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社宅代行サービスおすすめ比較14選!社宅管理業務におけるメリット・デメリット

(記事の情報は現在から69日前のものです)
BOXILおすすめの社宅代行サービスを特徴とともに比較します。契約手続き、入居管理、解約手続きといった管理業務を代行してくれるだけでなく、原状回復費用や家賃の交渉、支払先の一本化ができるので業務効率化・コスト削減効果が期待できるでしょう。

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社宅代行サービスとは?

社宅代行サービスとは、社宅管理業務をアウトソーシングできるサービスのことを指します。

福利厚生の一環として社宅制度を導入している企業もあり、税金対策や転勤対応、満足度アップといったさまざまなメリットがある半面、必要な業務が意外と多く、手間がかかりすぎている企業も多いです。

こういった業務をアウトソーシングすることにより、企業は本業に集中できたりコスト削減できたりするなどさまざまなメリットを享受できます。

社宅管理業務とは?

社宅管理業務とは、社宅制度を運用する際に発生する業務全般を指します。社有社宅か借り上げ社宅かにもよりますが、具体的に次のような業務が発生します。

  • 物件の契約
  • 施設管理
  • 退去手続き

不動産に関する専門的な知識が必要になったり、不動産業者との交渉が必要になったりする業務もあるので、適切に社宅管理業務を行うためには一定の専門性が求められます

社有社宅と借上社宅

社有社宅、借上社宅のどちらで社宅制度を運用しているかによっても業務は異なります。

社有社宅とは会社が保有している物件を社宅にする方法で、自社で物件を保有するため物件交渉や契約手続きの必要はなく、施設管理がメインの業務です。

一方で、借上社宅は他所の物件を会社で借り上げて社宅とする方法であり、自社で物件を保有する必要も施設管理も必要ありませんが、物件の交渉や入退去の手続きなどに手間がかかります

どちらで社宅制度を運用するかによって実施業務が異なるので、まずは自社がどちらのタイプの社宅制度なのかを明確にしてください。

社宅管理業務の具体例

社宅管理業務について、「新規契約時」「入居中」「退去時」の3つのタイミングに分けて、実施すべき業務について説明します。

また、記事後半で紹介する社宅代行サービスを活用すれば、これらの業務に関わる手間を削減できます。スムーズにサービス選定ができるよう、現在の業務を洗い出しておきましょう。

新規契約時に必要な業務

社有社宅の場合には手間はそれほどかかりませんが、借上社宅を利用する場合は物件探しに始まり、不動産会社との交渉、契約手続きなど含めてさまざまな業務が発生します。

とくに転勤が多いシーズンに社宅の新規契約業務が集中するので、社宅管理業務を内製化する場合はピーク時に合わせて人材リソースを確保する必要があります。

【新規契約に関する業務の例】

  • 社宅管理規程に合致する物件情報を検索
  • 社宅物件の下見の手配
  • 契約条件内容の確認
  • 契約書・重要事項説明書への署名・捺印
  • 契約書の管理
  • 鍵の受け渡し
  • 入居者への案内
  • 入居者および家主・管理会社との対応および折衝

入居中に必要な業務

借上社宅の場合は、管理会社が社宅管理業務を行うのでそれほど手間はかかりませんが、契約更新を含め適宜対応が求められます。一方で、社有社宅の場合は入居者からの要望に合わせて適宜物件管理をしなければなりません。

【入居中の業務の例】

  • 賃料の支払い
  • 日常的な保守点検と安全衛生管理
  • 修理工事の際の業者手配
  • トラブル・苦情への対応
  • 防火、自然災害対策
  • 更新対応業務

