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本記事では出勤簿のExcelテンプレートを紹介しますが、勤怠管理システムなら打刻するだけで勤怠記録・自動集計ができるため出勤簿の作成が不要です。データ入力や管理に工数のかかる紙やExcelから乗り換えてみてはいかがでしょうか。出勤簿を自動で作成してくれる勤怠管理システムの資料は、下のボタンより無料でダウンロードできます。
出勤簿とは？勤怠管理表との違いを整理
出勤簿とは、労働者ごとの出勤日や労働日数、始業・終業時刻などを記録する帳簿です。労働基準法に基づく法定帳簿のひとつとして位置付けられており、事業者には作成および保存の義務が課されています。
勤務時間だけでなく、休憩時間や深夜労働の有無なども記録対象となり、労働実態を正確に把握するための重要な資料となります。
一方で、「勤怠管理表」は法律で定義されている用語ではなく、企業が独自に作成・運用している勤務記録の総称です。賃金計算や勤怠集計を目的として作成されるケースが多く、Excel管理表やシステム画面の一覧表なども含まれます。
出勤簿と勤怠管理表の大きな違いは、法的な位置付けの有無です。出勤簿は法令で保存義務が定められている帳簿であるのに対し、勤怠管理表は業務効率化のための社内資料です。
勤怠管理や出勤簿での煩雑な作業を簡略化
勤怠管理や出勤簿の管理は、従業員数が多ければ多いほど複雑になります。シンプルな管理を行うのに役立つのがExcelのテンプレートです。ボクシルが作成した出勤簿、勤怠管理表のExcelテンプレート（ひな形）を紹介します。
Excelで簡単に使えるさまざまなデザインのフォーマットを無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また、初めての方でも安心して出勤簿、勤怠管理表を作成できるように、出勤簿、勤怠管理表に最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される項目も紹介します。
出勤簿・勤怠管理表以外のテンプレートをご覧になりたい方は、こちらのページもご確認ください。
・出勤データが複数あり管理が複雑になっている
・集計や申告漏れの連絡などに時間がかかり、人的ミスも度々起きている
これらのお悩み解決には勤怠管理システムがおすすめです。
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出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン1】プレーン
基本的な出勤簿のテンプレートは次のとおりです。出退勤の時間と休憩時間が入力でき、労働時間を自動で計算します。
出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】モノクロ
出勤記録を残すことはもちろん、簡易的な給与計算と勤務時間の集計ができます。日付をずらせば15日締め、20日締め、25日締めなどにも対応できるでしょう。
その他の色のテンプレートのダウンロードはこちらから。
- 出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】グリーン
- 出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】グレー
- 出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】ブルー
- 出勤簿・勤怠管理表テンプレート【タテ _ パターン2】ブラック
出勤簿・勤怠管理表テンプレート【ヨコ】グリーン
ヨコ書きの出勤簿です。こちらも日付をずらす必要はありますが、各勤怠締め日に対応できます。
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ボクシルでは、他にも数多くのテンプレートをご用意しています。他のテンプレートをご覧になりたい方はこちらから確認ください。
出勤簿テンプレートの次は、勤怠管理システムを導入してさらなる効率化を実現しませんか？BOXILなら複数社のサービス資料を無料で閲覧できるので、運用改善が見込めるかどうかを簡単に検討するのに便利です。
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出勤簿の作成義務・保存期間・法律ルール
出勤簿は、単なる勤怠記録の管理表ではなく、法律に基づいて作成・保存が求められる重要な書類です。Excelで管理している場合でも、紙で運用している場合でも、法令に沿った内容で整備されているかが問われます。
企業が守るべきルールを理解しておかないと、思わぬ指摘やリスクにつながることもあるため、制度の基本から整理することが必要です。
法定三帳簿
出勤簿は、労働者名簿・賃金台帳と並んで「法定三帳簿」と呼ばれています。
これらは労働基準法によって作成義務が定められており、事業者は従業員の雇用形態にかかわらず整備しなければなりません。正社員だけでなく、パートやアルバイトも対象となります。
また、法定三帳簿は単に作成するだけでなく、一定期間の保存が求められます。
規定に反した場合には、是正勧告や罰則の対象となることもあるため、軽視できない書類です。形式よりも「労働実態が正しく管理されているか」が重視される点も特徴のひとつです。
必須項目
出勤簿には、特定の決まった様式やフォーマットが定められているわけではありません。Excelでも紙でも構いませんが、法律上必要とされる項目が記載されていることが条件です。
