座席管理システムおすすめ比較！選び方や導入メリット【2024年最新】

座席管理システムとは

座席管理システムとは、オフィスの座席使用状況をオンラインの座席表で可視化し、座席の予約や利用状況の確認、管理などを行えるシステムです。リモートワークやハイブリッドワークが普及してフリーアドレス制が浸透した状況で、座席や出勤状況にまつわる課題を解決し、社員が自分で座席を選択して予約する「ホテリング」を効率化してくれます。

座席管理システムの主な使い方は、リアルタイムで反映される座席表から空席を探して予約し、スマートフォンやQRコードからチェックインする方法です。当日その場で空いている席を探し、そのまま座席にチェックインもできます。

座席管理システムの選び方

座席管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。この流れで確認することにより、座席管理システムの導入失敗を避けられます。

1. 座席管理システムの導入目的を確認する
2. 座席管理システムの機能を確認する
3. 座席管理システムを導入する際の注意点を確認する
4. 座席管理システムの料金・価格相場を確認する

STEP1. 座席管理システムの導入目的を確認する

座席管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	おすすめサービス
座席を探す手間をなくしたい	座席予約や空席確認など座席管理に特化したシンプルなシステムがおすすめ
フリーアドレスを定着させたい・交流を生みたい	座席予約時にランダムで抽選できる座席管理システムがおすすめ
施設予約や施設連携を行いたい	会議室やフリースペースの予約、受付との連動もできる座席管理システムがおすすめ
勤怠管理やオフィスレイアウトの見直しまで行いたい	打刻機能やGPS管理、ステータス管理と分析ができる座席管理システムおすすめ

STEP2. 座席管理システムの機能を確認する

座席管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
座席の事前予約	何時〜何時まで・数週間〜数か月後といった時間単位予約、座席の条件を指定して予約など、事前に予約できる機能
座席のランダム抽選	席の固定化を防ぐために、座る席をランダムで決定する機能
グループでの座席予約	「〇〇部」「〇〇チーム」のようなグループ単位で座席を予約できる機能
複数座席予約	複数席を予約できる機能
代理予約	誰かの代わりにその人の席を予約できる機能
固定席の確保	固定で席が必要なメンバーや役職者のために、固定席を用意できる機能
即時チェックイン	誰もその席を使用していないときに、その場で利用開始登録ができる機能
自動キャンセル	空予約や開始時間が過ぎた予約を自動でキャンセルする機能
自動チェックアウト	座席を登録したものの別の場所に移ったり会議が入ったりして登録の場所にいない場合には、自動でキャンセル
社員の位置の検索	名前、部署、フロアなどの条件で誰がどこにいるか検索できる機能
座席使用状況・空席状況の確認	空き状況やその席の使用予定をタイムラインで確認できる機能
座席の利用開始時間・終了時間の表示	その席を使用できる時間を表示できる機能
社員の状況の確認	離席・休暇・外出・出社など、その人がどの状態なのかを確認できる機能
フロアレイアウトの編集	オフィスの座席やテーブルの位置などを編集できる機能
予約エリアの制限	役職や権限ごとに座れるエリアを制限する機能
予約時間の通知	予約した席を使用する数分前に通知できる機能
無断利用の防止	予約せず利用している場合や延長している際にアラートを出す機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
施設予約・連携	会議室や架電ブース、駐車場などのオープンスペース予約や、受付システム・スマートロックとの連携
サイネージ表示	オフィスの入り口に巨大な座席表・フロアマップを表示できる機能
ソーシャルディスタンス対応・濃厚接触者の確認	使用しない席の設定やソーシャルディスタンス範囲の可視化、過去に遡って陽性の従業員の周りに座っていた濃厚接触者の特定など、感染症対策関連の機能
位置情報取得	従業員のスマートフォンから座席を割り出す機能
ログ管理・分析	出社率、人単位・席単位・時間単位の予約率、施設の利用状況、空予約の原因特定、入退室管理、出社対リモートワークの比率、座席の予約率、頻繁に同エリアに座っているメンバーを分析する機能
出退勤記録の取得・管理	出退勤の打刻や着席情報の共有により出退勤記録を残せる機能
マルチテナント対応	複数のテナントが入っている場合でも座席情報を共有できる機能

