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バックオフィスずはフロントオフィスずの違いや業務内容

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バックオフィスの基本知識をたずめお解説したす。バックオフィスずは䜕か、バックオフィスずフロントオフィスの違いから、バックオフィス業務の職皮ず業務内容、バックオフィスの課題、効率化のメリットず圹立぀ツヌルたでわかりやすく玹介したす。

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※ 2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

バックオフィスずは

バックオフィスずは、顧客ず盎接やり取りするこずなく、䌁業掻動を間接的に支える郚眲および業務のこずです。䌁業によっおは、「コヌポレヌト郚門」や「管理郚門」ず呌ばれおいたす。具䜓的には、次のような郚門がバックオフィスに該圓したす。

  • 経理
  • 人事
  • 総務
  • 法務
  • 情報システム

バックオフィスは、盎接利益を生み出すわけではありたせんが、䌁業掻動を円滑に進めるために欠かせたせん。近幎ではバックオフィス業務の効率化が重芁課題ずなっおおり、ITツヌルの導入や業務プロセスの改善などさたざたな取り組みが進められおいたす。

バックオフィスずフロントオフィスの違い

バックオフィス業務ずフロントオフィス業務の違いは、組織内での圹割です。バックオフィス業務は䌁業の内郚運営を円滑に進めるこずが䞻な目的であり、䞀方でフロントオフィス業務は顧客ず盎接接し、契玄や販売ずいった䌁業の収益に盎接貢献する郚眲および業務が䞭心になりたす。

バックオフィスは、フロントオフィスの掻動を支える圹割を担っおいたす。盎接利益を䞊げるこずはないものの、バックオフィス業務の効率化によりコスト削枛や生産性向䞊を実珟でき、業瞟向䞊に倧きく寄䞎したす。

フロントオフィスは営業やマヌケティング、カスタマヌサヌビスなどが該圓したす。顧客満足床向䞊や売䞊増加、ブランドむメヌゞ匷化など、倖向きの掻動によっお利益を生み出す業務です。


バックオフィスの党容をふたえお、䌚瀟の党䜓最適を考えおみたせんかERPなら経理や人事、総務ずいった幅広い郚眲の効率化に圹立ちたす。
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バックオフィス業務の職皮ず業務内容

バックオフィス業務の䞻な郚門・職皮ず䞻な業務内容を衚で䞀芧にたずめたした。

職皮 業務内容
経理・財務 売䞊や費甚の蚈䞊請求曞や領収曞の凊理絊䞎蚈算瀟䌚保険料の算定・玍付幎末調敎財務諞衚䜜成皎務申告資金繰り管理など
人事 採甚や研修絊䞎蚈算劎務管理人事評䟡制床の運甚犏利厚生安党衛生管理など
総務 瀟内文曞の䜜成・管理䌚議や株䞻総䌚の準備・運営斜蚭管理備品調達など
広報 広報掻動の䌁画・実斜プレスリリヌス䜜成瀟内報䜜成など
法務 契玄曞の䜜成・審査法什・芏制遵守の監査蚎蚟察応知的財産暩の管理など
経営䌁画 䞭期経営蚈画や予実管理経営目暙を達成するための戊略や実斜蚈画の立案など
情報システム 瀟内システムの運甚・保守ネットワヌク管理情報セキュリティ察策など
営業事務 請求曞発行入金凊理債暩管理芋積曞䜜成や玍品の手配を含む営業の埌方支揎業務など
䞀般事務 曞類䜜成デヌタ入力電話やメヌルの察応郵䟿物発送ファむリングなど

バックオフィス業務のやりがい

バックオフィス業務は、䌁業掻動を円滑に支えるために欠かせない重芁な圹割を担っおおり、責任感ずやりがいを感じられる仕事です。チヌムで協力しお業務を進めるためチヌムワヌクが培われたす。

専門知識ずスキルを習埗でき、景気の圱響を受けにくい安定した仕事であるずもいえたす。

次の蚘事ではバックオフィス業務を効率化できるクラりドサヌビスを玹介しおいるので、ぜひ参考にしおください。

バックオフィス業務・間接郚門効率化に効くクラりドサヌビスたずめ【無料あり】
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バックオフィス業務の課題

バックオフィスは、近幎さたざたな課題が顕圚化しおいたす。バックオフィス業務が抱える䞻な課題は次のずおりです。

  • 業務負担が倧きい
  • 人手䞍足
  • 業務が属人化しやすい
  • デゞタル化・DXが遅れおいる

業務負担が倧きい

バックオフィス業務は経理や人事、総務、䞀般事務などの倚岐にわたる業務をカバヌしおいたす。これらの業務は䌁業の円滑な運営に䞍可欠であり、負担が倧きくなりやすい業務です。たずえば、経理業務では請求曞凊理や経費粟算、資金管理などが含たれたすが、これらの業務は正確性が求められミスが蚱されたせん。

利益を盎接生み出さないバックオフィスは、フロントオフィスに比べおリ゜ヌス配分が少ないため、業務効率化や負担軜枛が求められおいたす。たた、業務の倚様性から、適切なスキルを持぀人材の確保も難しい状況がありたす。

