経費精算書テンプレート無料24選 | 書き方・必要項目・注意点・認められる経費を解説

Excel（エクセル）で使える無料経費精算書テンプレート24選

ボクシルでは、Excelで必要な箇所を記入するだけで、簡単に経費精算書が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。

6色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、この記事を参考に経費精算書を発行しましょう。

経費精算書無料テンプレート【パターン1】モノクロ

「日付」「購入物」「支払い先」「個数」「単価」「金額」「備考」の各項目が網羅された、一般的でシンプルな経費精算書テンプレートであり、領収書添付欄も用意されています。
関数が入っているため、個数・単価の入力で、金額を自動で集計してくれるのが嬉しいポイントです。

その他の色のダウンロードはこちらから。

• 経費精算書テンプレート【パターン1】ブルー
• 経費精算書テンプレート【パターン1】ブラック
• 経費精算書テンプレート【パターン1】ブラウン
• 経費精算書テンプレート【パターン1】グレー
• 経費精算書テンプレート【パターン1】グリーン

経費精算書テンプレート【パターン2】モノクロ

こちらはパターン1をよりシンプルにした経費精算書テンプレートになり、個数・単価を省いて、一度の購入金額を合計していくタイプになります。領収書添付欄も用意されていますが、よりシンプルなテンプレートになります。

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• 経費精算書テンプレート【パターン2】ブルー
• 経費精算書テンプレート【パターン2】ブラック
• 経費精算書テンプレート【パターン2】グレー
• 経費精算書テンプレート【パターン2】グリーン
• 経費精算書テンプレート【パターン2】イエロー

経費精算書テンプレート【パターン3】モノクロ

経費項目が最初から「購入費」「飲食費」「交通費」「通信費」「その他」と、多数用意されているため、交通費を含むさまざまな経費精算に便利なテンプレートです。
もちろん、領収書添付欄も用意され、金額の入力で自動計算もできます。

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• 経費精算書テンプレート【パターン3】ブルー
• 経費精算書テンプレート【パターン3】ブラック
• 経費精算書テンプレート【パターン3】グレー
• 経費精算書テンプレート【パターン3】グリーン
• 経費精算書テンプレート【パターン3】イエロー

経費精算書テンプレート【パターン4】モノクロ

備考が長く取られ、承認経路も2系統が考慮されているため、ある程度の高額な経費精算にも対応可能なテンプレートです。
領収書添付欄のほかにも、仮払い欄も用意されており、さまざまなケースに対応可能です。

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• 経費精算書テンプレート【パターン4】ブルー
• 経費精算書テンプレート【パターン4】グレー
• 経費精算書テンプレート【パターン4】グリーン
• 経費精算書テンプレート【パターン4】ブラウン
• 経費精算書テンプレート【パターン4】ブラック

ボクシルでは、他にも多くのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートを閲覧されたい方は下記を参照ください。

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経費精算書とは

経費精算書とは、従業員が立て替えて支払った業務に必要な金銭を精算するための書類です。主な経費精算書には、「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「出張旅費精算書」「旅費精算書」などがあります。経費の精算は、領収書の添付が前提となるため、精算完了するまで大切に保管しましょう。

経理担当者の方は、どのようなときに経費精算書の提出が必要かはあらかじめ規定にまとめておきましょう。経費精算の規定を作成する方法についてはこちらで解説しています。

認められる経費とは

経費精算書に記載できる費用は、従業員が業務を遂行する中で企業活動に必要なコストだと判断できるものに限られます。このため、経費精算書で申請できる経費は、次のように定められています。

• 給与の支払い（賃金）
• パソコンや営業車を購入したときの減価償却費
• 店舗を借りている場合は地代家賃
• 租税公課
• 宅配便を利用した際の荷造運賃
• 店舗や事業所で使われた水道光熱費
• 携帯電話使用料金やインターネットを利用する際の通信費
• チラシやインターネットなどで宣伝を行った際の広告宣伝費
• 取引先との接待交際費
• 修繕費
• 事務用品のような消耗品費
• 福利厚生費
• 旅費交通費

経費精算書の種類

経費精算を行う際には、経費の用途に応じて、次の経費精算書を使い分ける場合があります。

主な経費精算書の種類とそれぞれの使い方は、次のとおりです。

• 仮払経費申請書
• 仮払経費精算書
• 出張旅費精算書・旅費精算書

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、従業員が仮払金を申請するための書類です。

仮払金とは、正確な経費の金額が決まっていない場合に、事前に概算で金額を見積もり従業員に渡す現金のことです。仮払経費申請書は、出張に伴う新幹線代や飛行機代などの交通費、宿泊費など、個人で立て替えるには金銭的な負担が大きい経費を一時的に仮払いする目的で使用します。