分析機能が充実していれば、座席の使用率をもとにオフィスレイアウトの変更にも使用できます。

STEP3. 座席管理システムを導入する際の注意点を確認する

座席管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
フロア図の登録方法	座席を表示するフロアマップの登録方法を確認しましょう。CADデータやPDFから取り込む方法以外にも、専用の画面上でゼロから作成するサービスもあります。また、登録もユーザーが行う場合と提供事業者が行う場合に分かれるため、あらかじめ確認しておくといいでしょう。
座席予約方法	スマートフォンやアプリ、専用端末の図面から、Webブラウザからなど、対応している座席の予約方法を確認しましょう。
座席の予約できる期間	どのくらい先まで座席の予約ができるのか、期間を確認しておきましょう。
チェックイン方法	こちらもスマートフォンや専用アプリ、Webブラウザなどどの端末からチェックインできるかを確認しましょう。また、QRコードを読み取る必要があるのか、位置情報で判断してくれるのか、アプリを起動するだけでいいのか、社員証やNFCカードをタッチするのかなど、端末ごとでのチェックイン方法も確認する必要があります。
セキュリティ関連の機能を確認する	多要素認証やIPアドレス制限など、なりすましを防ぐ機能があるといいでしょう。
既存システムとの連携	すでに利用しているグループウェアやチャットツールとの連携を確認しましょう。Google カレンダーやOutlookカレンダー、Teams、Slackなどと連携できるサービスは多いです。
多言語対応	グローバル企業の場合はUIが多言語対応しているサービスを選びましょう。
導入までにかかる期間	座席管理システムは最短2週間から最大2,3か月程度導入に時間がかかります。サービスの導入までにどのくらいの期間がかかるのか確認しておきましょう。

また、導入時には座席の使用ルールを決めておくとスムーズな導入が可能です。たとえば、「私物を置かないようにする」「同じ席に座らないように心がける」「掃除や電話の担当を決める」など、フリーアドレス制にした際に起こりがちな課題もあらかじめ洗い出しておくといいでしょう。

STEP4. 座席管理システムの料金・価格相場を確認する

座席管理システムの月額料金の相場は、1席単位または1ユーザー単位で200〜300円程度なことが多いようです。基本的には従業員の方が席より多いので、1席単位の料金体系の方がコストパフォーマンスは高いです。

初期費用が0円のサービスもありますが、初期の設定サポートやサイネージでの座席表示などがある場合は、サポート費用や端末費用などで初期費用がかかります。

座席管理システムのおすすめ比較

• 座席や会議室、備品、ロッカーなどの管理を一元化
• メンバーの勤務状況と設備の空き状況をもとに日程調整も可能
• 出社率や座席利用率などをレポート化

Colorkrew Bizは、座席や会議室、備品などの利用状況や予約状況を管理できるビジネスコンシェルジュツールです。ユーザーは、アプリからQRコードを読み取るだけで、座席予約や勤務ステータスなどの登録が可能です。

会議に適した候補日時を、登録された人と設備の予定をもとにレコメンドしてくれるため、設備利用を伴う日程調整もスムーズに行えます。座席予約率に対する出社率の差異やエリア占有率などをレポート化でき、密管理やローテーション勤務の管理にも役立ちます。

• 空予約自動キャンセル機能あり
• 大型のサイネージでも利用状況を表示可能
• スマートロック連携で施設開錠も

Acallは、Web・スマートフォン・iPadから座席を予約できる座席管理システムです。

ソーシャルディスタンスの可視化機能やリアルタイムで動くフロアマップのサイネージ表示ができ、在席状況がわかりやすいシステムです。1週間分の予約も確認できるため、「今週あの人はどこにいるんだろう」という確認もすぐにできます。

