医療業界向け電子帳票システムおすすめ比較！解決できる課題と事例
電子帳票システムの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。請求書や見積書といった帳票の発行だけでなく、管理の効率化や配信の自動化など、帳票関連業務の効率化に役立つ電子帳票システムの比較にお役立てください。
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- 医療業界で活用できる電子帳票システムの機能
- 医療業界における帳票管理の課題
- データ入力に膨大な時間や手間がかかる
- 電子カルテ転記時のヒューマンエラーが起こりやすい
- スムーズに情報共有できない
- 承認フローが煩雑になりやすい
- 新制度への対応に工数や労力が発生する
- 医療業界の課題を電子帳票システムで解決できる理由
- データ入力時間を削減できる
- 電子カルテ作成におけるヒューマンエラーを防げる
- スムーズな情報共有につながる
- オンライン上で申請・承認が完結する
- 改正法案や新制度にも対応しやすい
- 医療業界における電子帳票システムの導入事例
- 株式会社メディパス
- 東邦薬品株式会社
- 幕張クリニック
- 医療業界向け電子帳票システムおすすめ比較
- OPTiM Contract
- i-Reporter
- 帳票クラウドサービス SVF Cloud
- MedicalCabinet S - 富士通Japan株式会社
- Hitachi Report for SVF Series / EUR - 株式会社 日立製作所
- CLINICSカルテ
- 医療業界向け電子帳票システムで帳票管理業務の効率化を図ろう
医療業界で活用できる電子帳票システムの機能
電子帳票システムとは、請求書や契約書といった帳票類をデジタルで一元管理するためのシステムです。電子帳票作成や自動リネーム、内容に応じた自動振り分け機能、保存期間を過ぎた文書の自動削除機能などがあります。
医療業界においては、帳票テンプレートによって幅広いフォーマットの帳票を効率良く作成できたり、情報の検索性にも優れるので帳票管理の煩雑化の問題を解決できたりします。
電子帳票システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。
医療業界における帳票管理の課題
医療業界では、労働時間の短縮のためにペーパーレス化やDX化などを行う必要があり、それにあたって帳票管理にまつわる課題が発生することがあります。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
データ入力に膨大な時間や手間がかかる
病院やクリニックなどの医療機関では、データ入力に膨大な時間や手間がかかるのが課題の一つです。一概に帳票といっても、その種類は多岐にわたり、診察予約票や診療記録、カルテ、レセプトなど、日々大量に発生する書類を整理してデータとして処理しなければなりません。
すると当然、データ入力作業に要する労力が多くなります。書類の整理やデータ入力は、診察をはじめとするコア業務と並行して行う必要があるため、医師や看護師の負担を増大させる大きな一因だといえるでしょう。
電子カルテ転記時のヒューマンエラーが起こりやすい
医療機関の課題としてはほかにも、電子カルテ転記時のヒューマンエラーがあげられます。
病院やクリニックでは、訪問時の患者に問診票を記載してもらいますが、その内容を電子カルテに転記するのが一般的です。しかし、紙ベースで問診票を運用している場合、データ入力時の誤入力が原因で、正しい内容が電子カルテに反映されないことがあります。また、ときとして手書きの文字が判別しにくいのも、ヒューマンエラーが起きる要因の一つです。
電子カルテ転記時にヒューマンエラーが発生すると、最悪の場合は誤診につながる可能性も考えられます。
スムーズに情報共有できない
組織内でスムーズに情報共有できないのも医療業界の課題の一つです。
病院や製薬会社、医療機器メーカーなどの業種を問わず、医療業界では紙の帳票と電子帳票が混在しているケースも珍しくありません。同じ契約書でも、DX化が進んでいる取引先では電子契約書を用いる一方で、小規模な医療機関であれば紙ベースでの契約が好まれるといったケースも往々にしてあります。
