freeeサイン

NINJA SIGNとは

NINJA SIGNとは、請求書をはじめとした各種契約書の作成から、契約の締結、管理に至るまでのプロセスを一元的に管理できる電子契約サービスです。

事前に契約書のテンプレートを登録しておけば、必要な項目を入力するだけで簡単に契約書を作成できます。それを相手方にパスワード付きで転送し、印鑑の代わりに電子署名をしてもらうことにより、スムーズに契約の締結が可能です。従来の契約書のように、印刷や捺印、郵送の必要はありません。

さらに、ワークフロー機能を利用することで、各種契約書の複数承認をリモートで行えます。契約書に係る業務負担を大幅に軽減できるシステムといえるでしょう。中小企業はもちろん、スタートアップ企業や個人事業主も活用できるサービスです。

提供会社の特徴

NINJA SIGNの提供会社であるサイトビジットは、中小企業の導入シェアNo.1を誇るクラウド会計ソフトを提供しているfreeeの70％子会社です。

これまで独自のSQUAREメソッドによる、資格合格のラーニングサービスを提供する「資格スクエア」や「脳科学ラーニング」、AIによる試験問題予測サービス「未来問」などをリリースしてきた実績があります。

2019年の12月からワンストップ契約サービス「NINJA SIGN」の提供を開始し、現在では国内トップレベルのシェアを実現しています。

NINJA SIGNの機能

テンプレート登録機能

WordやPDFによって契約書の雛形を作成・登録できます。テンプレートの作成後は、必要項目を入力するだけで、簡単に契約書が作成可能です。請求書や業務契約書をはじめ、NDAや業務委託契約書など、用途に応じたテンプレートを登録できるため、必要に応じてわざわざ契約書を作成する手間を省けます。

ワークフロー機能

契約書の作成依頼から確認・承認作業に至るまで、ワークフロー機能を活用することで、すべてクラウド上で完結させられます。従来のように、社内承認に無駄な時間がかかってしまうことはありません。使い方も簡単で、承認にあたっては履歴やコメントを残すことが可能なので、コンプライアンスや社内統制の強化にも役立ちます。

電子証明機能

作成した契約書は相手方にメールで素早く送信でき、印鑑不要で簡単に署名ができるようになっています。相手方に作業負担をかけることはありません。

また、取り交わす契約書は認定事業者の提供するタイムスタンプが付されるので、改ざんがないことを証明できるのに加えて、特に重要な契約書には、送信時に電子署名を利用できます。長期署名規格に対応した長期署名も付与されるため、長期間契約の真正性を担保できるのもメリットです。

電子認証局から発行された電子証明書が契約書に付与される形式なので、「いつ、誰が、どのような」契約を交わしたのかを確実に証明できます。さらに、オンライン上の契約締結は印紙税法における課税文書の作成には当たらないため、収入印紙の貼付も不要です。

契約書管理機能

過去に作成した契約書を含めて、各種契約書を一元的に管理できます。NINJA SIGNを利用して締結した契約のみならず、これまで自社で交わした契約書もPDF化して管理可能です。後から確認したい契約書を簡単に検索でき、有効期限のリマインドもできます。登録メンバーをグループ分けし、承認ルートのテンプレート化やフォルダ設定も可能です。

NINJA SIGNの使い方

登録方法

まずNINJA SIGNの登録画面にアクセスし、メールアドレスと任意のパスワードを入力します。さらに個人情報の取り扱いや利用規約のチェックボックスにチェックを入れ、ユーザー登録を行いましょう。

すると登録したアドレスに確認メールが届くので、「確認する」をクリックするとログイン画面が開きます。そこに再度メールアドレスとパスワードを入力してログインします。後は画面の指示にしたがってユーザー情報やチーム情報を入力すれば登録は完了です。

契約書のアップロード

登録が完了したら、契約書のテンプレートをアップロードしてみましょう。管理画面にある「テンプレート管理」からWordあるいはPDF形式で契約書のアップロードが可能です。

テンプレートのタイトルを入力し、ファイルを指定の位置にドラッグ＆ドロップするか、「ローカルからアップロード」ボタンからアップロードができます。なお、Wordを活用する場合は、アップロード後にGoogleドキュメントで編集できるので便利です。

契約書の送信

テンプレートをアップロードしたら、そのまま当該契約書を相手方に送信することができます。すでに作成済みのテンプレートを送信する場合は、テンプレート管理から必要な契約書を選択して送信します。

送信方法は簡単で、送り先と任意のメッセージを入力して「送信する」のボタンをクリックするだけでOKです。送信するとNINJA SIGNの事務局から相手方にメッセージが届き、「契約書を確認する」のボタンから当該契約書の確認と承認ができます。相手方がNINJA SIGNに登録していなくても、問題なく契約の締結が可能です。

他の機能説明や管理画面の詳しい操作方法などは、導入の時点でベンダーよりレクチャーを受けることができます。レクチャーに参加できない場合でも、別途マニュアルを作成してもらえるようです。