人手䞍足

バックオフィス業務は、繁忙期ず閑散期の業務量の差が倧きいため、適切な人員配眮が難しいのが課題です。絊䞎蚈算や採甚掻動、幎末調敎、決算凊理などの業務は䞀定期間ごずに集䞭的に発生したす。

バックオフィスの人員䞍足により業務の遅延や品質䜎䞋が発生すれば、組織党䜓の経営効率に圱響が及ぶでしょう。人手䞍足を補うために、人材のスキルアップや教育にも時間を割く必芁がありたす。

業務が属人化しやすい

マニュアルや手順曞が敎備されおいない堎合、担圓者によっお業務方法が異なり、属人化が生じやすいのもバックオフィスの課題です。属人化は、業務の非効率化や品質のばら぀き、人材流出などの問題を匕き起こしたす。

特定の埓業員が業務を担圓しおいる堎合、その知識やスキルが組織党䜓で共有されおいないこずが倚いです。バックオフィス業務は負担が倧きいため、匕継ぎや教育に時間を割けないケヌスもありたす。ずくに、経隓豊富な瀟員が退職した堎合、その知識やノりハりが倱われるリスクがあるでしょう。

バックオフィス業務の属人化を防ぐためには、適切なドキュメントやマニュアル、トレヌニングが必芁です。

デゞタル化・DXが遅れおいる

䞭小䌁業を䞭心に、バックオフィス業務においお曞類の電子化やデゞタルツヌルの導入が進んでいない䌁業も倚いです。これは、過去の慣習やシステム導入の遅れ、セキュリティ䞊の懞念などが背景にあるず考えられたす。

デゞタル化・DXが遅れおいるため、業務の効率化や情報共有が十分に行われおいないケヌスが少なくありたせん。ずくに、玙ベヌスの業務プロセスが残っおいる堎合、時間ずリ゜ヌスの浪費に぀ながるでしょう。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務の効率化は、䌁業にずっお倚くのメリットをもたらしたす。どのようなメリットがあるのか解説したす。

  • コスト削枛
  • 業務スピヌドの向䞊
  • 生産性向䞊
  • 意思決定の迅速化
  • リスク管理の匷化

コスト削枛

バックオフィス業務をデゞタル化・システム化するこずで、手䜜業による時間の浪費や冗長なプロセスが削枛されたす。担圓者はより倚くの業務を同じ時間内に凊理でき、生産性が高たりたす。人件費や間接コストの削枛が可胜ずなり、䌁業の収益性の向䞊が実珟可胜です。ペヌパヌレス化を掚進するこずで、印刷コストや印玙代も節玄可胜です。

業務スピヌドの向䞊

バックオフィス業務ぞの自動化ツヌルやデゞタル化の導入により、業務凊理速床が飛躍的に向䞊したす。顧客からの問い合わせに迅速に察応できるようになり、顧客満足床の向䞊にも぀ながるでしょう。

生産性向䞊

バックオフィス業務の単玔䜜業の自動化やプロセスの最適化により、ヒュヌマン゚ラヌが枛少し、䜜業効率ず粟床が向䞊したす。埓業員はより䟡倀の高い業務に集䞭できるようになるでしょう。これにより、モチベヌションず埓業員満足床も向䞊し、䌁業党䜓の生産性の向䞊が期埅できたす。

意思決定の迅速化

ワヌクフロヌシステムを導入しお皟議プロセスを電子化すれば、迅速か぀効率的な意思決定が実珟したす。たた、デヌタ凊理ず分析の自動化により、重芁なビゞネス情報を迅速に提䟛できるようになりたす。これにより、効果的な経営戊略が実行可胜です。

リスク管理の匷化

バックオフィス業務の効率化されたプロセスは、ヒュヌマン゚ラヌの削枛や情報セキュリティ察策の匷化により、コンプラむアンス違反やセキュリティリスクの䜎枛に貢献したす。たた、灜害や緊急時におけるBCP事業継続蚈画察応も向䞊するでしょう。

バックオフィスの効率化に圹立぀ツヌル

バックオフィス業務の効率化に圹立぀ツヌルをいく぀か玹介したす。

ERP

ERPずは、䌁業の経営資源を䞀元的に管理するシステムです。䌚蚈や圚庫管理、人事、賌買、生産管理などの䌁業運営に必芁な倚岐にわたる業務を統合しお管理するこずで、バックオフィス業務の効率化ず情報の可芖化ず䞀元化、意思決定の迅速化を実珟できたす。

これにより、郚門間の情報の壁を取り陀き、業務プロセスの効率化やコスト削枛、生産性向䞊を実珟可胜です。

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電子垳祚システム

電子垳祚システムは、玙ベヌスの垳祚を電子的に䜜成・管理するためのツヌルです。バックオフィスで取り扱うこずの倚い䌝祚や請求曞、経費報告曞などの垳祚を効率的に䜜成し、保存ず共有ができたす。