紙の帳票と電子帳票が混在していると、必要なデータが1か所に集約されず、組織内の情報共有不足に陥りがちです。結果、組織間での連携に支障をきたし、事業戦略や診療方針の決定に遅れが生じる可能性があります。
承認フローが煩雑になりやすい
医療業界では承認フローの煩雑化も課題になりがちです。
医療業界で取り扱う医療機器は、一般的に価格が高額な傾向があります。その分、慎重な意思決定を要するため、契約前の稟議に時間がかかる場合が多いです。なかには部長や課長、役員など、複数人が意思決定に介在し、承認フローが複雑になることもあります。
承認フローが煩雑化し、意思決定のスピードに欠けると、機会ロスや競争力の低下につながる恐れもあります。
新制度への対応に工数や労力が発生する
新制度への対応に工数や労力が発生するのも、医療業界の見逃せない課題だといえるでしょう。近年でいえば、2024年1月から施行された改正電子帳簿保存法があげられます。新しい電子帳簿保存法では、要件を満たす書類をデータとして保管しなければなりません。
法律の改正や新制度の発行に際しては、取引先に適切な対応を求めたり、運用環境を見直したりと、大きな手間や時間がかかるものです。あまりにも早急な対応が求められる場面では、組織の生産性を低下させる一因にもなり得ます。
医療業界の課題を電子帳票システムで解決できる理由
医療業界では、「データ入力に時間がかかる」「ヒューマンエラーが起こりやすい」など、帳票管理に関する課題が多くありますが、電子帳票システムを使えばそれらの課題解決が可能です。
帳票管理の課題を解決できる理由を、電子帳票システムの機能や詳細とともに説明します。
データ入力時間を削減できる
電子帳票システムには、データ入力時間を削減できる機能が搭載されているため、データ入力に膨大な時間や手間がかかるといった根本的な問題解決につながります。
なかでも代表的な機能の一つが帳票テンプレートです。製品によっては幅広い種類のテンプレートが用意されており、必要な項目を埋めるだけで済みます。カルテやレセプト、予約票などの種別に合わせて、短時間で書類を作成できるのがメリットです。
また、OCR機能もデータ入力時間の削減に役立つでしょう。OCRとは、紙の書類や画像からテキスト情報を読み取る技術です。スキャンや写真撮影などの処理だけでテキストをデータ化できるため、いちからデータを入力する必要がありません。
電子カルテ作成におけるヒューマンエラーを防げる
電子帳票システムの機能を使えば、電子カルテ作成時のヒューマンエラー防止にもつながります。電子帳票システムに搭載されているヒューマンエラー防止機能は実に多彩です。
たとえば、入力項目をポップアップメニューに変更することで、いちからテキストを入力せずとも、選択肢から項目を選ぶだけで済みます。ほかにも、アラート機能を設定しておくと、入力漏れが発生した段階で画面上に通知が表示されます。
上記のような機能を活用すれば、タイプミスや入力漏れのリスクを最小限に抑えられるでしょう。機能の種類は製品によって大きく異なるので、事前にどのようなヒューマンエラー対策が必要なのかを明確にすることが大切です。
スムーズな情報共有につながる
前述した情報共有不足の課題も、電子帳票システムを導入すると解消可能です。
電子帳票システムでは、紙やExcelで管理している帳票を集約できるほか、ほかの業務システムやクラウドサービスに蓄積されたデータも統合できます。集約・統合したデータは、1か所のシステム内でいつでも参照できるのがメリットです。そのため、医療業界で起こりがちな属人化に悩まされずに済みます。
また、なかには帳票配信機能に対応した電子帳票システムも存在します。帳票配信機能を活用すると、パソコン・スマートフォン・タブレットなどの端末に必要なデータを最小工数で送信できるため、よりスムーズな情報共有が可能です。
オンライン上で申請・承認が完結する
電子帳票システムはオンライン上で承認フローを構築できるため、申請・承認手続きの煩雑化の課題を解消できます。
承認フローを構築する際は、まず申請者や承認者のユーザーを招待し、それぞれのロール（役割）を設定します。あとは申請から承認までのルートや条件を設定しておくと、実際の申請・承認作業がワンクリックで完結する仕組みです。また、通知やアラートがあるので、確認漏れの予防にも効果的です。