座席やスペースの閲覧・利用・管理の権限も細かく設定可能なので、セキュリティを重視する大企業でも活用しやすいでしょう。

• ビーコンとスマートフォンで社員の所在をリアルタイムに把握
• オープンエリアやフロア全体、席ごとの予約管理や予実管理に対応
• OutlookやGoogle カレンダーとホテリング情報を連携可能

Beacapp Hereは、スマートフォンとビーコンを組み合わせて社員の所在をリアルタイムに把握できる座席管理システムです。ビーコン検知により自動でチェックインやチェックアウトを判定し、社員の手動操作なく座席の使用状況を可視化します。

また、チェックインが確認できない際は自動で予約解除することで空予約を防止し、オフィスの適正利用を促進させます。備品にビーコンを取り付けることで備品管理も行え、蓄積したデータを分析してオフィスの稼働状況を可視化し、レイアウト変更や移転の際の定量的な情報としても活用できます。

• 導入まで最短2週間
• 専用アプリ不要、ブラウザから利用可能
• 座席の利用率にもとづく改善もサポート

Desk Mosaicは、フロアや座席の稼働分析を行える座席管理システムです。QRコードやNFCタグの設置、ユーザーとマップの登録だけで導入できます。自動キャンセルにも対応し、キャンセルまでの時間は任意に設定可能です。

ユーザー単位で利用できる座席と期間を制御したり、自動キャンセル割合といった蓄積情報をグラフで可視化したりできます。

• 座席と備品の予約管理に対応
• 座席稼働率や必要座席数などをリアルタイム分析
• 集中作業やチーム作業などエリアの利用目的を設定、管理

RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスは、QRコード読み込みやフロアマップから予約、利用手続きを行える座席管理システムです。

集中スペースやWeb会議用など、利用目的をエリアごとに設定し、可視化した座席稼働率に応じてオフィスレイアウトを改善できます。ユーザーは、チームメンバーの勤務場所を把握できるほか、システム上から直接チャットも可能です。

• 位置情報による座席管理を実現
• GoogleWorkspaceやMicrosoft 365と連携可
• 使用率の詳細な分析ができる

Nimwayは、人感センサーを座席や会議室に設置する座席管理システムです。ビーコンと携帯電話の位置情報を取得するので、従業員は何もしなくてもどこの座席を使用しているのかわかるようになります。

また、位置情報データを分析して会議室の空予約防止や自動キャンセルを行えたり、利用者に通知することで未使用状態の会議室を減らしたりもできます。よく使用される会議室や座席のタイプ、混んでいる曜日、時間帯のデータを分析してオフィスレイアウトや出社曜日などの調整に活用できるでしょう。

• 幅広い座席予約形式に対応
• 座席単位の定額料金
• リモートワークのステータスも管理可能

OFFTICKETは、30分単位や時間単位、半日、1日単位などで細かく予約ができる座席管理システムです。席の指定方法はランダムも可能で、代理予約もできます。また、会議室や社用車駐車場といった共用スペースの予約にも対応可能です。

従業員の検索やカレンダー連携、内線番号を席に指定する機能など、フリーアドレスで役立つ機能が豊富に搭載されています。

• スマートフォンをタッチするだけで簡単チェックイン
• 専用アプリのダウンロードは必要なし
• カードを設置すればすぐに座席管理ができる

SEATouchは、座席番号が記載されたICカードを設置するだけで座席管理ができるシステムです。チェックインする際もスマートフォンをかざすだけでいいので、難しい操作は必要ありません。

会議室を含むオープンスペースの予約率の可視化や座席の使用率、従業員の在席履歴も確認できます。

• 色でわかるステータス表示
• 席の操作ログを1年分保管
• エントランスにも設置してフロアの状況を可視化

SEKIDOKOは、2週間先までの座席の予約が可能な座席管理システムです。

着席・離席・退社のステータスに応じてアイコンの色が変化するため、視覚的にも在席状況がわかりやすいです。コメント機能もあるので、離着席時に自身がどういうステータスなのかを周知できます。

