社内情報共有ツールおすすめ比較！無料サービスやアプリ・目的別の選び方

社内SNSには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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情報共有ツールとは

情報共有ツールは、社内の情報管理やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。具体的には、次のような種類があります。

• 情報伝達に適したツール（社内SNS／ビジネスチャット）
• 資料共有に適したツール（オンラインストレージ・社内Wiki）
• 一元管理に適したツール（グループウェア）
• プロジェクトやタスクの共有に適したツール（プロジェクト管理ツール）

情報共有ツールをうまく活用すれば、業務や情報共有の円滑な推進、社内コミュニケーション活性化につながります。

一方、誤ったツールを選んでしまうと、作業効率が低下してしまう可能性もあります。そのため、情報共有ツールを選ぶ際は、ツールをしっかりと比較しなければなりません。

情報共有ツールを導入する必要性

組織やチームの業務を円滑に進めるには、情報の共有が欠かせません。情報共有が適切に行われていないと、ミスにつながったり、チームの信頼関係構築がうまくいかなくなったりするリスクがあります。

従来は、Eメールや口頭での伝達を通じた社内情報共有が中心でしたが、メールによる情報共有では送信ミスが発生し、情報の伝達漏れによりチーム間での認識に差異が生じるといった問題がありました。

情報共有ツールは、上記のような問題点を解決できるツールとして、必要性が高まっています。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 情報共有ツールの導入目的を確認する
• 情報共有ツールの機能を確認する
• 情報共有ツールを導入する際の注意点を確認する
• 情報共有ツールの料金・価格相場を確認する

情報共有ツールの導入目的を確認する

情報共有ツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

情報共有ツールの機能を確認する

情報共有ツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

コミュニケーションの活性化や、チーム状況の可視化や改善を行いたい場合にはサンクスカードやチーム分析機能があるツールを、日々の進捗をチーム全体で把握し業務効率を上げたい場合には、日報機能や目標管理機能があるツールがおすすめです。

情報共有ツールを導入する際の注意点を確認する

情報共有ツールの料金・価格相場を確認する

情報共有ツールは、初期費用無料の月額従量課金制のサービスがほとんどで、料金相場は月額1ユーザー450円〜程度です。

無料プランがあるサービスもありますが、利用人数の上限や機能に制限があるので、事前に必要なユーザー数と機能を洗い出したうえで料金を確認しましょう。

また、情報共有ツールによっては導入時の設定やサポートなどの初期費用が必要な場合や、オプションプランを選択した場合に別途費用がかかるサービスもあります。

おすすめ社内情報共有ツール比較

社内の情報共有におすすめのツールを、次の種類に分けて紹介します。目的に合ったツールから、サービスを比較検討してください。

• 社内SNS ・ ビジネスチャット
• オンラインストレージ ・ 社内Wiki
• グループウェア
• プロジェクト管理ツール

情報共有ツールの種類ごとに詳しく見たい方は、次の記事を参考にしてください。

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無料で使える社内情報共有ツール・アプリ比較

無料で使える情報共有ツールを探している方は、ここで紹介するツールを試してみてください。これらのサービスは、制限付きで無料プランが提供されています。個人で使用するためのツールを探している方は、これらから選ぶとよいでしょう。

企業規模の小さな法人であれば、無料プランでも十分な場合があります。ただしサービスによって、ビジネス向けの有料プランには、個人向けプランより充実したセキュリティ対策が施されています。そのためビジネス共有ツールを探している方は、有料契約を前提にするほうがよいでしょう。

コミュニケーションを円滑にしたい方は、「Chatwork」または「Slack」。資料の管理と共有を効率化したい方は「Box」や「Evernote」を選ぶとよいでしょう。

またプロジェクトやタスクを管理したい方は、「Trello」もおすすめです。

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情報共有ツールを導入するメリット

社内情報共有ツールを導入するメリットは次のとおりです。

• 業務効率化
• 情報整理による検索性の向上
• ノウハウ蓄積による属人化防止
• リモートワークに対応

社内の情報共有がきちんと行われていないと、認識の相違が発生したり、情報が流れてしまったりして大きなミスにつながりかねません。

また、ある業務を特定の人のみで担当し、情報共有がされていない状態が続くと、属人化が起きてしまいます。情報共有は単純な業務連絡だけでなく、知識やノウハウを組織全体に公開し、属人化を防ぐことで業務効率の向上を実現できるために重要です。

さらに社員同士の円滑なコミュニケーションを促進できるのも、情報共有ツールのメリットといえるでしょう。

そのような課題を解決できる情報共有ツールのメリットを詳しく紹介します。

業務効率化

情報共有ツールでは、絵文字・スタンプ機能があるうえに、会話と同じ感覚で気軽に情報伝達ができることから、1回のやりとりにあまり時間を必要としません。

宛先や「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といったメールにあった定型文記入の手間も不要です。