ただし、製品によって承認フロー構築機能が搭載されていないこともあります。取引のたびに稟議や決裁が必要な場合は、必ず機能の有無を確認してから製品を選びましょう。
改正法案や新制度にも対応しやすい
改正法案や新制度にも対応しやすいのも電子帳票システムのメリットです。そのため、新制度への対応に工数や労力が発生するという課題を解消するのに役立ちます。
たとえば、改正電子帳簿保存法に対応しているか否かは、ベンダーの公式サイトに明記されています。改正法に対応したシステムであれば、取引先への説明や環境整備に割く労力を大幅に軽減できるでしょう。
また、クラウド型のシステムは常時仕様がアップデートされます。改正法案や新制度に伴って製品を買い替える必要がないのが強みです。
医療業界における電子帳票システムの導入事例
医療業界で電子帳票システムを導入している企業の例を、業務改善例とともに紹介します。
株式会社メディパス
株式会社メディパスは、医療法人社団コンパス コンパスデンタルクリニックのバックオフィス業務を受託している企業です。受託業務のなかには、カルテや診断内容のデジタル化といった作業が含まれており、作業量の増大に伴って電子帳票システムを導入しました。
導入した電子帳票システムでは、紙ベースで保存されたカルテや診断内容報告書を、すべてデジタル上に移行できました。紙の書式をそのまま再現できるほか、OCR機能によって画像の状態でデータを取り込めるという点が大きなメリットになっています。
電子帳票システムを導入する前は、書類作成に膨大な時間を要していましたが、ツールの活用により工数削減に成功。業務の委託元であるコンパスデンタルクリニックでも、データ転記や手戻りの工数が減ったことで患者への対応を含むコア業務に注力できるようになりました。
出典：i-Reporter「導入事例 株式会社メディパス様」（2024年7月16日閲覧）
東邦薬品株式会社
東邦薬品株式会社は、1948年に創業した大手医薬品卸会社です。歴史が長いだけあり、社内には老朽化した旧システムが散在していたり、災害対策センターが東西の2か所に分かれていたりと、効率性を損なう内部環境に問題を抱えていました。
しかし、既存の帳票資産を無駄にはできないので、全国12拠点のデータを統合するために電子帳票システムの導入を決定。旧システムでは特定のプリンターしかサポートしていない問題もありましたが、新システムの稼働により、プリンターのメーカーや種別を問わずに帳票を出力できるようになりました。また、1日360万件の膨大なトランザクションを、効率良く処理することにも成功しています。
2か所に分かれていた災害対策センターに関しては、電子帳票システムに搭載されているデータ転送・同期の機能を使って、スムーズなデータのやり取りを実現しました。
出典：WingArc1st「障害対策を備えるために大規模基幹システムをリニューアル スケーラブルな帳票システムをSVF/RDEで実現」（2024年7月16日閲覧）
幕張クリニック
亀田総合病院附属の幕張クリニックでは、健康保険組合に提出する帳票において、年度や提出先ごとに項目追加・変更が頻繁に発生するという、フォーマット不統一の課題に悩まされていました。
そこで、フォーマットを柔軟にカスタマイズできる電子帳票システムを導入しました。帳票レイアウトを設定する際は、マウス操作のみで実行できるほか、データ同士のマッピングもドラッグ＆ドロップのみで済むのが利点です。
実際の現場では、前回検査と帳票を比較したり、基本項目のみに絞り込んでシンプルにまとめたりと、利用シーンに応じて柔軟にレイアウトを調整しています。結果、業務担当者の要望を満たす帳票をより短時間で作成することに成功しました。
出典：HITACHI「事例紹介：医療法人鉄蕉会 亀田総合病院附属幕張クリニック」（2024年7月16日閲覧）
医療業界向け電子帳票システムおすすめ比較
OPTiM Contract - 株式会社オプティム
OPTiM Contractは、契約書作成や一元管理に強みを持つ電子帳票システムです。システム内部にAI技術が組み込まれており、データ入力作業の手間を軽減できます。
たとえば、システム内に契約書データが蓄積されるとAIがその情報を学習し、新規作成時の契約書のタイトルや企業名、契約終了日などのデータを自動入力してくれます。また、手書きの書類や画像を読み取り、自動的に契約書データへと落とし込むことも可能です。
