座席管理システムおすすめ比較！選び方や導入メリット【2024年最新】

座席管理システムとは

座席管理システムとは、オフィスの座席使用状況をオンラインの座席表で可視化し、座席の予約や利用状況の確認、管理などを行えるシステムです。リモートワークやハイブリッドワークが普及してフリーアドレス制が浸透した状況で、座席や出勤状況にまつわる課題を解決し、従業員が自分で座席を選択して予約する「ホテリング」を効率化してくれます。

座席管理システムの使い方は、リアルタイムで反映される座席表から空席を探して予約し、スマートフォンやQRコードからチェックインする方法が一般的です。当日になってから空いている席を探し、選んだ座席へのチェックインも可能です。

在席管理システムとの違い

座席管理システムと在席管理システムは、どちらもオフィスの座席に関する情報を扱うシステムですが、目的と機能には違いがあります。

在席管理システムは、主に出退勤状況や在席状況の把握に重点を置いています。出勤時刻や退勤時刻、休憩時間などを記録し、勤怠管理に役立てるのが主な目的です。一方、座席管理システムは、オフィスの座席利用状況の可視化と効率的な座席の割り当てに重点を置いています。

在席管理システムでは、固定席を前提としていることが多く、座席の予約機能や利用状況の可視化機能は限定的です。対して、座席管理システムは、フリーアドレス制を前提としており、座席の予約や利用状況のリアルタイム確認、データ分析などの機能が充実しています。業務内容や気分にあわせて自由に座席が選べるような柔軟性を提供し、オフィススペースの有効活用を促進します。

また、在席管理システムは、主に勤怠管理や労務管理の目的で導入されることが多いのに対し、座席管理システムは、オフィスの効率化やコミュニケーション活性化、生産性向上などの目的で導入されることが多いといった違いがあるのも特徴です。

ただし、最近では在席管理システムと座席管理システムの機能を兼ね備えた製品も登場しており、両者の垣根は徐々に低くなってきているのも事実です。

座席管理システムを導入する方法

座席管理システムを導入する方法は、大きく分けて3つあります。それぞれの方法には特徴があるので、ニーズや予算、リソースにあわせて最適な方法を選びましょう。

パッケージ化された座席管理システムを契約する

パッケージ化された座席管理システムを契約するのが、最も一般的な導入方法です。多くのベンダーが、クラウド型のSaaSとして座席管理システムを提供しています。

初期費用や月額利用料を支払うことで、すぐにシステムを利用開始できるのが大きなメリットです。また、継続的なアップデートやサポートも受けられるため、安心して利用できます。

ただし、業務プロセスにあわせたカスタマイズが難しい場合もあるため、導入時には必要な要件を洗い出し、複数サービスから最も適したサービスを比較検討するのが重要です。

オープンソースを用いて自社開発する

オープンソースの座席管理システムを利用して、自社開発する方法もあります。GitHubといったプラットフォームでは、座席管理システムのソースコードが公開されています。これらを活用することで、ニーズにあわせたシステムを構築可能です。

パッケージ製品に比べてカスタマイズ性が高く、長期的なコストメリットも期待できます。ただし、開発に必要なスキルやリソースを社内で確保する必要があり、導入までに時間を要するかもしれません。

スプレッドシートやExcelなどで自作する

小規模なオフィスであれば、スプレッドシートやExcelなどを使って、座席管理システムを自作するといった方法もあります。

座席表をスプレッドシート上に作成し、予約状況や利用状況を手動で更新していく方法です。導入コストを最小限に抑えられるのが最大のメリットですが、管理に手間がかかり、リアルタイム性に欠けるのがデメリットです。

また、複雑な機能や自動化は実現しにくいため、ある程度の規模になると運用が難しくなります。

座席管理システムの選び方

座席管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。この流れで確認することにより、座席管理システムの導入失敗を避けられます。

1. 座席管理システムの導入目的を確認する
2. 座席管理システムの機能を確認する
3. 座席管理システムを導入する際の注意点を確認する
4. 座席管理システムの料金・価格相場を確認する