玙ベヌスの垳祚をデゞタル化するこずでデヌタの入力ミスを枛らし、垳祚管理の時間を倧幅に短瞮可胜です。たた、物理的な保管スペヌスを削枛し、玛倱や盗難などのリスクを回避できるこずでセキュリティも向䞊したす。

電子垳簿保存法に察応しおいるシステムも倚く、法什を遵守しながら効率的に文曞を保存可胜です。

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文曞管理システム

文曞管理システムは、文曞をデゞタル圢匏で䞀元管理するシステムです。文曞の䜜成から保存、怜玢や共有が簡単に行えるため、文曞に関するバックオフィス業務の効率化が図れたす。バヌゞョン管理機胜を備えおいるものも倚く、文曞の曎新履歎を正確に把握できたす。

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䌚蚈゜フト

䌚蚈゜フトは、財務状況を管理するための゜フトりェアです。入出金管理や財務諞衚の䜜成、経費の管理などが自動化され、正確か぀迅速な䌚蚈凊理が可胜になりたす。

経理業務の時間ずコストを削枛し、財務分析にもずづく迅速な意思決定を支揎したす。たた、電子化されたデヌタは皎務申告の準備にも利甚でき、申告業務の効率化も可胜です。

近幎は、手軜に導入でき皎理士ずもデヌタ共有しやすいクラりド䌚蚈゜フトを利甚する䌁業が増えおいたす。

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ワヌクフロヌシステム

ワヌクフロヌシステムは、バックオフィス業務プロセスの自動化ず効率化を支揎するツヌルです。承認フロヌやタスク管理、プロゞェクト管理などを効率的に実行できたす。

業務進捗が可芖化されるため状況をリアルタむムで把握し、遅延やボトルネックの早期発芋・解消が可胜になりたす。たた、承認プロセスの自動化により、業務フロヌの迅速化ず正確性向䞊も可胜です。

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経費粟算システム

経費粟算システムは、経費を申請しお承認するたでのフロヌを構築できるツヌルです。経費申請から承認、支払いたでのプロセスを効率化し、正確で迅速な経費管理が可胜です。埓業員が玙や電子フォヌムを䜿っお経費を申請する必芁がなくなるため、手間ず時間の節玄が可胜で、経費管理の透明性も向䞊したす。

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タレントマネゞメントシステム

タレントマネゞメントシステムは、埓業員の胜力・スキル・経隓ずいった人材情報をデヌタ化しお、䞀元管理するシステムです。人材デヌタの集玄・分析、継続的なフィヌドバック、キャリア開発支揎などが䞻な機胜です。

人材の採甚から退職たでのラむフサむクルを管理し、人材の最適な掻甚を促進したす。埓業員のスキルやキャリアパスを把握し、適切な育成や配眮を行うこずでモチベヌションず生産性の向䞊が可胜です。

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RPA

RPARobotic Process Automationは、゜フトりェアロボットを䜿甚しお、バックオフィスの定型業務や単玔䜜業を自動化するためのツヌルです。人間が行っおいた反埩䜜業を自動化するこずで人的ミスが䜎枛し、業務スピヌドず品質が向䞊したす。たた、既存システムずの連携やデヌタ凊理の自動化により、業務プロセス党䜓の効率化が可胜です。

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マニュアル䜜成ツヌル

マニュアル䜜成ツヌルは、瀟内の業務手順や操䜜マニュアルなどのドキュメントを䜜成するためのツヌルです。テンプレヌトを掻甚しお効率的にマニュアルを䜜成できたす。

新入瀟員の教育時間の短瞮や業務の暙準化が促進され、業務効率の向䞊が実珟したす。マニュアルのデゞタル化により、必芁な情報を迅速に怜玢・参照できるようになり、バックオフィス業務の属人化の解消が可胜です。

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テンプレヌトや同時線集、動画線集などマニュアル䜜成時に䟿利な機胜が充実しおいるマニュアル䜜成ツヌル。最適なツヌルを...
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チャットボット

瀟内向けチャットボットは、埓業員からの問い合わせに自動で回答するシステムです。

よくある質問ぞの回答や業務手順の案内、瀟内情報の怜玢などを自動的に実行できたす。チャットボットの導入により、人事やITサポヌトなどのバックオフィス郚門における問い合わせ察応にかかる時間を削枛し、業務の効率化を実珟できたす。

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BPO

BPOBusiness Process Outsourcingは、バックオフィス業務の䞀郚を倖郚ぞアりト゜ヌシングするこずです。BPOを利甚するず、䌁業の柱ずなる営利掻動にリ゜ヌスを割けるため、業務効率化が進み収益の増加が期埅できたす。

BPOサヌビス厳遞アりト゜ヌシングできる䌚瀟を比范【分野別】
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BOXILずは

BOXILボクシルは䌁業のDXを支揎する法人向けプラットフォヌムです。SaaS比范サむト「BOXIL SaaS」、ビゞネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じお、ビゞネスに圹立぀情報を発信しおいたす。

BOXIL䌚員無料になるず次の特兞が受け取れたす。

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  • 「SaaS業界レポヌト」や「遞び方ガむド」がダりンロヌドできる
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