【2024年最新】おすすめナレッジマネジメントツール13選｜種類・導入メリット・選び方

最終更新日：2024-10-11（記事の情報は現在から281日前のものです）

ナレッジマネジメントツールは、社内の知識やノウハウを共有・活用するためのツールです。本記事では、ナレッジマネジメントツールの種類や導入メリット、失敗しない選び方を解説します。

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ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、人材や部署に蓄積されたノウハウや知識を会社全体でスムーズに共有するためのツールです。

ナレッジマネジメントツールの種類はさまざまで、ナレッジの蓄積や共有に特化したタイプやFAQ・社内Wikiの作成ができるもの、ヘルプデスクをサポートするもの、情報検索に優れたタイプなどがあります。

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな種類があり、大きく分けて次の4つに分類できます。

それぞれの特徴やメリットについて、詳しく解説します。

ナレッジ共有・活用型は、社内の知識や情報を一元管理し、分析やビジネスに活かせるタイプです。このタイプのツールは、次のようなメリットがあります。

FAQ・社内Wiki型は、社内や顧客からよくある質問や問題に対する回答や解決策をまとめて共有するタイプです。このタイプのツールは、次のようなメリットがあります。

ヘルプデスク型は、社内や顧客からの問い合わせやクレームに対応するためのサポートを行うタイプです。このタイプのツールは、次のようなメリットがあります。

情報検索型は、社内に散在する大量の情報から必要なものを高速に検索できるタイプです。このタイプのツールは、次のようなメリットがあります。

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ナレッジマネジメントツールを導入すると、次のようなメリットがあります。

ナレッジマネジメントツールを導入することで、業務効率化やスキルアップ、顧客満足度向上などのメリットを得られます。しかし、導入には慎重な準備と計画が必要です。

サービス選びで失敗しないためにも、各サービスの情報収集は念入りに行いましょう。

ナレッジマネジメントツールには、さまざまな種類や機能があるため、目的やニーズに合わせて適切なものを選ぶことが大切です。サービス選定時に確認したい4つのポイントを解説します。

それぞれのポイントについて解説します。

ナレッジマネジメントツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
業務効率化したい	情報の検索や共有がスムーズにできる、ナレッジ共有・活用型がおすすめ
顧客満足度の向上や社員のスキルアップを図りたい	よくある質問や解決策をまとめて共有できる、FAQ・社内Wiki型がおすすめ
社内外からのクレーム対応やヘルプデスクの体制強化を図りたい	AIチャットボットによる迅速な対応ができる、ヘルプデスク型がおすすめ
ビジネス分析や戦略策定したい	ナレッジから重要な情報やインサイトを抽出・可視化できる、情報検索型がおすすめ

ナレッジマネジメントツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
ファイル共有	文書や画像などのファイルを一元管理し、社内で共有できる機能
情報検索	キーワードやタグなどでファイル内の情報を高速に検索できる機能
コメント・フィードバック	ファイルにコメントやフィードバックを付けて、意見交換や改善ができる機能
バージョン管理	ファイルの編集履歴や差分を確認できる機能
アクセス権限管理	ファイルやフォルダの閲覧・編集・削除などの権限を設定できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
FAQ作成	よくある質問や回答をまとめて、社内や顧客に公開できる機能
チャットボット	AIを用いて、自動で質問に回答できる機能
ナレッジ分析	ナレッジの品質や価値を評価・改善できる機能
ナレッジ活用	ナレッジを教材化やパーソナライズ化して、業務やビジネスに活かせる機能

顧客対応力や満足度を向上したい場合はFAQ作成やチャットボット、ビジネス分析や戦略策定したい場合はナレッジ分析やナレッジ活用などのあるツールがおすすめです。

確認事項	詳細
操作性	ユーザーインターフェースがわかりやすく、使い方が簡単かどうかをデモや無料トライアルにて確認しておくと安心です。
対応デバイス	パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応しているかどうか確認しておきましょう。
他システム連携	他のシステムやサービスと連携して、情報の一元化や自動化ができるかを確認しておきましょう。
セキュリティ対策	情報漏えいのようなリスクを防ぐために、データ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策がされているかどうか確認しておきましょう。
導入形態	クラウド型かオンプレミス型かを選ぶ必要があります。予算や形態に合うものを選びましょう。
サポート体制	導入後のサポート体制が充実しているかどうか確認しておきましょう。また、トラブルシューティングやカスタマイズが可能かどうかも重要です。