退去時に必要な業務

従業員が物件を退去する際にも、企業側に作業が発生します。

借上社宅の場合、不動産会社との原状回復費用の交渉は手間がかかる可能性もあります。そして、社有社宅の場合は必要に応じて自社でリフォームを手配する必要があります。

【退去時の業務の例】

  • 解約書類の作成・提出
  • 原状回復費用の交渉
  • 退室時ルームチェックおよびリフォームの手配
  • 無断退去の場合に発生する各種後始末

社宅代行サービスの選び方

社宅代行サービスを選ぶ際は、次の4つのポイントに注意して自社に適した代行業者を選びます。それぞれのポイントについて説明します。

  • サービス内容を確認する
  • 入居者へのサポートの手厚さを確認する
  • どの程度の実績を持っているかを確認する
  • 業者の得意分野と社宅タイプが合っているか

サービス内容を確認する

委託できる業務の範囲をチェックしてください。社宅管理業務の範囲は広く、社宅管理業務の状況によって委託したい内容は異なるため、自社の要望に合わせ柔軟にサービス内容をカスタマイズできるかも確認しましょう。

なお、近年は社宅管理だけに留まらず、引っ越しや転勤のサポート、不動産コンサルティングをセットで行う企業も増加傾向にあります。

社宅代行以外にも必要なサポートがある場合は、社宅代行サービス会社が他にどのようなプランを提供しているか確認してください。

入居者へのサポートの手厚さを確認する

入居する従業員満足度を高めるために、入居者へのサポートの手厚さについても確認してください。

  • 何か問題が発生した場合のトラブル対応が迅速なのか
  • 物件の掃除やメンテナンスはどの程度の頻度で行っているのか
  • 引っ越しサポートのような付帯サービスがあるのか

こういった、従業員が必要としそうなサービスが充実しているのかをチェックしておくといいでしょう。

どの程度の実績を持っているかを確認する

社宅管理業にはさまざまなトラブルが発生しがちです。そして、トラブルに対応するために、さまざまな実績を積む必要があります。しかし、社宅代行サービスが日本で始まったのは1990年代半ばなので、まだまだ実績の少ない企業が多いです。

この中から実績のある企業を見分けるためには、サービスを開始した時期と管理件数の2つの要素をチェックしてください。

また、全国展開しているサービス提供会社の場合は、各地の提携不動産会社に委託している可能性もあるのでサービス提供体制もチェックしてください。

業者の得意分野と社宅タイプが合っているか

一口に社宅代行といっても、社有社宅を管理するのか、借上社宅を管理するのかによっても、求められる業務は異なります。

サービス会社がどちらの管理に強みを持っているのか、関連してどのようなソリューションを提供できるのかについて確認してください。

社宅代行サービスおすすめ比較

社宅代行サービスの中からおすすめのサービスを抜粋して紹介します。

teNta Ace - エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ株式会社

  • 事務代行ではなく転貸方式で社宅運営をサポート
  • 宅地建物取引士をはじめさまざま不動産のプロが在籍
  • 全国の不動産会社と提携、家具・家電付き物件あり

teNta Aceは、エヌ・ティ・ティ・ビジネスアソシエ株式会社の社宅管理代行サービスです。NTTグループで培った豊富な実務経験と高い専門性を生かしたノウハウで社、宅管理をサポートしてくれます。

単に社宅を管理するだけではなく、火災保険+コールセンターや引越し、短期賃貸マンションといったオプションサービスも用意しており、社宅に関する細やかなニーズまで拾ってくれます。

LIVEROビジネスサポート - 株式会社リベロ

  • 転勤ラクっとNAVI利用者向けのオプションサービス
  • 登録企業の与信・反社チェック済み
  • コールセンター完備で休日のクレームにも対応可能

LIVEROビジネスサポートは、株式会社リベロが提供している社宅代行サービスです。同社は「転勤ラクっとNAVI」という転勤支援サービスを提供しており、そのオプションとして利用できます。

新規物件契約手続き、初期費用、毎月の賃料、引越料金の支払いなどの社宅関連業務を一本化できるので、総務部門に転勤に関する手間が減り、本業に集中できるようになります。コールセンターが完備されているので、休日に社宅でトラブルが発生した際にもスピーディーな対応が可能です。

ANSWER - 株式会社タイセイ・ハウジー

  • 1995年からある社宅代行サービスのパイオニア
  • オプションで引っ越し・家具・家電リースなどのサポートも可能
  • 全国2,000社以上の不動産会社との提携

