DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 当社の契約先は全国にあり出向かなければならない場合も多々あった為時間もコストもかかっていた。工数も多く事務作業をも兼用している営業には負担が大きかった。 導入後、事前にテンプレートを作成し流れを構築しておいた為締結までにかかる時間、コストが激減した。署名振り分けを使用し順番を決めておくことができる。またワークフローが可視化し全体で把握できることで個人に偏った負担も軽減に成功。リマインダー機能があるので見逃しもなく全社員通知も選べ周知も簡単に行える。保管場所としてではなく検索力も高いので整理もでき紛失などのミスも導入以降はなくなった。

導入前の「課題」 ・紙での契約の場合は年間５トン近い書類が発生。管理に手間がかかっていた。 ・契約には最短でも二日はかかっていた。 導入後の「効果」 ・電子化により、物理的な管理コストがほぼなくなった。データの検索も非常に早い。 ・契約スピードも大幅に向上。最短で３０分ほどで完了できるようになった。

【導入前の課題】 紙の契約書では、印刷、署名、スキャン、メールやFAXでの送付に多大な時間と手間がかかっていました。 【導入後の効果】 契約書の送受信が数分で完了するようになり、関係者全員のワークフローが大幅に改善。特に海外のクライアントとのやり取りがスムーズになり、業務効率が目に見えて向上しました。

【導入前の課題】 紙の契約書処理に多大な時間を費やし、オフィスに戻らないと業務が進められない状況でした。郵送や対面での契約締結に週単位の時間を要し、業務の柔軟性に大きな制約がありました。 【導入後の効果】 電子契約システムにより、移動中でも契約業務が可能となり、作業時間を大幅に短縮。特に海外との契約もスムーズになり、郵送費用も削減。帰宅時間も早まり、ワークライフバランスが改善されました。

導入前は契約業務は取引先に出向くのが当たり前であり、書類関係は取引先ごとに作成し、締結までの事務作業は大きな負担であった。テレワークになり次は承認サインを上司から貰うという作業がボトルネックになってしまった。 導入後はまずテンプレートを使用し都度作成していた契約書を統一。承認作業は署名者グループを作成、登録、共有ができ何度も入力する手間や誤送信をなくし出社いらずのスムーズな承認作業へと変化。契約はリモート署名から対面署名まであり柔軟な契約方式。安全性も高く法的拘束力もあるので安心して使用できる。レポート機能がついていてチーム内、他のチームの業績が可視化したことによりチームの団結力はあがり成績も向上した。 テンプレートが豊富、カスタマイズ可能で社の色を壊すことなく取引先に合わせた契約書類を作成可能。

【導入前の課題】 紙ベースの契約プロセスは、遠方の取引先との往復に数週間を要し、社内での印鑑取得や書類作成に多大な時間とエネルギーを費やしていました。 【導入後の効果】 クラウド上でのリアルタイム共同編集により、契約締結時間が劇的に短縮。特に海外との取引では、数週間かかっていたプロセスが最短で1日に圧縮され、業務効率が飛躍的に改善されました。

導入前、リモートワークへ移行したことによりグループ内での出社がバラバラになり仕事に遅延が目立つようになり契約業務が遅れがちになってしまっていました。導入後、クラウド上へ移行した業務はまず出社の必要がなくなり、リアルタイムでグループの進歩状況を確認できるようになった他、レポート機能は業務効率をデータ分析できグラフ化することにより、問題点が見えグループ内でのコミュニケーションが増えた。円滑な業務はスムーズな契約業務に繋がり業績が飛躍的に上がりました。 公開フォーム機能は双方の契約工程を簡素化し重宝しています。

【導入前の課題】 通勤ラッシュの多い都心エリアで働く従業員が多く、契約書の押印のためだけに出社を強いられることが課題でした。特にコロナ禍以降は、リモートワークと書面での契約業務の両立に苦慮していました。また、複数の部署での承認が必要な書類は、承認者の不在により処理が遅延することも多々ありました。 【導入後の効果】 在宅でも電車での移動中でも、スマートフォンひとつで契約書の確認から承認まで完結できるようになりました。特に、始発電車から終電まで運行している当社の特性上、早朝や深夜の緊急の契約処理にも対応できるようになり、業務効率が格段に向上しました。また、承認フローの可視化により、書類の処理状況をリアルタイムで把握できるため、適切なフォローアップが可能になりました。

導入前は雇用にあたり場所を借り何枚もの面接用紙に郵送による合否通知、後日契約書にサインをもらいようやく契約締結。昨今、委託が多くなり場所を毎回借りることも難しくなり郵送代などコストがかかっていた。 導入後は全てが簡潔にスムーズに行われるようになり大幅なコストの削減を実現。 元々使用している面接書類、契約書類は既存のまま使用し、その上で署名の順番などを設定可能という慣れた流れをそのままクラウドに移行できた。 テンプレートも多数あるので使い分けると便利である。 レポート機能で各進歩状況を確認できるので、改善点や問題点が浮かび上がり対処法、今後の計画が立てられるのはとても役に立っている。 またURL機能は契約者側も採用通知を受信したらURLをクリックすれば署名ができる、これ以上簡素化された契約システムはないと思う。

