会議効率化ツール比較14選！ミーティングの目的別おすすめサービスと選び方

会議効率化ツールとは？

会議効率化ツールとは、会議を効率化するための下記のような機能があるツール全般のことを指します。

• 資料の共有を効率化するためのツール
• 会議の時間を短縮したりリモートで実施したりするためのツール
• 事前準備・進捗管理に強みをもったツール

とくにコロナ禍以降はオンライン会議が推進され、従来の会議の方法も見直されたことから、近年は会議自体を効率化するためにさまざまなITツールを導入する企業が増加しています。

会議を効率化するためのチェックリスト

会議を効率化するためにはITツールの導入が有効です。ただし、あくまでもITツールは手段の1つに過ぎません。会議を効率化させたい場合は、次のチェックリストも併用して、まず会議に無駄がないかを確認してください。

チェック項目	内容
そもそもその会議を開催する必要があるのか？	情報共有をするだけならば、チャットツールのようなコミュニケーションツールで充分なこと多い
必要のない参加者が含まれていないか	少しでも関係しそうなメンバーにすべて参加してもらい、結局として会議での意思決定に不要なメンバーの時間を奪っていないか
必要のない議題が含まれていないか	議題の中に話し合う必要のない無駄な議題が含まれていないか
会議の落としどころは存在するのか	会議と称して結論の出ない話を延々と繰り返していないか
会議がPDCAの中の一部として機能しているか	会議がPDCAの一部として機能しており、会議で話し合ったことが実際の業務運営に活かされていない

会議効率化ツールを使用するメリット

会議効率化ツールを活用するメリットとしては、会議に必要な手間や時間の削減、会議内容の浸透・PDCAの推進といったことが挙げられます。

会議をする際は参加者の予定を調整したり関係者から資料を収集したり、会場設営、資料の印刷・配布、会議後の議事録作成など多様な業務が必要です。会議効率化ツールにはこういった業務を効率化するための機能が搭載されています。

また、ToDo管理ツールで議決内容の実施状況をチェックしたり、素早く議事録で決定事項を共有したりすることにより会議内容をメンバーに浸透させ、PDCAを促進する効果も期待できます。

会議効率化ツールの選び方

会議効率化ツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 会議効率化ツールの導入目的を確認する
• 会議効率化ツールの機能を確認する
• 会議効率化ツールを導入する際の注意点を確認する
• 会議効率化ツールの料金・価格相場を確認する

会議効率化ツールの導入目的を確認する

会議効率化ツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
会議をペーパーレス化したい	資料共有やプレゼン補助機能などを搭載したペーパーレス会議システムがおすすめ
オンラインで情報共有をしたい	オンラインで自由にナレッジやアイデアを共有するためのオンラインホワイトボードツールがおすすめ
議事録作成・共有を効率化したい	議事録作成・共有に特化したシステムがおすすめ

会議効率化ツールの機能を確認する

会議効率化ツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

機能	詳細
会議の文字起こし機能	会議の音声データから自動的に文字起こしをする機能
資料同期機能	会議参加者の画面上の資料を同期、メモ書きやポインターを表示する機能
ホワイトボード機能	オンラインホワイトボードを活用して、参加者同士でアイデアを書き込める機能
アジェンダ作成機能	アジェンダを募集したり、承認したりする機能
進捗管理機能	決定事項の進捗状況を管理する機能

会議効率化ツールを導入する際の注意点を確認する

会議効率化ツールを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
コストパフォーマンスが見合うか	ツールの導入によって発生する費用は会議を効率化で発生するメリットと釣り合うのか
誰が使用するシステムなのか	ライセンス数課金のシステムも存在するので、誰が使用するツールなのかを決める
セキュリティレベル	営業効率化ツールを活用して営業上の秘密を共有する可能性もあるため、どの程度のセキュリティレベルを求めるのか

会議効率化ツールの料金・価格相場を確認する

会議効率化ツールに関しては、どの目的のツールを使用するかによって料金相場が異なります。

安価に利用できるケースが多いのはホワイトボード・ナレッジ共有型のツールで、機能は一部制限されるかわりに月額料金・導入費用0円で利用できるサービスも存在します。

ペーパーレス会議システム・議事録作成システムについては大抵のシステムが従量課金です。ペーパーレス会議システムはライセンス数に応じて、議事録作成システムは文字起こしする分量によって料金プランが変化しがちです。ペーパーレス会議システムは1ライセンス数千円で最小10または20アカウントからといったケースが多い傾向にあります。

詳しい料金については個別のサービスに問い合わせましょう。

ナレッジ共有やオンラインホワイトボードとして使える会議効率化ツール4選

• 模造紙と付箋を使った打ち合わせをオンライン上で実現
• 会議やブレストなど多様なシチュエーションで使用可能
• 時間や場所の制約を超えたナレッジ創出が実現できる

