グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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Google カレンダーと同期するメリット
Google カレンダーは利用ユーザー数が多く、使いやすいのが大きなメリットです。なお、 グループウェア自体のメリットについてはこちらの記事 にて解説しています。
ユーザー数が多い
2019年には全世界でGoogle Workspaceの利用企業が500万社※を超えています。もちろん、Google カレンダーを利用している企業も多く存在します。ユーザー数が多いため、社内はもちろん社外のメンバーと予定を共有する場合にもスムーズな対応が可能です。
※出典：グーグル「 働き方改革に貢献する G Suite、利用企業は 500 万社以上に 」（2019年2月26日発表）
マルチデバイスに対応している
Google カレンダーはスマートフォン・タブレット・パソコンと、さまざまなデバイスに対応しています。対応しているデバイスが多ければ、カレンダーの変更も容易にできるでしょう。グループウェアでの予定共有もよりスムーズになります。
ヒューマンエラーを防止できる
予定の変更があったとき、複数のサービスを使っていると入力間違いが起こり得ます。しかし、同期機能を使えば同じ情報が入力されるため、間違いを起こしにくくなります。
グループウェアの選び方
グループウェアの選び方は、理想とする運用に合致するかを基準に考えるとよいでしょう。グループウェアを中心に利用する場合は必要十分な機能が搭載されているか、グループウェアを他のシステムと連携して使う場合は、連携できるシステムが多いかを確認するのがおすすめです。
よく使うサービスに対応しているか
グループウェアを選ぶ際には、Google カレンダーはもちろん、よく利用するサービスに対応しているかも確認しましょう。WordやExcel、Outlookなど日ごろから使っているソフトのほか、TeamsやTimeTreeなどのクラウドサービスもピックアップして確認することが大切です。
必要十分な機能があるか
グループウェアは、Google カレンダーとの同期はもちろん、設備予約やワークフローなど、チームや組織の情報共有や業務効率化をサポートする 多くの機能 が搭載されています。機能が多すぎて、使いこなせない場合もあります。どのような機能が必要かよくシミュレーションしてから、選ぶようにしましょう。
対応デバイスは多いか
スマートフォンやタブレット、パソコンなど、どのようなデバイスに対応しているか確認しましょう。近年のグループウェアはほとんどのデバイスに対応していますが、なかには一部のデバイスに対応していないこともあります。事前に確認しておきましょう。
Google カレンダーと同期可能なクラウド型グループウェア11選
Google カレンダーと同期できるおすすめクラウド型グループウェアを一覧で紹介します。各サービスの料金や機能、特徴をまとめて比較したい方は、無料でダウンロードできる資料がおすすめです。
Garoon
Garoon は、10人から数万人まで幅広い規模に対応したグループウェアです。ITが苦手な社員でも活用できるわかりやすさで評価されています。管理画面も見やすいため、情報統制が難しい大規模な組織におすすめです。
Google カレンダーの同期に関しては、「スケジュール」の無償カスタマイズでできます。また「ガル助」や「PIMSYNC」などの連携製品でも連携可能です。
Google Workspace
- メールやチャット、ドキュメントなどビジネスに必要な機能を搭載
- Google カレンダーとのシームレス連携で業務効率化
- 厳格なプライバシー基準とセキュリティ基準に対応
Google Workspace は、Google提供のグループウェアです。GmailやGoogle ToDo リスト アプリと連携し、メールで受信した予定を直接スケジュールとして追加できます。
チャットやビデオ通話、共同作業できるスプレッドシートなどビジネスに役立つ機能をまとめて管理できるほか、モバイルアプリからの利用にも対応しています。
J-MOTTOグループウェア
- クリック操作やタブレットのタッチパネルで直感的に使える
- 豊富な機能を必要な分だけ利用できる
- 圧倒的なコストパフォーマンス
J-MOTTOグループウェア は、低価格で利用できる日本最大級の導入実績があるグループウェアです。ワークフローやファイル共有など機能が豊富で、それぞれを単独で利用できることから、必要な分の機能だけを組み合わせて使えます。
そのためコストを最低限に抑えたい方におすすめ。Google カレンダーに関しては、グループウェアの「スケジュール」機能でデータを同期できます。
NI Collabo 360
- 多数のアプリケーションを集約
- 設備・備品予約、ユーザーの空き時間検索で日程調整効率化
- 打刻機能や勤務状態を可視化するテレワーク支援機能
NI Collabo 360 は、日本企業で必要とされる多くの機能を標準搭載したグループウェアです。Google カレンダーと連携し、それぞれに登録した予定を自動反映してくれます。個人、グループのスケジュールを日、週、月単位で参照でき、スケジュールの登録と同時に設備と備品も予約可能です。
また、交通費や出張費などに対応した経費精算機能や、ワークフロー、支払管理などの機能を搭載しています。
サイボウズ Office
サイボウズ Office は、中小企業で多く導入されているグループウェアです。外部ツールと組み合わせることでGoogle カレンダーとの同期を可能にします。この同期を実現するアプリを提供しているのはペガシス株式会社で、ツールの名称は「Gcal Connection 2 for Cybozu Office」というサイボウズ Office専用のツールです。
同期頻度は最短1分から設定でき、片方向からの同期および双方からの同期を選択できます。さらに、公開したくないスケージュールは非公開設定にできるので、ビジネスとプライベートを切り離せるのもポイントです。グループウェアとGoogle カレンダーの同期を多角的に利用したい方におすすめです。