情報共有ツールを用いることでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化が期待できます。

情報整理による検索性の向上

口頭や会議での情報共有は、発言の内容を記録として残せず、当然ながら検索して探し出せません。一方情報共有ツールでは、個々の発言をログとして残せ、情報やナレッジが蓄積されていくことにより、検索性が向上するメリットがあります。

埋もれてしまいがちな有益な情報を蓄積し、整理された状態にすることですぐに情報にたどりつけます。情報はクラウドで管理され、外出先やリモートワークでも必要な情報にアクセス可能です。

ノウハウ蓄積による属人化防止

「特定の人物が不在になると、業務が進まない」といった状況は、業務が属人化している可能性があります。業務の進行が中断されたり、ミスの気付きが遅れたりと、大きなリスクにつながることから、属人化は問題として取り上げられるようになりました。

情報共有は単純な報告や資料が蓄積されていくだけではなく、知識やノウハウも蓄積され、組織全体で属人化を防げます。

リモートワークに対応

情報共有ツールを導入すると、リモートワークに対応できることもメリットの一つです。テレワークやリモートワークを導入する企業は増えていますが、リモートワークは社員同士が直接顔を合わせずに仕事をするため、情報共有が難しくなるといった課題があります。

しかし、情報共有ツールがあれば、チャットやWeb会議などを使って、遠隔でもメンバー間でリアルタイムの情報共有が可能です。必要なメッセージやファイルには、場所や時間を選ばずアクセスできます。自宅や社外で業務を行うときにも、スムーズに業務を進められるでしょう。

次の記事では、情報共有のメリットについてさらに解説しています。

情報共有のメリットとは | 質向上・促進へ向けて準備しておきたい3つのポイント

情報共有とは、個人が持つ情報やノウハウを蓄積・共有し、活用することです。ビジネスにおいては、個人やチームの生産性を高めるうえで、情報共有は重要な意味を持ちます。また業務が円滑に進む…

情報共有ツールのデメリット

社内情報共有ツールの導入で起こりうるデメリットは次のとおりです。

• 対面コミュニケーションの減少
• 情報過多で必要な情報が埋もれる可能性
• 従業員のリテラシーや業務環境に合わない

情報共有ツールを導入することでメリットはありますが、一方でデメリットもあります。まず前提として、導入がスムーズに行われなければ、その後の運用はうまくいかない可能性があります。

デメリットを理解し、導入と運用方法を事前に検討するようにしましょう。

対面コミュニケーションの減少

コミュニケーションが情報共有ツール上で完結できてしまうことから、直接会ってコミュニケーションを取る機会が減ってしまうといったデメリットも発生します。

ツールに頼りすぎて対面でのコミュニケーションがなくならないよう、定期的に会話をするための機会を設けることが重要です。

情報過多で必要な情報が埋もれてしまう

情報共有ツール内では気軽に会話感覚でやり取りができることから、複数人がさまざまな情報を書き込み、速いスピードで共有されていきます。

共有された情報は自然と膨大になるため、自身に必要な情報が埋もれてしまったり、非効率になったりする可能性があります。

そのため、流れてほしくない重要な情報は、内容を差別化して残しておけるようなツールを用意しましょう。ただし、部署によってツールを複数用いると情報共有に混乱をきたす可能性があるため、注意が必要です。

従業員のリテラシーや業務環境に合わない

従業員のリテラシーによっては、情報共有ツールを上手に使いこなせず、コミュニケーションが活性化しなかったり、業務の環境と合わず導入が失敗したりしてしまう可能性があります。

また、情報共有を使ううえで欠かせない機能である通知が、業務の集中力の妨げになることもあります。

情報共有ツールを導入する目的に合わせて必要な機能や使いやすさを検討し、ツールの選択を行うことが大切です。ツールの設定方法はさまざまあるので、各自が使いやすいよう、環境を整えましょう。

社内情報共有ツールは目的で比較しよう

情報共有ツールには、「連絡を効率化できるツール」と「資料の管理や共有を効率化できるツール」があります。

解決したい課題によって選ぶべきツールが異なるため、ツールを選ぶ際は、目的をしっかりと検討することが必要です。

また情報共有ツールには、無料で使えるツールもあります。しかし会社で使う場合、セキュリティを考えると有料でもしっかりとしたサービスを利用するほうがよいでしょう。使いやすさや不明点があった場合のサポート体制がしっかりしているかも重要です。

そのため、情報共有ツールの選定には、次のポイントに注目して検討しましょう。

• 導入目的に合った機能があるか
• シンプルで使いやすい操作性
• 検索機能は豊富か
• スマートフォン対応
• セキュリティは十分か
• サポート体制が充実しているか

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