最低限求められるのは、始業時刻と終業時刻です。事業主は、労働者がいつからいつまで働いたのかを正確に把握し、事実を記録しなければなりません。この2つが記載されていれば、法律上の要件は満たされます。
実務上は、出勤日、労働日数、休憩時間、残業時間、休日の有無、勤務区分なども管理されるケースが一般的です。これらを記録することで、給与計算や労務管理がスムーズになり、トラブル防止にもつながります。
保存期間
出勤簿は、一定期間の保存が義務付けられています。現在は原則として5年間の保存が必要とされており、これは法改正によって従来の3年から延長されたものです。
保存期間中に労働基準監督署の調査が入った場合、出勤簿の提示を求められることがあります。
適切に管理されていない場合には、指導や是正命令の対象となる可能性もあります。保管場所や保存方法を決めずに運用している企業は、早めに体制を見直すことが望ましいです。
電子保管の注意点
出勤簿は、紙だけでなく電子データでの保存も認められています。Excelや勤怠管理システム上で管理していても、要件を満たしていれば問題ありません。ただし、単にデータとして残っていればよいわけではなく、改ざん防止や保存性への配慮が必要です。
電子保管の場合は、データを容易に編集できない状態で保管することや、必要に応じて速やかに出力できる状態にすることが求められます。バックアップ管理を怠ると、データ消失のリスクもあります。
長期間の保存が必要な帳簿である以上、保存環境の整備も業務の一部として考える必要があります。
※参照：厚生労働省「 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン 」（2025年12月7日閲覧）
出勤簿や勤怠管理表の様式
出勤簿や勤怠管理表の様式は企業によって違います。それぞれの様式について解説します。
タイムカード様式
様式のひとつにあるのがタイムカードです。時刻管理機能のある機器にタイムカードを挿入して打刻するため、業務の開始時刻と終了時刻を正確に管理できるため、取り入れている企業は多いようです。
ただし、他人が打刻するといった不正も行えてしまうため、PCの起動時間や業務日報などと照らし合わせて正確な打刻であるのか検証することもあります。
手書き様式
小規模な事業であれば、手書きの出勤簿や勤怠管理表を使っている企業もあるでしょう。
手書きのため、本人確認のうえで記入する必要がありますが、この様式の場合は上司の確認欄を設けたり、第三者がチェックできたりするようにしていることが多いので二重チェックが行えます。
Excel・スプレッドシート様式
Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトで管理表を作る様式です。Excel関数を用いることで瞬時に労働時間を計算できるため、手書きよりも効率的です。
社員証と連動している様式
社員証による認証も多くの企業で取り入れられるようになりました。専用の打刻用機械に社員証をかざして業務の開始時間や終了時間を正確に管理します。
その時刻が出勤簿のシステムと連動しているため、瞬時に出勤簿がデータ化され、正確な勤怠管理表を作成できます。社員証を他人に貸与するリスクが大きいため、不正打刻の抑止に役立ちます。
以上で紹介したこれらの様式と、出張や休暇の有無・種類などを把握するための管理表を合わせて使用すれば、さらに細かい勤怠管理ができるようになります。
また、ICカードや静脈認証、指紋認証などの生体認証を用いて打刻できるクラウド型勤怠管理システムの利用も増加しています。
出勤簿や勤怠管理表の役割
出勤簿や勤怠管理表は、給与計算や 労務管理 だけが役割ではありません。
労働基準法で定められている法定時間外労働の違反をなくすことに加え、最近では指紋認証や顔認証を取り入れている企業もあり、本人に代わって打刻できないようになっているため、不正を防ぐ役割もあります。
このように、過剰労働や不正打刻の防止にも役立っています。
出勤簿は5年保存する必要がある
出勤簿は記載するだけではなく、保存する期間や一緒に保管すべきものも決まっています。
出勤簿や勤怠管理表の保存期間
労働基準法109条によると、出勤簿や勤怠管理表は5年間保存しなければならないとされています。（2020年4月の労働基準法改正に伴い、従来の3年から5年に延長されています）
※参照：厚生労働省「 改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ 」（2025年12月7日閲覧）
また、冒頭で説明したとおり、労働者名簿や賃金台帳なども出勤簿や勤怠管理表と同じく「法定三帳簿」となり、労働基準監督署がチェックする際に必要になります。
その他、労働者名簿や賃金台帳なども出勤簿や勤怠管理表と同様に、労働基準監督署がチェックする際に必要なので、一緒に保存しておくと便利です。
電子データでの保存
法定期間が過ぎた出勤簿は、何年も保存しておく必要はありません。長期で保存しておいても見返す必要性はあまりないため、定期的に保存期間を過ぎた書類の処分、データ化をおすすめします。
電子データで保存する際には、後から改ざんできないような形式で保存するといった、セキュリティ面での配慮が必要です。
勤怠表の保管期間のルールについてはこちらの記事でも紹介しているので、参考としてご活用ください。
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出勤簿の作成・管理には勤怠管理システムがおすすめ