ANSWERは、株式会社タイセイ・ハウジーが提供している社宅代行サービスです。同社は1995年に日本で初めて社宅代行サービスを行った会社として知られています。

社宅利用申請願いや稟議申請、異動情報、特例対応などを除けば、社宅にまつわるほとんどの業務が代行可能です。借上社宅・社有社宅の両方の管理が可能で、一棟借上もできます。

東急社宅マネジメント株式会社

  • 東急不動産ホールディングスグループの総合力とノウハウを駆使
  • 約85,000戸の社宅代行サービス実績
  • 外資系企業向けの社宅代行業務にも対応可能

東急社宅マネジメント株式会社は、東急不動産ホールディングスグループで社宅代行サービスを行っている企業です。他社に先駆けて外国人駐在員受け入れ業務を行った企業で、英語対応はもちろん外資企業向けの社宅サービスにノウハウを持っています。

社宅管理に関する相談はもちろん、空室社宅の一般賃貸化や土地建物の売却、建物の建て替えといった資産活用に関する相談にも対応してくれます。

リロの社宅管理 - 株式会社リロケーション・ジャパン

  • 物件探し、引っ越しから社宅業務をトータルサポート
  • 転貸方式によるフルアウトソーシングが可能
  • 社宅制度に関するコンサルティングも

リロの社宅管理は、株式会社リロケーション・ジャパンが提供する社宅代行サービスです。社宅管理業務の90%~95%程度を代行可能で、転貸方式なので社宅に関する管理窓口を一本化できます。

また、社宅管理業務において豊富な経験と実績を有するスペシャリスト「社宅マイスター」が社宅業務の棚卸やクライアントに必要な制度を設計してくれるだけでなく、社宅制度見直すためのコンサルティングサービスも提供しています。

※出典:リロケーション・ジャパン「リロの社宅管理とは」2022年11月30日閲覧

Value System - 株式会社ハウスメイトパートナーズ

  • 全国のハウスメイトショップと連携して希望に合った物件を探せる
  • 振込手数料、原状回復費用、人件費など社宅関連費用を圧縮
  • 専門家への委託によって情報漏えいや無駄な出費のリスクを回避

Value Systemは、株式会社ハウスメイトパートナーズが提供している社宅代行サービスです。全国のハウスメイトショップと連携して条件に合致した物件を探せ、最大80%程度の社宅管理業務の削減が期待できます。

部屋探しから物件契約、解約・退去手続きまで不動産の専門家による支援が受けられるので、コア業務に集中してさらなる企業収益の向上が期待できます。

※出典:ハウスメイト「ハウスメイトの社宅代行サービス」2022年11月30日閲覧

株式会社長谷工ビジネスプロクシー

  • 運用開始後も定期的に打ち合わせできる
  • 賃貸契約書の内容まで精査
  • HASEKO社宅NAVIにより煩雑な社宅業務を一元化

株式会社長谷工ビジネスプロクシーは、長谷コーポレーションのグループ会社で社宅代行サービスを提供しています。業務別専門チームが社宅運用に関わるさまざまな業務を代行し、定期的に状況を報告してくれるのも嬉しいポイントです。

単なる事務作業の代行はもちろん、転貸プラン、アンダーリースプラン、社有社宅の運用といったさまざまなニーズに対応できるように整備されています。また、社宅制度が存在しない企業でも、社宅制度の設計の段階から対応可能です。

大東建託リーシング株式会社

  • 大東建託グループの社宅代行サービス
  • 急な社員の異動にも対応可能
  • グループだけではなく提携不動産会社ネットワークを駆使して物件探し

大東建託リーシング株式会社は、大東建託グループで社宅代行サービスを展開している企業です。賃貸事業で培ったノウハウをもとに新規契約から退去、各種帳票作成、契約データの管理など幅広い業務を代行します。

社宅でのトラブルは24時間問い合わせできる窓口があり、平均51分で現場に到着します。直営体制なので、専門のスタッフが定期的に建物巡回・点検・清掃を実施してくれるため住環境も安心です。

