固定資産管理とは？目的と業務内容から運用のポイントまで解説

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固定資産管理とは

固定資産管理とは、企業が所有する固定資産を正確に把握・管理することです。固定資産を正確に把握・管理することで、費用や税金などの予期せぬ出費を防げます。

企業は、事務所や敷地などの不動産や、業務で使用する機械・設備など、高額な償却資産を保有しています。これらの固定資産を適切に把握することは、健全な企業運営に不可欠です。

固定資産の定義と種類

固定資産とは、次の条件を満たすものを指します。

• 企業が1年以上の長期にわたり保有する資産
• 一定額以上（10万円以上）の資産
• 自社内で使用する資産

固定資産は主に「有形固定資産」「無形固定資産」「投資その他の資産」の3種類に分類されます。

分類	詳細
有形固定資産	土地や建物、車両、機械設備、デスクや椅子、パソコン、社用車など、形のある資産
無形固定資産	ソフトウェア、のれん、特許権など、形のない資産
投資その他の資産	投資有価証券、長期貸付金、出資金などの資産

固定資産管理の基本目的

固定資産管理は、単なる資産の記録にとどまらず、企業経営の安定性や透明性を高めるうえで重要な業務です。

正確な情報管理と運用により、財務諸表の信頼性を高め、税務や法令への適切な対応が可能となります。

固定資産管理の主な目的は次の3点に整理できます。

財務管理・会計処理の適正化

固定資産の取得から除却までのライフサイクルを正確に把握することで、会計帳簿上の整合性が保たれます。

減価償却の適切な計算や資産価値の正確な把握により、財務諸表の信頼性が向上し、外部監査にも対応しやすくなります。

固定資産税の適正算出

固定資産台帳にもとづいた正確な資産評価は、税務申告における固定資産税の算出に直結します。

誤った資産情報にもとづく申告は、過少申告による追徴課税や、過大申告によるコスト増加につながる可能性があります。正確な管理は適正課税を実現する手段となります。

内部統制と資産保全

固定資産は高額で持続的に使用されるものが多いため、不正利用や損失のリスクを常に伴います。

現物と帳簿の突合や定期的な棚卸しを通じて、資産の実在性を確保し、不正や紛失の予防につなげます。内部統制の強化にも寄与し、ガバナンス水準の向上にも貢献します。

固定資産管理の主な業務内容

固定資産管理は、企業が保有する資産を正確かつ効率的に管理し、財務健全性や法令遵守を実現するために欠かせない業務です。

資産の取得から除却までの情報を一元的に管理することで、企業活動の透明性や意思決定の正確性が向上します。次の項目では、固定資産管理における代表的な業務を紹介します。

固定資産管理台帳の作成と保守

固定資産管理台帳は、各資産の取得日、取得価額、数量、保管場所、管理責任者などの情報を記録し、資産の状況を可視化するための基本資料です。

台帳を整備することで、「いつ」「どこで」「いくらで取得したか」が明確になり、税務申告や内部統制にも役立ちます。

管理責任者を明示することで、万が一のトラブル時も迅速な対応が可能になります。記載項目に関する法的な定めはないため、社内で項目を統一し、定期的に更新・点検する運用体制が重要です。

減価償却の計算と記録

減価償却とは、固定資産の価値を耐用年数に応じて分割して費用計上する会計処理です。

高額な設備投資を一度に費用化せず、適切な期間にわたって費用配分することで、財務数値の急激な変動を防げます。

また、減価償却による経費計上は法人税の節税にもつながるため、正確な償却計算と記録の管理が不可欠です。

現物管理（棚卸し・実査）

台帳上の情報と現物資産の整合性を保つためには、定期的な棚卸しや実査の実施が求められます。棚卸しでは、資産の有無や状態、配置場所などを確認し、未使用や紛失のリスクを防ぎます。