従業員数が多いほど複雑になる出勤簿の作成・管理には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠システムは、正確な勤怠管理ができるだけでなく、業務の効率化による大幅なコスト削減や過重労働の防止にもつながります。
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HRMOS勤怠 は、企業の働き方に合った最適な勤怠管理を実現できるシステムです。多様な打刻方法に対応し、36協定や労働基準法に準拠した管理レポートが利用できます。
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これまでのアルバイトのシフトは、紙で提出し、店長がそれをPCに打ち込んで管理する形をとるところが多かったでしょう。しかしこれからは、ジョブカンがあればスマートフォンで簡単にシフトを提出できます。
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Touch On Time は、勤怠管理に特化したクラウド型システムです。多彩なタイムレコーダーや柔軟な就業ルール対応、テレワークや働き方改革法にも対応しており、業界や企業規模問わず適用可能です。
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レコル は、初期費用無料、月額1人100円（税抜）ですべての機能、サポートを利用できる勤怠管理システムです。勤怠管理機能はもちろん、有休管理機能や申請承認機能、法令順守チェック機能などをオプションなしで提供しています。
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CLOUZA
CLOUZAは、初期費用・基本費用無料で、月額200円〜利用できる勤怠管理システムです。初心者でも使いやすいシンプルなデザインにこだわっており、「打刻」「確認」「出力」3ステップで操作可能です。
また、すべての機能を最初の30日間は無料で利用できるため、実際にどの機能が使いやすく、自社に適しているかを、リスクなく確認できます。登録するシフトパターンも1拠点につき最大99パターン※まであるので、さまざまな業種・業界に対応しています。
※出典：アマノビジネスソリューションズ「 機能紹介 | 勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」 」（2025年12月7日閲覧）
e-就業OasiS
- 直感的に操作しやすい画面構成
- 長時間労働を防止するアラート機能
- さまざまな給与ソフトと連携可能
e-就業OasiS は、PCやスマートフォンから、時間や場所を選ばず打刻ができる勤怠管理システムです。ICカードや静脈認証といった、社員ごとの働き方に合わせた方法で打刻が可能です。
労働時間が増えてくるとメールやアラートで警告を出し、長時間労働を防止します。弥生給与や給与奉行など、さまざまな給与ソフトとの連携も充実しており、人事部門の業務負担を削減できます。
WiMS／SaaS勤務管理システム
WiMS／SaaS勤務管理システム は、ユーザー数に制限のない、グループ全体の横断管理に対応できる勤怠管理システムです。昼休み時間や深夜残業時間などの勤務パターンを設定すれば、それぞれの従業員のシフトへ振り分けられます。
勤務パターンの登録件数には制限がなく、時差勤務やフレックスタイム制などの勤務パターンをノンプログラミングで設定可能です。
TeamSpirit 勤怠（旧 チムスピ勤怠）
- 多様な打刻方法に対応
- 長時間労働を防ぐあらゆる機能を搭載
- 導入前後での手厚いサポート
TeamSpirit（チームスピリット） は、勤怠管理や工数管理、経費精算など日々の業務を一元管理できる働き方改革プラットフォームです。打刻方法は、PCやスマートフォン、オプションでICカード打刻にも対応し、オフィス内外を問わず打刻できます。
また、従業員一人ひとりの労働状況をレポートやダッシュボード機能で可視化し、見込み労働時間と実稼働時間の差も一目でわかるため、長時間労働の是正やコンプライアンス遵守のための対応を迅速に行えます。
キンコン
- 交通系ICカードで勤怠管理と交通費精算ができる
- 月額200円／ユーザーで利用可能
- コスト1／10も可能
キンコン
は、出退勤管理が自動化できる勤怠管理システムです。
勤怠管理と交通費精算が、交通系ICカード（Suica／PASMOなど）で自動的に打刻・精算される手軽さが特徴です。また、Googleカレンダー・Chatworkなど既存システムと連携できる使い勝手の良さも人気の理由です。
コレクトタイムナビ
コレクトタイムナビ は、手のひら静脈認証により不正打刻を防ぎ、カードを探す手間や順番待ちのないスムーズな打刻を実現する勤怠管理システムです。
静脈認証のため高精度かつ衛生的で、経年変化に強いメリットもあります。さらに、自動音声ではないオペレーター対応や社内技術者によるスピーディーなトラブル対応、遠隔サポートなど、手厚いサポート体制も特長です。
勤革時(きんかくじ) EXPLANNER／K
勤革時(きんかくじ) EXPLANNER/K は、多様な働き方に対応し、正確な勤怠管理を実現するクラウド型勤怠管理システムです。GPS打刻可能範囲設定や顔認証、PCログ連携など多彩な打刻手段を提供し、従業員の正確な勤怠を把握できます。
初期費用は0円、月額300円／人（税抜）のワンプライスですべての機能が利用可能です。
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