STEP1. 座席管理システムの導入目的を確認する

座席管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	おすすめサービス
座席探しの手間をなくしたい	座席予約や空席確認など座席管理に特化したシンプルなシステムがおすすめ
フリーアドレスを定着させたい・交流を生みたい	座席予約時にランダムで抽選できる座席管理システムがおすすめ
施設予約や施設連携を行いたい	会議室やフリースペースの予約、受付との連動もできる座席管理システムがおすすめ
勤怠管理やオフィスレイアウトの見直しまで行いたい	打刻機能やGPS管理、ステータス管理と分析ができる座席管理システムおすすめ
リモートワークとオフィスワークのハイブリッド環境を管理したい	在宅勤務者の勤怠管理や、出社予約機能を備えた座席管理システムがおすすめ

STEP2. 座席管理システムの機能を確認する

座席管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
座席の事前予約	何時〜何時まで・数週間〜数か月後といった時間単位予約、座席の条件を指定して予約など、事前に予約できる機能
座席のランダム抽選	席の固定化を防ぐために、座る席をランダムで決定する機能
グループでの座席予約	「〇〇部」「〇〇チーム」のようなグループ単位で座席を予約できる機能
複数座席予約	複数席を予約できる機能
代理予約	誰かの代わりに席を予約できる機能
固定席の確保	固定で席が必要なメンバーや役職者のために、固定席を用意できる機能
即時チェックイン	誰も該当の席を使用していないときに、利用開始登録ができる機能
自動キャンセル	空予約や開始時間が過ぎた予約を自動でキャンセルする機能
自動チェックアウト	座席を登録したものの別の場所に移ったり会議が入ったりして登録の場所にいない場合には、自動でキャンセルする機能
従業員の位置の検索	名前、部署、フロアなどの条件で誰がどこにいるか検索できる機能
座席使用状況・空席状況の確認	該当する席の空き状況や使用予定をタイムラインで確認できる機能
座席の利用開始時間・終了時間の表示	確保した席が使用できる時間を表示できる機能
従業員の状況の確認	離席・休暇・外出・出社など、該当する従業員がどの状態なのかを確認できる機能
フロアレイアウトの編集	オフィスの座席やテーブルの位置などを編集できる機能
予約エリアの制限	役職や権限ごとに座れるエリアを制限する機能
予約時間の通知	予約した席を使用する数分前に通知できる機能
無断利用の防止	予約せず利用している場合や延長している際にアラートを出す機能
出社予約	リモートワークとオフィスワークのハイブリッド環境で、出社する日時を事前に予約できる機能
在宅勤務者の勤怠管理	リモートワーク中の勤怠状況を管理・把握できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
施設予約・連携	会議室や架電ブース、駐車場などのオープンスペース予約や、受付システム・スマートロックとの連携
サイネージ表示	オフィスの入り口に巨大な座席表・フロアマップを表示できる機能
ソーシャルディスタンス対応・濃厚接触者の確認	使用しない席の設定やソーシャルディスタンス範囲の可視化、過去に遡って陽性の従業員の周りに座っていた濃厚接触者の特定など、感染症対策関連の機能
位置情報取得	スマートフォンアプリで自動的に位置情報を取得し、在席状況を検知・更新できる機能
ログ管理・分析	出社率、人単位・席単位・時間単位の予約率、施設の利用状況、空予約の原因特定、入退室管理、出社対リモートワークの比率、座席の予約率、頻繁に同エリアに座っているメンバーを分析する機能
出退勤記録の取得・管理	出退勤の打刻や着席情報の共有により出退勤記録を残せる機能
マルチテナント対応	複数のテナントが入っている場合でも座席情報を共有できる機能
シングルサインオン（SSO）	GoogleやMicrosoftのアカウントでログインできるようになり、既存の社内システムとの連携を容易にする機能
資産管理との連携	備品や機器などの資産管理システムと連携し、座席ごとの備品状況を管理できる機能

フリーアドレス制を浸透させたい場合は座席使用状況の確認や事前予約機能、行動データをもとにオフィス状況やレイアウトの改善を試みたい場合であれば、ログ管理や位置情報取得のあるサービスがおすすめです。

