メールアーカイブアプリ6選！監査・内部統制・セキュリティを強化
メールアーカイブという言葉をご存じですか？Gmailをはじめとするメールソフトに「アーカイブ」という機能があるのを見たことがあるかもしれません。
メールアーカイブの目的を整理し、さまざまなメールアーカイブアプリを紹介します。
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メールアーカイブとは
まずアーカイブとは、複数のファイルを一つにまとめて記録、保存することを指します。つまりメールアーカイブとは、複数のメールを1つのファイルに集めて保存することです。
メールアーカイブを行う目的としては、主に次の3つが挙げられます。
（1）メール管理
社内メールを確実に保存して管理することで、事後調査に役立てられます。また重要なメールとスパムメールといった不要なメールを切り離せ、フォルダ内の見やすさが増します。
（2）内部統制・コンプライアンス対策
顧客や社内のメールを一括で管理できるため、内部統制に役立てられます。もし、問題が発覚したときも、メールをオリジナルのまま保存しておけば、スムーズな調査が可能です。
（3）セキュリティ対策
メールアーカイブを行うことで管理者権限も設定でき、メールに対するセキュリティ対策が行えます。具体的には管理者権限により改ざんを防止できます。また、添付ファイルの暗号化といった対策も行えるため重要事項といった情報の漏えいを防げます。
おすすめのメールアーカイブアプリ6選
- Exchange OnlineとGmailの送受信メールを容量無制限で10年間保存
- 添付ファイルを含めたキーワード検索が可能
- すべての管理作業を管理コンソール画面で完結
HENNGE Oneは、クラウドメールの監査とアーカイブに役立つクラウドセキュリティサービスです。退職者メールの確認のほか、電子メール保存による法律上の証跡管理にも対応しています。
管理コンソール画面でメール検索や閲覧、ダウンロードなどが可能です。退職者メールボックスを無料かつ自動で保持でき、検索権限の委譲により第三者への閲覧権限の付与もできます。
SYNCDOT MailKeeper
- 送受信メールの証跡保全
- 保存機能に特化
- 企業の持つナレッジを保護
SYNCDOT MailKeeperは、「MailKeeperPRO」の後継製品であり、セキュリティ対策支援ソフトウェアです。
企業の信用失墜を防ぎ、また、常にメールをチェックされているという意識が従業員のセキュリティモラルを高めます。送信者や送信時刻を記録し、アーカイブと同時にデジタル・フォレンジックとしても利用可能。コストを抑えながらコンプライアンス体制を高められます。
@Securemail Plus Archive
- 自動アーカイブとフィルタリング
- スパムメール隔離
- 誤送信防止やメール自動圧縮機能
@Securemail Plus Archiveは、添付ファイルの自動暗号化といったセキュリティを強化した、メールアーカイブサービスを提供するゲートウェイ型サービスです。
マイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」や、法人向けGoogle Apps「G Suite」などの既存環境を用いて、即時導入できます。
検索ではメール本文以外にも添付ファイル内のテキストも認識。保管期間を超過したデータのオート削除も可能です。使用時は、JavaScript対応のブラウザが必要です。
MailStore
- 添付ファイル内の文字列検索機能
- アクセス権限設定で内部統制強化
- 監査や対訴訟用の証拠文書の保存
MailStoreは、一定期間ごとにデータを管理できる、メールアーカイブサービスです。
OutlookやThunderbirdなどのメールを出力。IMAPメールのフォルダ構造を維持したまま、アーカイブが可能です。改ざん防止機能や権限設定を用いて、ビジネスメールをセキュアに管理。また、Active Directoryと連携し、アーカイバの動作を自動化できます。
WISE Audit
- クラウドメールに対応
- 秒間1,000万通※のメールを検索
- メールを自動アーカイブし、監査や訴訟対策
WISE Auditは、メール監査やアーカイブを行う製品です。誤送信や返信ミスを減らし、企業外への情報漏えいを防ぎ、コンプライアンス体制を強化します。
高速な日本語検索機能を持ち、監査業務を迅速に実行可能。米国基準の電子証拠開示制度に対応したアーカイブを行えます。訴訟対策としても有用なソリューションです。
※出典：エアー「メールアーカイブ・メール監査は「WISE Audit」 - AIによるメール 監査・監視/IoTデータベースなら｜株式会社エアー」（2024年2月20日閲覧）
Active! vault SS
- アーカイブ内容をディスクメディアで送付可
- 容量無制限で最大5年間保存
- Office 365・G Suiteと連携
Active! vault SSは、権限設定や誤送信対策機能を持つ、セキュアなクラウド型メールアーカイブサービスです。
アーカイブデータを記憶メディアに焼き、送付も可能。GmailやOutlookユーザは、現在使用しているメーラと連携して使用できます。メールサーバーは冗長構成で、SLAは99.9%※です。
※出典：クオリティア「Microsoft 365, Google Workspace (Gmail) と連携するメールアーカイブサービスActive! vault SS（アクティブボルトエスエス）」（2024年2月20日閲覧）
メールアーカイブでセキュリティ対策を
メールアーカイブの仕組みや代表的なメールアーカイブアプリについて解説していきました。アプリの位置付けについては、セキュリティ対策と捉えていただければ問題ないでしょう。
コンプライアンスが重要視される昨今、メールの記録や保存といった管理は必要不可欠です。メールアーカイブアプリは、サービスごとに強みが異なるので、ぜひ自社にあったものを比較検討していただければと思います。
さらにメールセキュリティソフトについて知りたいという方は、こちらの記事も参考にしてください。
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