また、OPTiM ContractはJIIMA認証の取得済みサービスです。改正電子帳簿保存法対応のために電子取引データ保管の要件を個別にチェックせずに済むため、より安心してサービスを利用できます。
i-Reporterは、使い慣れたExcelのフォーマットそのままに、柔軟にテンプレートを作成できる電子帳票システムです。インポートできるファイルはExcel以外にPDFや画像ファイルなどがあり、データを取り込むと自動的にその形式のテンプレートが画面に表示されます。
そのため、いちからレイアウトを設計する必要がなく、データ入力の工数を大幅に削減可能です。また、ERPやナレッジベースツール、BIツールなど、さまざまな業務システムからデータを取り込めるのもメリットだといえるでしょう。
帳票クラウドサービス SVF Cloud - ウイングアーク１ｓｔ株式会社
SVF Cloudは、あらゆる帳票類をノーコードで設計できるサービスです。見積書や請求書、契約書はもちろん、伝票やラベルのほかにレポートにも対応しています。
作成済みの帳票を高速印刷できるのもポイントです。SVF Cloudには独自のプリンタードライバーが搭載されているため、大量の帳票でも問題なく対応できます。印刷時にはVPNといった複雑な設定が不要なので、電子帳票システムの操作に不慣れな方でも安心です。
また、AWSやkintone、Salesforceなどのさまざまな外部システムと連携できます。
MedicalCabinet S - 富士通Japan株式会社
MedicalCabinet Sは、富士通Japan株式会社が提供する医療業界向けの電子帳票システムです。同社が提供する医療事務システムHOPE SX-Sに蓄積された患者情報や入退院情報、収益情報などを一つのシステムに集約できます。
帳票作成機能も搭載されており、集約したデータを書類上に出力可能です。一般病院向けや精神科病院向け、療養型病院向けなど、医療機関の種類ごとにテンプレートが用意されているため、帳票作成に要する時間も短くて済みます。
Hitachi Report for SVF Series / EUR - 株式会社 日立製作所
Hitachi Report for SVF Series / EURは、帳票設計から帳票のシステム構築・運用まで、幅広い機能を搭載したサービスです。
たとえば、帳票作成においては、レイアウト自動調節や繰り返しなど、効率良く帳票を設計できる機能がそろっています。帳票作成時はマウス操作のみで、プログラミングや高度な技術は必要ありません。
テンプレートが多いのも同サービスの特徴です。計40種類以上のサンプルのなかから、帳票の種類または業務の種類から必要なテンプレートを検索できるため、業務効率の向上に寄与します。
CLINICSカルテ
CLINICSカルテは、クラウド上で電子カルテを一元管理できるサービスです。診察に関するあらゆる情報を一つの画面だけで確認できるため、組織内の情報共有に役立ちます。
レセプトを取り込む際は、別のソフトウェアを稼働する必要がなく、面倒なインポート作業が発生しません。患者情報や診察情報、会計情報などのさまざまな分析軸を即座に抽出できます。
CLINICSカルテには上記の機能以外に、帳票を集約して一元管理できる機能も用意されています。そのため、医療機関にとっては電子カルテシステムだけでなく、電子帳票システムとしても併用可能です。
医療業界向け電子帳票システムで帳票管理業務の効率化を図ろう
電子帳票システムは、帳票の入出力や作成、データの一元管理などの機能が搭載されており、業務効率化や生産性向上に役立ちます。医療業界では、帳票管理の煩雑化や属人化の問題が発生しやすいため、電子帳票システムを使って作業効率を高めましょう。
ただし、電子帳票システムにはさまざまな種類があるため、できるだけ医療業界に特化した製品を選ぶことが大切です。また、電子カルテへの転記や医療システムとのデータ連携など、便利な機能を搭載した製品を選ぶのも良いでしょう。今回紹介した複数の製品を参考に、自社にとって最適なものを探してみてください。
また、医療業界では電子帳票システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