STEP3. 座席管理システムを導入する際の注意点を確認する

座席管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
フロア図の登録方法	座席を表示するフロアマップの登録方法を確認しましょう。CADデータやPDFから取り込む方法以外にも、専用の画面上でゼロから作成するサービスもあります。 また、登録もユーザーが行う場合と提供事業者が行う場合に分かれるため、あらかじめ確認するのがおすすめです。
座席予約方法	スマートフォンやアプリ、専用端末の図面から、Webブラウザからなど、対応している座席の予約方法を確認しましょう。
座席の予約できる期間	どのくらい先まで座席の予約ができるのか、期間を確認しましょう。
チェックイン方法	スマートフォンや専用アプリ、Webブラウザなど、どの端末からチェックインできるかを確認しましょう。 また、QRコードを読み取る必要があるのか、位置情報で判断してくれるのか、アプリを起動するだけでいいのか、社員証やNFCカードをタッチするのかなど、端末ごとでのチェックイン方法も確認する必要があります。
セキュリティ関連の機能を確認する	多要素認証やIPアドレス制限など、なりすましを防ぐ機能があるかを確認しましょう。
既存システムとの連携	すでに利用しているグループウェアやチャットツールとの連携を確認しましょう。 Google カレンダーやOutlookカレンダー、Teams、Slackなどと連携できるサービスは多く、業務効率化に貢献します。
多言語対応	グローバル企業の場合は、多言語にも対応しているサービスを選びましょう。
導入までにかかる期間	座席管理システムは導入完了までに、最短2週間から最大2〜3か月程度の時間がかかります。サービスの導入までにどのくらいの期間がかかるのか確認しておきましょう。
トライアル・デモの利用可否	本格的に導入する前に、無料トライアルやデモンストレーションを受けられるかどうかを確認しましょう。実際にシステムを触ってみることで、ニーズにあったサービスを選びやすくなります。
サポート体制	導入後のサポート体制について確認しましょう。問い合わせ方法や対応時間、FAQやマニュアルの有無など、トラブル発生時にスムーズに解決できるかどうかがポイントです。
カスタマイズ性	運用方法やニーズにあわせてシステムをカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。
スケーラビリティ	将来的な組織の拡大やオフィスの増加にあわせて、システムを柔軟にスケールできるかどうかを確認しましょう。ユーザー数や拠点数の増加にも対応できるシステム設計になっているかがポイントです。

STEP4. 座席管理システムの料金・価格相場を確認する

座席管理システムの月額料金の相場は、1席単位または1ユーザー単位で200〜300円程度なことが多い傾向にあります。基本的には従業員の方が席より多いので、1席単位の料金体系の方がコストパフォーマンスは高いです。

初期費用が0円のサービスもありますが、初期の設定サポートやサイネージでの座席表示などがある場合は、サポート費用や端末費用などで初期費用がかかります。

座席管理システムのおすすめ比較

• 座席や会議室、備品、ロッカーなどの管理を一元化
• メンバーの勤務状況と設備の空き状況をもとに日程調整も可能
• 出社率や座席利用率などをレポート化

Colorkrew Bizは、座席や会議室、備品などの利用状況や予約状況を管理できるビジネスコンシェルジュツールです。ユーザーは、アプリからQRコードを読み取るだけで、座席予約や勤務ステータスなどの登録が可能です。

会議に適した候補日時を、登録された人と設備の予定をもとにレコメンドしてくれるため、設備利用を伴う日程調整もスムーズに行えます。座席予約率に対する出社率の差異やエリア占有率などをレポート化でき、密管理やローテーション勤務の管理にも役立ちます。

• ビーコンとスマートフォンで従業員の所在をリアルタイムに把握
• オープンエリアやフロア全体、席ごとの予約管理や予実管理に対応
• OutlookやGoogle カレンダーとホテリング情報を連携可能

Beacapp Hereは、スマートフォンとビーコンを組み合わせて、従業員の所在をリアルタイムに把握できる座席管理システムです。ビーコン検知により自動でチェックインやチェックアウトを判定し、従業員の手動操作なく座席の使用状況を可視化します。

また、チェックインが確認できない際は自動的に予約解除することで空予約を防止し、オフィスの適正利用を促進させます。備品にビーコンを取り付けることで備品管理も行え、蓄積したデータを分析してオフィスの稼働状況を可視化し、レイアウト変更や移転の際の定量的な情報としても活用可能です。

• 導入まで最短2週間
• 専用アプリ不要、ブラウザから利用可能
• 座席の利用率にもとづく改善もサポート

Desk Mosaicは、フロアや座席の稼働分析を行える座席管理システムです。QRコードやNFCタグの設置、ユーザーとマップの登録だけで導入できます。自動キャンセルにも対応し、キャンセルまでの時間は任意に設定可能です。