このような経費の立て替えは数万円単位になる場合もあり、従業員が高額な費用を個人で負担しなければなりません。しかし、仮払い経費申請書を活用して、事前に概算の経費を受け取ることで、従業員は自身が経費を立て替える必要がなくなります。そのため、高額な金額の立て替えが発生することへの不満や金銭的負担の解消が可能です。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払経費申請書を使用して経費の前払いを受けた従業員が、仮払いした経費と実際にかかった経費の差額を精算するための書類です。仮払経費申請書とセットで活用します。

仮払経費精算書には、概算で支払った経費を精算するために、実際に使用した金額や目的などを記載し、金額の証明となる領収書を添付して提出するのが一般的です。企業は、仮払精算書で仮払いされた現金の使途を確認し、余剰や不足分を精算します。

出張旅費精算書・旅費精算書

遠方への出張の際に立て替えた交通費や宿泊費、社員旅行にかかった費用などを精算するための書類です。

たとえば、出張先までの新幹線代や飛行機代、ホテルの宿泊費などが含まれます。目的や金額などを記載して精算書を提出し、承認を得ると精算金が支払われます。

宿泊費や交通費のほかに、日当も出張旅費に含まれる経費の一つです。日当は出張中の食費や通信費などの諸経費に支払われる手当で、出張手当とも呼ばれます。宿泊費と交通費は実際にかかった費用が実費で精算されることに対し、出張手当は出張の距離や期間、役職などに応じて、1日単位で一律の金額を支給するのが一般的です。ただし、日当の支払い要件や金額などは企業によっては異なるため、事前に規程を確認し、申請を行う必要があります。

経費精算書の書き方と必要項目

経費精算書には、書き方と必要項目があります。きちんと確認して、差し戻しの手間がないよう、記入しましょう。

必要項目

まず申請日・所属・指名・日付・支払い金額は必ず記入します。フォーマットが用意されていれば、あらかじめ記入しておけばファイルをコピーするだけで途中までの入力を省略でき、間違いの防止も可能です。

その他の項目については、なんの経費を精算するかで異なります。経費精算書は企業によってフォーマットが異なり、それぞれの経費に分けて精算するケースもあり、交通費精算書や旅費精算書、立て替え経費精算書などが存在する場合もあります。

そのため、どのような項目が必要かは書類によって異なりますが「申請日」「申請者の所属部署と氏名」「対象となる年月日」「訪問先や交通機関」「宿泊施設名」などは必須といえるでしょう。

書き方

経費精算書は企業によってフォーマットは異なるものの、領収書が必要となるのは共通しているといえます。

領収書を見ながら金額や日付、区間や期間などを間違えないように正確に記入することが大切です。

ささいな記入ミスで承認されないこともあるため注意しましょう。

経費精算の流れ

経費精算書を作成し、経費精算を行う際には、一般的に次の流れで行います。

1. 発行してもらった領収書やレシートをまとめる
2. 経費精算書を作成する
3. 経費精算書と添付書類（領収書やレシートなど）を上長へ提出
4. 精算金額を受け取る

経費精算書を作成する際には、あらかじめ期日にあわせて領収書をまとめてから、経費精算書を作成します。書き方やフォーマットは企業により異なるため、規程を確認し不備や誤りがないように注意して記入しましょう。

経費精算書を作成したら、添付書類とともに上司に提出します。上司の承認を受けると、経理担当者が精算書の内容を確認し、もし誤りや記入漏れがあれば差し戻しを行い、不備がなければ経費精算が行われます。返金は「数日後に現金で返金」「翌月の給与と合算して振込」「精算分のみを後日振込」など、規定に定められた方法で受け取りが可能です。

