【2024年最新】給与計算アウトソーシングサービス10選｜メリットや選び方も
給与計算アウトソーシングとは、従業員の給与計算業務や年末調整に関する作業を外部の会社に委託できるサービス。毎月発生する給与計算業務をアウトソーシングし、コストを削減したい人事・経理担当の方におすすめです。
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給与計算アウトソーシングで依頼できる業務
給与計算アウトソーシングで依頼できる業務としては、次の4つが挙げられます。
- 給与計算
- 振込や納税
- 年末調整
- 住民税の更新
給与計算
基本となる業務で、送られたデータをもとに従業員の給与を計算します。残業代や社会保険料、所得税、住民税なども含まれます。企業によっては明細発行といった書類作成も対応可能です。
振込や納税
給与計算に追加する形で、従業員への給与振込や各種税金の納付を依頼できる企業も多く存在します。給与に関するほとんどの業務を委託できるため、大幅に業務負担が軽減できます。
年末調整
従業員が納めている所得税の過不足を調整する年末調整も、給与計算に追加して依頼できます。業務が複雑で、一気に業務量が増加するため、アウトソーシングすることで負担軽減を図れます。
また、スポット的に年末調整のアウトソーシングだけを依頼して、業務量の増加を防ぐことも可能です。控除申告書類の送付や内容チェック、書類・データ作成などに対応しています。
住民税の更新
毎年5～6月に発生する住民税の更新が依頼できるサービスも存在します。住民税の更新は、特別徴収額通知書といった書類を大量に処理する必要があります。
また、インターネットが活用できていない地域ではさらに時間もかかるため、アウトソーシングできれば、大幅な業務負担の軽減が可能です。
給与計算アウトソーシングのメリット
給与計算をアウトソーシングすることで得られるメリットとしては、次の5点が挙げられます。
- コスト削減
- コア業務に注力できる
- 法令改正に対応できる
- 人員の調整が必要なくなる
コスト削減
給与計算業務を社内で行う際に発生するコストとしては、担当者の人件費だけでなく、給与計算ソフトの維持・メンテナンス費用もかかります。
給与支給対象者が多数の場合、ノウハウのある会社に大量の給与計算業務をアウトソーシングすることで、時間とコスト削減につながり、システムを自社で持つ必要もなくなります。ただし、比較的少人数の企業では、トータルでの費用対効果を考慮する必要もあるでしょう。
コア業務に注力できる
給与計算業務にかかっていた労力を外部委託することで、その労力をコア業務にあてられるのも、大きなメリットのひとつです。
給与計算業務は、毎月発生する大切な定型作業ですが、利益に直結しない業務であることも事実です。しかし給与計算をアウトソーシングすれば、担当者は本来行うべき創造的なコア業務に注力でき、結果的に会社全体の業務効率化につながります。給与計算に必要以上に手間を取られているようであれば、アウトソーシングを検討する余地があるでしょう。
法令改正に対応できる
税制や社会保険に関する法令改正は毎年のように変更があり、担当者には専門的な知識が求められると同時に、変更内容の確認と規定への反映、そしてプログラムの設定変更も必要です。すべてにもれなく対応するのは困難で、担当者の大きな負担にもなります。
給与計算業務の代行を依頼するのは、料金や相場などでハードルを高く感じることもあるかもしれません。しかし専門知識を有する会社に委託すれば、社内の負担を軽減できるうえ、法令違反のリスクも低減できるでしょう。
人員の調整が必要なくなる
給与計算業務をアウトソーシングできると、業務が増える時期に人員を調整する必要がなくなります。
給与計算業務は、年末調整や賞与など時期によって一時的に業務量が大幅に増えるため、担当者の負担が大きくなります。一方で、個人情報を扱ううえ経理の知識も必要になるため、業務に合わせて一時的に人員を増やすのは簡単ではありません。
しかし、給与計算をアウトソーシングすれば余裕ができるため、通常の人員配置のなかでやりくりが行えます。また、年末調整や賞与自体もまとめてアウトソーシングすれば、このやりくりすらも不要になります。
給与計算アウトソーシングサービスの選び方
給与計算業務のアウトソーシング会社や代行サービスを選ぶ際には、次に挙げる7つのポイントを考慮するとよいでしょう。
- 必要な業務範囲と機能
- コストパフォーマンス
- セキュリティ
- オンラインから申請できるか
- 独自の要件に対応できるか
- 専門性と正確性
- 迅速な処理や対応
必要な業務範囲と機能
給与計算アウトソーシングは、主に給与計算・振込や納税・年末調整・住民税の更新が依頼でき、どこまで依頼するかによってコストや業務効率は変わります。そのため、次の項目を確認しておくようにしましょう。
- どの業務で外部委託・代行が必要なのか
- どのような付随サービスがあれば業務効率が上がるか
- 現在の企業規模
大企業であれば、職種や雇用形態の種類も多くなるため、さまざまな給与計算に対応できるサービスがいいでしょう。中小企業は、人員に対して業務量が多くなりがちなので、なるべく多くの業務量をアウトソーシングできるサービスがおすすめです。
コストパフォーマンス
アウトソーシングの依頼は、業務・サービスの範囲に加えて企業規模も踏まえたうえでコストパフォーマンスを考えることも重要です。
アウトソーシングの費用は、従業員の人数が多いほど単価が下がります。そのため企業規模が小さいと、サービスを導入しても以前より費用が高くなる可能性があるので注意しましょう。また企業規模が大きい場合でも、費用対効果がどの程度出るかどうかは重要なポイントです。
そのため、人件費を含め現在の給与計算に費やしているコストを正確に把握したうえで、各社の料金比較を行いましょう。
セキュリティ
給与計算は個人情報を取り扱うため、セキュリティには十分な注意を払う必要があります。しかし、すべてのサービスが万全のセキュリティ体制を持っているとも言い切れません。
プライバシーマーク（Pマーク）やISO認証を取得しているか、また管理や運用の体制も、アウトソーシング会社を比較検討する際のポイントです。
オンラインから申請できるか
申請の量が多い場合は、オンラインを利用したやり取りができると便利です。手続きがオンラインに対応していないと、従業員→担当部署→委託会社といったように、やり取りを行うのに手間と時間がかかります。
申請がオンラインに対応していると、直接申請や変更ができるため業務効率を上げられます。
独自の要件に対応できるか
自社独自の給与規定がある場合は、これに対応できるサービスがあるかどうかも重要です。たとえば、一般的な手当以外にも特別な手当がある、海外勤務者の給与計算も依頼したいなどは、対応できるサービスも限られてくるため必ず事前に確認してください。
専門性と正確性
業務の担当者がどの程度の専門知識を持っているか、また正確に計算できるかどうかも確認が必要です。給与計算は経理の知識が必要であり、計算を間違えられない業務です。社労士の資格を持っているか、また企業としての導入社数や口コミなどから信頼できる企業か調べましょう。
迅速な処理や対応
給与をはじめとする振込や納税に間に合わせるためには、スピーディーに計算処理を行えた方がいいでしょう。そのため、データを渡してからどの程度で納品してもらえるかは、しっかりと確認してください。
導入前に、いつまでに何を行い、何日にデータや書類を受け取れるかをシミュレーションしておくと安心です。また担当者の対応スピードもあわせてチェックしましょう。
導入前に念入りな情報収集を
サービス選定で失敗しないためには、各サービスの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。これまで紹介した選び方や比較ポイントを参考に、自社に合うサービスを探してみてください。
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