ユーザー単位で利用できる座席と期間を制御したり、自動キャンセル割合といった蓄積情報をグラフで可視化したりできます。

• 1契約で99個の拠点数まで登録可能
• オフィスレイアウトは手持ちのレイアウト図をアップロードするだけ
• 座席に加え、会議室や応接室の予約にも対応

WORK AGILEは、複数拠点の座席管理に対応した座席管理システムです。複数の拠点やフロアの座席を管理できるほか、テレワークや出張中などの状況を含むユーザーの居場所の把握も可能です。

チーム単位での席予約やキーワードによる席予約を行え、チェックインはQRコードの読み取りにより完了できます。出社率の推移や拠点の稼働率、フロアの利用状況のレポート機能、空予約の自動キャンセル機能などを備えています。

• 薄型ビーコンをデスク裏に貼り付けてピンポイントで座席を管理
• チェックインはスマートフォンを机に置くだけ
• 最大3か月先までの座席予約を管理可能

Suwaryは、座席裏に貼り付けた薄型ビーコンによりチェックインや座席履歴管理を行える座席管理システムです。専用アプリもしくはQRコードによるチェックインに対応可能です。

3か月先までのデスクの予約状況の把握のほか、予約やチェックインなども専用アプリで行えます。パソコンブラウザ画面からの利用にも対応でき、座席や社員、時間帯別に利用状況も可視化できます。

• 座席と備品の予約管理に対応
• 座席稼働率や必要座席数などをリアルタイム分析
• 集中作業やチーム作業などエリアの利用目的を設定、管理

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスは、QRコード読み込みやフロアマップから予約、利用手続きを行える座席管理システムです。

集中スペースやWeb会議用など、利用目的をエリアごとに設定し、可視化した座席稼働率に応じてオフィスレイアウトを改善できます。ユーザーは、チームメンバーの勤務場所を把握できるほか、システム上から直接チャットも可能です。

• 位置情報による座席管理を実現
• GoogleWorkspaceやMicrosoft 365と連携可
• 使用率の詳細な分析ができる

Nimwayは、人感センサーを座席や会議室に設置する座席管理システムです。ビーコンと携帯電話の位置情報を取得するので、従業員は何もしなくてもどこの座席を使用しているのかわかるようになります。

また、位置情報データを分析して会議室の空予約防止や自動キャンセルを行えたり、利用者に通知することで未使用状態の会議室を減らしたりもできます。よく使用される会議室や座席のタイプ、混んでいる曜日、時間帯のデータを分析して、オフィスレイアウトや出社曜日などの調整に活用できるのが特徴です。

• 幅広い座席予約形式に対応
• 座席単位の定額料金
• リモートワークのステータスも管理可能

OFFTICKETは、30分単位や時間単位、半日、1日単位などで細かく予約ができる座席管理システムです。席の指定方法はランダムも可能で、代理予約もできます。また、会議室や社用車駐車場といった共用スペースの予約にも対応可能です。

従業員の検索やカレンダー連携、内線番号を席に指定する機能など、フリーアドレスで役立つ機能が豊富に搭載されています。

• スマートフォンをタッチするだけで簡単チェックイン
• 専用アプリのダウンロードは必要なし
• カードを設置すればすぐに座席管理ができる

SEATouchは、座席番号が記載されたICカードを設置するだけで座席管理ができるシステムです。チェックインする際もスマートフォンをかざすだけでいいので、難しい操作は必要ありません。

会議室を含むオープンスペースの予約率の可視化や座席の使用率、在席履歴も確認できます。

• 色でわかるステータス表示
• 席の操作ログを1年分保管
• エントランスにも設置してフロアの状況を可視化

SEKIDOKOは、2週間先までの座席の予約が可能な座席管理システムです。

着席・離席・退社のステータスに応じてアイコンの色が変化するため、視覚的にも在席状況を把握しやすいのが特徴です。コメント機能もあるので、離着席時に自身がどういうステータスなのかを周知できます。

• 出社やテレワークの状況を管理
• 確保する時間を設定可能
• 社員証でのチェックインに対応

YourDeskは、テレワーク・出社・休暇・出張・外出などのステータスを管理できる座席管理システムです。あらかじめ設定しておけば、QRコードをかざすだけで指定した時間分の座席を確保できます。

また、Felica／Mifare搭載の社員証に対応しており、専用端末にかざすだけで簡単にログインできるのも特徴です。使い方は動画で丁寧に解説してくれているため、初めてシステムを導入する企業でも安心して利用できます。