経費精算書の記入例

実際の経費精算書の書き方は企業によって異なりますが、例としてExcelテンプレートを使用した一般的な書き方について紹介します。

たとえば事務用品を購入した際には、例のように、経費が発生した順に次の項目を記載します。

• 申請日
• 所属
• 氏名
• 日付（購入日）
• 購入物
• 支払い先
• 個数
• 単価
• 金額
• 経費が発生した理由（備考）

これらの必要事項を漏れや誤りのないように記入が必要です。また、領収書添付欄には、購入時に発行してもらった領収書を貼付し提出します。

経費精算書作成時の注意点

経費精算書を作成する際には、経費精算を正確かつスムーズに行えるよう、次の点に注意しましょう。

• 提出期限を守る
• 領収書を添付する
• 都度かかった交通費の記録を残しておく

提出期限を守る

経費精算書を作成する際には、提出期限内に提出できるようにしましょう。

企業では社内規程で経費精算書の提出期日を定めています。期限は、一般的に1か月程度で定められていますが、「領収書の受領から10日以内」といった場合もあります。そのため、規程を確認して決められた期日を守って提出できるようにしましょう。

もし期日に間に合わない場合は、申請を拒否されたり、翌月分の処理となり本来よりも処理が遅れてしまったりすることもあるため、注意が必要です。もし期限が過ぎてしまった場合には、経理担当者に報告して指示に従い対処するようにしましょう。

領収書を添付する

経費精算書を提出する際には、領収書やレシートを添付しましょう。

公共交通機関を利用した近距離の移動のように、領収書がない場合でも経費精算が可能な場合もありますが、支払った事実の証明として領収書やレシートの添付を求められることが多いです。また、企業によっては「領収書の宛名を必須とする（「上様」や宛名なしは禁止）」「一定の金額以上の支払いについては領収書のみを受け付ける（レシートは不可）」などのルールが存在する場合もあります。

これらの要件を満たしていないと不備となる可能性があるため、あらかじめ規定を確認し、定められたルールに沿って領収書を添付し、経費精算書を提出するようにしましょう。

都度かかった交通費の記録を残しておく

経費精算書に正確な情報を記入できるよう、訪問先や移動ルート、かかった交通費などについて普段から記録をつけておくようにしましょう。

外出先が多い営業担当者は、交通費を請求するために経費精算書を提出する機会も多いですが、電車やバスのような近距離の移動では、領収書を発行してもらえないこともあります。そのため、訪問先や乗車駅や降車駅などの移動ルート、かかった金額などを都度記録しておく必要があります。

金額はインターネットでも調べられますが、これらの情報を記録していないと、正確に情報を経費精算書に記入できなくなる恐れがあるため、注意が必要です。

経費精算書のルールと保管期限

経費精算を行う際には、次のようなルールや保管期限があることに注意しましょう。

認められる経費のみ記載

上述したように、経費精算書で精算できる経費の内容は定められています。それ以外の費用の場合は別の精算書が必要となり、経費精算書には記載できません。

領収書を失くさない

経費精算書には領収書が必要です。ただし、公共交通機関では領収書が発行されない場合もあり、慶弔見舞金も領収書が出ません。

慶弔見舞金に関しては祝儀や香典のコピーを取る、式典の案内状のコピーを取るなどして経費精算書と一緒に提出しましょう。

早急に提出

経費の立替払いの場合、経費精算書を作成して上司の承認をもらい、経理が処理をしてからお金が戻ってくるといった流れになります。

決算を境に、決算前のものは精算できないといったことも起こりますし、精算期限がある企業もあります。経費精算書はできるだけ早く提出するようにしましょう。

公私混同はNG

経費を精算するときに、業務と関連のない私的な支払いを行うことはけっしてしてはなりません。

これは業務上横領であり、れっきとした犯罪者です。事業のために存在する経費であることを必ず守りましょう。

経費精算書の保管期限

経費精算書は帳簿になるため、すべて原本で7年間の保管が必要です。

総勘定元帳や現金出納帳、仕訳帳などと同等の扱いになり、領収書やレシートなども監査のときに必要になるため、経費精算書と一緒に原本を保管するようにしましょう。

帳簿の保管については次の記事で詳しく解説しているので、あわせて参照ください。

経費精算書テンプレートで業務効率化

経費項目には注意が必要かもしれませんが、経費精算書の作成は難しいものでなく、とくに、自動計算のテンプレートがあれば必要な項目を入力していくだけです。

記入の難しさよりも、立替が発生するたびに「マメに記入して精算する」姿勢の方が重要かもしれません。業務の進め方同様、できることは今すぐ実行するくせをつければ、それだけ業務効率化もできるでしょう。

ボクシルでは経費精算書作成に役立つ経費精算のクラウドサービスを比較したり、資料を請求したりできるので気軽に覗いてみてください。

また、経費精算の選び方ガイドもあるので参照してみてください。

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