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desknet's NEO
desknet’s NEO は、先ほど紹介した「J-MOTTOグループウェア」と同系統のツールです。「J-MOTTOグループウェア」+αの機能と容量で利用できます。連携ソフトウェアである「desknet’s Sync for smartphones」を別途導入することで、Google カレンダーとの同期が可能です。
特徴としてはGoogle カレンダーのみならず、OutlookのカレンダーやiCalendarにも対応しており、社員が利用しているカレンダーアプリをカバーできることです。社用スマートフォンを用意しておらず、社員自身のスマートフォンデバイスでもグループウェアを使用する場合におすすめです。
kintone
- 多くの業務に対応する柔軟性と拡張性
- Google カレンダーの同期もプラグインでできる
- 機能の組み換えも簡単
kintone は、拡張性が高く多くの業務に対応できるグループウェアです。部署別・業種別に追加できるサンプルアプリが豊富に用意されているため、kintoneだけで幅広い業務を効率化できます。
またプラグインによって機能の拡大も可能で、Google カレンダーの同期もプラグインにより行えます。さらに機能を変える場合も、ドラッグ&ドロップでできるので、機械が苦手な方でも簡単に扱えるでしょう。
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
- 一つのファイルを複数人で共同編集可能
- 大容量1TBのオンラインストレージを搭載
- OutlookのカレンダーとGoogle カレンダーのイベントを同期可能
Microsoft 365 は、Office アプリやAI機能で目的を形にできるソリューションです。なじみ深いWordやExcel、PowerPointの機能に加え、常に最新機能が追加されます。Officeだけでなく、SharePointを使えばワークフローを作成可能です。
またTeamsでは、チャットやWeb会議、ファイルの共有などもできます。さらにGoogle カレンダーではTeamsの会議の予定表も作成可能です。テレワーク環境でも、問題なくコミュニケーションを取れるでしょう。
クロジカスケジュール管理
- チームの成長に合わせて機能を追加
- 日程調整自動化や設備予約などに対応
- 社内Wikiやプロジェクト管理などの機能を追加可能
クロジカスケジュール管理 は、Google カレンダーやOutlook、iCloudのカレンダーなど各種スケジュール管理ソフトと連携できるグループウェアです。タイムカードやチャット、ワークフロー機能など必要な機能を運用に合わせ利用できます。
カレンダー情報をもとに都合のよい日時を選択してもらうだけで日程調整を完了できたり、メンバーや設備予約などの予定表を確認したりできます。日程調整の候補日を予定の所要時間や移動時間、曜日などの条件をもとに、自動で抽出可能です。
rakumo for Google Workspace（Basicパック、Suiteパック）
- Google Workspaceの機能を補完する拡張ツール
- 日本企業向けにGoogle カレンダーを拡張しリデザイン
- 社内全員のスケジュールを階層型組織で見える化
rakumo for Google Workspace は、Google Workspaceとシームレスに連携できるクラウド型拡張ツールです。Google カレンダーを日本企業向けに再デザインしたrakumo カレンダーをはじめ、Google Workspaceの機能を補完する製品を提供しています。
社内メンバーとの予定調整や会議室の空き情報の確認、予約を同時に行うといった運用が可能です。他のrakumoサービスと連携すれば、移動時間を考慮した予定の登録、交通費の自動計算なども行えます。
monday.com
- あらゆるワークフローに柔軟に対応し独自の業務アプリを構築可能
- 多機能性と40種以上の外部連携で業務を一元管理し効率化
- ルーチン作業を自動化し情報共有やタスク配分を最適化
monday.com は、チームの業務を計画・実行・追跡するクラウド型ツールです。レゴブロックのように機能を自由に組み合わせ、マーケティング、プロダクト開発、IT・運用、HR、営業などあらゆる部門のワークフローに対応した独自の業務システムを構築できます。
40以上の外部連携で、情報共有の工数削減やルーチン作業の自動化、タスク配分の最適化を実現。とくに、Googleカレンダーとの同期により、チーム間の連携強化と業務効率化を支援します。
Google カレンダーと同期可能なグループウェアの導入を検討する前に
意外にもGoogle カレンダーとの同期を可能にしているクラウド型グループウェアは少なく、各サービスにより特徴がハッキリしているので、ユーザーからすれば選定しやすいでしょう。
Google カレンダーと同期できるグループウェア以外にも、魅力的なグループウェアが豊富にあります。導入を決める前に、さらに他のグループウェアを検討・比較することが重要です。
次のような記事でグループウェアを違う観点からも比較してみませんか？
・
グループウェア比較（建設業）
・
グループウェア比較（小売業）
・
グループウェア比較（製造業）
・
グループウェア比較（不動産）
・
グループウェア比較（銀行）
・
グループウェア比較（保険）
・
グループウェア比較（中小企業）
・
グループウェア比較（スタートアップ）
もちろん、Google カレンダーとの同期だけがサービス選定の決め手になるとは言えませんが、一つの指標として持っておくとマッチしたサービスをより選定しやすくなるでしょう。今回紹介したサービスで、Google カレンダーとの同期を可能にして、よりシームレスな利用を目指しましょう。
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