• 組織図としても利用可能な座席図
• 最短2,3週間で導入可能
• 手厚いカスタマサポート

せきなびは、固定席やリモートワークの管理にも対応した座席管理システムです。自身の名前が書かれたアイコンを移動させるだけで簡単に座席管理ができます。座席表の作成は提供企業が実施してくれるため導入の手間はかかりません。

顔と名前を一致させるためのプロフィール管理機能や、チャット連携機能によりコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

• ランダムで席を抽選可能
• 座席ごとにQRコードを発行
• 実際のオフィスに近いアイテム配置ができる

セキメルはランダムで席の抽選し、予約できる座席管理システムです。もちろん、指定した席の予約もでき、決まった席が必要なメンバーのために固定席の設定も可能です。

空席や着席状況、メンバーの着席位置をフロアごとにマップですぐに確認できるため、誰がどこに座っていても簡単に探せます。

その他の座席管理システム

• iruca - 合同会社テンマド
• Keeple - 株式会社バカン
• Nowseat - ブルーカーブ株式会社
• ZAiSEKI - 株式会社ネットコムBB

「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024」は、2023年7月1日から2024年6月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約16,600件を審査対象としており、計330サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
Colorkrew Biz

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
サービスの安定性No.1	Colorkrew Biz
機能満足度No.1	Colorkrew Biz
カスタマイズ性No.1	Colorkrew Biz
お役立ち度No.1	Colorkrew Biz
使いやすさNo.1	Colorkrew Biz

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たしたうえで、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024の詳細はこちら

座席管理システムの導入メリット

座席管理システムを導入することで、オフィスの効率的な運用やコミュニケーションの活性化、コスト削減などさまざまなメリットが得られます。主なメリットは次のとおりです。

• オフィススペースの有効活用につながる
• コミュニケーションの活性化と生産性の向上ができる
• 感染症対策とBCP（事業継続計画）への備えになる
• 働き方改革の推進とエンゲージメントの向上ができる
• オフィスのレイアウト調整がしやすくなる
• 座席を確保できない人や探す時間が減る
• 誰がどこにいるかの在席状況を把握できる
• 現在使われている席かどうかの確認がしやすくなる
• 空予約が多い人を可視化できる
• 複数人のグループでもまとめて座席を確保できる

オフィススペースの有効活用につながる

座席管理システムを導入することで、オフィススペースを最大限に活用できることがメリットです。リアルタイムな座席の利用状況を可視化し、データにもとづいて最適な座席数を割り出せるため、無駄なスペースを削減し、オフィスの稼働率を高められます。

また、部署や役割に応じて座席を柔軟に割り当てられるため、プロジェクトごとにチームを組んで作業するような場合にも対応が可能です。

コミュニケーションの活性化と生産性の向上ができる

フリーアドレス制と座席管理システムを組み合わせることで、社内のコミュニケーションが活性化し、生産性の向上につながります。

固定席では交流が限られがちである一方で、フリーアドレス制では異なる部署のメンバーと隣り合わせになる機会が増え、自然とコミュニケーションが生まれやすくなります。

また、適材適所の座席選択により、集中して作業できる環境を整えられるため、業務の効率アップも実現可能です。

感染症対策とBCP（事業継続計画）への備えになる

昨今の感染症の脅威により、オフィスでの感染対策が重要な課題となっています。座席管理システムを活用すれば、座席の間隔を適切に保ったソーシャルディスタンスの確保や、万が一感染者が発生した際における濃厚接触者の特定などがスムーズに実施可能です。

また、自然災害といった緊急事態における従業員の安否確認や、代替オフィスでの座席割り当てにも役立つため、BCPの強化にもつながります。

働き方改革の推進とエンゲージメントの向上ができる

座席管理システムは、働き方改革の推進とエンゲージメントの向上にも一役買います。フレキシブルな働き方を支援するテレワークやリモートワークとの連携により、多様なニーズへの対応が可能なこともメリットです。

また、システムから収集したデータを分析することで、働き方の傾向や課題が明らかになり、よりよい職場環境づくりに役立てられます。快適で効率的な職場環境は、モチベーションとエンゲージメントの向上につながります。

オフィスのレイアウト調整がしやすくなる

座席管理システムを導入すると、オフィスのレイアウト調整がしやすくなるのもメリットです。システムから得られる座席の利用データを分析することで、よく使われる座席や余っている座席、部署ごとの利用傾向などが明らかになります。

このデータをもとに、たとえば利用率の低い座席を減らして共有スペースを増やしたり、部署間の連携を促進するためにレイアウトを変更したりするなど、データドリブンなオフィス設計ができます。

