの連携で、簡易的なSFAとしても利用可能
• 日本語と英語、中国語（簡体字と繁体字）に対応

Google Workspaceは、グーグルによるAIやセキュリティの技術を活用したグループウェアです。

• 英語圏をはじめグローバル企業で使いやすいソフト
• Google スプレッドシートやGmailといった使い慣れたアプリ
• 15以上の言語の字幕翻訳機能を備えたビデオチャット

desknet's NEOは、業務課題を解決する機能がオールインワンで搭載されていグループウェアです。

• 導入形態はクラウド版とパッケージ版の2種類
• 議題の共有や議事録エディターで効率化
• 組織情報を階層化して管理でき、ドラッグ＆ドロップで簡単に変更できる

Microsoft 365は、AI技術で創造性や生産性の向上を図れるグループウェアです。

• WordやExcelをオンラインにて利用可能
• AIによるメールの要約
• サイバー攻撃の検出や阻止、ぜい弱性の対策が充実

ArielAirOneは、ユーザー支援を通して組織全体の業務効率化を目的としたグループウェアです。

• 繰り返し登録機能をはじめスケジュール管理機能が充実
• ExcelやWord、PDF内の全文検索
• ワークフローや掲示板を小さなウィンドウ形式で表示

InsuiteXは、多彩なポータルでコミュニケーション課題の解決を実現するグループウェアです。

• 大企業に特化したグループウェア
• 情報共有の目的や範囲に適したポータルを構成
• SmartDBやMicrosoft 365などの外部サービスと連携

WaWaoffice for Workspace Organizerは、自社開発のオプションと連携できる拡張性の高いグループウェアです。

• 大企業での導入にも適していながら低価格
• SFAやワークフロー、データベースとの連携
• 自社データセンターにてデータ保管し、24時間365日サーバーを有人監視

Chat&Messengerは、チャットとWeb会議がシームレスに連携し、コミュニケーションの効率化やコストの削減を実現するグループウェアです。

• ビジネスチャットやWeb会議であれば無料から提供
• 稼働状況やアクセスログを取れてテレワークに対応
• オンプレミスとクラウドのほか、機能やユーザー数に応じた料金プラン

Liferay DXP - 日本ライフレイ株式会社

Liferay DXPは、要件に合わせた社内ポータルを構築できるグループウェアです。

• 大企業に特化したポータル作成のサービス
• 全文検索や高度な検索構文、ファセット検索
• カスタマイズ可能な標準機能が豊富で

サービス選びは比較して検討しよう

大企業におすすめのグループウェアのうち最適なサービスを選ぶには、ニーズや予算に合わせて、複数のシステムを比較検討することが大切です。下のボタンからはBOXILが厳選したサービスの資料を無料でダウンロードできます。ぜひサービス選定の参考にしてください。

本記事で紹介しきれなかったサービスについては下の記事にて解説しています。より多くのサービスから検討したい方はあわせてチェックしましょう。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計1,200社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}