• アプリを起動してかざすだけの座席管理システム
• PaperBeaconをテープで貼るだけなので場所を取らない
• 3か月先まで予約確認可能

Suwaryは、PaperBeaconを活用し、デスクの裏に設置作業してもらうだけで座席管理ができるシステムです。アプリやQRコードを使ったチェックイン方法にも対応しています。

予約時間にはプッシュ通知をしてくれるうえに、一定時間チェックインがない場合は自動キャンセルをしてくれます。一定時間または一定距離が離れた場合、自動的に席をリリースしてくれるため、「そこにいないのに座席使用中状態のまま」といった状況を防げるでしょう。

• 複数人分の席もまとめて予約できる
• QRコードを読み込んで簡単チェックイン
• フロアサイネージによってリアルタイムで席状況を確認

WORK AGILEは、最近座った席やキーワード指定といった予約が可能な座席管理システムです。「フォーカス」「リラックス」「ソーシャル」といったキーワードから探せるため、その日の気分や座りたい席の雰囲気に合わせて席を選べます。

また、自身がよく交流するメンバーを登録できる機能があり、そのメンバーがどこにいるかも確認可能なので、チームメンバーに確認したいことがある場合でもすぐに探せるでしょう。

• 出社やテレワークの状況を管理
• 確保する時間を設定可能
• 社員証でのチェックインに対応

YourDeskは、テレワーク・出社・休暇・出張・外出などのステータスを管理できる座席管理システムです。あらかじめ設定しておけば、QRコードをかざすだけで指定した時間分の座席を確保できます。

また、Felica／Mifare搭載の社員証に対応していて、専用端末にかざすだけで簡単にログインできるのも特徴です。使い方は動画で丁寧に解説してくれているため、初めてシステムを導入する企業でも安心して利用できます。

• ランダムで席を抽選可能
• 座席ごとにQRコードを発行
• 実際のオフィスに近いアイテム配置ができる

セキメルはランダムで席の抽選し、予約できる座席管理システムです。もちろん、指定した席の予約も可能で、決まった席が必要なメンバーのための固定席の設定もできます。

空席や着席状況をフロアごとにマップで確認可能です。また、連携すればメンバーの着席位置をすぐ確認可能なので、誰がどこに座ってもすぐに探せます。

その他の座席管理システム

• iruca - 合同会社テンマド
• Keeple - 株式会社バカン
• Nowseat - ブルーカーブ株式会社
• ZAiSEKI - 株式会社ネットコムBB

座席管理システムの導入メリット

座席管理システムを導入することで、座席を効率的に使用できたりオフィスのレイアウト調整に活用できたりします。それ以外にも、座席管理システムには次のようなメリットがあります。

• 座席が確保できない人や探す時間を減らす
• 誰がどこにいるか在席状況がすぐにわかる
• いつもと違う席を割り当てられる
• 使われている席なのかどうかがすぐわかる
• 空予約が多い人を可視化できる
• 複数人のグループでもまとめて座席を確保できる

施設予約もできるシステムであれば、施設の空き状況も把握可能です。使われていない会議室やオープンスペースを可視化することで、コスト削減にもつながります。また、「使っていないのに予約だけされている」という状況も防げる点がメリットです。

座席管理システムで効率的なオフィススペース活用を

座席管理システムは、座席の予約や使っている人を把握できるシステムです。座席や人を探す手間を減らし、効率的なオフィススペースの活用を促進するメリットがあります。ABW（Activity Based Working）が浸透し、仕事内容や気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方も浸透しつつある現在で、リモートワーク・テレワーク時に誰がどこで何をしているのかをアナログで把握するのは困難です。

管理者と従業員双方の手間を減らす座席管理システムの、選び方をおさらいします。

• 座席管理システムの導入目的を確認する
• 座席管理システムの機能を確認する
• 座席管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 座席管理システムの料金・価格相場を確認する

座席管理システムをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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