座席を確保できない人や探す時間が減る

フリーアドレス制オフィスでは、出社したときに座席を見つけられないといったストレスがつきものでした。しかし、座席管理システムを使えば、このような問題を解消可能なこともメリットです。

好みにあった座席を事前に予約することで、出社してからの座席探しに無駄な時間を費やす必要がなくなります。また、リアルタイムの座席利用状況を確認できるため、空いている座席をすぐに見つけられます。

誰がどこにいるかの在席状況を把握できる

座席管理システムを導入すれば、誰がどの座席を利用しているかをリアルタイムで把握可能です。

在席状況や席替え履歴などの情報を一元管理することで、必要なときにすぐに連絡を取れます。これはとくに、フリーアドレス制オフィスや大規模オフィスで威力を発揮します。

同僚や上司、部下の居場所がわからないために発生するコミュニケーションロスを防ぎ、スムーズな協働を促進可能です。

現在使われている席かどうかの確認がしやすくなる

フリーアドレス制オフィスでは、席が空いているように見えても実際には使用中といったことがよくあります。座席管理システムを使えば、このような問題も防げます。

座席の利用状況をリアルタイムで可視化できるため、現在使われている席かどうかを一目で確認可能です。これにより、無駄に席を探し回ったり、使用中の席に誤って座ってしまったりするようなトラブルを避けられます。

空予約が多い人を可視化できる

座席管理システムを導入すれば、予約したにもかかわらず実際には利用しない「空予約」の問題にも対処できます。

システムに蓄積された予約データと実際の利用データを比較分析することで、空予約が多い人を特定可能です。このデータをもとに、従業員への注意喚起やルールの見直しを行えます。

また、システムによっては一定時間経過しても利用されない予約を自動的にキャンセルする機能も備わっており、空予約を減らすことで限られたオフィススペースをより有効に活用可能です。

複数人のグループでもまとめて座席を確保できる

プロジェクトチームでの作業やミーティングなど、複数人でまとまって座る必要がある場合も、座席管理システムが役立ちます。

グループ単位での座席予約機能を使えば、必要な人数分の座席を事前に確保可能です。チームメンバーが離れ離れになることなく、円滑に交流できる環境を整えられます。

また、定期的に行われる会議用の座席を事前に確保できるため、ミーティングの準備にかかる手間を大幅に削減できます。

座席管理システム導入におけるデメリット

座席管理システムの導入は、オフィスの効率化やコミュニケーションの活性化など多くのメリットをもたらしますが、一方でデメリットも存在することは押さえておきましょう。

次に、座席管理システムを導入する際にコスト以外に考慮すべき主なデメリットについて紹介します。

従業員の反発やストレスが生じる可能性もある

固定席に慣れ親しんだ従業員にとって、フリーアドレス制と座席管理システムの導入は大きな変化となります。自分の居場所がなくなることへの不安や、毎日座席を探すことへの面倒さを感じる人もいるかもしれません。

また、システムの操作方法やルールの理解不足から、利用に戸惑いを感じるケースもあります。従業員のストレスを軽減するために、十分なコミュニケーションと教育、適切なサポート体制の構築が欠かせません。

システムトラブルによる業務への影響

座席管理システムは、スムーズな座席利用を支える重要なインフラです。そのため、システムの不具合やダウンタイムは、業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。

座席の予約や利用状況の確認ができなくなった場合、従業員は座席を探すのに手間取ったり、作業に集中できなくなったりするかもしれません。安定稼働と迅速な復旧を実現するために、信頼性の高いシステムを選択し、適切な保守・監視体制を整えることが必要です。

プライバシーへの懸念

座席管理システムは、座席利用状況や在席情報を収集・管理します。この情報は、業務効率化やコミュニケーション促進に役立つ一方で、従業員のプライバシーに関わる側面もあります。

個人の行動パターンや働き方が明らかになることで、従業員が監視されているような感覚を抱く可能性があるかもしれません。そのため、プライバシーへの配慮とデータの適切な取り扱いが不可欠です。

社内でのデータ利用範囲を明確にし、従業員の理解と同意を得ることが重要です。

オフィスの雰囲気が損なわれる可能性

固定席のオフィスでは、従業員がデスクを自分らしくカスタマイズし、落ち着ける空間を作り上げています。一方、フリーアドレス制では、このような個人的なスペースをもつことが難しくなります。

