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2017-08-07

固定資産管理の基礎知識|業務内容から運用のポイントまで

固定資産管理の概要から運用のポイントまで解説します。固定資産管理を行う上でのポイントや業務内容、注意点などを紹介しているので、固定資産管理をこれから始める方やおおまかな内容を知りたい方におすすめです。※初回公開日2017/6/28
固定資産管理システム
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本記事では、企業の固定資産管理についてその概要から運用の際のポイントや注意点についてまとめています。固定資産管理をこれから始める方やおおまかな内容を知りたい方におすすめの記事です。

反対に、下の記事では管理システムの機能などを比較して紹介しています。具体的な固定資産管理システムについて導入を検討している人はぜひ参考にしてください。

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固定資産管理とは

固定資産管理とは何か?

固定資産の中にはその性質上、どうしても金額が大きくなってしまうものがあります。そのため、その価額を定期的に把握しておかなければ持ち主が思わぬ損失を被ってしまう可能性も皆無ではありません。特にほとんどの企業は事務所やその敷地などの不動産、あるいは業務で使う機械や備品などの高額な償却資産を持っています。これらの固定資産を正確に把握しておくことは、健全な企業運営のために不可欠な要素といえるでしょう。そのために必要な一連のプロセスを一般的に「固定資産管理」と呼んでいます。

固定資産管理の業務内容について

固定資産管理は、まず建物や機械などの各種固定資産について「固定資産管理台帳」を作成するところから始まります。この台帳にはそれぞれの固定資産の取得年月や取得価格、数量、管理担当部署などの項目を記載しておきます。

それによって、その企業が当該固定資産を「いつ」「どこから」「いくらで購入したのか」を一目で把握することができます。また、その管理責任者についても明記しておくことで、何か問題が生じた際の責任の所在をはっきりさせることができるようになります。原則として固定資産管理はこの台帳を元に行われることになり、現場で使用されている固定資産の状態と、台帳の記載との間に食い違いがないかを確認することが管理業務のメインとなります。

固定資産管理の注意点・ポイント

固定資産管理の注意点

企業の固定資産管理で注意すべきなのは、各固定資産が配備されている部署からの報告が事実を反映しているかどうかを正確に把握することです。工作機械や工具などの備品が現場でどのように使われていて、耐用年数と実際の経年による劣化状況に大きな差がないかどうかを管理側はなるべく正確に把握しておく必要があります。

特に現場で日常的に使用されている固定資産は、その部署からの申請や報告がなければ管理側で実態を把握することは困難です。もし現場が申請をせずに工具などの備品を処分してしまえば、管理側では既に存在しない固定資産を計上し続けてしまうことになります。そのような事態を避けるためにも、固定資産の新規購入や廃棄の際には必ず申請をすることを各部署に周知させておく必要があります。

固定資産管理を行う上でのポイント

固定資産管理を適切に行うためのポイントは、大きく分けて以下の3つになります。

・一貫した管理基準を設ける
複数のスタッフが同一の固定資産を扱うことの多い企業では、一貫した管理基準の下で適切に資産を管理することが求められます。もし管理基準が一貫していなかったり、不十分なルールしか設けられていなかった場合、必ず固定資産台帳の表記と実際の資産の状態に差異が出てきます。それが日常化してしまうと、最終的には台帳そのものが形骸化してしまう可能性があります。まずは明確な管理基準を設けて、それを各部署に確実に守ってもらう必要があるのです。

・現物実査を定期的に行う
「実査」とは会計監査の分野において、監査人が資産の現物を実地に調査する監査手続きのことをいいます。これは必ずしも公認会計士のような監査人だけの仕事ではなく、企業の経理部でも適切な固定資産管理のために必要とされる業務です。前項の注意点でも説明しましたが、現場は常に正しい資産状況を報告してくれるとは限りません。場合によっては不要になった資産を勝手に処分してしまったり、現場のスタッフの判断で新しい備品を購入してしまう可能性もあります。
したがって管理側は定期的に固定資産台帳と実際の資産の状態との照合をする必要があります。少なくとも年に1~2回は現物実査を行って台帳と実際の資産状況とのすり合わせを行いましょう。

・固定資産の「取得」や「処分」は必ず稟議にかける
通常、企業の固定資産はオフィスや駐車場などの不動産や、効率的に売上を上げるためのソフトウェアなど重要なものがほとんどです。そのため取得や導入にあたっては、事前に綿密な計画を立てたり、各方面への周知や承認を行うことが推奨されます。実際にそういった固定資産を取得したり処分する必要が生じた際には、利害関係のある部署に承認をとっておきましょう。少なくとも稟議にはかけなければいけません。それによって、導入後の運用が圧倒的にスムーズになります。

固定資産管理の業務内容

固定資産管理の業務内容は多岐に渡りますが、大きく分けると以下の4つのカテゴリに集約することができます。

1.固定資産の取得

企業が使う固定資産は高額なものが多く、かつ何年もの長期にわたって運用していくものです。ですから購入の際には初期費用やランニングコストをしっかりと考慮しなければいけませんし、リースやレンタルなど直接購入以外の方法も検討する必要があります。

そういった固定資産の導入に関する計画や準備は、固定資産管理では非常に重要な業務となります。特に事務所の建て替えなど大規模な資金が必要となる場合は、数年前から長期的な計画を立てておかなければいけません。

2.固定資産の日常的管理

オフィスなどの不動産の定期的なメンテナンスや、普段の業務で使用する文具などの細々としたものまで、ありとあらゆる固定資産の現物管理をする必要があります。具体的には、各部署の責任者や管理担当者が定期的に備品のチェックや損耗状況を確認する企業が多いようです。

ただし、年に1~2回程度は経理部所属の全体の固定資産管理者が現場を見回って、固定資産台帳と実際の資産の状態に違いが出ていないかをチェックする企業が増えています。

3.固定資産の除却

固定資産は耐用年数が到来したり、寿命が尽きてしまったものは最終的に廃棄されることになります。ただし、それまで会計処理上は「除却」という位置づけになります。
これは決して難しい概念ではなく、ほとんどの企業ではその資産の使用を止めて倉庫などに仕舞うことを除却と呼んでいるのが現状です。要は、実際に資産を捨ててしまう廃棄とは違い、除却は企業自らが「これ以上は使用しません」と会計上宣言するようなものなのです。この会計上の除却処理を行うのも、固定資産管理の重要業務となります。

4.固定資産の移動

固定資産の移動を報告し、移動先の役所に償却資産税を支払う手続きを行うのも固定資産管理の業務範囲となります。典型的な例は事務所の移転でしょう。本社オフィスとは別に、工場や地方営業所の移転などをする際も固定資産の移動という位置づけになります。

システムの導入で固定資産管理を効率化

固定資産はその取得から運用、廃棄にいたるまで沢山の工程があります。それぞれの段階にある資産を適切に記録し、今現在それがどういう状況にあるのかをできるだけ正確に把握しておくのが固定資産管理の最も重要な任務でしょう。

非常に手間のかかる仕事ではありますが、今では固定資産管理システムの導入によって効率的かつ低コストで資産状況を把握できるようになってきています。あなたが企業の資産管理担当者ならば、ぜひこういった便利なシステムの導入を検討してみてください。

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