特に長期間使用されていない資産の把握は、処分や再活用といった意思決定に有用です。現物管理は資産の保全と効率的な運用の観点から、欠かせない業務のひとつです。

取得・異動・除却などの資産ライフサイクル管理

固定資産は取得から使用、異動、除却に至るまでライフサイクル全体を通じた管理が必要です。

取得時には正確な情報を登録し、異動時には保管場所や責任者の変更を記録し、除却時には帳簿からの適切な削除と税務処理を行います。

ライフサイクル管理が徹底されていれば、無駄な購入や課税、資産の見落としを防ぎ、経営資源の最適化につながります。

固定資産管理の課題と対応策

固定資産管理を適切に行うためには、いくつかの共通した課題を把握し、対策を講じることが重要です。

次に代表的な課題とその対応策を紹介します。

手作業によるミスや重複登録

Excelや紙での管理では、人為的な入力ミスが頻発しやすくなります。

登録済みの資産情報が重複することもあり、帳簿の信頼性が損なわれます。対応策としては、固定資産管理システムを導入し、自動化と入力制御を進めることが有効です。

現物と台帳の不一致

資産の移動や廃棄が反映されていないと、台帳と実物が一致しなくなります。

現場での実査や棚卸しを怠ると、資産の紛失や無駄な課税につながる可能性があります。定期的な棚卸しと、管理ルールの徹底が必要です。

属人化による管理の非効率

特定の担当者に業務が集中すると、担当不在時に管理が滞るリスクがあります。

運用ルールが個人に依存していると、情報の引き継ぎや改善が困難になります。そのため、マニュアル化とチームでの分担管理を推進することが重要です。

固定資産管理の方法

固定資産管理の業務内容は多岐に渡りますが、大きく分けると次の項目に集約できます。

固定資産管理台帳を準備する

Excelまたは固定資産管理システムなどを使って、固定資産管理台帳を準備しましょう。リース資産がある場合はリース物件管理台帳も必要です。

Excelは費用がかからず導入が簡単ですが、人為的な入力ミスや手入力に時間のかかる点がデメリットです。

一方で、固定資産管理システムはコストがかかるものの、最低限の入力で減価償却の計算まで行ってくれます。管理する固定資産が多い場合は、システムを導入すると手間が省けるでしょう。

固定資産の取得・会計処理

固定資産を取得した場合は、適正な社内手続きを行い、支払いを済ませたら会計処理に移ります。

減価償却の対象となる償却資産の場合は、資産の耐用年数や償却率をもとに、減価償却額を算出して計上しましょう。

固定資産は高額なうえ、長期にわたって運用します。そのため、取得の際には初期費用やランニングコストを考慮し、リースやレンタルなど直接購入以外の方法も検討する必要があります。

固定資産管理台帳の記載

新たに固定資産を取得したら、固定資産管理台帳に管理や減価償却に必要な情報を記載します。固定資産台帳に記載する内容は次のような項目です。

• 資産名
• 資産番号
• 取得年月日・供用年月日・除去年月日
• 設置場所・管理部門（管理責任者）
• 用途
• 取得価額
• 数量
• 償却方法
• 耐用年数

また、リースを利用する場合には固定資産管理台帳のほかに「リース資産台帳」を作成します。リース資産台帳にはリース期間、支払回数、支払間隔、基本リース料、リース開始日・終了日などを記載して管理します。

固定資産台帳やリース資産台帳をExcelで管理する企業も多いですが、固定資産管理システムやソフトを利用すると、他ソフトとの連携もあって担当部署の業務負担を軽減可能です。

効率化したい場合は、固定資産管理システムの導入を検討してみてください。

管理ラベルの貼付

固定資産の現物管理のために、機械や設備に資産番号の記載された管理ラベルを貼付しておくと、識別しやすく棚卸作業がスムーズになります。

管理ラベルに記載する内容は次のような項目です。

• 資産名
• 資産番号
• 型式
• 取得年月日
• 管理者名
• 購入先
• 保守契約先

最近ではバーコードの管理ラベルを使用する企業も多く、バーコードリーダーで読み取って棚卸業務を効率化させています。また、固定資産管理システムの中には、管理ラベルやバーコードラベル印刷ができるソフトもあります。

固定資産の棚卸・現物実査

固定資産は長期にわたって使用するため、年に1～2回の棚卸で現物実査を行い、固定資産台帳と実際の資産の状況を照合します。

「実査」とは会計監査の分野において、監査人が資産の現物を実地にて調査する監査手続きをいいます。

必ずしも公認会計士のような監査人だけの仕事ではなく、経理部でも適切な固定資産管理のために必要とされる業務です。

棚卸では、固定資産の移動や売却、廃棄が、正確に固定資産台帳へ反映されているかチェックします。固定資産が勝手に処分されていないか、把握していない新しい資産が加わっていないかも確認します。

また、管理ラベルを貼付した固定資産については、管理ラベルの記載項目と照合して現物実査を行います。

固定資産管理の棚卸では、次の点に注意するとよいでしょう。

固定資産のある・なしだけでなく、適切に稼働しているか破損していないかのチェックが大事です。

• 報告が事実を反映しているか
• 資産は稼働しているか
• 資産は破損していないか

固定資産の除却や移動

固定資産は、耐用年数が到来したり寿命が尽きてしまったりすると廃棄されます。ただし、廃棄するまでは会計処理上は「除却」になります。

資産を捨ててしまう「廃棄」とは違い、企業が「これ以上は使用しません」と会計上宣言するようなものです。「除却」を行うのも、固定資産管理の業務といえます。

固定資産の移動を報告し、移動先の役所に償却資産税を支払うのも固定資産管理の業務範囲です。典型的な例は事務所の移転でしょう。

本社オフィスとは別に、工場や地方営業所の移転などをする際も固定資産の「移動」になります。

固定資産管理システム導入で管理業務を効率化

固定資産は取得から運用、廃棄にいたるまで多数の工程があります。それぞれの段階にある資産を適切に記録し、今現在それがどういう状況にあるのかを、できるだけ正確に把握しておくのが固定資産管理の重要な役割でしょう。

非常に手間のかかる仕事ではありますが、固定資産管理システムの導入によって効率的かつ低コストで資産状況を把握できるようになります。

資産管理の担当者は、ぜひこのような便利なシステムの導入を検討してみてください。

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