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入前、契約には相手先に出向く必要があり業務は社に戻りEXCELで作成して社判を貰ってから郵送と工程が長く時間と手間がかかるというのが業務の常識であり課題であった。 導入後は、契約書作成をテンプレートで作成することにより作成時間が短縮し、相手先に出向く必要もなくなり、ボトルネックであった社判も電子署名となったことでスムーズなワークフローになった。 また契約書類をクラウド上で保管できることはより安全性を高めた。 共同で編集ができリアルタイムで進歩状況がわかる上、更新した場合の周知ができる、契約業務を作成から締結、保管まで一元管理したことによって時間のロスのない効率的な働き方になり業績にも貢献できている。

【導入前の課題】 ・採用関連の契約書が大量にあり、印刷・保管スペースの確保が困難 ・在宅勤務時の契約書処理が滞りがち 【導入後の効果】 導入後は、スマートフォンやタブレットからでも契約書の確認・承認が可能になり、場所を問わず業務を進められるようになりました。特に採用時の各種契約処理がスムーズになり、従来は3日程度かかっていた一連の手続きが1日で完了できるようになりました。また、進捗状況がアイコンで一目で分かるため、関係者との無駄なコミュニケーションが削減され、とても効率的になりました。

導入前は事務をも兼任していたのでそちらに時間を取られ明らかに負担が大きかった。慣れないリモートワークにより足並みが揃わなくなり時間のロスを生み増え業績は落ちていた中、無料トライアルから導入が決定された。 導入後、出社の必要もなく書類をまとめたことによりワンクリックで締結まで持っていける簡素化された契約業務へと進化。社内全体の進歩状況が把握できるようになったことは無駄を無くし社内全体の動きが活発化したことにより業績が上がった。

導入前の「課題」 顧客との取引は主に紙の書類で行われ作業が煩雑になっていた。特に海外との取引は２〜４週間かかるのは日常茶飯事だった。 導入後の「効果」 紙の使用量が減り、保管コストも削減された。また契約書などを後から確認する際に電子上のデータベースにアクセスすれば良いので、検索がかなり楽になった。現在は海外との契約も早かれば１日で終わるようにもなった。

以前は、契約業務には時間がかかって当たり前で部署内でも個々で契約をとっていた状態だったがリモートワークの移行に伴い出社しても社判を貰うまで待機、他の社員が出社しない、などいった問題が生じ始めた。導入したことにより、タイムラグの問題が解決され、スムーズな契約業務遂行が可能になったことにより会社の信頼関係にも繋がり業績も上がった。また、テンプレートで契約書を作成し始めたことにより一元管理された書類関係は検索も簡単になった上人的ミスがなくなり一気に問題が解決した。その他、グループ内でリソース共有や一括送信が可能となりメンバー同士、共同で行うという気持ちを再認識できコミュニケーションも上がり仕事が効率的になったことはとてもいい流れだと感じている。また契約に関しては署名方法がいろいろあり相手方に合わせれるのが受け入れやすさにも繋がっている。

【導入前の課題】 従来の紙ベースの稟議処理では、書類の紛失や、承認漏れといったリスクがありました。また、複数の関係者が関わる案件では、進捗状況の把握が難しく、意思決定が遅れることもありました。 【導入後の効果】 DottedSign導入後、これらの課題が解消されました。電子化により、書類の管理が効率化され、承認状況もリアルタイムで確認できるようになりました。また、コメント機能を活用することで、非対面でのコミュニケーションも円滑になり、意思決定のスピードが向上しました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 当社は採用にあたり締結まで全てが紙媒体だったので、締結までに要する時間はかかり、コストもかかっていた。 導入後は、テンプレートで契約書を統一し、面接時の書類等も全てタブレット上で行いスムーズな面接へ、また契約書送付も郵送からメールにし、メール上で署名をもらえるようになりコスト削減、業務がスムーズになった。 以前のようなヒューマンエラーもなくなった。 電子署名に切り替わったことにより、タイムラグもなくなく、サインがもらえるようになり採用締結までの日数が大幅に削減された。書類等の整理、進歩状況などが可視化されたことは大いに役に立っている。 あらかじめ書類作成し署名依頼の順序を組み立て、一括送信、の流れを作って置けば迅速な業務になる。また、可視化された業務で無駄のない業務、チームのやる気にも繋がっている。