株式会社マイムコミュニティー

  • Webシステムで各種申請、進捗状況を確認できる
  • 全国の不動産会社とネットワークを形成している
  • 原状回復費用を専門家の立場からチェック

株式会社マイムコミュニティーは、社宅代行やマンション管理組合運営代行を行っている企業です。社宅代行として一通りの業務を代行できるのはもちろん、引っ越し手配やルームクリーニング、保険手配といったオプション的なメニューも充実しています。

また、物件だけではなくリース車と借上車の車両管理も依頼可能です。入居者データや引っ越し状況、更新契約状況など、社宅制度運用のために必要な情報はシステムから簡単に確認できます。

日本社宅サービス株式会社

  • 純粋な社宅専門のアウトソーサー
  • 引っ越し業務を同時に依頼できる
  • 社有施設の運用代行可能

日本社宅サービス株式会社は、社宅代行サービスを提供している企業です。物件情報紹介から、新規契約・更新・解約手続き、退去時の敷金精算対応、入居中のトラブル対応処理といった社宅管理で発生しがちな業務を委託できます。

物件のマッチングを行っておらず社宅運用業務の代行だけを受け付けているので、新規契約や退去手続きなどユーザー側の目線に立ったサポートが可能です。

LIXILリアルティ社宅代行サービス - 株式会社 LIXILリアルティ

  • コスト貢献報告書によってコストパフォーマンスが見えやすい
  • ニーズに合わせて代行サービスをカスタマイズ可能
  • 複数業者、マルチブランドによる物件情報取得体制

LIXILリアルティ社宅代行サービスは、株式会社LIXILリアルティが提供している社宅代行サービスです。全国700社、2,500店舗以上のネットワークを駆使して条件に合致した社宅物件を探します。

また、原状回復費用の交渉、家賃減額交渉、振込手数料一本化によるコスト削減効果も期待できます。

※出典:LIXILリアルティ社宅代行サービス「CASE豊富な物件量」2022年11月30日閲覧

ギガプライズの社宅管理代行サービス - 株式会社ギガプライズ

  • 引っ越し業者、保険、家具家電手配などオプションメニューが充実
  • 不動産知識豊富な専任スタッフが対応
  • 社宅管理に関するマンスリーレポートを提出

ギガプライズの社宅管理代行サービスは、株式会社ギガプライズが提供している社宅代行サービスです。全国約300万戸の物件の中から、条件に合致した社宅を紹介します。

不動産の契約や更新、解約などの業務に加えて、オプションで社宅制度運用に関連するさまざまな業務をサポートしてくれます。社宅管理システム内で異動情報や社宅規定の共有、申し込みから契約締結までの進捗確認などを管理可能です。

司ネットワークサービス株式会社

  • オプションで家賃支払い代行が可能
  • 月々のコストが気になる方向けにゼロプランあり
  • 社宅管理に加えてマンスリーマンションも手配可能

司ネットワークサービス株式会社は、全国の社宅代行業務に対応できる不動産会社です。新規契約から引っ越し、家具・家電レンタル、社宅の運用規定見直しまであらゆる業務に対応できます。マンスリーマンションの手配もしてくれるので、長期出張の多い企業にとっては重宝できるサービスです。

また、法人向けに賃貸仲介、管理リフォーム、不動産有効活用コンサルティングなども提供しているので、総合的に不動産に関する課題を相談できます。

社宅代行サービスを活用するメリット

社宅代行を活用する主要なメリットは次の3つです。それぞれのメリットについて紹介します。

  • 余計な手間を掛けずに本業に集中できる
  • 不動産の専門家による支援を受けられる
  • コスト削減ができる

余計な手間をかけずに本業に集中できる

社宅管理にはさまざまな業務が付随しています。しかも、これらの業務は転勤シーズンに集中するので、繁忙期に合わせたリソース管理が必要です。

そして、社宅管理業務は総務部や人事部の従業員が兼務するケースも多いので、社宅管理業務がメインの業務を圧迫する可能性もあります。

社宅代行を活用すれば、このような雑多な業務に従業員が関わる必要なくなるので、本業に集中して生産性の高い仕事ができます。

不動産の専門家による支援を受けられる

総務部や人事部の従業員はこれらの業務領域のプロであっても、不動産の専門家ではありません。よって不動産物件の選定、家賃交渉、各種手続きに関して手続きミスや不利な条件で契約してしまう可能性があります。