K-Boardは、パソコンで模造紙と付箋を使って打ち合わせをしているような感覚で、ナレッジをメンバーと共有できるナレッジボードシステムです。「アイテム」「関係線」「ピン刺し」「デザイン」「ポスター」などさまざまな機能があり、これらの機能を使ってチーム内で抱えている情報やアイデアを共有します。会議議事録や進捗共有、戦略立案などのテンプレートも用意されているので、ゼロから情報共有の仕方を考える必要はありません。

• ホワイトボードよりも使いやすいコラボレーションツール
• フィードバック結果をリアルタイムに分析・ビジュアル化
• 社内の意見を独自のアルゴリズムで可視化

VISITS formsは、「ホワイトボードより便利」をコンセプトにしたコラボレーションツールです。意見のとりまとめ機能や分析機能が搭載されており、匿名での意見交換も可能なので効率的にメンバーのアイデア・ナレッジを集約できます。集約するだけではなく、その意見を相互フィードバックして、重要な意見を可視化する工程まで実施可能です。営業・業務改善・教育・研修などさまざまなシチュエーションで活用できるツールです。

• 無料プランがあるオンラインホワイトボードツール
• ビジネスチャット、オンラインストレージ、Web会議アプリなどと連携できる
• 誰がどのような操作をしているのかをリアルタイムで把握できる

Miroは、7,000万人以上^※のユーザーが世界中で使用しているオンラインホワイトボードツールです。ボード数を含めて一部の機能は制限されますが、無制限のチームメンバーで使用できる無料プランも存在します。ホワイトボードツールとして製品開発のワークフロー、ダイヤグラム作成にプロセスマッピングなどさまざまなシチュエーションで活用可能です。ビジネスチャット、オンラインストレージをはじめとした130以上^※のアプリとの連携できます。

※出典：Miro「アイデア出しから最終的なイノベーションまですべてを集約」（2024年4月5日閲覧）

• Microsoft Teamsの中で使用できるオンラインホワイトボード
• 60点以上^※の無料テンプレートを活用して準備時間を短縮できる
• 手書き、テンプレート、付箋などさまざまな形態で情報を共有

Microsoft WhiteboardとはMicrosoft 365に含まれているオンラインホワイトボードツールです。Teamsと組み合わせて会議中に情報を共有する際に便利です。テンプレートも豊富で、さまざな入力方法で情報共有できるので、必要に応じて実施してください。チャット、会議、メール、ドキュメントなどを同期する Loopコンポートを連携すれば、会議に必要な多様な情報を集中できます。

※出典：Microsoft「デジタル オンライン ホワイトボード アプリ | Microsoft Whiteboard | Microsoft 365」（2024年4月5日閲覧）

ペーパーレス会議のためのおすすめ会議効率化ツール6選

• 経営会議のためのミーティングマネジメントツール
• AIアドバイザリーが会議の進行をサポートしてくれる
• 情報やタスク管理もこのシステムで一元的に管理できる

TIMO Meetingは「良い会議」を実現するためにさまざまな機能が搭載されたミーティングマネジメントツールです。会議準備から会議後の議事録作成まで一気通貫で効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。会議作成、議案募集についてシステムを通じてもちろん実施可能です。くわえて、AIアドバイザリーが会議の進行をサポートしたり、AIが議事録の文字起こし、要約もサポートしてくれたりします。会議の決議事項についてToDO登録・管理できる機能もあるので確実にPDCAを回せます。

• 株主名簿の情報を中心にコーポレート業務をサポート
• 取締役会の招集通知や議事録の作成、署名などをパーパーレス化
• 関係者への連絡や署名状況、委任状の回収状況を一元管理

FUNDOORは、無料から使えるスタートアップ向け株主管理・経営管理プラットフォームです。資本政策の作成から株主情報の管理、IR資料の作成と配信、財務の予実管理などに対応しています。

取締役会や株主総会の招集通知や議事録などを自動作成できるほか、招集通知の送付や署名の電子化などが可能です。株主総会における議決権行使状況は自動で集計されるため、リアルタイムで確認できます。

• 簡単に使える操作性を追求したペーパーレス会議システム
• 会議・研修・商談などさまざまなシチュエーションで使用可能
• ISO27001・ISO27017の認証を取得しておりセキュリティが堅牢

スマートセッションは、10年以上の販売実績を誇るペーパー会議システムです。経営会議や株主総会、社員研修や採用面接に商談と幅広いシチュエーションで使えるシステムです。情報セキュリティに国際規格であるISO27001/ISO27017を取得しているので、セキュリティ面でも安心できます。30日間の無料トライアルが設定されているのでツールを試してから導入ができます。なお、クラウド・オンプレミスの両方の対応を提供可能です。

• 高い操作性にくわえて閲覧機能が充実している
• 端末調達からキッティング、操作研修までサポート体制が充実
• 10ライセンス20,000円から活用できる

SmartDiscussionは、操作性やサポート力、コストパフォーマンスの三拍子が揃ったペーパーレス会議システムです。企業向けにクラウド・オンプレミスの両方でサービスを提供するだけではなく、総合行政ネットワークを利用する官公庁向けのプランも提供しています。操作性にこだわっており画面を同期できるのはもちろん、抜群の操作性と充実の閲覧機能で会議の効率化が可能です。くわえて、リーズナブルなデバイスライセンスで全社展開可能なので一気に会議のペーパーレス化を促進できます。