【導入前の課題とサービスでの解決】 テレワークに移行しつつある中、何段階もある契約締結までの流れは滞り始めていた。また今まで契約書類は一箇所にまとまってはいたが安全な状態ではなかったので紛失や改ざんの恐れはあった。 今回導入にあたり、法的にも効力がある、安全性が高い、というのが決め手であった。デバイスや場所を選ばず業務遂行が可能なのでテレワーク体制に見合った働き方である。リアルタイムで社員間の業務が可視化された事は業務を円滑に遂行するだけではなく社員間の絆も深めた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約書類の一括送信、署名依頼の振り分け、順番を設定できるので格段と契約業務が迅速になった。 アラート機能やリマインダー機能は業務の遅延を防げている。

導入前は契約書作成から送付、締結まで時間がかかっていた上、保管上の問題点もありました。特定の部署がなかった為、個々で行う事務作業は本来の業務は疎かになっていました。テレワークに伴い導入となりましたが、以前と比べ物にならないほど契約業務がスムーズになり、対面署名機能は取引先に出向きその場で契約書締結までを行え時間を短縮できるようになりました。一括送信機能は他の部署のサインをすぐに貰え円滑な業務になり、また業務内容が可視化されたことによりリアルタイムで他の社員の仕事内容が把握できるようになりました。フォルダで管理している契約書類はテンプレートを使い書類を統一し見やすく検索も簡単になったことでヒューマンエラーもなくなり事務作業効率が向上しました。

クラウドベースの製品である大きなメリットとして、業務を進める場所やデバイス、時間が自由なのは本当に効率が良く重宝しています。 以前は社外で行うこと自体不可能だった書類の作成や書類への承認がどこにいても、早朝でも、深夜でもできるようになり、承認のスピードアップで業務全体のスピードアップに貢献できています。

従来の物理的な契約方法では郵送の時間や相手側に書類が到着してから署名がもらえるまでのタイムラグで納品が遅れることがあり、それに関してはこちらも強く言えないので納期が遅れることも含めた予定調整が必要となるのが面倒だったが、ドットサインを使い始めてからは確実に従来の半分以下の期間で署名がもらえるため、納品が遅れることを視野に入れる必要が無くなった。

以前は契約業務や社内承認フローといえばそれぞれ関係している当事者しか進捗を知ることができなかったので、遅延が生じていても当事者以外は遅延の発生を把握できなかったのですが、ドットサインでは署名をタスクとしてダッシュボードで可視化することができ各契約への署名、社内承認の進捗確認ができるので遅延が発生した場合、もしくは遅延が見込める場合に素早くフォローできるようになりました。

契約書類は紙ベースだったので作成から契約、保管の業務は出社しなければならなく、人的ミス、遅延、紛失などもあった。テレワーク体制へ移り課題は増えていった。導入後、マルチデバイス対応により場所を選ばず行える業務で迅速化が実現。リアルタイムで共有作業できるのでチームの団結力も上がり作業効率が格段と良くなった。保管場所をクラウドにしたことで紛失も防げまた検索が著しく簡単になり全てが簡素化された。 レポート機能はチーム内の仕事を一元管理し可視化できるので作業に無駄がなくなりチーム内の士気も上がった。またリマインダー機能は業務に追われる中遅延を防ぐことができ弊社の信頼にも繋がっている。

・人的ミスの軽減 紙書類ベースでの作業は宛先や承認担当者、自社側の情報を手書き、もしくは手入力していたためヒューマンエラーによる人的ミスが発生することがありましたが、ドットサインは各情報を自動で転記できたり、テンプレートとして保存して利用できることで、手作業を減らして人的ミスが起きる要因を最大限排除することができました。 ・細かな経費を削減できるというメリット 電子書類は印刷せずそのままSMSやメールでの送信が可能な事で、コピー用紙や封筒、切手代といった細かな経費を削減できました。

当社では顧客と対面する機会があるので、契約は基本的に対面するタイミングで行うのが常となっております。その対面契約を行う際に起こりえるトラブルが、必要な書類が足りない、判子を持ってきていないという2点でした。無論しっかり気を付けていれば回避できるトラブルながら、人間が行う作業なのでどうしても凡ミスは起きてしまうものです。しかし、ドットサインが導入されてから、対面契約に必要なのはPC、もしくはタブレットのみとなり、紙書類やハンコを持ち歩かなくて良くなったことで上記2点のミスが起きることが無くなりました。これにより対面契約を100%スムーズに進められるようになったことに関して大きな導入効果を感じています。

ドットサインの導入前も契約業務を独自にオンライン化していましたが、PDFファイルを使った極めてシンプルなもので、法的効力という点で不安が出てきたためドットサインを導入しました。ドットサインは署名者が本人であるかをOTPで確認可能で、タイムスタンプが使えることで法的効力のある電子契約を締結でき、自社側も取引先側も安心して電子契約を取り交わすことができるようになりました。