その点、社宅代行サービスを提供している会社は、不動産のプロなのでこのようなミスは発生しにくいと考えられますし、社宅に限らず不動産に関して広範なバックアップをしている企業も存在します。

コスト削減ができる

社宅代行サービスを利用することによりコスト削減効果が期待できます。

社宅代行サービスを利用すると委託料が必要になりますが、業務に不慣れな社内の人材が対応する際の人件費を考慮すると、委託料が必ずしも高額とは限りません。

また、家賃の支払い先を一本化できるのでさまざまな家主とか物件を借りている場合、振込手数料を削減できます。不動産手続きのプロが対応するので、退去費用交渉をはじめとする各種手続きでもコスト削減効果が期待できます。

社宅管理システムで社宅運用業務を効率化できる

社宅管理・運用を社宅代行サービス会社に委託できますが、一定のコストが発生します。社内で多少の作業をしつつも、業務効率化、コスト削減を図りたい場合は、社宅管理システムを使うべきです。代表的な社宅管理システムとしては「借上くん」が挙げられます。

社宅管理専用システム「借上くん」 - 株式会社宇部情報システム

  • 契約管理、振込データ出力、支払調書作成を行える
  • 1988年に販売を開始した老舗のシステム
  • クラウド型、寮管理、代行・シェアードなどニーズに応じたラインナップ

借上くんは株式会社宇部情報システムが提供している老舗の社宅管理システムです。ニーズに応じて社宅管理の「借上くん」、社宅・寮管理のための「寮管理」、物件探しのための「コンシェルジュ」、管理代行会社向けの「代行・シェアード」の4つのシステムが用意されています。

システム販売だけではなく社宅制度の新規導入検討のコンサルティングから入ってくれるので、社宅運用管理のノウハウが蓄積されていない企業でも安心して導入できます。

社宅代行サービスを活用するデメリット

社宅代行サービスには数多くのメリットが存在します。一方で「委託料が発生する」「個人情報漏えいのリスクがある」といった2つのデメリットが存在します。それぞれのデメリットに関して説明します。

委託料が発生する

社宅代行を利用するには委託料が必要です。そして、委託料は一般的に「1件あたりの委託料×委託戸数」といった算定方法で決定されます。これに加えて、敷金ゼロサービスや家具・家電のレンタルサービスなど多様なオプション料金が加算されます。

1件あたり1,000~2,000円程度で社宅代行サービスは利用できますが、オプションを盛り込むと意外とトータルの費用が高額になる可能性があります。コストパフォーマンスを考えたうえで、社宅代行サービスをどの程度利用するか検討してください。

個人情報漏えいのリスクがある

社宅管理を代行サービスに依頼するのであれば、入居者の個人情報を代行サービス側に提供しなければなりません。よって代行サービス側に不手際があればこの情報は漏えいする可能性があります。

情報漏えいが不安な場合は、社宅代行サービス提供会社のセキュリティやコンプライアンス体制をチェックしたうえで、信頼できる代行会社に社宅管理を任せる必要があります。

社宅代行サービスで効率的な社宅制度運用を

社宅代行サービスは、不動産の専門家による支援、代行会社に社宅制度運用を任せて本業に集中できるメリットがあります。「採用に失敗したくない」「離職率を低下させたい」といった、社宅周りで課題や悩みがある企業におすすめのサービスです。

社宅代行サービス選定の際は、次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

  • サービス内容を確認する
  • 入居者へのサポートの手厚さを確認する
  • どの程度の実績を持っているかを確認する
  • 業者の得意分野と社宅タイプが合っているか

社宅代行サービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

BOXILとは

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