電子カルテの使い方は？便利な機能と導入メリット、使いこなすための4つの工夫

最終更新日：2024-05-23（記事の情報は現在から185日前のものです）

電子カルテの使い方はシンプルで、ITツールや機械が苦手な従業員でも直感的に操作できます。本記事では電子カルテの便利な機能と使い方、導入するメリット、使いこなすための取り組みを紹介します。

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直感的に使える電子カルテは多い

電子カルテは紙のカルテと比較して、情報の入力や検索を簡単かつスピーディーにこなせます。たとえば患者の情報を入力する際、テンプレートや定型文を利用してデータ入力できます。従業員は同じ情報を繰り返し入力せずに済むため、業務にかかる時間を減らせるでしょう。

また、電子カルテは検索機能が優れ、患者の情報を素早く見つけられます。患者の名前や症状、診断コードなどで検索することで、必要な情報へ瞬時にアクセス可能です。

ITツールに苦手意識をもつスタッフもいるかもしれませんが、最近の電子カルテは直感的なインターフェースをもち、操作をすぐに覚えられます。ボタンやアイコンが見やすく配置され、メニューもシンプルでわかりやすいため、初めての利用者でも迷うことなく操作できるでしょう。

電子カルテの便利な機能と使い方

テンプレート

テンプレートは、電子カルテ内で頻繁に使用される診療や処置のフォーマットを事前に設定しておく機能です。繰り返しの作業を効率化し、記録の一貫性を保てます。たとえば、定型的な問診項目や身体検査の結果、処方箋のフォーマットをテンプレートとして登録することで、診療のスピードや精度が向上します。

定型文

定型文は、電子カルテ内でよく使われる文言を事前に登録しておく機能です。医療スタッフは一貫した表現を保つことで認識の相違を防いだり、入力にかかる時間を減らして診療記録の効率化を図ったりできます。たとえば、患者の病歴や症状の記述、処方箋の記載など、よく使われる文章を定型文として登録するのがおすすめです。

セット登録

セット登録は、特定の処置や検査に必要な情報や手順をまとめて登録しておく機能です。繰り返し行う処置や検査に対して、手間を省いて効率的に処理を進められます。たとえば、検査や処方箋の組み合わせを登録することで、入力間違いを防げます。

Do処方入力

Do処方入力は、前回と同じ処方や症状を入力できる機能です。定期的に来院し、毎回同じ処方をする患者に対し、正確かつスピーディに情報を入力できます。

選択機能

選択機能は、電子カルテ内で特定の項目やデータを選択するための機能です。手入力ではなく、リストから必要な項目を選択することで、入力ミスや漏れを防ぎます。また、選択機能を利用することで、一貫性のあるデータ管理が可能となり、検索性の向上にもつながります。

検索機能

検索機能は、電子カルテ内の患者データや処方箋を検索するための機能です。患者の名前、診療日、診断コードなどのキーワードを入力することで、該当する情報を素早く見つけられます。患者の病歴や過去の処方情報を素早く参照することで、診療の効率化やより正確な診断が可能です。検索結果をフィルタリングしたり、検索履歴を利用したりすることで、より効果的に情報を検索できます。

音声入力

音声入力は、電子カルテに音声で情報を入力する機能です。キーボードを使用せずに、マイクを通じて話すことで患者の情報や診療内容を記録できます。手が塞がっている状況でも、タイピングに慣れていなくても、診療記録を作成できます。患者との会話を記録に残したいときにも便利です。

手書き・タッチパネル入力

手書き・タッチパネル入力機能は、画面に直接手書きで情報を入力できる機能です。タッチスクリーンやタッチペンを使って、患者の情報や診察結果を手書きで入力できます。タイピングが苦手でも、紙のカルテと同じように記録を残せます。

ただし、タッチパネルと紙では書き心地が異なり、書きづらいと感じる人もいるでしょう。また、手書きの文字は読みづらいことがあり、活字による文字の読み間違いが少なくなるメリットを得られません。

電子カルテを使いこなすためにできること

サポートが充実したベンダーを選ぶ

電子カルテを活用するには、サポートの充実したベンダーを選ぶことが重要です。サポート体制が整っているベンダーを選ぶことで、問題が発生した際の迅速な対応へ期待できます。また、操作方法やトラブルシューティングに関するマニュアルが充実しているかも確認しましょう。テンプレートやセットを登録する運用がわかりづらい場合には事前サポートの利用がおすすめです。

見やすい場所に操作マニュアルを置く

電子カルテを効果的に使いたいなら、操作マニュアルへアクセスしやすくしましょう。マニュアルがオンラインとオフラインのいずれにある場合でも、手に取りやすい場所にあることで、操作方法へ迅速にアクセスできます。操作マニュアルを常に参照できる状態に保って、システムが使われずに形骸化するのを防ぎましょう。

研修や説明会を定期的に開く

電子カルテを効果的に活用するためには、定期的な研修や説明会の開催がおすすめです。従業員が新しい機能やアップデートに追いつけるよう、定期的なトレーニングを行いましょう。操作方法やおすすめの使い方を共有し、従業員がスキルアップする機会を提供します。

現場の声を集め、定期的に運用を改善する

医療現場での実際の使用経験からフィードバックを収集し、定期的に運用を改善しましょう。従業員からの意見を積極的に取り入れ、システムの使いやすさや機能の改善点を特定します。定期的なフィードバックを通じて改善することで、運用をより効率的にできます。

電子カルテを導入するメリット

電子カルテを導入すると、次のようなメリットを得られます。

情報の保存や検索が簡単
情報共有しやすい
誤った診療や処方を回避
紙面やスペースを節約

電子カルテへの乗り換えには、紙カルテの置き換えをはじめ多くの工数がかかります。しかし、乗り換えが完了すれば多くの患者を診られるだけでなく、失敗を回避しやすくなるなどメリットが多いです。電子カルテが気になっているのであれば、導入を決定しないにしても問い合わせや資料請求で情報収集してみるとよいでしょう。

電子カルテの導入を検討しよう

近年の電子カルテは直感的に操作できるものが多く、初めて使う人でもすぐに使い方を覚えられます。電子カルテを選ぶ際に重要な点は、テンプレートやセットの登録および呼び出しがしやすい点、従業員のリテラシーにあわせた機能である点などです。これらをふまえて機能や価格、各サービスの口コミなどを参考にサービス比較しましょう。