• 上場企業、IPO準備企業向けのペーパーレス会議システム
• コーポレートガバナンスの強化とDXを同時にかなえられる
• ISMS認証を取得しているのでセキュリティ対策も堅牢

michibikuは、おもに上場企業、IPO準備中の企業といった取締役会の運営に手間がかかりそうな企業向けのペーパーレス会議システムです。招集通知→議事録→電子署名→保管まで一気通貫で対応可能で、個別に送付していた資料もアップロード機能を使えば一瞬でで共有できます。AIによる議事録作成支援を活用すれば、議事録作成業務に必要な手間も大幅に削減できるので、PDCAの高速化を実現できます。

• 会議の意思決定の迅速化と効率化を支援するペーパーレス会議システム
• 議論を活性化するための機能も充実
• 会議事務局の負担を軽減できる

ConforMeeting/eは、リモート環境における会議の質と運営効率の向上をコンセプトにした、ペーパーレス役員会議システムです。事務局による議事進行や資料の事前参照、個人のメモ書き・補助資料の参照、メモつき会議資料保存といった、リモート下で議論を活発化させつつ、事務局の負担を軽減させる機能が豊富に搭載されています。トライアルも設定されているので、実際にシステムの使い勝手を試してから導入可能です。

議事録作成のためのおすすめ会議効率化ツール4選

• ZOOMと連携するだけで発言を字幕表示できる
• 複数メンバーの会話でもAIが話者を特定し、音声認識精度は99.8%^※
• 30か国語^※のリアルタイム翻訳に対応

AI GIJIROKUは議事録作成ツールの一種で、ZOOMと連携して使用します。ZOOMと連携すればリアルタイムで音声解析・字幕表示をしつつ、通話終了後にそのデータを議事録化して自動保存できます。全員が同じ空間にいるパターンから、別々の空間にいるパターンまでさまざまなシチュエーションの音声解析が可能で、音声認識精度は99.8%です。

また、大規模を処理言語モデル「LHTM-2」を活用したAI要約機能や清書機能も搭載されているので、会議の内容をまとめるために必要な手間も削減できます。

※出典：オルツ「AI GIJIROKU（AI 議事録）- 月額1500円で文字起こし 30カ国語を自動翻訳 | オルツ」（2024年4月5日閲覧）

• 音声×AIで議事録作成を自動化・効率化してくれるツール
• 1台の端末でWeb会議ツールの録音が可能
• 決定事項・ToDoが簡単にまとめられる

スマート書記は、録音した音声データをもとにAIが議事録を作成してくれるシステムです。ZoomやMicrosoft Teamsといったオンライン会議システムと連携しなくても、音声を簡単に録音できます。録音・メモ作成・録音の聞き直し・清書といった一連の流れをスマート書記で実施し、文字起こしや自動要約・清書をAIが行います。録音機能やタイムスタンプといった機能も搭載しているので、実施した会議やその内容のエビデンスを残す際にも有効です。

• 会議の文字起こし＋録音＋画面キャプチャができるツール
• 議事録作成の時間短縮・議事録レスを実現できます
• 無料トライアルを利用できる

torunoは、会議の振り返り・議事録作成・情報共有といった業務を効率化できるツールです。リアル会議とWeb会議の両方に利用可能で、面倒なメモ取り業務からも解放されます。記録自体をURL共有で他の人にシェアできるため、情報共有にも手間がかかりません。3時間分の無料トライアルが設定されているので、実際の使い心地を試してからの導入が可能です。

• 録音から文字起こし、編集や共有までを一気通貫で実施できる議事録作成ツール
• 5人の会議音声に対して文字起こし正解率98.9%^※の高い精度
• 1時間の音声であれば約20分^※でテキスト化

オートメモは、議事録作成ツールの一種です。録音から文字起こし、議事録への編集、参加者への共有といった工程をこのツール1つで実施できます。録音さえすれば文字起こしはツール側が実施してくれるので、あとは軽く編集さえすれば議事録が完成します。

専用ボイスレコーダーを使えば、録音した音声を自動でクラウドと連携して文字起こしするため、会議に限らずさまざまなシチュエーションで使用可能です。OpenAI社の音声認識モデル「Whisper」を採用しており、高い文字起こしの精度を誇っています。

※出典：ソースネクスト「オートメモ - 文字起こしAIボイスレコーダー｜AutoMemo」（2024年4月5日閲覧）

会議効率化ツールで効率の良い会議を実施しよう

会議効率化ツールには会議にまつわる業務の効率化、PDCAの高速化の効率化といったメリットがあり、会議に関して多大な手間を割いていると感じている事業者におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 効率化したい会議にまつわる仕事を効率化するための機能が搭載されているか
• そもそも会議自体に無駄が含まれているかを先にチェックする
• 導入するのにコストパフォーマンスが見合うのか

会議効率化ツールについてより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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