そのため、画一的な雰囲気になりがちで、オフィスの温かみや帰属意識が損なわれてしまうかもしれません。

この問題に対処するために、パーソナライズ可能な什器の導入や、共有スペースの充実といった工夫が求められます。

座席管理システムの導入を成功させるポイント

座席管理システムを導入しても、うまく活用できなければ、効果を十分に発揮できません。導入を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

最後に、座席管理システムの導入を成功させるための重要なポイントを紹介します。

目的と要件を明確にする

座席管理システムの導入に際して、まず明確にすべきなのは、導入の目的と要件です。なぜ座席管理システムが必要なのか、どのような機能が必要なのかを具体的に定義することが重要です。

目的を明確にすることで、システム選定の基準が明らかになり、導入後の効果測定もしやすくなります。要件定義では、必要な機能だけでなく、セキュリティ面での要求事項やシステムの拡張性なども考慮しましょう。

現場の意見を取り入れる

座席管理システムの導入は、オフィスで働く従業員の働き方に直接影響を与えます。そのため、導入の検討段階から、現場の意見を取り入れることが重要です。

実際にシステムを使う従業員の意見を聞くことで、運用面での課題や要望が明らかになります。また、従業員の巻き込みを早い段階から行うことで、導入後のスムーズな運用にもつながります。現場の声に耳を傾け、ボトムアップ型の導入を心がけましょう。

運用ルールを整備する

座席管理システムを導入しても、運用ルールが整備されていなければ効果は限られてしまいます。システムの使い方や座席の利用ルール、トラブル発生時の対応方法などを明文化し、従業員に周知することが重要です。

たとえば、予約可能な期間や予約キャンセル期限、無断欠席への対応などを事前に決めておくことで、スムーズな運用が可能になります。会議や打ち合わせのための座席予約ルールを別途設けることも検討しましょう。

ほかにも、私物は置かないようにする、退社時には掃除をするといった、座席利用時のルールも明確にしておきましょう。固定電話のように担当を決めづらい場合には、IP電話を導入するといった技術的な解決策を検討することも有効です。

運用ルールは、従業員の意見を取り入れながら、試行錯誤を重ねて作り上げることが求められます。また、ルールは状況に応じて柔軟に見直し、継続的な改善を行うことが欠かせません。

従業員教育とサポート体制を充実させる

座席管理システムを円滑に運用するには、従業員教育とサポート体制の充実が欠かせません。システムの使い方や運用ルールについて、十分な教育を行うことが重要です。

とくに、システムの導入初期には戸惑いを感じる従業員も多いため、丁寧なサポートが求められます。マニュアルの整備やヘルプデスクの設置など、従業員が気軽に質問や相談ができる体制を整えましょう。

データを活用して継続的な改善を行う

座席管理システムは、座席の利用状況に関する膨大なデータを蓄積します。このデータを分析することで、オフィスの課題や改善点が見えてきます。

データにもとづいて座席の配置変更や運用ルールの見直しを行うことで、より効果的な座席管理が可能です。しかしデータ活用のためには、適切な分析ツールの導入や、データ分析スキルの向上が求められます。

PDCAサイクルを回し、継続的な改善を行いましょう。

コミュニケーションの活性化を図る

フリーアドレス制では固定席がないため、かえって従業員間のコミュニケーションが減少する恐れもあります。これを防ぐために、コミュニケーションの活性化を図ることも欠かせません。

たとえば、座席予約システムに近くに座っている従業員の情報が表示できる機能を追加したり、コミュニケーションスペースを設けたりするなど、従業員同士の交流を促進する工夫が必要です。

また、定期的なイベントや交流会を開催することも、コミュニケーション活性化に効果的です。

座席管理システムで効率的なオフィススペース活用を

座席管理システムは、座席の予約や使っている人を把握できるシステムです。座席や人を探す手間が減り、効率的なオフィススペースの活用を促進するメリットがあります。ABW（Activity Based Working）が浸透し、仕事内容や気分にあわせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方も浸透しつつある現在で、リモートワーク・テレワーク時に誰がどこで何をしているのかをアナログで把握するのは困難です。

管理者と従業員双方の手間を減らす座席管理システムの、選び方をおさらいします。

• 座席管理システムの導入目的を確認する
• 座席管理システムの機能を確認する
• 座席管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 座席管理システムの料金・価格相場を確認する

座席管理システムをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計1,200社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}